Cách mạng hóa quản lý xây dựng: Chuyển đổi số của Li Zheng Decoration với Jodoo

Nhờ sử dụng Jodoo, hiệu quả làm việc trực tuyến của Li Zheng Decoration đã tăng 90% so với hệ thống web trước đây, tiết kiệm được 80% thời gian mỗi tuần trong việc tổ chức và thu thập các dữ liệu khác nhau của công ty. Ban lãnh đạo hiện có nguồn dữ liệu dồi dào để hỗ trợ phân tích hoạt động của Li Zheng Construction, giúp quản lý hoạt động toàn diện kịp thời và hiệu quả.
— Công ty TNHH Kỹ thuật Trang trí Li Zheng.

Trong thế giới xây dựng năng động và thường phức tạp, hiệu quả, độ chính xác và khả năng thích ứng là tối quan trọng. Công ty TNHH Kỹ thuật Trang trí Li Zheng, một doanh nghiệp trang trí quy mô vừa nổi bật, đã phải đối mặt với một loạt thách thức phổ biến mà nhiều doanh nghiệp trong ngành xây dựng gặp phải. Chuyên về trang trí nội thất cao cấp theo lô cho các công trình dân dụng và thương mại, Li Zheng Decoration phục vụ nhiều khách hàng đa dạng, bao gồm 50 công ty bất động sản hàng đầu cả nước, và quản lý lực lượng lao động hơn 70 nhân viên, hỗ trợ hơn 400 công nhân xây dựng mỗi năm. Mặc dù có cấu trúc quản lý nội bộ tinh gọn và hiệu quả, công ty vẫn nhận thấy cần thiết phải chuyển đổi số để khắc phục các nút thắt trong hoạt động và mở khóa năng suất cũng như tầm nhìn chiến lược ở mức độ cao hơn.

Câu chuyện khách hàng này khám phá cách Li Zheng Decoration tận dụng nền tảng không cần lập trình của Jodoo để cách mạng hóa quy trình quản lý xây dựng, giải quyết các vấn đề quan trọng trong quản lý nhân công, kiểm soát chi phí và hoạt động chuỗi cung ứng. Bằng cách áp dụng số hóa, Li Zheng Decoration không chỉ tinh giản các hoạt động hàng ngày mà còn đặt nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong tương lai và việc ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Những thách thức gặp phải

Trước khi áp dụng Jodoo, Li Zheng Decoration đã phải đối mặt với một số vấn đề kém hiệu quả trong hoạt động, cản trở sự phát triển và tính linh hoạt của công ty:

Các quy trình hệ thống lỗi thời và thiếu linh hoạt

Các quy trình hệ thống ban đầu của công ty khá cứng nhắc và thiếu tự động hóa. Các quy trình công việc quan trọng thường diễn ra mà không có lời nhắc nhở kịp thời, và mỗi lần đăng nhập qua trình duyệt web đều yêu cầu cấu hình phức tạp và tốn thời gian. Sự thao tác thủ công này đã tiêu tốn thời gian quý báu và tiềm ẩn nguy cơ sai sót của con người, làm chậm hoạt động tổng thể.

Quản lý nhân viên và thu thập dữ liệu không hiệu quả

Quản lý lực lượng lao động lớn, đặc biệt trong môi trường xây dựng năng động, đặt ra nhiều thách thức đáng kể. Quá trình tuyển dụng ban đầu của công nhân được thực hiện bằng giấy tờ, với ba cấp độ đào tạo, và tất cả thông tin về danh tính và thẻ ngân hàng đều được ghi chép thủ công. Việc nhập dữ liệu thủ công này dẫn đến nhiều lỗi, chẳng hạn như số liệu không chính xác hoặc thiếu sót, tên bị viết sai chính tả trong bảng lương, gây ra sự chậm trễ và tốn nhiều công sức trong việc đối chiếu trong các chu kỳ thanh toán. Hơn nữa, các phương pháp chấm công truyền thống—từ thẻ đục lỗ bằng giấy đến nhận dạng khuôn mặt, máy quét vân tay và hệ thống kiểm soát ra vào—đều dễ bị sơ hở. Các vấn đề như chấm công hộ, sinh trắc học không được nhận diện, mất điện ảnh hưởng đến máy chấm công, hoặc rủi ro trộm cắp tại các địa điểm cố định khiến việc giám sát theo thời gian thực trở nên bất khả thi. Người quản trị chỉ có thể truy cập hồ sơ chấm công thông qua ổ USB, ngăn cản việc giám sát ngay lập tức và can thiệp kịp thời.

Kiểm soát chi phí và quản lý dự án chưa tối ưu

Quá trình quản lý các đơn xin thay đổi tiến độ của Bên A là một điểm khó khăn đáng kể trong việc kiểm soát chi phí dự án xây dựng. Việc chậm trễ trong xử lý, lưu trữ ảnh xây dựng không kịp thời và gián đoạn dữ liệu do thay đổi nhân sự là những vấn đề thường xuyên xảy ra. Việc thiếu theo dõi và nhắc nhở theo thời gian thực càng làm trầm trọng thêm những vấn đề này, dẫn đến việc chậm trễ thanh toán dự án và thu hồi vốn chậm hơn. Quản lý tài chính cũng thiếu một hệ thống toàn diện để lập kế hoạch và phân bổ nguồn vốn dự án, và việc cập nhật hàng tồn kho vật tư thường không kịp thời, ảnh hưởng đến tiến độ và ngân sách dự án.

Giải pháp của Jodoo: Chuyển đổi số toàn diện

Công ty Li Zheng Decoration đã hợp tác với Jodoo để triển khai một giải pháp kỹ thuật số toàn diện nhằm giải quyết các thách thức vận hành cốt lõi của mình. Tận dụng nền tảng không cần lập trình linh hoạt và mạnh mẽ của Jodoo, công ty đã phát triển một bộ ứng dụng được thiết kế riêng cho nhu cầu cụ thể của mình, tập trung vào quản lý nhân lực, kiểm soát chi phí và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.

Tình huống 1: Xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin nhân viên và hệ thống chấm công mạnh mẽ

Để khắc phục những hạn chế của phương pháp quản lý nhân công truyền thống, Li Zheng Decoration đã triển khai một hệ thống quản lý thông tin nhân viên và chấm công toàn diện sử dụng Jodoo. Giải pháp này tận dụng sự phổ biến của tin nhắn tức thời (IM) và điện thoại thông minh trong giới nhân viên, giúp quy trình làm việc diễn ra liền mạch và hiệu quả.

• Quản lý thông tin người lao độngMột mẫu đăng ký thông tin chi tiết đã được tạo ra, thu thập các dữ liệu thiết yếu của người lao động, bao gồm thông tin cá nhân cơ bản, chi tiết ngân hàng, loại công việc và bản sao quét hồ sơ học vấn ba cấp của họ. Cơ sở dữ liệu tập trung này đóng vai trò là kho lưu trữ nguồn lao động toàn diện, thay thế cho các hồ sơ giấy tờ rời rạc.
• Hệ thống chấm công thông minhNền tảng của Jodoo đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng một hệ thống chấm công tinh vi. Người lao động có thể điểm danh chính xác bằng cách quét mã QR được đặt ở nhiều vị trí chiến lược (ví dụ: tòa nhà, tầng, cổng công trường, nhà kho). Hệ thống sử dụng GPS trên điện thoại di động của người lao động để xác minh vị trí chính xác. Sau khi quét, hệ thống tự động điền các trường thông tin liên quan, chẳng hạn như số điện thoại, loại công việc và vị trí hiện tại trong đơn vị, giúp đơn giản hóa quy trình điểm danh. Đối với các lần điểm danh tiếp theo, hệ thống sẽ tự động lưu trữ thông tin dự án và tên đã nhập trước đó, chỉ cần cập nhật thời gian điểm danh hiện tại.
• 
• Giám sát và báo cáo theo thời gian thựcMột tính năng quan trọng là hệ thống thông báo đẩy theo thời gian thực. Các quản lý dự án nhận được cảnh báo ngay lập tức về việc điểm danh hàng ngày của nhân viên, loại bỏ nhu cầu sử dụng máy chấm công vật lý hoặc xác minh thủ công. Khả năng hiển thị theo thời gian thực này đã giải quyết các vấn đề như nhận diện khuôn mặt không rõ ràng hoặc gian lận chấm công, cung cấp dữ liệu chấm công chính xác và kịp thời để phân tích thống kê và tổng kết.

Quá trình chuyển đổi số trong quản lý nhân công đã giúp giảm đáng kể chi phí mua sắm và lắp đặt các máy chấm công truyền thống, nâng cao hiệu quả quản lý dự án và cung cấp dữ liệu quý giá để tính toán giá trị năng suất trung bình của mỗi nhân viên.

Kịch bản 2: Đạt được quản lý chi phí hiệu quả hơn

Để giải quyết những phức tạp và sự thiếu hiệu quả trong việc kiểm soát chi phí, đặc biệt là liên quan đến các đơn đặt hàng thay đổi của Bên A, Li Zheng Decoration đã thành lập một trung tâm quản lý chi phí chuyên biệt trong Jodoo.

• Quản lý đơn đặt hàng biến thể được tối ưu hóaHệ thống đã khởi tạo quy trình ứng dụng lệnh thay đổi ngay từ khi nhận được hướng dẫn lệnh thay đổi của dự án. Hệ thống này hỗ trợ việc tạo lập hồ sơ thiết lập dự án theo lệnh thay đổi và liên tục cải tiến các biểu mẫu hồ sơ lệnh thay đổi. Điều này đảm bảo một phương pháp có cấu trúc và có thể truy vết để quản lý tất cả các tài liệu liên quan đến lệnh thay đổi.
• Đánh giá nội bộ và báo giáHệ thống này tích hợp quy trình xem xét nội bộ theo nhóm đối với các báo giá, đảm bảo rằng tất cả các ước tính chi phí đều được kiểm tra kỹ lưỡng và phê duyệt trước khi tiến hành. Cách tiếp cận tập trung này đã nâng cao độ chính xác và trách nhiệm giải trình trong lập kế hoạch tài chính.

Hệ thống quản lý chi phí được cải tiến này đã giải quyết hiệu quả những thách thức trong việc quản lý hồ sơ đơn đặt hàng thay đổi, cho phép lưu trữ dữ liệu theo thời gian thực và theo dõi tiến độ rõ ràng. Hệ thống cũng cho phép ước tính chính xác giá trị đầu ra của các đơn đặt hàng thay đổi bên ngoài hợp đồng, dẫn đến việc quản lý chi phí tinh vi và có thể truy vết hơn trên tất cả các dự án.

Kịch bản 3: Triển khai hệ thống ERP tích hợp cho các bộ phận trang trí

Nhận thấy nhu cầu về một chuỗi cung ứng tích hợp và hiệu quả hơn, Li Zheng Decoration đã phát triển một hệ thống ERP cho các bộ phận trang trí của mình bằng cách sử dụng Jodoo, từ bỏ phương pháp quản lý kho rời rạc, dựa trên giấy tờ truyền thống.

• Quản lý kho tập trungHệ thống mới đã thay thế hoàn toàn hệ thống ghi chép thủ công, dựa trên giấy tờ về việc tiếp nhận và xuất kho vật tư. Hệ thống này cung cấp khả năng theo dõi thời gian thực về tình trạng đến và nhận vật tư, loại bỏ nhu cầu tính toán thủ công và giải quyết sự không nhất quán trong việc đặt tên vật tư. Cách tiếp cận tập trung này đảm bảo quản lý thống nhất trên toàn công ty.
• Kho lưu trữ mua bán tích hợpBằng cách tận dụng hệ thống lưu trữ mua bán của Jodoo kết hợp với các quy trình quản lý nội bộ của Li Zheng Decoration, một hệ thống quản lý vật tư mạnh mẽ đã được thiết lập. Hệ thống này bao gồm các biểu mẫu quy trình tiêu chuẩn hóa cho việc đặt tên vật tư, mua sắm, hậu cần nhập và xuất hàng, vận chuyển và trả hàng. Hệ thống được tích hợp với nhà máy sản xuất phía sau để đảm bảo cập nhật theo thời gian thực về tất cả các hoạt động vận chuyển vật tư, đặc biệt tập trung vào quy trình mua sắm và nhập hàng.
• Tích hợp tại chỗ với ứng dụng liên lạc tức thờiHệ thống được tích hợp với ứng dụng liên lạc tức thời để quản lý tại chỗ. Nhân viên vật tư có thể đăng nhập vào ứng dụng thông qua ứng dụng liên lạc tức thời tại công trường, chụp ảnh thời gian thực và đăng ký hàng hóa để kiểm tra. Sau đó, các quản lý dự án và chuyên gia thu mua có thể theo dõi tình trạng hàng hóa đến. Hệ thống tự động tính toán giá trị, thuế và thuế khấu trừ của các giao dịch mua vật tư hiện tại dựa trên cơ sở dữ liệu đặt tên vật tư tiêu chuẩn.

Hệ thống ERP tích hợp này cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về tình trạng mua nguyên vật liệu và chi phí thực tế, giúp cải thiện đáng kể công tác quản lý doanh nghiệp tổng thể và đảm bảo kiểm soát cũng như truy xuất nguồn gốc chi phí nguyên vật liệu.

Kết luận và triển vọng

Hành trình của Li Zheng Decoration với Jodoo là một ví dụ điển hình về sự chuyển đổi số thành công trong ngành xây dựng. Bằng cách tận dụng nền tảng không cần lập trình của Jodoo, công ty đã đạt được những cải tiến đáng kể về hiệu quả văn phòng trực tuyến, quản lý dữ liệu và kiểm soát hoạt động tổng thể. Việc tăng 90% hiệu quả văn phòng trực tuyến và giảm 80% thời gian dành cho việc thu thập và sắp xếp dữ liệu là những minh chứng rõ ràng cho những lợi ích hữu hình đã đạt được.

Giai đoạn đầu triển khai hệ thống bao gồm một thời gian điều chỉnh, nhấn mạnh tầm quan trọng của đội ngũ nhân viên vận hành giàu kinh nghiệm, những người có thể kết nối hiệu quả nhu cầu kinh doanh với các giải pháp kỹ thuật. Những cá nhân này, đóng vai trò kết hợp giữa quản lý sản phẩm và nhà phát triển, rất quan trọng trong việc điều chỉnh các biểu mẫu và quy trình cho phù hợp với các tình huống thực tế và giành được sự tin tưởng của ban lãnh đạo.

Kinh nghiệm của Li Zheng Decoration cũng nhấn mạnh tầm quan trọng rộng lớn hơn của chuyển đổi số đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trong môi trường mà sự thay đổi nhân sự có thể dẫn đến gián đoạn công việc, một phương pháp quản lý mạnh mẽ, dựa trên hệ thống trở nên không thể thiếu. Hệ thống kỹ thuật số cung cấp khuôn khổ cho các quy trình làm việc được tiêu chuẩn hóa, hướng dẫn hành vi rõ ràng và các phương pháp đáng tin cậy để giải quyết vấn đề, vượt ra ngoài sự phụ thuộc vào các phong cách quản lý không chính thức.

Nhìn về phía trước, Li Zheng Decoration nhận thấy giá trị kinh tế to lớn tiềm ẩn trong dữ liệu được tạo ra thông qua các hệ thống nội bộ của mình. Bằng cách phân tích các tập dữ liệu lớn liên quan đến chi phí, công ty hướng đến việc tìm ra các hệ số thực nghiệm và hiểu sâu hơn về hoạt động của mình. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này sẽ cho phép phân tích chiến lược chính xác hơn và đưa ra quyết định sáng suốt hơn, cuối cùng dẫn đến sự hiểu biết sâu sắc hơn về các thực tế kinh doanh.

Câu chuyện thành công của Li Zheng Decoration với Jodoo là một ví dụ điển hình cho thấy sự đổi mới kỹ thuật số có thể giúp các công ty xây dựng nâng cao hiệu quả, tối ưu hóa hoạt động và xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong tương lai trong một thị trường đang thay đổi nhanh chóng.

Yêu cầu bản dùng thử ngay hôm nay!