การจัดการใบสั่งซื้อในอุตสาหกรรมการผลิต: แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดซื้อจัดหา

บทนำ: เหตุใดการจัดการใบสั่งซื้อจึงมีความสำคัญในอุตสาหกรรมการผลิต

ในภาคการผลิต ความล่าช้าหรือการควบคุมที่ไม่ดี ถือเป็นปัญหาสำคัญ ใบสั่งซื้อ ปัญหาเหล่านี้สามารถหยุดการผลิตได้เร็วกว่าที่ทีมงานส่วนใหญ่คาดคิด ความล่าช้าในการจัดซื้อและคุณภาพข้อมูลที่ไม่ดีไม่ใช่ปัญหาด้านการบริหารจัดการเล็กน้อย แต่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อความพร้อมของวัสดุ กระแสเงินสด และประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ สำหรับโรงงานที่บริหารจัดการสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพ แม้แต่การอนุมัติที่ขาดหายไปเพียงครั้งเดียวหรือคำสั่งซื้อซ้ำก็อาจทำให้เกิดการหยุดชะงักของสายการผลิต ค่าขนส่งที่สูงขึ้น หรือการสะสมสินค้าคงคลังโดยไม่คาดคิดได้.

ใบสั่งซื้อสินค้าไม่ใช่แค่เอกสารการซื้อขาย แต่เป็นจุดควบคุมที่เชื่อมโยงความต้องการจากฝ่ายผลิต สัญญาณสินค้าคงคลังจากฝ่ายคลังสินค้า เงื่อนไขทางการค้าจากฝ่ายจัดซื้อ และความรับผิดชอบด้านงบประมาณจากฝ่ายการเงิน เมื่อกระบวนการสั่งซื้อมีความชัดเจน ทีมงานสามารถตรวจสอบได้ว่ามีการร้องขออะไร ใครอนุมัติ ซัพพลายเออร์ยืนยันอะไร ได้รับอะไรแล้ว และต้องชำระเงินเท่าใด.

ปัญหาคือ ผู้ผลิตหลายรายยังคงจัดการกระบวนการนี้ผ่านทางอีเมล สเปรดชีต และวิธีการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าในระบบ ERP ซึ่งก่อให้เกิดความเสี่ยงสามประการที่คุ้นเคยกันดี ได้แก่ การใช้จ่ายนอกเหนือจากซัพพลายเออร์หรืองบประมาณที่ได้รับอนุมัติ การอนุมัติที่ล่าช้าซึ่งทำให้การส่งมอบวัสดุล่าช้า และการมองเห็นภาพรวมที่ไม่ชัดเจนตลอดวงจรการจัดซื้อจนถึงการชำระเงิน ในส่วนต่อไปนี้ เราจะอธิบายรายละเอียดว่ากระบวนการทำงานอย่างไร จุดที่การจัดการใบสั่งซื้อด้วยตนเองล้มเหลว และการควบคุมเชิงปฏิบัติใดบ้างที่ช่วยให้ทีมจัดซื้อทำงานได้เร็วขึ้นโดยไม่สูญเสียระเบียบวินัย.

ขั้นตอนการสั่งซื้อสินค้า ตั้งแต่การขอซื้อจนถึงการชำระเงิน

ในภาคการผลิตนั้น ใบสั่งซื้อ กระบวนการจะได้ผลดีที่สุดเมื่อทุกขั้นตอนแปลงสัญญาณการดำเนินงานหนึ่งๆ ให้เป็นการทำธุรกรรมที่มีการควบคุม ลองพิจารณาโรงงานบรรจุภัณฑ์ที่พบว่าสินค้าคงคลังฟิล์มลามิเนตลดลงต่ำกว่าจุดสั่งซื้อซ้ำหลังจากเรียกใช้ MRP รายสัปดาห์ หน้าที่ของผู้ซื้อไม่ใช่แค่การสั่งซื้ออย่างรวดเร็ว แต่ต้องเคลื่อนย้ายความต้องการนั้นผ่านกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างและการชำระเงินที่มีการบันทึกไว้อย่างดี เพื่อปกป้องความต่อเนื่องของอุปทาน ต้นทุน และความรับผิดชอบ ลำดับขั้นตอนดังกล่าวเป็นพื้นฐานของการจัดการใบสั่งซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ.

โดยทั่วไปขั้นตอนทั้งหมดจะเป็นไปตามลำดับนี้: การขอซื้อ การคัดเลือกผู้จำหน่าย การสร้างใบสั่งซื้อ การอนุมัติ การยืนยันผู้จำหน่าย การรับสินค้า การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ และการปิดรายการ. ในตัวอย่างของเรา นักวางแผนระบุความต้องการฟิล์มลามิเนต 5,000 กิโลกรัมสำหรับสองสัปดาห์การผลิตถัดไป ฝ่ายจัดซื้อแปลงความต้องการนั้นให้เป็นคำขออย่างเป็นทางการ และฝ่ายการเงินจะจ่ายเงินก็ต่อเมื่อปริมาณ ราคา และบันทึกการรับสินค้าตรงกันแล้วเท่านั้น เมื่อผู้ผลิตปฏิบัติตามลำดับนี้อย่างสม่ำเสมอ ใบสั่งซื้อจะกลายเป็นบันทึกการควบคุมที่มีชีวิต แทนที่จะเป็นเอกสารคงที่.

กระบวนการขอซื้อเริ่มต้นด้วยสัญญาณความต้องการที่ได้รับการตรวจสอบแล้ว

กระบวนการเริ่มต้นเมื่อฝ่ายวางแผนหรือฝ่ายผลิตจัดทำใบขอซื้อโดยอิงจากความต้องการที่แท้จริง ไม่ใช่คำขอด้วยวาจา ในโรงงานบรรจุภัณฑ์ ฝ่ายวางแผนจะแนบข้อมูลสินค้าคงคลังปัจจุบัน คำสั่งซื้อที่ยังเปิดอยู่ ระยะเวลานำส่ง และวันที่ส่งมอบที่ต้องการ โดยแสดงให้เห็นว่าสินค้าคงคลังที่มีอยู่จะเพียงพอต่อความต้องการเพียงเก้าวันเท่านั้น ใบขอซื้อที่แข็งแกร่งจะช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อมีข้อมูลเพียงพอในการตรวจสอบความเร่งด่วน ปริมาณ และงบประมาณ ก่อนที่จะติดต่อซัพพลายเออร์ใดๆ.

การคัดเลือกผู้จำหน่ายและการสร้างใบสั่งซื้อ

เมื่อความต้องการได้รับการยืนยันแล้ว ผู้ซื้อจะเลือกซัพพลายเออร์โดยใช้กฎเกณฑ์ของซัพพลายเออร์ที่ได้รับการอนุมัติ ประวัติราคา ระยะเวลานำส่ง และประสิทธิภาพด้านคุณภาพ สำหรับการสั่งซื้อฟิล์มเคลือบ ซัพพลายเออร์ที่ได้รับการคัดเลือกจะเสนอระยะเวลานำส่ง 12 วันและราคาตามสัญญา ในขณะที่ซัพพลายเออร์สำรองสามารถส่งมอบได้เร็วกว่าแต่มีต้นทุนสูงกว่า ฝ่ายจัดซื้อจะเลือกแหล่งที่มาที่ต้องการ จากนั้นสร้างใบสั่งซื้อโดยระบุรหัสสินค้า ข้อกำหนด ปริมาณ ราคาต่อหน่วย เงื่อนไขการชำระเงิน สถานที่จัดส่ง และวันที่ต้องการ ในขั้นตอนนี้ ใบสั่งซื้อจะต้องสมบูรณ์เพียงพอสำหรับทั้งการยืนยันจากซัพพลายเออร์และการอนุมัติภายใน.

การอนุมัติและการยืนยันจากผู้จำหน่าย

เดอะ ใบสั่งซื้อ จากนั้นจึงเข้าสู่กระบวนการตรวจสอบตามนโยบายของบริษัท ซึ่งมักจะพิจารณาจากจำนวนเงิน ประเภทวัสดุ หรือโรงงาน ในตัวอย่างของเรา คำสั่งซื้อฟิล์มมีมูลค่าเกินอำนาจของผู้ซื้อ ดังนั้นจึงต้องส่งต่อไปยังผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ และจากนั้นไปยังฝ่ายการเงินเพื่อขออนุมัติงบประมาณ นี่คือจุดที่การทำให้กระบวนการอนุมัติใบสั่งซื้อเป็นแบบอัตโนมัติจะมีประโยชน์อย่างมาก.

การรับสินค้า การตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ และการปิดบัญชี

เมื่อสินค้ามาถึง พนักงานคลังสินค้าจะบันทึกการรับสินค้าลงในใบสั่งซื้อ (PO) และตรวจสอบว่าฟิล์มตรงกับความกว้าง ความหนา และปริมาณที่ระบุไว้ จากนั้นจะตรวจสอบใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์กับบันทึกสามรายการ ได้แก่ ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า และใบแจ้งหนี้ หากใบสั่งซื้อระบุ 5,000 กิโลกรัม แต่ได้รับสินค้าเพียง 4,800 กิโลกรัม ฝ่ายการเงินสามารถระงับการชำระเงินจนกว่าความคลาดเคลื่อนจะได้รับการแก้ไข การทำธุรกรรมจะเสร็จสมบูรณ์ก็ต่อเมื่อการรับสินค้า การตรวจสอบความถูกต้อง และสถานะการชำระเงินเสร็จสมบูรณ์แล้ว เพื่อสร้างบันทึกที่ถูกต้องสำหรับฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายสินค้าคงคลัง และฝ่ายการเงิน.

กรณีที่การจัดการใบสั่งซื้อด้วยตนเองล้มเหลว

คู่มือ ใบสั่งซื้อ กระบวนการทำงานมักสร้างช่องโหว่การควบคุมเล็กๆ ที่สะสมเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ในกระบวนการจัดซื้อ การจัดการสินค้าคงคลัง และการเงิน จนกระทั่งต้นทุนสูงขึ้นและความรับผิดชอบอ่อนแอลง ในภาคการผลิต นั่นมักหมายถึงผู้ซื้อต้องคอยติดตามการอนุมัติผ่านอีเมล นักวางแผนทำงานจากตารางติดตามข้อมูลที่ล้าสมัย และฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้พยายามกระทบยอดบันทึกที่ไม่สมบูรณ์เมื่อสิ้นเดือน หากคุณต้องการจัดการใบสั่งซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ จุดเริ่มต้นไม่ใช่แค่ความเร็วเพียงอย่างเดียว แต่เป็นการควบคุมกระบวนการ.

การใช้จ่ายที่ผิดกฎเกณฑ์และการซื้อสินค้านอกสัญญา

ปัญหาแรกเกิดขึ้นเมื่อพนักงานสามารถซื้อสินค้าจากช่องทางที่ไม่ได้รับการอนุมัติ หัวหน้างานฝ่ายซ่อมบำรุงที่มีปัญหาเครื่องจักรขัดข้องอาจโทรติดต่อซัพพลายเออร์ในพื้นที่โดยตรง จากนั้นขอให้ฝ่ายจัดซื้อ "อนุมัติ" คำสั่งซื้อในภายหลัง ชิ้นส่วนจะมาถึงอย่างรวดเร็ว แต่โรงงานจะสูญเสียการควบคุมราคา การปฏิบัติตามกฎระเบียบของซัพพลายเออร์ และการตรวจสอบย้อนกลับว่าทำไมจึงมีการใช้จ่ายเกิดขึ้นตั้งแต่แรก.

การใช้จ่ายที่อยู่ภายใต้การควบคุมนั้นเป็นไปตามซัพพลายเออร์ที่ได้รับการอนุมัติ เงื่อนไขที่เจรจาไว้ และวงเงินอนุมัติที่กำหนดไว้ การใช้จ่ายนอกเหนือการควบคุมมักเกิดขึ้นโดยไม่สนใจการควบคุมเหล่านั้น ซึ่งมักเป็นเพราะกระบวนการอย่างเป็นทางการนั้นดูช้าเกินไปหรือไม่ชัดเจนสำหรับทีมงานที่ปฏิบัติงานในระดับแนวหน้า จากการประมาณการของอุตสาหกรรม การใช้จ่ายนอกเหนือการควบคุมอาจคิดเป็น 101,000 ถึง 201,000 ล้านดอลลาร์สหรัฐ จากยอดรวมของการจัดซื้อทางอ้อมทั้งหมดในสภาพแวดล้อมที่ควบคุมได้ไม่ดี ทำให้เงินออมที่ฝ่ายจัดซื้อได้เจรจาไว้แล้วนั้นลดลง.

ความล่าช้าในการอนุมัติก่อให้เกิดความเสี่ยงในการดำเนินงาน

จุดล้มเหลวประการที่สองคือ ขั้นตอนการอนุมัติ ในโรงงานหลายแห่ง ผู้ซื้อจะสร้างใบสั่งซื้อ (PO) ส่งออกเพื่อตรวจสอบ ส่งไฟล์ PDF ทางอีเมลไปยังหัวหน้าแผนก และรอการตอบกลับซึ่งอาจถูกทิ้งไว้โดยไม่มีใครอ่านเป็นเวลาหลายชั่วโมงหรือหลายวัน สำหรับวัสดุโดยตรงที่เร่งด่วน ความล่าช้านั้นอาจส่งผลกระทบต่อตารางการผลิตมากกว่าที่ทีมบริหารคาดการณ์ไว้มาก.

ลองพิจารณาโรงงานบรรจุภัณฑ์ที่ต้องการสารเติมแต่งเรซินก่อนเริ่มงานในรอบถัดไป หากการอนุมัติขึ้นอยู่กับผู้จัดการที่กำลังเดินทาง ฝ่ายจัดซื้ออาจต้องรอและเสี่ยงต่อสินค้าหมด หรืออาจเร่งดำเนินการสั่งซื้ออย่างไม่เป็นทางการและสร้างข้อยกเว้นตามนโยบาย ซึ่งทั้งสองกรณีล้วนไม่เป็นผลดี และแสดงให้เห็นว่าเหตุใดการใช้ระบบอัตโนมัติจึงมีความสำคัญ ใบสั่งซื้อ กระบวนการอนุมัติกลายเป็นประเด็นการควบคุมที่เป็นรูปธรรม ไม่ใช่แค่ความสะดวกสบายเท่านั้น.

คำสั่งซื้อซ้ำและเอกสารไม่ครบถ้วน

สภาพแวดล้อมแบบแมนนวลก็ประสบปัญหาเช่นกัน ความสมบูรณ์ของเอกสาร. เมื่อมีการติดตามคำขอสั่งซื้อ (PO) ในกล่องจดหมายเข้า ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน และสเปรดชีต ทีมงานอาจส่งคำขอเดียวกันซ้ำสองครั้งได้ง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อติดต่อซัพพลายเออร์ก่อนที่บันทึกภายในจะได้รับการอัปเดต การสั่งซื้อซ้ำเป็นเรื่องปกติในช่วงที่มีความต้องการสูง การเปลี่ยนแปลงทางวิศวกรรม หรือการส่งมอบงานระหว่างกะ.

การขาดใบเสนอราคา การยืนยันการส่งมอบ หรือบันทึกการรับสินค้า สร้างปัญหาประการที่สองในขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ ฝ่ายการเงินจึงต้องเสียเวลาเพิ่มขึ้นในการตรวจสอบความถูกต้องสามทาง ในขณะที่ฝ่ายจัดซื้อไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าความแตกต่างเกิดจากราคา ปริมาณ หรือความผิดพลาดของกระบวนการ ซึ่งจะทำให้การควบคุมต้นทุนและการแก้ไขข้อพิพาทกับซัพพลายเออร์อ่อนแอลง.

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการใบสั่งซื้อสินค้าในภาคการผลิต

กำหนดมาตรฐานข้อมูลคำขอซื้อตั้งแต่ต้นทาง

ถ้าคุณต้องการจัดการ ใบสั่งซื้อ เพื่อให้มีประสิทธิภาพ ควรเริ่มต้นก่อนที่จะสร้างใบสั่งซื้อ (PO) แบบฟอร์มขอซื้อที่เป็นมาตรฐานควรบันทึกข้อมูลที่ฝ่ายจัดซื้อต้องการเพื่อให้สามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและเป็นไปตามข้อกำหนด ได้แก่ รายละเอียดสินค้าหรือบริการ หมายเลขชิ้นส่วน จำนวน วันที่ต้องการ ศูนย์ต้นทุน โรงงาน รหัสงบประมาณ ผู้จำหน่ายที่ต้องการ และเหตุผลประกอบ การทำเช่นนี้จะช่วยลดขั้นตอนการชี้แจงซ้ำซ้อนและทำให้การอนุมัติ การรับสินค้า และการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ในขั้นตอนถัดไปมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น.

กำหนดการควบคุมซัพพลายเออร์และงบประมาณให้ชัดเจน

การควบคุมใบสั่งซื้อที่ดีขึ้นอยู่กับกฎสองข้อที่เชื่อมโยงกัน: ซื้อจากซัพพลายเออร์ที่ได้รับการอนุมัติหากเป็นไปได้ และกำหนดผู้รับผิดชอบงบประมาณอย่างชัดเจนก่อนเริ่มกระบวนการอนุมัติ รายชื่อซัพพลายเออร์ที่ได้รับการอนุมัติควรเชื่อมโยงกับหมวดหมู่ โรงงาน และระดับความเสี่ยง เพื่อให้ผู้ซื้อทราบว่าเมื่อใดที่สามารถออกใบสั่งซื้อตามปกติได้ และเมื่อใดที่จำเป็นต้องมีการจัดหาหรือตรวจสอบคุณภาพ ผู้รับผิดชอบงบประมาณควรอยู่กับแผนกที่ใช้จ่ายงบประมาณนั้นจริง ๆ ไม่ใช่เฉพาะฝ่ายจัดซื้อเท่านั้น.

สร้างเมทริกซ์การอนุมัติที่สอดคล้องกับความเสี่ยงด้านการใช้จ่าย

การออกแบบกระบวนการอนุมัติควรสะท้อนถึงมูลค่า ประเภท และผลกระทบต่อการดำเนินงาน แทนที่จะบังคับให้ทุกคำขอผ่านกระบวนการเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ตารางการอนุมัติที่ใช้งานได้จริง อาจอนุมัติการจัดซื้อ MRO มูลค่าต่ำโดยอัตโนมัติภายในงบประมาณ กำหนดให้หัวหน้าแผนกอนุมัติสำหรับค่าใช้จ่ายทางอ้อมมูลค่าปานกลาง และกระตุ้นให้ฝ่ายการเงินหรือผู้บริหารโรงงานตรวจสอบสำหรับค่าใช้จ่ายด้านการลงทุนมูลค่าสูงหรือการจัดซื้อที่ไม่ทำสัญญา.

บังคับใช้กฎการจับคู่สามทางและข้อยกเว้น

แข็งแกร่ง ใบสั่งซื้อ กระบวนการไม่ได้สิ้นสุดเพียงแค่การอนุมัติ ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายรับสินค้า และฝ่ายการเงินควรปฏิบัติตามหลักการตรวจสอบสามทาง โดยตรวจสอบความถูกต้องของใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า และใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ก่อนการชำระเงิน ควรมีการกำหนดค่าความคลาดเคลื่อนไว้ล่วงหน้า เช่น อนุญาตให้มีความคลาดเคลื่อนเล็กน้อยในราคาต่อหน่วย แต่จะเพิ่มความคลาดเคลื่อนหากมีปริมาณสินค้าเกินหรือมีการส่งมอบสินค้าไม่ครบตามที่ส่งผลกระทบต่อตารางการผลิต.

ติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพ (KPI) ที่แสดงถึงการควบคุมและความเร็ว

กรอบการควบคุมที่ดีที่สุดคือกรอบที่วัดผลได้ ติดตามระยะเวลาตั้งแต่การขอซื้อจนถึงการอนุมัติใบสั่งซื้อ อัตราการอนุมัติในครั้งแรก เปอร์เซ็นต์การใช้จ่ายกับซัพพลายเออร์ที่ได้รับการอนุมัติ อัตราความผิดพลาด และความถี่ในการเปลี่ยนแปลงใบสั่งซื้อแยกตามโรงงานหรือหมวดหมู่ ตัวชี้วัดเหล่านี้แสดงให้เห็นว่านโยบายใช้งานได้จริงหรือไม่ ไม่ใช่แค่บนกระดาษ นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้นำด้านการจัดซื้อจัดจ้างสามารถสร้างสมดุลระหว่างการปฏิบัติตามกฎระเบียบกับการตอบสนอง ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในอุตสาหกรรมการผลิต.

การทำให้กระบวนการอนุมัติใบสั่งซื้อเป็นไปโดยอัตโนมัติด้วย Jodoo

แปลงคำขอให้เป็นดิจิทัลตั้งแต่ต้นทาง

วิธีปฏิบัติที่ได้ผลดีในการจัดการใบสั่งซื้อคือการเริ่มต้นก่อนที่ใบสั่งซื้อจะเกิดขึ้น Jodoo, ผู้ผลิตสามารถแทนที่การส่งอีเมลขอซื้อและการติดตามข้อมูลในสเปรดชีตด้วยแบบฟอร์มขอซื้อมาตรฐานที่รวบรวมข้อมูลที่ฝ่ายจัดซื้อต้องการจริง ๆ ได้แก่ รหัสสินค้า จำนวน วันที่ต้องการ ผู้จำหน่าย ศูนย์ต้นทุน โรงงาน และใบเสนอราคาหรือข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะสร้างข้อมูลป้อนเข้าที่ชัดเจนสำหรับขั้นตอนการอนุมัติ แทนที่จะบังคับให้ผู้ซื้อต้องตามหาข้อมูลที่ขาดหายไปในภายหลัง สำหรับโรงงานที่มีการซื้อซ้ำบ่อยครั้ง วิธีนี้ยังช่วยให้การบังคับใช้แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดซื้อในภาคการผลิตทำได้ง่ายขึ้น ณ จุดที่ขอซื้อ.

การอนุมัติเส้นทางขึ้นอยู่กับนโยบาย ไม่ใช่พฤติกรรมการรับอีเมลในกล่องจดหมาย

Jodoo เวิร์กโฟลว์สามารถกำหนดเส้นทางการอนุมัติตามจำนวนเงิน แผนก โรงงาน ประเภทสินค้า หรือประเภทข้อยกเว้นได้ ดังนั้นคำขอซ่อมบำรุง (MRO) ที่มีมูลค่าต่ำจึงไม่จำเป็นต้องผ่านเส้นทางเดียวกับการซื้อวัสดุโดยตรงที่มีมูลค่าสูง ตัวอย่างเช่น คำขอเรซินอาจส่งไปยังผู้จัดการฝ่ายผลิตก่อน จากนั้นไปยังผู้ควบคุมการเงินของโรงงานหากเกินงบประมาณที่กำหนด และสุดท้ายไปยังฝ่ายจัดซื้อเพื่อออกใบสั่งซื้อ หากคำขอใช้ซัพพลายเออร์ที่ไม่ได้รับการอนุมัติหรือเกินราคาตามสัญญา เวิร์กโฟลว์สามารถส่งต่อไปยังผู้จัดการจัดหาโดยอัตโนมัติแทนที่จะปล่อยให้ดำเนินการต่อไปตามค่าเริ่มต้น.

ทุกการตัดสินใจต้องโปร่งใสและตรวจสอบได้

เมื่อคำขอผ่านขั้นตอนการตรวจสอบแล้ว, Jodoo ระบบจะบันทึกทุกการกระทำ ความคิดเห็น ไฟล์แนบ และการเปลี่ยนแปลงสถานะไว้ในบันทึกการตรวจสอบเดียว ในตัวอย่างของเรซิน ผู้ตรวจสอบงบประมาณสามารถสังเกตได้ว่าคำขออยู่ในแผนวัสดุรายเดือน ผู้จัดการโรงงานสามารถอนุมัติโดยพิจารณาจากความเสี่ยงด้านกำหนดการ และฝ่ายจัดซื้อสามารถบันทึกหมายเลขใบสั่งซื้อขั้นสุดท้ายหลังจากอนุมัติแล้ว ประวัติเหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อระยะเวลานำส่งของซัพพลายเออร์เปลี่ยนแปลง ผู้ร้องขอถามว่าทำไมคำสั่งซื้อจึงล่าช้า หรือฝ่ายการเงินตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการใช้จ่ายเมื่อสิ้นเดือน แทนที่จะต้องสร้างการตัดสินใจขึ้นใหม่จากกล่องจดหมาย ทีมงานสามารถติดตามบันทึกการอนุมัติทั้งหมดได้ภายในไม่กี่นาที.

Jodoo ยังสามารถแสดงข้อมูลเวิร์กโฟลว์นี้ในรูปแบบต่างๆ ได้อีกด้วย แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ สำหรับฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายบริหารโรงงาน คุณสามารถติดตามการอนุมัติที่รออยู่ ระยะเวลาดำเนินการต่อโรงงาน อัตราการเกิดข้อผิดพลาด และคำขอซื้อที่ติดค้างอยู่ที่ระดับการอนุมัติเฉพาะ ซึ่งช่วยให้ทีมระบุได้ว่านโยบายหรือกำลังการผลิตส่วนใดที่ทำให้การดำเนินการช้าลง ในทางปฏิบัติ นั่นหมายถึงการตัดสินใจที่รวดเร็วขึ้นสำหรับการจัดซื้อตามปกติ และการควบคุมที่เข้มงวดมากขึ้นสำหรับการจัดซื้อที่ไม่เป็นไปตามมาตรฐาน สำหรับผู้ผลิตแล้ว นี่เป็นขั้นตอนที่เป็นรูปธรรมในการมุ่งสู่การทำงานแบบอัตโนมัติ ใบสั่งซื้อ การอนุมัติในขณะที่ยังคงรักษาไว้ อีอาร์พี การดำเนินการและการบันทึกบัญชีทางการเงินเสร็จสมบูรณ์แล้ว.

สรุป: สร้างกระบวนการสั่งซื้อสินค้าที่ควบคุมได้และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ในภาคการผลิตนั้น ใบสั่งซื้อ ไม่ใช่แค่บันทึกทางด้านการบริหารเท่านั้น แต่เป็นจุดควบคุมที่เชื่อมโยงความต้องการ ความมุ่งมั่นของซัพพลายเออร์ การรับสินค้า การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ และความรับผิดชอบด้านงบประมาณเข้าไว้ในกระบวนการเดียวที่สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ เมื่อกระบวนการนั้นอ่อนแอ ผลลัพธ์ที่มักเกิดขึ้นก็คือ การอนุมัติที่ช้าลง การใช้จ่ายที่ไม่สามารถควบคุมได้ ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ตรงกัน และความเสี่ยงด้านอุปทานที่สามารถหลีกเลี่ยงได้ เมื่อมีการจัดการที่ดี การจัดซื้อจะสามารถควบคุมต้นทุนได้ดีขึ้น การเงินจะได้รับการจับคู่ที่ชัดเจนยิ่งขึ้น และทีมผลิตจะเผชิญกับการหยุดชะงักน้อยลง.

บทเรียนสำคัญนั้นตรงไปตรงมา: การจัดการใบสั่งซื้อที่มีประสิทธิภาพขึ้นอยู่กับกฎการขอซื้อที่ชัดเจน เกณฑ์การอนุมัติที่กำหนดไว้ การตรวจสอบความถูกต้องสามทางอย่างมีระเบียบวินัย และการมองเห็นข้อมูลแบบเรียลไทม์ในทุกธุรกรรม การควบคุมเหล่านี้มีความสำคัญมากยิ่งขึ้นในสภาพแวดล้อมการผลิตที่การขาดแคลนวัสดุ การซื้อเพื่อการบำรุงรักษาเร่งด่วน และการจัดซื้อจากหลายสถานที่สามารถสร้างข้อยกเว้นได้อย่างรวดเร็ว กระบวนการที่แข็งแกร่งจะช่วยให้คุณจัดการกับข้อยกเว้นเหล่านั้นได้โดยไม่สูญเสียการปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือความเร็ว.

หากคุณต้องการกำหนดมาตรฐานการขอซื้อและทำให้กระบวนการอนุมัติเป็นไปโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องสร้างระบบ ERP ใหม่ทั้งหมด, Jodoo Jodoo นำเสนอทางเลือกที่ใช้งานได้จริง ในฐานะแพลตฟอร์มการผลิตแบบลีนที่ไม่ต้องเขียนโค้ด Jodoo ช่วยให้ทีมต่างๆ สามารถแปลงเวิร์กโฟลว์การจัดซื้อให้เป็นดิจิทัล กำหนดเส้นทางการอนุมัติตามนโยบาย และรักษาบันทึกการตรวจสอบที่สมบูรณ์ คุณสามารถ เริ่มทดลองใช้งานฟรี หรือ จองการสาธิต เพื่อดูว่ามันเหมาะสมกับกระบวนการจัดซื้อของคุณอย่างไร.