Hướng dẫn năm 2026 này dành cho các nhóm mua sắm, vận hành và tài chính quy mô nhỏ và vừa, những nhóm vẫn quản lý việc mua hàng nội bộ thông qua email, trò chuyện hoặc bảng tính và muốn có một cách thức rõ ràng hơn để chuẩn hóa các yêu cầu trước khi bắt đầu phê duyệt.
Nhiều sự chậm trễ trong quá trình mua sắm không bắt nguồn từ đàm phán với nhà cung cấp hay tranh chấp ngân sách. Chúng bắt đầu sớm hơn nhiều, khi các nhóm sử dụng các mẫu yêu cầu không nhất quán, quy trình phê duyệt không rõ ràng và ghi chú chuyển giao rời rạc.
Vấn đề đó vẫn còn phổ biến. Theo... Báo cáo Tình hình Mua sắm năm 2025 của Ramp, 75% các nhà lãnh đạo doanh nghiệp vẫn đang gặp khó khăn với các quy trình mua sắm thủ công. Trên thực tế, điều đó thường có nghĩa là các yêu cầu nội bộ đến không đầy đủ, người phê duyệt thiếu thông tin cần thiết và quyết định mua hàng mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết.
Hướng dẫn này giải thích yêu cầu mua hàng là gì, quy trình thường diễn ra như thế nào, sự khác biệt giữa yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng, và những thông tin mà nhóm mua sắm nên đưa vào nếu muốn giảm thiểu sự qua lại trước khi được phê duyệt.
Phiếu yêu cầu mua hàng là gì?
Phiếu yêu cầu mua hàng là một tài liệu nội bộ được sử dụng để xin phê duyệt trước khi đặt hàng với nhà cung cấp.
Phiếu yêu cầu mua hàng thường được tạo bởi nhân viên, quản lý bộ phận hoặc người yêu cầu cần sản phẩm hoặc dịch vụ cho mục đích kinh doanh. Mục đích của phiếu yêu cầu là để giải thích những gì cần thiết, tại sao cần thiết, chi phí dự kiến và thời điểm cần thiết để bộ phận mua sắm, tài chính hoặc người phê duyệt có thể quyết định bước tiếp theo.
Nói một cách đơn giản, phiếu yêu cầu mua hàng là một yêu cầu nội bộ để mua một thứ gì đó. Nó không phải là đơn đặt hàng thực tế được gửi đến nhà cung cấp.
Nếu nhóm của bạn vẫn thực hiện bước này thông qua email không chính thức hoặc các dòng trong bảng tính, thì cần một quy trình có cấu trúc hơn. mẫu đơn yêu cầu mua hàng có thể giúp chuẩn hóa thông tin được đưa vào quy trình xem xét.
Tại sao phiếu yêu cầu mua hàng lại quan trọng?
Các nhóm thường coi phiếu yêu cầu mua hàng chỉ là thủ tục giấy tờ thông thường, nhưng chúng đóng vai trò kiểm soát quan trọng. Một quy trình yêu cầu mua hàng hiệu quả giúp trả lời một vài câu hỏi quan trọng trước khi chi tiền:
- Cụ thể thì điều gì đang được yêu cầu?
- Ai đang yêu cầu điều đó?
- Tại sao lại cần đến nó?
- Mức chi phí dự kiến có hợp lý không?
- Yêu cầu này có phù hợp với chính sách và ngân sách không?
- Ai cần phê duyệt nó?
Nếu thiếu quy trình yêu cầu mua hàng rõ ràng, các nhóm mua sắm thường phải xem xét các yêu cầu thiếu thông tin chi tiết, mục đích kinh doanh không rõ ràng hoặc không có quy trình phê duyệt minh bạch. Điều này làm chậm quá trình mua hàng và tạo ra những rắc rối không cần thiết cho tất cả những người liên quan.
Phiếu yêu cầu mua hàng cần bao gồm những thông tin gì?
Một yêu cầu mua hàng tốt cần cung cấp cho người xem xét tiếp theo đủ thông tin để đưa ra quyết định mà không cần phải tái tạo lại yêu cầu từ tin nhắn trò chuyện hoặc tệp đính kèm.
Hầu hết các nhóm mua sắm nên thu thập ít nhất các thông tin sau:
- tên người yêu cầu
- bộ phận hoặc nhóm
- mặt hàng hoặc dịch vụ được yêu cầu
- Số lượng
- ngày yêu cầu
- lý do kinh doanh
- ước tính chi phí hoặc phạm vi ngân sách
- nhà cung cấp ưu tiên, nếu biết
- tài liệu hoặc thông số kỹ thuật hỗ trợ
Bộ thông tin cụ thể có thể khác nhau tùy theo từng danh mục. Phần mềm, thiết bị, bảo trì và chi phí gián tiếp thường yêu cầu mức độ chi tiết khác nhau. Nhưng nguyên tắc vẫn giữ nguyên: yêu cầu mua hàng phải đủ thông tin để được phê duyệt với sự làm rõ tối thiểu.
Biểu mẫu yêu cầu được cấu trúc rõ ràng giúp dễ dàng thu thập chi tiết yêu cầu, thời gian và bối cảnh kinh doanh trước khi bắt đầu quá trình phê duyệt.
Quy trình yêu cầu mua hàng là gì?
Quy trình yêu cầu mua hàng là quy trình nội bộ được sử dụng để xem xét yêu cầu mua hàng trước khi nó trở thành đơn đặt hàng.
Tại nhiều tổ chức, quy trình diễn ra như sau:
1. Gửi yêu cầu: Một nhân viên hoặc một bộ phận gửi yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ.
2. Đánh giá ban đầu: Bộ phận mua sắm, vận hành hoặc người quản lý sẽ kiểm tra xem yêu cầu có bao gồm thông tin cần thiết hay không.
3. Rà soát ngân sách và chính sách: Yêu cầu được đánh giá dựa trên ngân sách, quy tắc theo từng hạng mục hoặc yêu cầu chính sách.
4. Quy trình phê duyệt: Yêu cầu sẽ được chuyển đến người phê duyệt phù hợp.
5. Hành động mua sắm: Sau khi được phê duyệt, yêu cầu có thể chuyển sang giai đoạn tìm nguồn cung ứng, lựa chọn nhà cung cấp hoặc tạo đơn đặt hàng.
Quy trình làm việc cụ thể phụ thuộc vào quy mô công ty, ngưỡng chi tiêu và các quy định của ngành. Nhưng yêu cầu quan trọng nhất là tính nhất quán. Nếu mỗi bộ phận tuân theo một quy trình khác nhau, nhóm mua sắm sẽ phải giải quyết cùng một vấn đề tiếp nhận hàng hóa lặp đi lặp lại.
Nếu quy trình phê duyệt là một trong những bước chậm nhất của bạn, thì cần phải có một quy trình được xác định rõ ràng. Quy trình phê duyệt đơn đặt hàng có thể làm cho trạng thái, quyền sở hữu và lộ trình leo thang trở nên rõ ràng hơn nhiều.
Phiếu yêu cầu mua hàng so với đơn đặt hàng: sự khác biệt là gì?
Hai thuật ngữ này có mối liên hệ mật thiết với nhau, nhưng chúng không thể thay thế cho nhau.
| Loại | Yêu cầu mua hàng | Đơn đặt hàng |
|---|---|---|
| Mục đích | Yêu cầu nội bộ mua hàng | Đơn đặt hàng chính thức được gửi đến nhà cung cấp. |
| Được tạo bởi | Nhân viên, trưởng nhóm hoặc người yêu cầu từ bộ phận | Bộ phận mua sắm hoặc người mua được ủy quyền |
| Khán giả | Các bên liên quan nội bộ | Nhà cung cấp bên ngoài |
| Khi sử dụng | Trước khi quá trình phê duyệt và tìm nguồn cung ứng hoàn tất. | Sau khi được phê duyệt, khi doanh nghiệp sẵn sàng đặt hàng. |
| Mục tiêu chính | Ghi nhận nhu cầu và yêu cầu ủy quyền | Xác nhận việc mua hàng với nhà cung cấp. |
Cách dễ hiểu nhất là như sau: phiếu yêu cầu mua hàng là giấy tờ dùng để xin phép mua hàng, trong khi đơn đặt hàng là văn bản được sử dụng để thực hiện việc mua hàng.
Phiếu yêu cầu mua hàng so với đơn đặt hàng: chúng có giống nhau không?
Không phải lúc nào cũng vậy. Một số công ty sử dụng các thuật ngữ này thay thế cho nhau, nhưng trong nhiều quy trình làm việc, vẫn có sự khác biệt nhỏ.
Phiếu yêu cầu mua hàng thường là bước tiếp nhận thông tin thực tế, trong đó người yêu cầu trình bày những gì họ cần. Phiếu đặt hàng là hồ sơ nội bộ chính thức hơn, được sử dụng để xem xét, phê duyệt và thực hiện các hành động mua sắm tiếp theo.
Trong các nhóm nhỏ hơn, cả hai có thể được kết hợp thành một. Trong môi trường lớn hơn hoặc được kiểm soát chặt chẽ hơn, yêu cầu và đơn đặt hàng có thể là các giai đoạn riêng biệt.
Điều quan trọng nhất không phải là nhãn mác, mà là liệu nhóm của bạn có quy trình lặp lại để thu thập đầy đủ thông tin trước khi bắt đầu phê duyệt hay không.
Những lỗi thường gặp khi lập phiếu yêu cầu mua hàng
Ngay cả khi các nhóm đã sử dụng quy trình yêu cầu mua hàng, một vài vấn đề thường xuyên xảy ra vẫn làm chậm mọi thứ:
- Các yêu cầu được gửi kèm theo thông tin chi tiết về mặt hàng bị thiếu.
- Mục đích kinh doanh quá mơ hồ để xem xét.
- Các ngày yêu cầu không thực tế hoặc bị thiếu.
- Bối cảnh ngân sách không rõ ràng.
- Các tệp đính kèm được lưu trữ riêng biệt với yêu cầu.
- Quyền sở hữu phê duyệt không hiển thị
Những vấn đề này thường không phải do thiếu nỗ lực mà là do cấu trúc yếu kém ở giai đoạn tiếp nhận. Khi định dạng yêu cầu không nhất quán, mỗi người xem xét đều phải làm thêm việc.
Khi bảng tính không còn đủ đáp ứng nhu cầu nữa.
Bảng tính có thể hữu ích cho việc mua hàng với số lượng nhỏ, đặc biệt khi một nhóm duy nhất đảm nhiệm toàn bộ khâu xem xét và theo dõi. Tuy nhiên, chúng dễ bị lỗi khi yêu cầu mua hàng liên quan đến nhiều người phê duyệt, tệp đính kèm, kiểm tra ngân sách và cập nhật trạng thái liên tục.
Đó là lúc các nhóm mua sắm bắt đầu nhận thấy những triệu chứng tương tự:
- yêu cầu trùng lặp
- trạng thái không rõ ràng
- nhắc nhở thủ công
- sự chậm trễ phê duyệt
- Việc chuyển giao công việc sang bộ phận mua hàng hoặc theo dõi đơn hàng còn chưa hiệu quả.
Bảng tính có thể lưu trữ dữ liệu yêu cầu, nhưng thường quản lý luồng yêu cầu không hiệu quả. Khi các nhóm mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin còn thiếu, quy trình thường cần một cấu trúc chặt chẽ hơn thay vì chỉ thêm một tab bảng tính khác.
Tóm lại
Phiếu yêu cầu mua hàng không chỉ là một biểu mẫu nội bộ. Nó là điểm kiểm soát giúp các nhóm mua hàng quyết định xem yêu cầu đã hoàn chỉnh, hợp lý và sẵn sàng để tiến hành phê duyệt và mua hàng hay chưa.
Khi quy trình yêu cầu mua hàng được thiết kế tốt, việc phê duyệt sẽ nhanh hơn, chất lượng yêu cầu được cải thiện và công việc mua sắm tiếp theo trở nên dễ quản lý hơn.
Nếu nhóm của bạn muốn có một phương pháp bài bản hơn để chuẩn hóa việc tiếp nhận yêu cầu, phê duyệt và chuyển giao quy trình mua hàng, Jodoo là một lựa chọn phù hợp. mẫu đơn yêu cầu mua hàng Cung cấp một điểm khởi đầu thiết thực.
