Revolutionierung des Baumanagements: Die digitale Transformation von Li Zheng Decoration mit Jodoo

Durch den Einsatz von Jodoo konnte die Effizienz des Online-Büros von Li Zheng Decoration im Vergleich zum vorherigen Websystem um 901.030 Tsd. gesteigert werden. Wöchentlich werden dadurch 801.030 Tsd. Zeit bei der Organisation und Erfassung verschiedener Unternehmensdaten eingespart. Die Geschäftsleitung verfügt nun über fundierte Daten zur Analyse der Geschäftstätigkeit von Li Zheng Construction und kann so ein zeitnahes und effizientes umfassendes Betriebsmanagement gewährleisten.
— Li Zheng Decoration Engineering Co., Ltd.

In der dynamischen und oft komplexen Bauwelt sind Effizienz, Präzision und Anpassungsfähigkeit von größter Bedeutung. Die Li Zheng Decoration Engineering Co., Ltd., ein renommiertes mittelständisches Unternehmen im Bereich Innenausbau, stand vor ähnlichen Herausforderungen wie viele andere Unternehmen der Baubranche. Spezialisiert auf hochwertige Innenausbauten für Wohn- und Gewerbeimmobilien, betreut Li Zheng Decoration einen vielfältigen Kundenstamm, darunter die 50 größten Immobilienunternehmen des Landes, und beschäftigt über 70 Mitarbeiter, die jährlich mehr als 400 Bauarbeiter unterstützen. Trotz seiner schlanken und effizienten internen Managementstruktur erkannte das Unternehmen die Notwendigkeit einer digitalen Transformation, um operative Engpässe zu beseitigen und neue Produktivitäts- und strategische Erkenntnisse zu gewinnen.

Diese Kundengeschichte zeigt, wie Li Zheng Decoration die No-Code-Plattform von Jodoo nutzte, um seine Baumanagementprozesse grundlegend zu verändern und kritische Schwachstellen in den Bereichen Mitarbeitermanagement, Kostenkontrolle und Lieferkettenmanagement zu beheben. Durch die Digitalisierung optimierte Li Zheng Decoration nicht nur seine täglichen Abläufe, sondern legte auch ein solides Fundament für zukünftiges Wachstum und datengestützte Entscheidungen.

Herausforderungen

Vor der Einführung von Jodoo hatte Li Zheng Decoration mit mehreren betrieblichen Ineffizienzen zu kämpfen, die das Wachstum und die Agilität des Unternehmens behinderten:

Veraltete und unflexible Systemprozesse

Die ursprünglichen Systemprozesse des Unternehmens waren unflexibel und nicht automatisiert. Kritische Arbeitsabläufe liefen oft ohne rechtzeitige Erinnerungen ab, und jede Anmeldung über den Webbrowser erforderte mühsame und komplexe Konfigurationen. Dieser manuelle Aufwand kostete wertvolle Zeit, barg das Risiko menschlicher Fehler und verlangsamte den gesamten Betrieb.

Ineffizientes Mitarbeitermanagement und Datenerfassung

Die Verwaltung einer großen Belegschaft, insbesondere im dynamischen Bauumfeld, stellte erhebliche Herausforderungen dar. Die Einarbeitung der Mitarbeiter erfolgte zunächst papierbasiert und umfasste drei Schulungsstufen, wobei alle Identitäts- und Bankkarteninformationen manuell erfasst wurden. Diese manuelle Dateneingabe führte häufig zu Fehlern, wie beispielsweise falschen oder fehlenden Zahlen und falsch geschriebenen Namen in den Gehaltstabellen. Dies verursachte Verzögerungen und einen erheblichen Aufwand bei der Abstimmung während der Zahlungszyklen. Darüber hinaus wiesen die herkömmlichen Zeiterfassungsmethoden – von Lochkarten über Gesichtserkennung und Fingerabdruckscanner bis hin zu Zutrittskontrollsystemen – Sicherheitslücken auf. Probleme wie das Ein- und Ausstempeln durch Dritte, nicht erkannte biometrische Daten, Stromausfälle, die die Zeiterfassungsgeräte beeinträchtigten, oder Diebstahlrisiken an festen Standorten machten eine Echtzeitüberwachung unmöglich. Administratoren konnten nur über USB-Sticks auf die Anwesenheitsdaten zugreifen, was eine sofortige Kontrolle und ein rechtzeitiges Eingreifen verhinderte.

Suboptimale Kostenkontrolle und Projektmanagement

Die Bearbeitung der Änderungsanträge von Vertragspartner A stellte ein erhebliches Problem für die Kostenkontrolle im Bauprojekt dar. Verzögerungen bei der Bearbeitung, die verspätete Archivierung von Baufotos und Datenverluste aufgrund von Personalwechseln waren häufig. Fehlende Echtzeit-Verfolgung und Erinnerungen verschärften diese Probleme zusätzlich und führten zu verzögerten Projektabrechnungen und einer langsameren Kapitalrückgewinnung. Auch dem Finanzmanagement fehlte ein umfassendes System zur Planung und Zuweisung von Projektmitteln, und Aktualisierungen des Materialbestands erfolgten oft nicht zeitnah, was sich negativ auf Projektzeitpläne und Budgets auswirkte.

Die Lösung von Jodoo: Eine umfassende digitale Transformation

Li Zheng Decoration hat in Zusammenarbeit mit Jodoo eine umfassende digitale Lösung implementiert, die die zentralen operativen Herausforderungen des Unternehmens adressiert. Mithilfe der flexiblen und leistungsstarken No-Code-Plattform von Jodoo entwickelte das Unternehmen eine Reihe von Anwendungen, die auf seine spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind und sich auf Mitarbeitermanagement, Kostenkontrolle und Optimierung der Lieferkette konzentrieren.

Szenario 1: Aufbau einer robusten Mitarbeiterinformationsdatenbank und eines Anwesenheitssystems

Um die Einschränkungen des traditionellen Mitarbeitermanagements zu überwinden, implementierte Li Zheng Decoration mit Jodoo eine umfassende Mitarbeiterdatenbank und ein Zeiterfassungssystem. Diese Lösung nutzte die weit verbreitete Nutzung von Instant Messaging und Smartphones unter den Mitarbeitern und ermöglichte so einen reibungslosen und effizienten Ablauf.

• MitarbeiterinformationsmanagementEs wurde ein detailliertes Registrierungsformular erstellt, das wichtige Daten von Arbeitskräften erfasste, darunter grundlegende persönliche Informationen, Bankverbindungen, Berufsbezeichnungen und gescannte Kopien ihrer dreistufigen Bildungsnachweise. Diese zentrale Datenbank diente als umfassendes Arbeitskräfte-Ressourcen-Repository und ersetzte fragmentierte Papierakten.
• Intelligentes AnwesenheitssystemDie Plattform von Jodoo ermöglichte die Entwicklung eines ausgeklügelten Zeiterfassungssystems. Mitarbeiter konnten sich präzise einchecken, indem sie strategisch an verschiedenen Orten (z. B. in Gebäuden, auf verschiedenen Etagen, an Baustellentoren und in Lagerhallen) platzierte QR-Codes scannten. Das System nutzte das GPS der Mobiltelefone der Mitarbeiter zur genauen Standortbestimmung. Nach dem Scannen füllte das System automatisch relevante Felder wie Telefonnummer, Tätigkeitsart und aktuellen Standort aus und optimierte so den Check-in-Prozess. Für nachfolgende Check-ins speicherte das System intelligent die zuvor eingegebenen Projekt- und Namensinformationen, sodass lediglich die aktuelle Eincheckzeit aktualisiert werden musste.
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• Echtzeitüberwachung und -berichterstattungEin entscheidendes Merkmal war das Echtzeit-Push-Benachrichtigungssystem. Projektmanager erhielten umgehend Benachrichtigungen über die tägliche Anwesenheit ihrer Mitarbeiter, wodurch physische Zeiterfassungsgeräte oder manuelle Überprüfungen überflüssig wurden. Diese Echtzeit-Transparenz beseitigte Probleme wie unklare Gesichtserkennung oder betrügerisches Ein- und Ausstempeln und lieferte präzise und zeitnahe Anwesenheitsdaten für statistische Analysen und Auswertungen.

Diese digitale Transformation im Bereich des Mitarbeitermanagements reduzierte die Beschaffungs- und Installationskosten im Zusammenhang mit herkömmlichen Zeiterfassungssystemen erheblich, verbesserte die Effizienz des Projektmanagements und lieferte wertvolle Daten zur Berechnung des durchschnittlichen Produktionswerts jedes einzelnen Mitarbeiters.

Szenario 2: Erreichen eines optimierten Kostenmanagements

Um die Komplexität und Ineffizienz der Kostenkontrolle, insbesondere im Hinblick auf die Änderungsanträge von Partei A, anzugehen, hat Li Zheng Decoration innerhalb von Jodoo ein eigenes Kostenmanagementzentrum eingerichtet.

• Optimiertes ÄnderungsauftragsmanagementDas System initiierte den Änderungsantragsprozess ab dem Zeitpunkt des Eingangs der Änderungsanweisungen für ein Projekt. Es erleichterte die Erstellung von Projektdokumentationen für Änderungsaufträge und verbesserte kontinuierlich die entsprechenden Formulare. Dadurch wurde ein strukturierter und nachvollziehbarer Umgang mit der gesamten Dokumentation zu Änderungsaufträgen gewährleistet.
• Interne Prüfung und AngebotserstellungDas System beinhaltete einen internen Gruppenprüfungsprozess für Angebote, um sicherzustellen, dass alle Kostenschätzungen vor der Weiterbearbeitung gründlich geprüft und genehmigt wurden. Dieser zentralisierte Ansatz verbesserte die Genauigkeit und Verantwortlichkeit in der Finanzplanung.

Dieses optimierte Kostenmanagementsystem löste die Herausforderungen bei der Verwaltung von Änderungsaufträgen und ermöglichte die Datenarchivierung in Echtzeit sowie eine transparente Fortschrittsverfolgung. Zudem erlaubte es die präzise Schätzung der Kosten externer Änderungsaufträge und führte so zu einem präziseren und nachvollziehbaren Kostenmanagement über alle Projekte hinweg.

Szenario 3: Implementierung eines integrierten ERP-Systems für Dekorationsabteilungen

Li Zheng Decoration erkannte die Notwendigkeit einer stärker integrierten und effizienteren Lieferkette und entwickelte daher mit Jodoo ein ERP-System für seine Dekorationsabteilungen, um von einer fragmentierten, papierbasierten Bestandsverwaltung abzurücken.

• Zentralisierte BestandsverwaltungDas neue System ersetzte die manuelle, papierbasierte Erfassung von Materialeingang und -ausgang. Es ermöglichte die Echtzeit-Überwachung des Materialeingangs und -abholstatus, wodurch manuelle Berechnungen entfielen und Inkonsistenzen bei der Materialbenennung beseitigt wurden. Dieser zentralisierte Ansatz gewährleistete ein einheitliches Management im gesamten Unternehmen.
• Integriertes Einkaufs- und VerkaufslagerDurch die Nutzung des Einkaufs- und Verkaufslagersystems von Jodoo in Kombination mit den internen Managementpraktiken von Li Zheng Decoration wurde ein robustes Materialmanagementsystem etabliert. Dieses umfasste standardisierte Prozessformulare für die Materialbenennung, Beschaffung, Wareneingangs- und -ausgangslogistik, Umlagerungen und Retouren. Das System wurde mit der Fertigung integriert, um Echtzeit-Aktualisierungen aller Materialbewegungen zu gewährleisten, insbesondere der Beschaffungs- und Wareneingangsprozesse.
• Vor-Ort-Integration mit der Instant-Communication-AppDas System ist in eine Instant-Messaging-App für das Baustellenmanagement integriert. Materialverantwortliche können sich über die App direkt auf der Baustelle einloggen, Fotos in Echtzeit aufnehmen und Waren zur Inspektion registrieren. Projektmanager und Einkäufer können so den Wareneingang verfolgen. Das System berechnet automatisch Wert, Steuer und abzugsfähige Steuer der aktuellen Materialkäufe anhand der standardisierten Materialdatenbank.

Dieses integrierte ERP-System lieferte Echtzeit-Einblicke in den Status der Materialbeschaffung und die tatsächlichen Ausgaben, verbesserte so die gesamte Unternehmensführung erheblich und stellte sicher, dass die Materialkosten kontrolliert und nachvollziehbar waren.

Fazit und Ausblick

Die Zusammenarbeit von Li Zheng Decoration mit Jodoo ist ein Paradebeispiel für die erfolgreiche digitale Transformation in der Baubranche. Durch den Einsatz der No-Code-Plattform von Jodoo erzielte das Unternehmen signifikante Verbesserungen in der Effizienz des Online-Büros, im Datenmanagement und in der gesamten Betriebsführung. Die Steigerung der Online-Büroeffizienz um 901 TP/3T und die Reduzierung des Zeitaufwands für Datenerfassung und -sortierung um 801 TP/3T sind deutliche Indikatoren für die erzielten konkreten Vorteile.

Die anfängliche Phase der Systemimplementierung war von einer Anpassungsphase geprägt, die die Bedeutung erfahrener Mitarbeiter im operativen Bereich unterstreicht, welche die Kluft zwischen Geschäftsanforderungen und technischen Lösungen effektiv überbrücken können. Diese Mitarbeiter, die eine Mischung aus Produktmanagern und Entwicklern darstellen, sind entscheidend dafür, Formulare und Prozesse an reale Szenarien anzupassen und das Vertrauen der Führungsebene zu gewinnen.

Die Erfahrungen von Li Zheng Decoration unterstreichen die weitreichenden Folgen der digitalen Transformation für kleine und mittlere Unternehmen. In einem Umfeld, in dem Personalfluktuation zu Arbeitsunterbrechungen führen kann, ist ein robuster, systemorientierter Managementansatz unerlässlich. Digitale Systeme bieten den Rahmen für standardisierte Arbeitsprozesse, klare Verhaltensrichtlinien und zuverlässige Problemlösungsmethoden und gehen damit über informelle Führungsstile hinaus.

Mit Blick auf die Zukunft erkennt Li Zheng Decoration den immensen wirtschaftlichen Wert der Daten, die durch seine internen Systeme generiert werden. Durch die Analyse großer Kostendatensätze will das Unternehmen empirische Koeffizienten ableiten und tiefere Einblicke in seine Geschäftsprozesse gewinnen. Dieser datenbasierte Ansatz ermöglicht präzisere strategische Analysen und fundierte Entscheidungen und führt letztendlich zu einem umfassenden Verständnis der geschäftlichen Zusammenhänge.

Die Erfolgsgeschichte von Li Zheng Decoration mit Jodoo ist ein überzeugendes Beispiel dafür, wie digitale Innovationen Bauunternehmen in die Lage versetzen können, die Effizienz zu steigern, Abläufe zu optimieren und eine robuste Grundlage für zukünftiges Wachstum in einem sich schnell entwickelnden Markt zu schaffen.

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