Hướng dẫn năm 2026 này dành cho các nhóm mua sắm, vận hành, kho bãi và tài chính muốn có một cách rõ ràng hơn để phân tách các yêu cầu vật tư nội bộ khỏi các yêu cầu mua hàng rộng hơn và giảm sự nhầm lẫn trước khi quá trình phê duyệt bắt đầu.
Nhiều sự chậm trễ trong việc mua sắm nội bộ không bắt nguồn từ các vấn đề với nhà cung cấp. Chúng bắt đầu sớm hơn nhiều, khi các nhóm sử dụng loại yêu cầu không phù hợp cho nhu cầu không đúng.
Một nhóm kho hàng có thể yêu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất. Một nhóm quản lý cơ sở vật chất có thể yêu cầu vật tư bảo trì. Một bộ phận khác có thể gửi yêu cầu mua sắm rộng hơn cho thiết bị hoặc dịch vụ. Khi tất cả những yêu cầu này được xử lý thông qua một biểu mẫu không nhất quán, các nhóm mua sắm sẽ mất đi sự rõ ràng, quá trình phê duyệt chậm lại và việc theo dõi tăng lên.
Hướng dẫn này giải thích sự khác biệt giữa yêu cầu vật tư và yêu cầu mua hàng, khi nào nên sử dụng từng loại, thông tin thường bao gồm trong đó và cách các nhóm có thể cấu trúc quy trình làm việc này rõ ràng hơn.
Yêu cầu vật tư là gì?
Yêu cầu vật tư là một yêu cầu nội bộ được sử dụng để yêu cầu các mặt hàng, vật liệu hoặc hàng tồn kho cụ thể cần thiết cho hoạt động, sản xuất, bảo trì hoặc sử dụng trong kho.
Trong hầu hết các tổ chức, yêu cầu vật tư thường gắn liền chặt chẽ hơn với việc luân chuyển hàng tồn kho, sử dụng hàng tồn kho nội bộ, bổ sung hoặc xử lý xuất kho hơn là với các hoạt động mua hàng rộng hơn.
Ví dụ có thể bao gồm:
- yêu cầu nguyên liệu thô cho sản xuất
- Yêu cầu cung cấp vật tư đóng gói cho hoạt động kho hàng
- Yêu cầu phụ tùng thay thế để bảo trì thiết bị
- Yêu cầu lấy hàng từ kho nội bộ
Vì yêu cầu thường gắn liền với số lượng, địa điểm, mức độ khẩn cấp và lượng hàng tồn kho nội bộ, nên quy trình làm việc thường cần sự phối hợp chặt chẽ hơn với hoạt động quản lý kho và vận hành nhà kho.
Yêu cầu mua hàng là gì?
Yêu cầu mua hàng là một yêu cầu nội bộ rộng hơn để mua một sản phẩm hoặc dịch vụ.
Mẫu đơn này thường được sử dụng khi ai đó trong doanh nghiệp cần sự phê duyệt của bộ phận mua sắm hoặc quản lý trước khi bắt đầu tìm nguồn cung ứng hoặc mua hàng. Yêu cầu thường bao gồm nhu cầu kinh doanh, chi phí ước tính, thời gian cần thiết và thông tin về nhà cung cấp (nếu có).
Các yêu cầu mua hàng có thể bao gồm nhiều loại mặt hàng khác nhau, chẳng hạn như:
- thiết bị
- phần mềm
- dịch vụ chuyên nghiệp
- mua sắm văn phòng phẩm
- chi tiêu gián tiếp
- các vật liệu không có sẵn thông qua các kênh kho nội bộ
Nếu nhóm của bạn cần một quy trình tiếp nhận có cấu trúc cho các yêu cầu mua hàng nội bộ quy mô lớn hơn, thì đây là giải pháp. mẫu đơn yêu cầu mua hàng Đây là một tài liệu tham khảo hữu ích.
Yêu cầu cung cấp vật tư so với yêu cầu mua hàng: sự khác biệt chính là gì?
Sự khác biệt chính nằm ở bối cảnh quy trình làm việc.
Yêu cầu vật tư thường tập trung vào hàng tồn kho vận hành, sử dụng hàng tồn kho nội bộ hoặc vật tư vật lý cần thiết cho việc thực hiện. Yêu cầu mua hàng thường tập trung vào việc xin phê duyệt để mua một thứ gì đó, cho dù đó là vật tư, dịch vụ hay nhu cầu kinh doanh rộng hơn.
| Loại | Yêu cầu vật liệu | Yêu cầu mua hàng |
|---|---|---|
| Mục đích chính | Yêu cầu vật tư hoặc hàng tồn kho để sử dụng nội bộ. | Yêu cầu phê duyệt để mua sản phẩm hoặc dịch vụ |
| Người dùng điển hình | Kho bãi, bảo trì, sản xuất, vận hành | Nhân viên, trưởng bộ phận, người yêu cầu mua sắm |
| Tập trung vào quy trình làm việc | Số lượng, tình trạng hàng tồn kho, địa điểm, cách sử dụng | Nhu cầu kinh doanh, phê duyệt, ngân sách, tìm nguồn cung ứng |
| Thường liên quan đến | Di chuyển hàng tồn kho và xử lý các vấn đề nội bộ | Xem xét quy trình mua sắm và phê duyệt mua hàng |
| Có thể bao gồm việc tìm kiếm nhà cung cấp. | Không phải lúc nào cũng vậy | Thông thường là có, trực tiếp hoặc gián tiếp. |
Trong một số doanh nghiệp, hai quy trình này chồng chéo nhau. Nhưng nếu tổ chức tự quản lý hàng tồn kho, việc phân biệt giữa yêu cầu vật tư vận hành và yêu cầu mua hàng tổng quát thường sẽ hữu ích.
Khi nào các nhóm nên sử dụng yêu cầu vật tư thay vì yêu cầu mua hàng?
Việc yêu cầu vật tư thường là lựa chọn tốt hơn khi nhu cầu đó mang tính vận hành và gắn liền chặt chẽ với việc luân chuyển hàng tồn kho thực tế.
Các nhóm thường sử dụng yêu cầu vật tư khi:
- Mặt hàng này đã có trong kho nội bộ.
- Yêu cầu này liên quan đến vật liệu sản xuất hoặc hàng tồn kho bảo trì.
- Nhân viên kho hoặc cửa hàng cần có hồ sơ xuất kho có kiểm soát.
- Yêu cầu này sẽ kích hoạt quy trình xuất kho nội bộ hoặc theo dõi bổ sung hàng tồn kho.
Trong những trường hợp này, yêu cầu không chỉ đơn thuần là đánh giá xem có nên mua thứ gì đó hay không, mà còn là kiểm soát những gì cần thiết, cần ở đâu và cách thức vận hành của chúng.
Các yêu cầu về vật tư thường tập trung vào số lượng mặt hàng, việc sử dụng kho nội bộ và thời gian vận hành hơn là lý do mua hàng rộng hơn.
Nếu nhóm của bạn cần một phương pháp có cấu trúc hơn để quản lý loại yêu cầu này, thì đây là giải pháp. mẫu đơn yêu cầu vật liệu Đây là một điểm khởi đầu thiết thực.
Khi nào các nhóm nên sử dụng yêu cầu mua hàng?
Thông thường, yêu cầu mua hàng sẽ phù hợp hơn khi tổ chức cần sự phê duyệt trước khi tiến hành quy trình mua sắm hoặc tìm nguồn cung ứng.
Các nhóm thường sử dụng yêu cầu mua hàng khi:
- Mặt hàng hoặc dịch vụ đó hiện không có sẵn trong kho nội bộ.
- Yêu cầu này cần được xem xét lại ngân sách.
- Việc mua hàng có thể yêu cầu lựa chọn nhà cung cấp hoặc báo giá.
- Nhiều người phê duyệt cần xem xét yêu cầu.
- Bộ phận mua sắm cần một quy trình tiếp nhận nhất quán cho các yêu cầu mua hàng.
Trong trường hợp này, câu hỏi chính không chỉ là "cần những vật liệu gì?" mà còn là "liệu việc mua sắm này có nên được tiến hành hay không, trong điều kiện nào và thông qua quy trình phê duyệt nào?"“
Yêu cầu cung cấp vật tư cần bao gồm những gì?
Một yêu cầu vật tư tốt cần ghi rõ đủ chi tiết để các đội kho, vận hành hoặc bảo trì có thể xử lý mà không cần phải làm rõ nhiều lần.
Các lĩnh vực điển hình bao gồm:
- tên người yêu cầu
- bộ phận hoặc khu vực làm việc
- tên vật liệu hoặc vật phẩm
- Mã sản phẩm hoặc mã SKU (nếu có)
- số lượng yêu cầu
- ngày yêu cầu
- vị trí lưu trữ hoặc điểm đến
- lý do sử dụng
- mức độ khẩn cấp hoặc ưu tiên
Vì những yêu cầu này thường liên quan đến việc kiểm soát hàng tồn kho, nên sự rõ ràng về số lượng, mã sản phẩm và điểm đến quan trọng hơn là lý do mua hàng chung chung.
Phiếu yêu cầu mua hàng cần bao gồm những gì?
Yêu cầu mua hàng thường cần bối cảnh kinh doanh rộng hơn so với yêu cầu vật tư.
Các lĩnh vực điển hình bao gồm:
- tên người yêu cầu
- phòng
- mặt hàng hoặc dịch vụ được yêu cầu
- chi phí ước tính
- ngày yêu cầu
- lý do kinh doanh
- nhà cung cấp, nếu biết
- các tệp đính kèm hoặc thông số kỹ thuật
- Chi tiết quy trình phê duyệt (nếu có)
Nếu việc phê duyệt rộng rãi hơn là một trong những mục tiêu chính của quy trình làm việc, thì yêu cầu mua hàng nên được xây dựng để hỗ trợ bước tiếp theo trong quá trình xem xét, chứ không chỉ đơn thuần là tiếp nhận.
Các quy trình làm việc này liên kết với kho hàng và quy trình phê duyệt như thế nào?
Một lý do khiến sự phân biệt này quan trọng là các yêu cầu về vật tư thường liên quan trực tiếp hơn đến việc quản lý kho và hàng tồn, trong khi các yêu cầu mua hàng lại liên quan trực tiếp hơn đến quy trình phê duyệt và mua sắm.
Ví dụ:
- Yêu cầu vật tư có thể dẫn đến việc xem xét xuất kho, chuyển kho hoặc bổ sung hàng tồn kho.
- Yêu cầu mua hàng có thể dẫn đến việc tìm nguồn cung ứng, phê duyệt và tạo đơn đặt hàng.
Khi các nhóm kết hợp cả hai vào một quy trình chung, họ thường tạo ra thêm những thao tác không cần thiết. Các nhóm kho hàng có thể phải điền vào các trường phê duyệt mà họ không cần. Các nhóm mua sắm có thể nhận được các yêu cầu thiếu thông tin tài chính hoặc nguồn cung ứng cần thiết để xem xét.
Nếu việc theo dõi hàng tồn kho hoặc kiểm soát sự di chuyển của hàng hóa là vấn đề thường xuyên xảy ra, thì... biểu mẫu quản lý hàng tồn kho có thể giúp kết nối việc xử lý yêu cầu chặt chẽ hơn với hồ sơ tồn kho.
Những lỗi thường gặp mà các đội mắc phải
Nhiều nhóm gặp khó khăn với quy trình xử lý yêu cầu không phải vì thiếu nỗ lực, mà vì thiết kế quy trình quá chung chung hoặc quá mơ hồ.
Các vấn đề thường gặp bao gồm:
- sử dụng một mẫu đơn yêu cầu duy nhất cho mọi loại nhu cầu vận hành và mua sắm.
- Thiếu mã mặt hàng, số lượng hoặc vị trí kho trong yêu cầu vật tư
- Thiếu bối cảnh ngân sách hoặc lý do kinh doanh trong các yêu cầu mua hàng.
- Sự không rõ ràng về quyền sở hữu giữa kho hàng, bộ phận thu mua và người phê duyệt.
- Không có sự phân biệt rõ ràng giữa việc sử dụng hàng tồn kho nội bộ và việc mua hàng từ bên ngoài.
Những vấn đề này thường dẫn đến việc phải theo dõi thủ công nhiều hơn, quy trình phê duyệt chậm hơn và hồ sơ không nhất quán.
Khi bảng tính không còn đủ đáp ứng nhu cầu nữa.
Bảng tính có thể hữu ích khi số lượng yêu cầu thấp và quy trình làm việc đơn giản. Tuy nhiên, chúng thường trở nên dễ bị lỗi khi các nhóm cần theo dõi trạng thái yêu cầu, lượng hàng tồn kho, lịch sử phê duyệt hoặc các trường hợp ngoại lệ lặp lại giữa nhiều người.
Đó là lúc các triệu chứng tương tự bắt đầu xuất hiện:
- yêu cầu trùng lặp
- trạng thái không rõ ràng
- lỗi số lượng
- thiếu ngữ cảnh phê duyệt
- Việc chuyển giao công việc giữa kho hàng và bộ phận thu mua còn kém hiệu quả.
Bảng tính có thể lưu trữ dữ liệu yêu cầu. Tuy nhiên, nó thường không thể quản lý tốt các loại yêu cầu khác nhau và các hành động tiếp theo.
Tóm lại
Yêu cầu cung cấp vật tư và yêu cầu mua hàng có liên quan đến nhau, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau.
Yêu cầu cung cấp vật tư thường phù hợp nhất khi nhu cầu liên quan đến hoạt động, dựa trên kho hàng và gắn liền với việc quản lý hàng tồn kho nội bộ. Yêu cầu mua hàng thường phù hợp nhất khi tổ chức cần sự chấp thuận rộng rãi hơn trước khi bắt đầu mua hàng.
Khi các nhóm phân tách rõ ràng các quy trình làm việc này, họ sẽ giảm thiểu sự nhầm lẫn, cải thiện chất lượng yêu cầu và giúp việc quản lý các khâu chuyển giao từ kho hàng, mua sắm và phê duyệt trở nên dễ dàng hơn.
Nếu nhóm của bạn muốn có một điểm khởi đầu có cấu trúc hơn cho các yêu cầu tồn kho vận hành, Jodoo là một lựa chọn tốt. mẫu đơn yêu cầu vật liệu Đây là một ví dụ thực tế.
