Отчетность в области устойчивого развития для производителей: от данных до раскрытия информации.

Введение: Почему отчетность в области устойчивого развития сегодня представляет собой операционную проблему

Для многих производителей, отчетность об устойчивом развитии Проблемы начинаются задолго до составления отчета. Настоящая проблема стартует в цехе, где данные об использовании ресурсов хранятся в разных системах, а записи об отходах остаются на территории предприятия. ЭХС Команды и вспомогательные документы перемещаются по электронной почте, электронным таблицам и общим папкам. В компании с несколькими филиалами это фрагментация превращает крайний срок сдачи отчета в погоню за данными по каждому растению.

Именно поэтому отчетность в области устойчивого развития перестала быть просто коммуникационной или нормативной процедурой. Это оперативный процесс, зависящий от согласованных исходных данных, четкого распределения ответственности, дисциплины проверки и отслеживаемых доказательств на всех предприятиях. Это важно, потому что инвесторы, клиенты, регулирующие органы и руководство группы все чаще ожидают своевременной, сопоставимой и подкрепленной документами информации, а не оценок, сделанных в последний момент, огласки.

В этой статье будет показано, как определить границы отчетности, сопоставить требования к раскрытию информации с исходными данными, стандартизировать предоставление информации на местах, а также управлять циклами проверки и утверждения на всех предприятиях.

Прежде чем собирать какие-либо данные, определите цель, целевую аудиторию и границы раскрытия информации для составления отчета.

Многие производители начинают отчетность об устойчивом развитии Запросы к каждому предприятию касаются данных об использовании коммунальных услуг, общем объеме отходов и количестве инцидентов. Обычно это приводит к доработке, поскольку сначала возникают более сложные вопросы: зачем нужен отчет, кто его будет читать, какие юридические лица и объекты включены в него и на какие вопросы необходимо ответить. Пока эти вопросы не будут решены, запросы данных являются лишь предположениями.

Объясните, зачем вы составляете отчет.

Цель составления отчета определяет, что означает “полный”. Производитель, готовящий отчет об устойчивом развитии для клиентов, будет акцентировать внимание на операционных последствиях, политике, целевых показателях и тенденциях производительности на уровне предприятия. Группа, готовящая отчеты для инвесторов, может потребовать более тесной связи между темами устойчивого развития, бизнес-рисками, корпоративным управлением и финансовыми последствиями. Если компания подпадает под действие определенных нормативных требований, отчет также должен соответствовать применимой системе раскрытия информации и ожиданиям в отношении подачи отчетности.

Определите основных читателей и лиц, принимающих решения.

A отчет об устойчивом развитии Обычно документ предназначен для нескольких целевых аудиторий, но при разработке должна учитываться одна из них. Если ваши основные читатели — инвесторы, кредиторы или члены совета директоров, они будут ожидать согласованности между описанием принципов устойчивого развития и управленческой отчетностью. Если же ваши основные читатели — клиенты, аудиторы или крупные покупатели OEM-продукции, они могут больше сосредоточиться на данных на уровне предприятия, контроле со стороны поставщиков и операционных показателях. Этот выбор влияет на уровень детализации, порядок утверждения и документы, которые должно предоставить каждое предприятие.

Это также влияет на сроки. Цикл рассмотрения советом директоров, обсуждение банковских соглашений или процесс квалификации клиентов могут устанавливать разные сроки задолго до составления годового отчета. Именно поэтому график отчетности следует учитывать на этапе определения границ, даже если подробный график подачи документов составляется позже.

Прежде чем определять запросы на предоставление данных, установите границы раскрытия информации.

Границы отчетности отвечают на четыре практических вопроса: какие организации, какие объекты, какой период времени и какие раскрытия информации входят в сферу действия. Область сбора данных уже. Она определяет фактические записи, необходимые из каждого местоположения для подтверждения выбранных раскрытий информации, таких как счета за электроэнергию, отчеты об анализе сточных вод или журналы учета травм.

Пример: Один производитель, разные требования к площадке.

Рассмотрим регионального производителя электроники с тремя заводами: предприятием по сборке печатных плат в Малайзии, заводом окончательной сборки во Вьетнаме и заводом по производству пластмассовых компонентов в Таиланде. Материнская компания хочет получать единый ежегодный отчет об устойчивом развитии для всех производственных предприятий, находящихся в ее полной собственности, предназначенный в первую очередь для клиентов и кредиторов. Она решает использовать GRI в качестве основной структуры и добавить отдельные раскрытия информации, связанные с изменением климата, в соответствии с IFRS S2.

Эта граница немедленно меняет обязательства предприятия. Малайзийский завод по производству печатных плат должен предоставлять данные об использовании электроэнергии, воды, химических отходов, соблюдении требований к очистке сточных вод и обучении персонала по охране труда и технике безопасности, поскольку эти данные имеют существенное значение для его технологического процесса и выбранных видов отчетности. Вьетнамскому заводу окончательной сборки может не потребоваться отчетность по сточным водам, если у него нет соответствующей деятельности по сбросу отходов, но он все равно предоставляет данные об использовании электроэнергии, обучении персонала, технике безопасности и разделении отходов. Таиландский завод по производству пластмасс должен добавить данные о ломе смолы, данные о количестве хладагента в системах охлаждения и контекст энергоемкости технологического процесса, поскольку его операционный профиль отличается.

Ключевой момент заключается в том, что предприятия не предоставляют “все, что связано с ESG”. Они предоставляют документы, привязанные к определенному набору раскрываемой информации, границам организации и целевой аудитории. Именно эта дисциплина делает возможной последующую консолидацию, проверку и управление подтверждающими документами на нескольких площадках.

Преобразуйте требования к раскрытию информации в карту учета раскрытия информации об устойчивом развитии производства.

После определения границ отчетности, следующая задача... отчетность об устойчивом развитии задача состоит в том, чтобы преобразовать каждое требование к раскрытию информации в требование к записи. Это означает определение того, какой документ, журнал, запись в системе или расчет подтверждают каждый ответ, кто является их владельцем и как часто их необходимо предоставлять. На практике, качественное раскрытие информации об устойчивом развитии производства в меньшей степени зависит от повествовательного изложения и в большей степени от того, могут ли все предприятия предоставить один и тот же класс доказательств в одном и том же формате. Если этот этап перевода слаб, консолидация становится ручной и непоследовательной.

Начните с таблицы соответствия информации, раскрываемой в рамках процедуры раскрытия, и информации, регистрируемой в рамках процедуры регистрации.

Полезная схема учета служит своего рода контрольным листом между формулировками раскрытия информации и данными на уровне предприятия. Для каждого требуемого раскрытия информации укажите показатель или утверждение, подлежащее отчетности, исходную запись, ответственную функцию, частоту предоставления данных, требуемую единицу измерения и допустимый тип подтверждения. Также следует указать, вводится ли значение напрямую, рассчитывается ли оно на основе исходных данных или импортируется из другой системы. Это превращает абстрактные требования к структуре в оперативный рабочий процесс подготовки отчетности.

Например, потребление электроэнергии может соответствовать ежемесячным счетам за коммунальные услуги, показаниям счетчиков или выпискам арендодателя по арендованным помещениям. Количество образующихся опасных отходов может соответствовать накладным транспортных компаний, записям весового контроля, сертификатам утилизации и внутренним журналам учета отходов. Прохождение инструктажа по технике безопасности может соответствовать записям в системе управления обучением (LMS), регистрационным листам или формам вводного инструктажа подрядчиков, в зависимости от того, как на объекте фактически проводится обучение. Хорошая таблица позволяет увидеть эти различия до начала цикла сбора отходов.

Определите, что считается приемлемыми доказательствами на уровне объекта.

Не каждый файл, прикрепленный сайтом, должен считаться пригодным для подачи жалобы доказательством. Приемлемыми доказательствами должны быть: полный, отслеживаемый, датировано, и связанный к отчетному периоду и объекту, подлежащему учету. Если предприятие предоставляет сводную таблицу без соответствующей накладной, сопроводительной накладной или выписки из журнала, это может помочь внутреннему отслеживанию, но не является надежным инструментом управления доказательствами раскрытия информации. Как минимум, схема учета должна различать основные доказательства, производные расчеты и подтверждающие комментарии.

Это важно, поскольку многие данные об устойчивом развитии не собираются в одном источнике. Например, данные о выбросах хладагентов часто требуют наличия журналов обслуживания, информации о количестве заправок, идентификаторов оборудования и потенциала глобального потепления каждого используемого газа. Если один источник сообщает только о “заправлении”, а другой — о количестве заправок в килограммах по типам хладагентов, группа не сможет надежно объединить климатические данные. Поэтому в карте записей следует указывать точные поля, необходимые из каждого источника, а не только категорию документа.

Учет владельцев, частоты и контекста производства.

Каждой сопоставленной записи требуется указанный владелец На уровне, где данные поступают. Данные о коммунальных услугах могут храниться в отделе эксплуатации зданий, данные об отходах — в отделе охраны труда и окружающей среды, декларации поставщиков — в отделе закупок, а записи об инцидентах — в отделах кадров или безопасности. Ответственность за данные должна быть возложена на лицо или должность, которые имеют первоочередной доступ к источнику, а не на корпоративную команду, которой необходимы окончательные данные. Это сокращает время на отслеживание и ускорит процесс составления отчетов.

Частота Также следует учитывать способ получения данных, а не только способ публикации итогового отчета. Производитель может отчитываться ежегодно, но счета за электроэнергию приходят ежемесячно, накладные на отходы — по каждой отгрузке, а журналы обучения — по каждому занятию. Если запрашивать все данные только в конце года, накапливаются недостающие записи. Согласование частоты предоставления данных с процессом их создания также делает последующий график отчетности более реалистичным.

Производственный контекст Это область, о которой многие команды забывают. Объём производства, количество рабочих дней, ассортимент продукции и существенные изменения в технологическом процессе помогают объяснить, почему изменились показатели потребления воды, энергии, лома или отходов. На металлообрабатывающем заводе новая линия предварительной обработки может существенно изменить водопотребление и образование осадка. На пищевом предприятии сезонные производственные циклы могут изменить объём сточных вод, даже если общий годовой объём остаётся стабильным.

Настройте карту записей по типу объекта.

Разным предприятиям требуются разные архитектуры учета, даже если тема раскрытия информации одинакова. Предприятию, работающему в условиях холодовой цепи, могут потребоваться журналы учета утечек аммиака или ГФУ, записи о техническом обслуживании компрессоров и данные о циклах разморозки. Предприятию по переработке пластмасс могут потребоваться декларации поставщиков смол, записи о переработке отходов и данные о весе упаковочных материалов. Предприятие по сборке электроники может в большей степени полагаться на декларации поставщиков о содержании веществ, журналы учета расхода припоя и данные об обработке отходов сторонними организациями.

Такие вариации нормальны, но структура отчетности все равно должна быть единообразной. Корпоративным командам следует стандартизировать поля для отправки данных и правила предоставления подтверждающих документов, одновременно допуская использование записей об источниках данных, специфичных для конкретного объекта. Именно здесь на помощь приходит такой настраиваемый инструмент, как... Jodoo Это становится полезным: вы можете создавать формы, основанные на ролях пользователей, обязательные приложения и структурированные поля для подтверждения информации, отражающие каждое раскрытие данных, сохраняя при этом единую модель данных на всех сайтах.

Создайте стандартизированный процесс отправки сайтов с указанием владельцев, проверками и обработкой исключений.

После того как требования к раскрытию информации будут преобразованы в документацию на уровне объекта, следующим шагом станет оформление документации по каждому предприятию. Отправляйте данные таким же образом.. Команды по корпоративной устойчивости должны определить единую структуру представления отчетности по каждой теме, а не позволять каждому подразделению самостоятельно выбирать формат, единицы измерения и пакет подтверждающих документов. Это означает стандартные формы, фиксированную логику полей, четко определенных ответственных лиц и сроки, согласованные с рабочим процессом подготовки отчетности. В производственной сфере... отчетность об устойчивом развитии, На этапе подачи заявки важнее последовательность, чем скорость.

Стандартизировать требования к предоставлению данных каждым сайтом.

Рабочий шаблон для предоставления данных обычно включает пять элементов: метрическое значение, единицу измерения, отчетный период, необходимые приложения и имя владельца. Например, потребление электроэнергии всегда следует указывать в заранее определенной единице, такой как кВт·ч, с приложением исходного документа и указанием владельца коммунального предприятия. Данные об отходах должны использовать контролируемые списки категорий и методы утилизации, а не описания в свободной текстовой форме. Это предотвращает ситуацию, когда одно предприятие сообщает об “общем мусоре”, другое — о “твердых бытовых отходах”, а третье — о “отходах, захороненных на полигоне” для одного и того же потока отходов.

Обязательные поля также должны отражать фактический способ проверки показателя. Если потребление дизельного топлива оценивается, а не указывается в счете, форма должна обязывать организацию указать метод расчета и загрузить подтверждающие данные. Если сообщается о дозаправке хладагентом, форма должна содержать идентификатор оборудования, тип газа, количество и подтверждение технического обслуживания. Эффективное управление подтверждающими документами начинается здесь, поскольку качество проверки зависит от того, насколько структурированно поступают подтверждающие записи.

Назначение ответственных и сроков по ролям

Стандартизация терпит неудачу, когда ответственность за документацию носит общий характер. Термин “охрана труда и окружающей среды на предприятии” обычно слишком широк, особенно на крупных объектах, где документация по отходам, потреблению энергии, воде и обучению персонала находится в ведении разных отделов. Более эффективная модель предполагает назначение ответственного за подготовку документации, эксперта на объекте и корпоративного эксперта для каждой строки документа, с четко определенными сроками и процедурами рассмотрения случаев непредставления информации.

На многопрофильном производственном предприятии, упомянутом в предыдущем разделе, ежемесячный отчет по электроэнергии и воде для вьетнамского завода составляется инженером по эксплуатации зданий, проверяется менеджером по охране труда и окружающей среды, а затем направляется руководителю корпоративного отдела устойчивого развития. На тайском заводе используется та же структура должностных обязанностей, несмотря на различия в местной организационной структуре. Такая структура, основанная на ролях, обеспечивает единообразие графика отчетности на всех предприятиях без необходимости присвоения одинаковых названий должностей.

Внедрите логику проверки в рабочий процесс.

Контролируемый рабочий процесс должен выявлять ошибки до того, как данные достигнут стадии консолидации. Как минимум, правила проверки должны отмечать несвоевременные записи, отсутствующие вложения, несоответствия единиц измерения, неполные методологические примечания и значения, выходящие за пределы ожидаемых диапазонов. Для показателей с высокой изменчивостью, таких как потребление природного газа или образование опасных отходов, пороговые значения исключений должны инициировать проверку, а не автоматическое отклонение, поскольку обоснованные изменения в производстве могут объяснить реальные изменения.

В том же примере, завод во Вьетнаме сообщает об использовании электроэнергии в апреле на уровне 181 тонна на 3 тонны, что выше среднего показателя за предыдущие три месяца. Форма принимает это значение, но помечает его для пояснения, поскольку пороговое значение установлено на уровне 101 тонна на 3 тонны. Инженер по эксплуатации добавляет примечание о том, что новая линия поверхностного монтажа была запущена в середине месяца, и прикладывает протокол ввода в эксплуатацию, а также счет за коммунальные услуги. Менеджер по охране труда и окружающей среды завода проверяет пояснение, подтверждает изменение объема производства и отправляет документ дальше, не отправляя его обратно для ручного уточнения.

Этот пошаговый процесс отправки данных и обработки исключений на предприятии позволяет сократить объем доработок в дальнейшем. Предприятие отправляет данные; система проверяет полноту и соответствие диапазону значений; специалист, проводящий проверку на предприятии, устраняет исключения, и только после этого руководство компании видит более чистую запись. Вместо того чтобы разбираться с электронными письмами о недостающих PDF-файлах или спрашивать, означает ли “тонны” метрические тонны или короткие тонны, корпоративная команда проверяет стандартизированные, отслеживаемые записи.

Обрабатывайте реальные исключения, не нарушая контроль.

Не каждая аномалия является ошибкой, и не на каждом предприятии может применяться один и тот же метод во всех периодах. Предприятие может сменить подрядчика по утилизации отходов, заменить неисправный водомер или перейти от расчетных данных к данным по выставленным счетам за топливо в течение года. Процесс должен допускать эти специфические для предприятия исключения, но только посредством структурированных полей для кодов причин, комментариев, даты вступления в силу и утверждающего лица.

Заключение: Используйте настраиваемый слой рабочих процессов, чтобы сделать отчетность по устойчивому развитию воспроизводимой на разных площадках.

Для производителей, отчетность об устойчивом развитии Наилучшие результаты достигаются, когда отчетность рассматривается как оперативный процесс, а не как ежегодная процедура составления документов. Компании, которые снижают сложности с отчетностью, обычно принимают пять решений на раннем этапе: устанавливают четкие границы отчетности, переводят раскрываемую информацию в необходимые документы, стандартизируют предоставление данных с площадок, обеспечивают соблюдение правил проверки и утверждения и запускают весь цикл в соответствии с регулярным графиком. Такая структура имеет еще большее значение в многопрофильных предприятиях, где несогласованность подразделений, отсутствие подтверждающих документов и задержки с предоставлением данных могут замедлить консолидацию и подорвать доверие к итоговому отчету.

Настраиваемый уровень рабочих процессов помогает превратить эту структуру в повседневную практику. Вместо того чтобы гоняться за электронными таблицами по всем заводам, команды могут использовать Jodoo Создавать контролируемые формы подачи документов, назначать ответственных за записи, требовать вложения, запускать напоминания, направлять запросы на утверждение, управлять разрешениями и отслеживать историю версий — все это в одном месте. Поскольку панели мониторинга и отслеживаемые записи находятся на одной платформе, команды по устойчивому развитию, охране труда и окружающей среды, операционной деятельности и соблюдению нормативных требований могут раньше видеть статус отчетности и устранять исключения до истечения сроков раскрытия информации.

Если вы хотите сделать отчетность более воспроизводимой без необходимости индивидуальной разработки, вы можете это сделать. начать бесплатную пробную версию или заказать демонстрацию чтобы узнать, как Jodoo поддерживает рабочие процессы раскрытия информации на уровне сайта.