Duyệt theo danh mục
Giới thiệu: Tại sao báo cáo bền vững giờ đây trở thành một thách thức trong hoạt động vận hành
Đối với nhiều nhà sản xuất, báo cáo bền vững Vấn đề bắt đầu từ rất lâu trước khi báo cáo được soạn thảo. Vấn đề thực sự bắt đầu ở dây chuyền sản xuất, nơi dữ liệu tiện ích nằm rải rác trong các hệ thống khác nhau, hồ sơ chất thải vẫn lưu giữ tại chỗ. EHS Các nhóm và tài liệu hỗ trợ được chuyển qua email, bảng tính và thư mục chia sẻ. Trong một doanh nghiệp đa địa điểm, điều đó sự phân mảnh Biến hạn chót báo cáo thành một cuộc săn lùng dữ liệu từng nhà máy một.
Đây là lý do tại sao báo cáo bền vững không còn chỉ là một hoạt động truyền đạt thông tin hay tuân thủ quy định. Nó là một quy trình vận hành phụ thuộc vào các yếu tố đầu vào nhất quán, trách nhiệm rõ ràng, kỷ luật xem xét và bằng chứng có thể truy vết trên khắp các nhà máy. Điều này rất quan trọng bởi vì các nhà đầu tư, khách hàng, cơ quan quản lý và ban lãnh đạo tập đoàn ngày càng kỳ vọng các thông tin được công bố kịp thời, có thể so sánh được và được hỗ trợ bởi hồ sơ chứ không phải là những ước tính vào phút chót.
Bài viết này sẽ hướng dẫn cách xác định phạm vi báo cáo, đối chiếu các yêu cầu công bố thông tin với hồ sơ nguồn, chuẩn hóa việc nộp báo cáo tại các địa điểm khác nhau và quản lý chu kỳ xem xét và phê duyệt trên toàn bộ các cơ sở.
Xác định mục đích báo cáo, đối tượng và phạm vi công khai thông tin trước khi thu thập bất kỳ dữ liệu nào.
Nhiều nhà sản xuất bắt đầu báo cáo bền vững Bằng cách yêu cầu từng nhà máy cung cấp dữ liệu về tiện ích, tổng lượng chất thải và số vụ tai nạn. Điều này thường dẫn đến việc phải làm lại công việc vì những câu hỏi khó hơn thường xuất hiện trước tiên: tại sao báo cáo lại tồn tại, ai sẽ đọc nó, những thực thể pháp lý và địa điểm nào được bao gồm, và những thông tin nào cần được công bố. Cho đến khi những quyết định đó được xác định rõ ràng, các yêu cầu dữ liệu chỉ là những giả định.
Hãy nêu rõ lý do bạn báo cáo.
Mục đích báo cáo của bạn sẽ quyết định ý nghĩa của từ “hoàn chỉnh”. Một nhà sản xuất chuẩn bị báo cáo bền vững cho khách hàng sẽ nhấn mạnh các tác động về mặt vận hành, chính sách, mục tiêu và xu hướng hiệu suất ở cấp nhà máy. Một nhóm chuẩn bị báo cáo cho nhà đầu tư có thể cần sự liên kết chặt chẽ hơn giữa các chủ đề bền vững, rủi ro kinh doanh, quản trị và tác động tài chính. Nếu công ty phải tuân thủ các yêu cầu pháp lý cụ thể, báo cáo cũng phải phù hợp với khuôn khổ công bố thông tin và kỳ vọng nộp hồ sơ hiện hành.
Xác định độc giả chính và người ra quyết định.
A báo cáo bền vững Thông thường, báo cáo có nhiều đối tượng độc giả, nhưng một đối tượng duy nhất nên là người định hướng thiết kế. Nếu độc giả chính của bạn là nhà đầu tư, người cho vay hoặc thành viên hội đồng quản trị, họ sẽ mong đợi sự nhất quán giữa câu chuyện về tính bền vững và báo cáo quản lý. Nếu độc giả chính của bạn là khách hàng, kiểm toán viên hoặc người mua OEM lớn, họ có thể tập trung hơn vào bằng chứng tại chỗ, kiểm soát của nhà cung cấp và các chỉ số hoạt động. Sự lựa chọn đó sẽ ảnh hưởng đến mức độ chi tiết, quy trình phê duyệt và các hồ sơ mà mỗi nhà máy phải nộp.
Điều này cũng ảnh hưởng đến thời gian. Chu kỳ xem xét của hội đồng quản trị, thảo luận về các điều khoản hợp đồng với ngân hàng, hoặc quy trình thẩm định khách hàng có thể dẫn đến các thời hạn khác nhau rất lâu trước khi báo cáo thường niên được soạn thảo. Đó là lý do tại sao lịch báo cáo nên được xem xét ngay từ giai đoạn xác định ranh giới, ngay cả khi lịch trình nộp báo cáo chi tiết được xây dựng sau đó.
Xác định phạm vi tiết lộ thông tin trước khi định nghĩa các yêu cầu dữ liệu.
Phạm vi báo cáo trả lời bốn câu hỏi thực tế: những thực thể nào, địa điểm nào, khoảng thời gian nào và những thông tin nào nằm trong phạm vi. Phạm vi thu thập dữ liệu hẹp hơn. Nó xác định các hồ sơ thực tế cần thiết từ mỗi địa điểm để hỗ trợ các thông tin đã chọn, chẳng hạn như hóa đơn tiền điện, báo cáo kiểm tra nước thải hoặc nhật ký tai nạn.
Ví dụ: Một nhà sản xuất, các yêu cầu khác nhau tại địa điểm sản xuất.
Hãy xem xét một nhà sản xuất điện tử khu vực với ba nhà máy: một nhà máy lắp ráp bảng mạch in (PCB) ở Malaysia, một nhà máy lắp ráp cuối cùng ở Việt Nam và một nhà máy sản xuất linh kiện nhựa ở Thái Lan. Công ty mẹ muốn có một báo cáo bền vững hàng năm cho các công ty con sản xuất thuộc sở hữu hoàn toàn, chủ yếu hướng đến khách hàng và các nhà cho vay. Công ty quyết định sử dụng GRI làm cấu trúc chính và bổ sung một số thông tin công bố liên quan đến khí hậu phù hợp với IFRS S2.
Ranh giới đó ngay lập tức thay đổi nghĩa vụ của nhà máy. Nhà máy sản xuất PCB ở Malaysia phải nộp hồ sơ về điện, nước, chất thải hóa học, tuân thủ quy định về nước thải và đào tạo về an toàn, sức khỏe và môi trường (EHS) vì những thông tin này rất quan trọng đối với quy trình sản xuất và các thông tin được lựa chọn. Nhà máy lắp ráp cuối cùng ở Việt Nam có thể không cần nộp hồ sơ về nước thải nếu không có hoạt động xả thải liên quan, nhưng vẫn phải nộp hồ sơ về điện, đào tạo lao động, an toàn và phân loại chất thải. Nhà máy sản xuất nhựa ở Thái Lan phải bổ sung thêm phế liệu nhựa, nhật ký chất làm lạnh cho hệ thống làm mát và bối cảnh cường độ năng lượng của quy trình vì hồ sơ hoạt động của nhà máy này khác biệt.
Điểm mấu chốt là các nhà máy không nộp "tất cả mọi thứ liên quan đến ESG". Họ chỉ nộp các hồ sơ gắn liền với một bộ thông tin công bố xác định, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp và đối tượng báo cáo cụ thể. Chính sự kỷ luật đó giúp cho việc tổng hợp, xem xét và quản lý bằng chứng công bố thông tin sau này trở nên khả thi trên nhiều địa điểm khác nhau.
Chuyển đổi các yêu cầu công bố thông tin thành bản đồ hồ sơ công bố thông tin bền vững trong sản xuất.
Sau khi thiết lập phạm vi báo cáo, nhiệm vụ tiếp theo là... báo cáo bền vững là chuyển đổi từng yêu cầu công bố thông tin thành một yêu cầu hồ sơ. Điều đó có nghĩa là xác định tài liệu, nhật ký, mục nhập hệ thống hoặc phép tính nào hỗ trợ cho mỗi câu trả lời, ai sở hữu nó và tần suất phải nộp. Trên thực tế, việc công bố thông tin bền vững trong sản xuất hiệu quả phụ thuộc ít hơn vào văn bản tường thuật và nhiều hơn vào việc liệu mọi địa điểm có thể cung cấp cùng loại bằng chứng ở cùng một định dạng hay không. Nếu bước chuyển đổi đó yếu, việc tổng hợp sẽ trở nên thủ công và không nhất quán.
Bắt đầu với bảng ánh xạ thông tin công bố sang hồ sơ.
Một bản đồ ghi chép hữu ích hoạt động như một bảng kiểm soát giữa ngôn ngữ công bố thông tin và bằng chứng ở cấp độ nhà máy. Đối với mỗi thông tin cần công bố, hãy liệt kê chỉ số hoặc tuyên bố cần báo cáo, bản ghi nguồn, chức năng chịu trách nhiệm, tần suất gửi, đơn vị yêu cầu và loại bằng chứng được chấp nhận. Bạn cũng nên ghi chú xem số liệu được nhập trực tiếp, tính toán từ các bản ghi thô hay được nhập từ hệ thống khác. Điều này biến các yêu cầu khung trừu tượng thành quy trình sản xuất báo cáo hoạt động.
Ví dụ, lượng điện tiêu thụ có thể được đối chiếu với hóa đơn tiền điện hàng tháng, dữ liệu từ đồng hồ đo điện hoặc báo cáo của chủ nhà đối với các cơ sở cho thuê. Lượng chất thải nguy hại phát sinh có thể được đối chiếu với chứng từ vận chuyển, hồ sơ cân đo, giấy chứng nhận xử lý và nhật ký chất thải nội bộ. Việc hoàn thành khóa đào tạo an toàn có thể được đối chiếu với hồ sơ hệ thống quản lý học tập (LMS), bảng điểm danh hoặc biểu mẫu hướng dẫn của nhà thầu, tùy thuộc vào cách thức thực hiện đào tạo tại địa điểm đó. Một bảng thống kê tốt sẽ giúp làm rõ những khác biệt này trước khi chu kỳ thu gom bắt đầu.
Xác định những gì được coi là bằng chứng cấp độ trang web chấp nhận được.
Không phải mọi tệp đính kèm từ một trang web đều được coi là bằng chứng báo cáo hợp lệ. Bằng chứng được chấp nhận phải là... hoàn thành, có thể truy xuất nguồn gốc, ngày tháng, Và liên kết đối với kỳ báo cáo và cơ sở thuộc phạm vi. Nếu một nhà máy gửi bản tóm tắt bảng tính mà không có hóa đơn, chứng từ hoặc trích xuất nhật ký kèm theo, điều đó có thể giúp theo dõi nội bộ, nhưng nó không phải là bằng chứng quản lý công khai mạnh mẽ. Tối thiểu, sơ đồ hồ sơ cần phân biệt giữa bằng chứng chính, các phép tính phái sinh và phần bình luận hỗ trợ.
Điều này rất quan trọng vì nhiều điểm dữ liệu về tính bền vững không được thu thập trong một nguồn duy nhất. Ví dụ, lượng khí thải chất làm lạnh thường yêu cầu nhật ký bảo dưỡng, số lượng nạp lại, mã số thiết bị và tiềm năng gây nóng toàn cầu của từng loại khí được sử dụng. Nếu một địa điểm chỉ báo cáo "đã hoàn tất nạp đầy" và một địa điểm khác báo cáo số kilogam theo loại chất làm lạnh, thì nhóm không thể tổng hợp dữ liệu khí hậu một cách đáng tin cậy. Do đó, bản đồ ghi chép cần chỉ rõ các trường chính xác cần thiết từ mỗi nguồn, chứ không chỉ là loại tài liệu.
Chủ sở hữu bản ghi, tần suất và bối cảnh sản xuất
Mỗi bản ghi được ánh xạ cần có chủ sở hữu được nêu tên Ở cấp độ nơi dữ liệu được tạo ra. Dữ liệu tiện ích có thể nằm ở bộ phận cơ sở vật chất, dữ liệu chất thải ở bộ phận An toàn, Sức khỏe và Môi trường (EHS), báo cáo của nhà cung cấp ở bộ phận mua sắm, và hồ sơ sự cố ở bộ phận Nhân sự hoặc an toàn. Quyền sở hữu nên được giao cho người hoặc vai trò có thể truy cập nguồn dữ liệu trước tiên, chứ không phải cho nhóm cấp công ty cần số liệu cuối cùng. Điều này giúp giảm thiểu việc phải theo dõi và rút ngắn quy trình báo cáo.
Tính thường xuyên Việc thu thập dữ liệu cũng cần phản ánh cách thức dữ liệu được tạo ra, chứ không chỉ cách thức báo cáo cuối cùng được công bố. Một nhà sản xuất có thể báo cáo hàng năm, nhưng hóa đơn tiền điện lại được gửi hàng tháng, bảng kê chất thải theo từng lô hàng, và nhật ký đào tạo theo từng buổi. Nếu bạn chỉ yêu cầu mọi thứ vào cuối năm, các hồ sơ bị thiếu sẽ tích lũy dần. Việc điều chỉnh tần suất gửi báo cáo phù hợp với thời điểm tạo lập hồ sơ cũng giúp lịch báo cáo sau này trở nên thực tế hơn.
Bối cảnh sản xuất Đây là lĩnh vực mà nhiều nhóm thường bỏ quên. Khối lượng sản lượng, số ngày hoạt động, cơ cấu sản phẩm và những thay đổi lớn trong quy trình giúp giải thích tại sao lượng nước, năng lượng, phế liệu hoặc chất thải lại thay đổi. Trong một nhà máy mạ kim loại, một dây chuyền tiền xử lý mới có thể làm thay đổi đáng kể lượng nước sử dụng và lượng bùn thải. Trong một nhà máy thực phẩm, các đợt sản xuất theo mùa có thể làm thay đổi lượng nước thải ngay cả khi tổng lượng nước thải hàng năm có vẻ ổn định.
Điều chỉnh bản đồ hồ sơ theo loại cơ sở.
Các nhà máy khác nhau cần các cấu trúc hồ sơ khác nhau ngay cả khi chủ đề công bố thông tin giống nhau. Một nhà máy chế biến thực phẩm chuỗi lạnh có thể cần nhật ký rò rỉ amoniac hoặc chất làm lạnh HFC, hồ sơ bảo trì máy nén và dữ liệu chu kỳ rã đông. Một nhà máy chuyển đổi nhựa có thể cần tuyên bố của nhà cung cấp nhựa, hồ sơ tái chế phế liệu và trọng lượng vật liệu đóng gói. Một địa điểm lắp ráp điện tử có thể dựa nhiều hơn vào tuyên bố về thành phần của nhà cung cấp, nhật ký tiêu thụ chất hàn và bằng chứng xử lý chất thải thuê ngoài.
Sự khác biệt đó là bình thường, nhưng cấu trúc báo cáo vẫn cần sự nhất quán. Các nhóm trong công ty nên chuẩn hóa các trường thông tin và quy tắc bằng chứng, đồng thời cho phép sử dụng các bản ghi nguồn cụ thể cho từng địa điểm. Đây là lúc một công cụ có thể cấu hình như... Jodoo Điều này trở nên hữu ích: bạn có thể xây dựng các biểu mẫu dựa trên vai trò, các tệp đính kèm bắt buộc và các trường bằng chứng có cấu trúc phản ánh từng thông tin tiết lộ trong khi vẫn duy trì mô hình dữ liệu chung trên các trang web.
Xây dựng quy trình gửi trang web tiêu chuẩn hóa với chủ sở hữu, xác thực và xử lý ngoại lệ.
Sau khi các yêu cầu công bố thông tin được chuyển đổi thành hồ sơ cấp địa điểm, bước tiếp theo là đảm bảo mọi nhà máy đều tuân thủ các yêu cầu này. gửi dữ liệu theo cùng một cách. Các nhóm phát triển bền vững của doanh nghiệp nên xác định một cấu trúc báo cáo thống nhất cho mỗi chủ đề báo cáo, thay vì để mỗi địa điểm tự quyết định định dạng, đơn vị và gói bằng chứng riêng. Điều đó có nghĩa là cần có các biểu mẫu chuẩn, logic trường cố định, người chịu trách nhiệm rõ ràng và thời hạn nộp báo cáo phù hợp với quy trình sản xuất báo cáo. Trong lĩnh vực sản xuất. báo cáo bền vững, Tính nhất quán trong giai đoạn nộp bài quan trọng hơn tốc độ.
Chuẩn hóa những gì mọi trang web phải nộp.
Một mẫu báo cáo khả thi thường bao gồm năm yếu tố: giá trị số liệu, đơn vị đo lường, kỳ báo cáo, tài liệu đính kèm bắt buộc và tên chủ sở hữu. Ví dụ, việc sử dụng điện năng luôn phải được báo cáo bằng đơn vị đã được xác định trước như kWh, kèm theo tài liệu nguồn và xác định chủ sở hữu nhà máy điện. Dữ liệu về chất thải nên sử dụng danh sách phân loại được kiểm soát và phương pháp xử lý thay vì mô tả bằng văn bản tự do. Điều này ngăn chặn việc một địa điểm báo cáo "chất thải thông thường", một địa điểm khác báo cáo "chất thải rắn đô thị" và một địa điểm khác báo cáo "chất thải bãi chôn lấp" cho cùng một dòng chất thải.
Các trường bắt buộc cũng cần phản ánh cách thức số liệu được xem xét trên thực tế. Nếu mức tiêu thụ dầu diesel được ước tính thay vì tính phí, biểu mẫu cần yêu cầu địa điểm đó nêu rõ phương pháp tính toán và tải lên nhật ký hỗ trợ. Nếu việc bổ sung chất làm lạnh được báo cáo, biểu mẫu cần ghi lại mã số thiết bị, loại khí, số lượng và bằng chứng bảo trì. Quản lý bằng chứng công khai tốt bắt đầu từ đây, vì chất lượng xem xét phụ thuộc vào việc các hồ sơ hỗ trợ có được cung cấp một cách có cấu trúc hay không.
Phân công người phụ trách và thời hạn theo vai trò
Việc tiêu chuẩn hóa sẽ thất bại khi quyền sở hữu quá chung chung. Thuật ngữ “Môi trường, Sức khỏe và An toàn Nhà máy” thường quá rộng, đặc biệt là ở các nhà máy lớn, nơi các hồ sơ về chất thải, năng lượng, nước và đào tạo do các nhóm khác nhau quản lý. Một mô hình hiệu quả hơn sẽ chỉ định người lập hồ sơ, người xem xét tại chỗ và người xem xét cấp công ty cho mỗi dòng thông tin cần công bố, với thời hạn cụ thể và quy trình xử lý khi không nộp hồ sơ.
Trong mô hình sản xuất đa địa điểm được đề cập ở phần trước, báo cáo điện và nước hàng tháng của nhà máy tại Việt Nam được kỹ sư cơ sở vật chất chuẩn bị, được quản lý EHS của nhà máy xem xét, sau đó chuyển đến người phụ trách phát triển bền vững của tập đoàn. Nhà máy tại Thái Lan cũng tuân theo cấu trúc vai trò tương tự mặc dù sơ đồ tổ chức địa phương khác nhau. Thiết kế dựa trên vai trò này giúp duy trì lịch báo cáo nhất quán giữa các địa điểm mà không cần phải có chức danh công việc giống hệt nhau.
Tích hợp logic đánh giá vào quy trình làm việc
Quy trình làm việc được kiểm soát cần phát hiện lỗi trước khi dữ liệu được tổng hợp. Tối thiểu, các quy tắc xác thực cần cảnh báo về các mục nhập muộn, thiếu tệp đính kèm, sự không khớp đơn vị, ghi chú phương pháp không đầy đủ và các giá trị nằm ngoài phạm vi dự kiến. Đối với các chỉ số có độ biến động cao như sử dụng khí đốt tự nhiên hoặc phát sinh chất thải nguy hại, ngưỡng ngoại lệ cần kích hoạt quá trình xem xét thay vì tự động từ chối, vì những thay đổi sản xuất hợp lệ có thể giải thích những thay đổi thực tế.
Trong ví dụ tương tự, nhà máy tại Việt Nam gửi báo cáo sử dụng điện tháng 4 là 181 TP3T, cao hơn mức trung bình ba tháng trước đó. Biểu mẫu chấp nhận giá trị này nhưng đánh dấu yêu cầu giải thích vì ngưỡng được đặt ở mức 101 TP3T. Kỹ sư vận hành bổ sung ghi chú rằng một dây chuyền SMT mới đã bắt đầu hoạt động vào giữa tháng và đính kèm biên bản vận hành cùng hóa đơn tiền điện. Quản lý EHS của nhà máy xem xét lời giải thích, xác nhận sự thay đổi trong sản xuất và chuyển tiếp báo cáo mà không cần gửi lại để làm rõ thủ công.
Quy trình nộp dữ liệu và xử lý ngoại lệ từng bước này giúp giảm thiểu việc làm lại sau này. Nhà máy gửi dữ liệu; hệ thống kiểm tra tính đầy đủ và logic phạm vi; người kiểm tra tại chỗ giải quyết các ngoại lệ, và chỉ sau đó công ty mới thấy được bản ghi sạch hơn. Thay vì phải liên tục gửi email để tìm các tệp PDF bị thiếu hoặc hỏi xem "tấn" có nghĩa là tấn mét hay tấn ngắn, nhóm quản lý công ty sẽ xem xét các mục nhập được chuẩn hóa và có thể truy vết.
Xử lý các ngoại lệ thực tế mà không làm gián đoạn quyền kiểm soát.
Không phải mọi sự bất thường đều là lỗi, và không phải mọi địa điểm đều có thể áp dụng cùng một phương pháp trong mọi giai đoạn. Một nhà máy có thể thay đổi nhà thầu xử lý chất thải, thay thế đồng hồ đo nước bị hỏng, hoặc chuyển từ dữ liệu nhiên liệu ước tính sang dữ liệu nhiên liệu đã lập hóa đơn trong năm. Quy trình nên cho phép những ngoại lệ cụ thể của từng nhà máy, nhưng chỉ thông qua các trường có cấu trúc dành cho mã lý do, phần bình luận, ngày hiệu lực và người phê duyệt.
Kết luận: Sử dụng lớp quy trình làm việc có thể cấu hình để đảm bảo tính nhất quán trong báo cáo bền vững trên nhiều địa điểm.
Đối với các nhà sản xuất, báo cáo bền vững Việc này hiệu quả nhất khi được quản lý như một quy trình vận hành, chứ không phải là một bài tập lập tài liệu hàng năm. Các công ty giảm thiểu được sự phức tạp trong báo cáo thường là những công ty đưa ra năm quyết định quan trọng ngay từ đầu: thiết lập ranh giới báo cáo rõ ràng, chuyển đổi các thông tin công bố thành hồ sơ bắt buộc, chuẩn hóa việc nộp báo cáo tại các địa điểm khác nhau, thực thi các quy tắc xem xét và phê duyệt, và vận hành toàn bộ chu trình theo lịch trình định kỳ. Cấu trúc này thậm chí còn quan trọng hơn trong các hoạt động đa địa điểm, nơi các đơn vị không nhất quán, thiếu bằng chứng và việc nộp báo cáo muộn có thể làm chậm quá trình hợp nhất và làm suy yếu niềm tin vào báo cáo cuối cùng.
Một lớp quy trình làm việc có thể cấu hình giúp biến cấu trúc đó thành hoạt động hàng ngày. Thay vì phải tìm kiếm các bảng tính khắp các nhà máy, các nhóm có thể sử dụng... Jodoo Xây dựng các biểu mẫu nộp hồ sơ có kiểm soát, chỉ định người chịu trách nhiệm về hồ sơ, yêu cầu tệp đính kèm, kích hoạt nhắc nhở, định tuyến phê duyệt, quản lý quyền và theo dõi lịch sử phiên bản, tất cả đều ở một nơi. Vì bảng điều khiển và hồ sơ có thể truy vết nằm trên cùng một nền tảng, các nhóm về phát triển bền vững, an toàn lao động và môi trường (EHS), vận hành và tuân thủ có thể xem trạng thái báo cáo sớm hơn và giải quyết các trường hợp ngoại lệ trước thời hạn công bố.
Nếu bạn muốn việc lập báo cáo trở nên dễ lặp lại hơn mà không cần phát triển tùy chỉnh, bạn có thể bắt đầu dùng thử miễn phí hoặc Đặt lịch dùng thử Để xem cách Jodoo hỗ trợ quy trình công bố thông tin dựa trên trang web.
