Duyệt theo danh mục
Câu ngạn ngữ "thích nghi hoặc diệt vong" đã chuyển từ lối nói khoa trương sang một sự thật phũ phàng. Giữa những ồn ào về trí tuệ nhân tạo (AI) đang thống trị các bản tin, tôi chứng kiến các nhà lãnh đạo đang loay hoay tìm cách thích ứng, bất kể họ là chủ doanh nghiệp nhỏ hay các giám đốc điều hành cấp cao. Ai cũng đang gấp rút thúc đẩy chuyển đổi số, đặt cược vào các công cụ kỹ thuật số để tiết kiệm chi phí và làm việc hiệu quả hơn trước khi đối thủ tìm ra cách.
Nhưng đây là sự thật phũ phàng mà tôi thường chia sẻ với khách hàng: bạn không thể chuyển đổi một doanh nghiệp nếu động cơ bên trong của nó đã bị rỉ sét. Động cơ đó chính là bạn. Quản lý quy trình kinh doanh (BPM). Nếu quy trình của bạn đang gặp trục trặc, việc số hóa chúng chỉ khiến chúng nhanh hỏng hơn mà thôi.
Trong bài viết này, tôi muốn loại bỏ những thông tin nhiễu loạn. Chúng ta sẽ xem xét lý do tại sao BPM thực sự là nguồn gốc bí mật của thành công kỹ thuật số, các xu hướng định hình tương lai và lý do tại sao tôi tin rằng các công cụ như... Jodoo Đây là cách thông minh nhất để cải thiện quy trình làm việc của bạn mà không cần đến một đội ngũ lập trình viên.
Quản lý quy trình kinh doanh là gì?
Đừng nhìn vào Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) Đừng coi nó như một cuốn sổ tay quy tắc cũ kỹ. Hãy nghĩ về nó như hệ điều hành của công ty bạn. Đơn giản là cách bạn xử lý công việc hàng ngày, xem xét những việc lặp đi lặp lại giúp doanh nghiệp hoạt động và tìm cách làm tốt hơn. Không giống như quản lý dự án có đích đến, quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) không bao giờ thực sự kết thúc. Bạn liên tục điều chỉnh cỗ máy để loại bỏ những thứ không cần thiết và làm cho mọi thứ vận hành trơn tru hơn cho khách hàng của mình.
Quy trình quản lý nghiệp vụ (BPM) hoạt động như thế nào? Đầu tiên, chúng ta phải xem xét hiện trạng "hiện tại", bao gồm cả những điểm yếu. Chúng ta lập bản đồ quy trình hiện tại để tìm ra các điểm gây tắc nghẽn, chẳng hạn như bước phê duyệt mất đến ba ngày mà không rõ lý do. Khi đã biết vấn đề nằm ở đâu, chúng ta sẽ xây dựng giải pháp. Chúng ta thiết kế một quy trình học tập, thường để phần mềm xử lý các công việc nặng nhọc. Bạn không thể chỉ bỏ mặc nó. Chúng ta theo dõi các chỉ số. Nếu thị trường thay đổi, chúng ta sẽ điều chỉnh quy trình.
Lợi ích của BPM là gì? Nó có thể loại bỏ những công việc tốn thời gian, giúp nhóm của bạn tập trung vào công việc thực sự. Hơn nữa, ít lỗi hơn đồng nghĩa với việc ít tiền bị lãng phí để khắc phục chúng. Với việc giảm bớt sự bực bội của nhân viên, thời gian xử lý khách hàng sẽ nhanh hơn. Về mặt minh bạch, bạn sẽ không còn phải đoán trạng thái của một tập tin nữa vì toàn bộ quy trình đều được hiển thị rõ ràng. Cuối cùng, một quy trình mạnh mẽ sẽ đáp ứng được sự tăng trưởng mà không làm gián đoạn hệ thống.
Chuyển đổi số là gì?
Mọi người hay dùng cụm từ “Chuyển đổi số” một cách tùy tiện, nhưng hãy nói rõ hơn. Nó không chỉ đơn thuần là quét biểu mẫu hay tạo tài khoản Zoom. Đó là một cuộc cải tổ văn hóa toàn diện. Đó là việc tích hợp công nghệ vào mọi ngóc ngách của doanh nghiệp và thay đổi cách thức cung cấp giá trị. Bạn phải ngừng bảo vệ hiện trạng và bắt đầu thử nghiệm.
Tại sao lại cần gấp gáp? Bởi vì khách hàng của bạn không chờ đợi. Họ muốn tốc độ của Amazon. Nếu bạn vẫn còn mắc kẹt với các bảng tính thủ công và chuỗi email, bạn đang đánh mất sự linh hoạt. Bạn cần chuyển đổi để khai thác dữ liệu bị mắc kẹt trong kho lưu trữ và biến nó thành thông tin hữu ích. Cho dù đó là trí tuệ nhân tạo (AI) cho quản lý hàng tồn kho hay tự động hóa hỗ trợ khách hàng, chuyển đổi số là cách để bạn duy trì tốc độ, sự thông minh và tính cạnh tranh.
Tương lai của Quản lý quy trình nghiệp vụ kỹ thuật số (Digital BPM)
Quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) đã phát triển. Nó không còn đơn thuần là việc vẽ sơ đồ trên bảng trắng cũ kỹ nữa. "BPM kỹ thuật số" ngày nay thông minh, tự động hóa và có khả năng dự đoán. Nhìn vào bối cảnh hiện tại, đây là hướng đi mà chúng ta đang nhắm tới.
Bảo mật và Tuân thủ: Khi số hóa, chúng ta càng tiếp xúc nhiều hơn với dữ liệu. Các công cụ quản lý quy trình kinh doanh (BPM) hiện đại tích hợp trực tiếp các giao thức bảo mật (như kiểm tra GDPR) vào quy trình làm việc, do đó tốc độ không ảnh hưởng đến tính an toàn.
Siêu tự động hóaĐây là giải pháp tối ưu. Bằng cách kết hợp AI, ML và RPA, chúng ta có thể tự động hóa toàn bộ quy trình. Thị trường hiện đã sẵn sàng cho điều này. $46 tỷ và đang ngày càng tăng, đơn giản vì các doanh nghiệp cần tự động hóa các quyết định, chứ không chỉ là các thao tác nhấp chuột.
Lập trình mã thấp/không mã (LCNC): Đây chính là quá trình dân chủ hóa phát triển. Gartner Dự đoán rằng đến năm 2025, 701.000 USD ứng dụng doanh nghiệp mới sẽ được xây dựng trên công nghệ low-code/no-code. Điều này có nghĩa là người quản lý bán hàng của bạn có thể xây dựng quy trình làm việc CRM mà không cần chờ sáu tháng để bộ phận CNTT hỗ trợ.
Giải pháp dựa trên đám mâySự thay đổi là không thể phủ nhận. Với thị trường Cloud BPM đang chuẩn bị... đạt $61 tỷ vào năm 2030, Thời đại của máy chủ đặt tại chỗ sắp kết thúc. Giờ đây, tất cả đều hướng đến khả năng truy cập và làm việc từ xa.
Khai thác quy trình và phân tích thời gian thựcBạn không thể giải quyết những vấn đề vô hình. Khai thác quy trình giống như một chiếc máy chụp cộng hưởng từ (MRI) cho doanh nghiệp của bạn, sử dụng nhật ký để tìm ra các điểm nghẽn. Lĩnh vực này đang tăng trưởng 40% mỗi năm vì các nhà lãnh đạo khao khát những sự thật phũ phàng, chứ không phải những giả định.
BPM lấy con người làm trung tâmCuối cùng chúng ta cũng nhận ra rằng phần mềm cần phải phù hợp với con người, chứ không phải ngược lại. Hiện nay đang có một sự thúc đẩy mạnh mẽ về Trải nghiệm người dùng (UX), nhằm tạo ra các công cụ trực quan để mọi người thực sự thích sử dụng chúng.
Thiết kế hướng đến khách hàng: Thay vì hỏi "điều gì dễ nhất cho kế toán?", chúng tôi đang thiết kế các quy trình theo hướng ngược lại, bắt đầu từ "điều gì làm khách hàng hài lòng?".“
Quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) thúc đẩy chuyển đổi số như thế nào?
Nhiều công ty mắc sai lầm khi mua công nghệ trước rồi mới nghĩ đến quy trình sau. Điều đó chỉ dẫn đến sự hỗn loạn tốn kém. Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) cung cấp lộ trình giúp chuyển đổi số thực sự hiệu quả.
Đây là cách thực hiện BPM đóng vai trò là người lái xe:
Thúc đẩy đổi mới: Khi những công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại được thực hiện tự động, nhóm của bạn sẽ có đủ năng lực trí tuệ để thực sự sáng tạo.
Ưu tiên tối ưu hóa trước, tự động hóa sau: Không có gì tệ hơn việc tự động hóa một quy trình tồi tệ. Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) buộc bạn phải dọn dẹp lại hệ thống trước khi đưa robot vào sử dụng.
Đảm bảo công nghệ phù hợp với mục tiêu: Nó chữa trị "hội chứng ham mê những thứ mới lạ". BPM đảm bảo mọi phần mềm bạn mua đều phục vụ một mục tiêu kinh doanh cụ thể.
Tăng cường sự nhanh nhẹn: Trong thế giới kỹ thuật số, kế hoạch 5 năm trở nên vô dụng. Một hệ thống quản lý quy trình kinh doanh (BPM) vững chắc cho phép bạn điều chỉnh quy trình làm việc chỉ trong vài ngày, chứ không phải vài tháng.
Quyết định dựa trên dữ liệu: Chuyển đổi số dựa trên dữ liệu. BPM thu thập dữ liệu đó trong thời gian thực, cho phép bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế thay vì cảm tính.
Thúc đẩy sự hợp tác: Nó phá bỏ rào cản giữa các phòng ban. Bộ phận bán hàng, CNTT và nhân sự ngừng tranh chấp và bắt đầu làm việc theo một quy trình thống nhất.
Trải nghiệm tốt hơn: Khi mâu thuẫn nội bộ biến mất, nhân viên sẽ hạnh phúc hơn. Nhân viên hạnh phúc sẽ đối xử với khách hàng tốt hơn. Đó là đôi bên cùng có lợi.
Jodoo giúp doanh nghiệp của bạn thành công như thế nào trong quá trình chuyển đổi số?
Nếu bạn là doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc người mới bắt đầu, những thuật ngữ như “Siêu tự động hóa” có thể nghe có vẻ đắt đỏ và khó hiểu. Bạn cần một công cụ mạnh mẽ nhưng không yêu cầu bằng cấp về Khoa học Máy tính để vận hành.
Đó là lý do tại sao tôi khuyên bạn nên xem xét các nền tảng không cần lập trình. Cụ thể, tôi rất ấn tượng với Jodoo. Nó là... trình tạo ứng dụng tốt nhất Điều đó cho phép "người bình thường" xây dựng phần mềm kinh doanh.
Giới thiệu về Jodoo
Jodoo Đây là một nền tảng SaaS hoạt động như một bộ xếp hình Lego cho các hoạt động kinh doanh của bạn. Nó kết hợp các biểu mẫu trực tuyến, ứng dụng tùy chỉnh, tự động hóa quy trình làm việc và bảng điều khiển phân tích vào một không gian làm việc duy nhất. Cho dù bạn cần một hệ thống CRM, công cụ quản lý dự án hay hệ thống quản lý đơn hàng và tồn kho, bạn đều có thể xây dựng nó ở đây. Hơn nữa, nó hoạt động liền mạch trên Android, iOS và web.
Điều tôi thích ở Jodoo là nó tôn trọng trí thông minh của bạn nhưng không yêu cầu kỹ năng lập trình. Bạn có thể tạo không giới hạn Ứng dụng, Biểu mẫu và Quy trình làm việc ngay cả với gói miễn phí. Nói về phiên bản miễn phí, nó khá hào phóng. Nó hỗ trợ 5 người dùng cộng tác trực tuyến, trong khi hầu hết các đối thủ cạnh tranh đều yêu cầu bạn trả phí cho tính năng này. Bạn cũng nhận được Bảng điều khiển mạnh mẽ để trực quan hóa dữ liệu của mình ngay lập tức.
Nếu bạn cần mở rộng quy mô, Jodoo là một lựa chọn tuyệt vời. Phiên bản trả phí hỗ trợ dung lượng dữ liệu khổng lồ lên đến 200.000, với giới hạn 100.000 dữ liệu cho mỗi trường. Họ cũng cung cấp Smart Assistant Pro như một tính năng trả phí, giúp xử lý các logic phức tạp, nghĩa là bạn không cần phải can thiệp vào mã API để có được khả năng tự động hóa phức tạp.
Vì sao Jodoo vượt trội hơn những sản phẩm khác trong mắt tôi:
Quy trình làm việc phức tạp: Nó xử lý logic tự động hóa phức tạp kiểu “nếu điều này, thì điều kia” tốt hơn nhiều so với các công cụ xây dựng ứng dụng đơn giản.
Mã số 0: Nói thật, rào cản gia nhập ngành này rất thấp.
Gói Miễn Phí Vĩnh Viễn: Không giống như những chiêu trò "dùng thử miễn phí 14 ngày", Jodoo có phiên bản miễn phí vĩnh viễn hợp pháp.
Dung lượng khổng lồ: Giới hạn dung lượng lưu trữ dữ liệu cao hơn đáng kể so với hầu hết các đối thủ cạnh tranh.
Lợi ích khi sử dụng Jodoo trong doanh nghiệp của bạn
Sau khi thử nghiệm, đây là những lợi ích cụ thể mà tôi nghĩ bạn sẽ nhận được khi sử dụng nó. Jodoo:
- Giá trị vượt trội: Phiên bản miễn phí đã mạnh mẽ, và phiên bản doanh nghiệp trả phí chỉ có giá $12/tháng. Mức giá này còn rẻ hơn một bữa trưa công sở và cung cấp nhiều tính năng hơn cả các công cụ doanh nghiệp đắt tiền.
- Ứng dụng không giới hạn: Bạn không bị tính phí "theo từng ứng dụng". Hãy xây dựng bao nhiêu công cụ tùy thích—một cho nhân sự, một cho bán hàng, một cho hậu cần.
- Bảng điều khiển trực quan: Đừng nheo mắt nhìn những hàng dữ liệu trong Excel nữa. Bạn có thể tạo không giới hạn bảng điều khiển để theo dõi KPI và thậm chí xuất chúng dưới dạng PDF hoặc hình ảnh để gửi cho sếp.
- Tinh thần đồng đội thực sự: Với 5 tài khoản người dùng miễn phí, nhóm nòng cốt của bạn có thể cộng tác trực tuyến trong thời gian thực.
- Tự động hóa tác vụ: Thiết lập quy trình làm việc tự động nhắc nhở mọi người khi đến hạn hoàn thành nhiệm vụ. Không còn phải liên tục nhắc nhở mọi người nữa.
- Mẫu tiện lợi để mang đi: Không biết bắt đầu từ đâu? Họ có gần 100 mẫu miễn phí. Cài đặt một mẫu, và bạn có thể sử dụng ngay trong vài phút.
- Bảo mật cấp độ ngân hàng: Họ rất coi trọng vấn đề bảo mật với xác thực hai bước và các trang riêng biệt về quyền riêng tư dữ liệu.
- Không gian làm việc tùy chỉnh: Bạn có thể sắp xếp bàn làm việc kỹ thuật số của mình theo đúng ý thích để dễ dàng truy cập nhanh chóng.
- Chia sẻ dễ dàng: Bạn có thể tạo liên kết công khai để chia sẻ dữ liệu xem trực tuyến mà không cần tải xuống.
- Nhúng ở bất cứ đâu: Bạn có thể nhúng các biểu mẫu và bảng điều khiển trực tiếp vào trang web của công ty một cách liền mạch.
Để tìm hiểu thêm về Jodoo, hãy xem tại đây:
Đánh giá chi tiết Jodoo App Builder: Từ tính năng đến giá cả
Những thách thức chính trong chuyển đổi số của quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM)
Tôi sẽ không nói dối bạn. Hành trình này sẽ gặp phải những trở ngại. Ngay cả với những công cụ tuyệt vời như Jodoo, bạn vẫn cần chuẩn bị tinh thần cho những thử thách này:
Bảo mật & Tuân thủ: Việc chuyển dữ liệu lên đám mây đồng nghĩa với việc bạn phải hết sức cảnh giác về an ninh mạng và các luật như GDPR.
Kháng cự sự thay đổiĐây luôn là cấp độ khó nhất. Mọi người thích vùng an toàn của họ. Bạn phải thuyết phục họ tại sao điều này lại có lợi cho họ, nếu không họ sẽ chống đối bạn.
Thiếu chiến lược: Đừng chỉ mua một công cụ rồi trông chờ vào điều tốt đẹp nhất. Nếu không có kế hoạch rõ ràng, bạn chỉ đang số hóa sự hỗn loạn mà thôi.
Khoảng cách kỹ năng: Mặc dù No-Code rất hữu ích, nhưng nhóm của bạn vẫn cần phải có tư duy kỹ thuật số. Sẽ có một quá trình học hỏi.
Hệ thống cũViệc cố gắng kết nối các công cụ hiện đại với phần mềm cũ là một vấn đề nan giải. Quá trình tích hợp thường khó khăn hơn bạn tưởng.
Các vấn đề về cơ sở hạ tầng: Nếu mạng internet của bạn chậm hoặc phần cứng quá cũ, các công cụ đám mây sẽ không giúp được gì cho bạn.
Lời kết
Chuyển đổi số không bao giờ “hoàn thành”. Đó là một trạng thái cải tiến liên tục. BPM Đúng vậy, điều đó có nghĩa là bạn đang xây dựng một doanh nghiệp đủ vững mạnh để phát triển mạnh mẽ trong dài hạn.
Nếu bạn muốn bắt đầu mà không cần thuê một đội ngũ IT khổng lồ, tôi thực sự khuyên bạn nên thử. Jodoo. Nó thân thiện với người mới bắt đầu nhưng vẫn đủ mạnh mẽ để bạn mở rộng quy mô. Sẵn sàng cải thiện quy trình của bạn? Jodoo có bản dùng thử miễn phí 15 ngày. Hãy dùng thử, xây dựng một thứ gì đó và xem bạn có thể khai thác được bao nhiêu hiệu quả.
