400+
Zeitersparnis beim Änderungsprozess
100%
Systemzugänglichkeit auf Mobilgeräten für alle Mitarbeiter
$10,000+
Einsparungen bei Papier- und Druckkosten
Im multikulturellen Melbourne, Australien, lockt der Duft von frischem Brot viele Einheimische – insbesondere die wachsende asiatische Gemeinde der Stadt – zu The Bakery, einer beliebten Franchisekette, die asiatische und westliche Backkunst vereint. Vor über zehn Jahren gegründet, hat sie sich von einem einzigen Laden zu einem Netzwerk von über 30 Filialen entwickelt und ist bekannt für die gelungene Kombination asiatischer Aromen mit westlichen Backwaren.
Das rasante Wachstum legte jedoch schnell die Grenzen papierbasierter Bestellprozesse und Desktop-basierter Tools offen. Mit steigenden täglichen Bestellungen führten kurzfristige Änderungen zu manueller Nachbearbeitung, inkonsistenten Aktualisierungen und Kommunikationsproblemen zwischen den Teams. Obwohl das Unternehmen mit über 100 Mitarbeitern schnell wuchs, basierten seine Prozesse weiterhin auf veralteter Software, manueller Dateneingabe und einem enormen Papieraufwand.
Dies ist die Geschichte, wie das Finanz- und Verwaltungsteam der Bäckerei unter der Leitung des zukunftsorientierten Finanzmanagers die Herausforderung der digitalen Transformation annahm. Ohne eigene IT-Abteilung und mit begrenztem Budget nutzten sie eine No-Code-Plattform, um eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln, die ihr Geschäft revolutionierte. Sie haben nicht nur ihre Abläufe optimiert und Kosten drastisch gesenkt, sondern auch ein nachhaltigeres, effizienteres und kollaborativeres Arbeitsumfeld für ihr gesamtes Team geschaffen.
Die Herausforderung: Wachstumsschmerzen und Papierwunden
Der Erfolg der Bäckerei war ein zweischneidiges Schwert. Mit dem Wachstum des Unternehmens traten die Schwächen in der betrieblichen Struktur immer deutlicher zutage. Das Team kämpfte mit drei großen Herausforderungen, die es behinderten.
Das umständliche, unflexible Bestellsystem
Das Herzstück des B2B-Geschäfts von The Bakery ist das Bestellsystem für Franchisenehmer. Diese müssen ihre tägliche Lieferung an Brot, Kuchen und Gebäck unkompliziert bestellen können. Die bisher verwendete Standardsoftware, ein lokales ERP-System eines australischen Anbieters, bereitete ihnen jedoch ständige Probleme.
- Es war starr und langsam. Das System kam mit einfachen, realen Szenarien nicht zurecht. Beispielsweise änderte sich der Lieferplan der Bäckerei an Feiertagen wie Weihnachten. Um den frühestmöglichen Liefertermin im System zu aktualisieren, musste man jedoch eine Anfrage an den Softwareanbieter stellen, der dann den Code im Backend manuell anpassen musste. Dieser Prozess war quälend langsam; manchmal dauerte es Monate, bis selbst eine einfache Änderung umgesetzt war. “Wir hatten eine neue Anforderung, sprachen zwei Monate lang mit ihnen, und es war immer noch nichts passiert”, erinnert sich Becky (Pseudonym), eine Finanzmanagerin. “Irgendwann gaben wir einfach auf.”
- Es war nicht für mobile Geräte optimiert. Das System verfügte über keine eigene mobile App. Franchisenehmer konnten zwar über einen mobilen Browser Bestellungen aufgeben, die Bedienung war jedoch umständlich und erschwerte die Bestellung unterwegs. Für Produktionsteams und Lieferfahrer war der Zugriff auf und die Reaktion auf Aktualisierungen in Echtzeit unpraktisch.
Der Kommunikationsabbruch: Ein Sturm von Nachrichten und Anrufen
Im schnelllebigen Alltag einer Bäckerei ändern sich die Dinge ständig. Täglich müssen etwa 101 von 300 Bestellungen der fast 100 Franchisenehmer angepasst werden. Mit dem alten System löste bereits eine einfache Bestelländerung eine chaotische und ineffiziente Kommunikationskette aus.
Zunächst müsste das Verwaltungsteam den Auftrag in der lokalen ERP-Software aktualisieren. Anschließend müsste es eine Nachricht in einer unternehmensweiten Gruppe veröffentlichen und alle relevanten Personen – das Produktionsteam, das Verpackungsteam, die Auslieferungsfahrer und deren Vorgesetzte – markieren. Falls jemand die Nachricht nicht gesehen oder nicht geantwortet hat, müsste das Verwaltungsteam telefonisch nachfassen, um sicherzustellen, dass die Änderung erhalten wurde.
Währenddessen arbeiteten alle in der Fabrikhalle mit ausgedruckten Bestellungen. Bei jeder Änderung mussten sie ihre Papierkopie suchen, die alten Informationen manuell durchstreichen und die neuen eintragen. Dieses System war anfällig für menschliche Fehler und führte zu ständiger Verwirrung und Informationsverzögerungen.
Der Papierberg: Eine ineffiziente und nicht nachhaltige Praxis
Die Abhängigkeit von Papier war ein enormes Problem. Jede Abteilung druckte täglich ihre eigenen Bestellungen aus. Das führte nicht nur zu enormer Papierverschwendung, sondern bedeutete auch, dass niemand jemals einen Echtzeit-Überblick über den Produktionsplan des Tages hatte. Die Auslieferungsfahrer verließen das Werk mit einem Stapel Papier, und wenn sich eine Bestellung nach ihrer Abfahrt änderte, erfuhren sie davon nichts.
“Die Fahrer hatten keine Möglichkeit, die Echtzeitdaten einzusehen”, sagt Becky. “Sie konnten die Waren nur anhand der ausgedruckten Listen ausliefern.”
Das Unternehmen erstickte in Papierkram, und die manuellen Prozesse kosteten wertvolle Zeit und Geld. Man wusste, dass eine Veränderung nötig war, aber ohne IT-Abteilung war man sich unsicher, wo man anfangen sollte.
Die Lösung: Ein Erfolgsrezept, gefunden mit KI-Tools
Bei der Suche nach Alternativen (einschließlich KI-gestützter Forschung) stieß das Team auf Jodoo. Sie entschieden sich für Jodoo aufgrund seiner Flexibilität, der schnellen Implementierung und der Möglichkeit für Business-Teams, iterativ ohne eigene IT-Abteilung zu arbeiten.
Die endgültige Entscheidung fiel aufgrund der flexiblen Lösungen und der schnellen Implementierung der Plattform. Auf der No-Code-Plattform entwickelte das von Becky geleitete Team eine Reihe maßgeschneiderter Anwendungen, die ihre größten Probleme direkt lösten.
Ein flexibles, mobiles Bestellsystem
Der erste und wichtigste Schritt war die Ablösung ihrer umständlichen lokalen ERP-Software. Auf der No-Code-Plattform entwickelten sie ein neues Bestellportal für ihre Franchisenehmer von Grund auf. Dieses neue System war ein Wendepunkt:
- Es ist absolut flexibel. Auch Finanzfachleute ohne technische Vorkenntnisse können nun die Verantwortung für die Systementwicklung und -optimierung übernehmen. Das Team kann jetzt Lieferpläne sofort ändern, neue Produkte hinzufügen und Bestellregeln selbstständig anpassen – ganz ohne Programmierung. “Jodoo ist unglaublich flexibel”, so der Finanzexperte. “Wir können alles selbst ändern. Wenn ich beispielsweise wegen Urlaub schließen möchte, kann ich das einfach in Jodoo selbst erledigen.”
- Es ist auf mobile Endgeräte ausgelegt. Das neue System funktioniert nahtlos auf jedem Gerät – Smartphone, Tablet oder Computer. Franchisenehmer können jetzt jederzeit und von überall aus Bestellungen aufgeben. Und vor allem: Produktionsmitarbeiter und Auslieferungsfahrer haben nun in Echtzeit Zugriff auf Bestellinformationen direkt auf ihren Smartphones, egal ob sie in der Produktion oder unterwegs sind.
Echtzeitkommunikation und -zusammenarbeit
Mit dem neuen Jodoo-System gehört das chaotische Durcheinander an Nachrichten und Anrufen der Vergangenheit an – dank eines ruhigen und effizienten Arbeitsablaufs. Bei einer Auftragsänderung wird das System nur einmal aktualisiert, und alle Beteiligten sehen automatisch die neueste Version. Manuelle Nachbearbeitung oder hektische Telefonate sind nicht mehr nötig.
Dadurch wurde eine einheitliche Datenbasis für das gesamte Unternehmen geschaffen. Alle arbeiten nun mit denselben, stets aktuellen Informationen, was Fehler drastisch reduziert und die Koordination zwischen den Abteilungen verbessert hat.
Ein papierloser, nachhaltiger Arbeitsablauf
Die Umstellung auf ein mobiles System hat es der Bäckerei ermöglicht, komplett papierlos zu arbeiten. Schluss mit dem täglichen Ausdrucken von Bestellstapeln. Schluss mit manuellen Markierungen und durchgestrichenen Zeilen. Das spart nicht nur erhebliche Papier- und Druckkosten, sondern macht das Unternehmen auch nachhaltiger und umweltfreundlicher.
“Wir drucken keine Bestellungen mehr aus”, sagt Becky stolz. “Das hat uns eine Menge A4-Papier gespart!”
Die Ergebnisse: Ein schlankeres, umweltfreundlicheres und agileres Unternehmen
Die Auswirkungen des neuen Jodoo-Systems sind im gesamten Unternehmen spürbar. Durch die Umstellung ihrer veralteten, papierbasierten Arbeitsabläufe auf eine einzige, integrierte digitale Plattform konnte The Bakery deutliche Verbesserungen in Effizienz, Nachhaltigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit erzielen. Die Ergebnisse sprechen für sich.
| Leistungskennzahl | Vor Jodoo | Nach Jodoo |
| Auftragsänderungsprozess | Manuelle Anrufe und Nachrichten, Papiermarkierungen | Automatische Echtzeit-Updates |
| Sichtbarkeit von Auftragsänderungen | Verzögert, abhängig von Telefon/Papier | Echtzeit auf Mobilgeräten |
| Zeitaufwand für Auftragsänderungen | Ungefähr 1 Stunde/Tag | < 15 Minuten/Tag |
| Jährliche Arbeitsersparnis | N / A | Über 400 Stunden/Jahr |
| Systemflexibilität | Starr, anbieterabhängig, Monate für Änderungen | Flexible, selbstständige und sofortige Änderungen |
| Mobile Zugänglichkeit | Eingeschränkt (browserbasiert, nicht für Mobilgeräte optimiert) | 100% mobile-first |
| Papierverbrauch | Tausende von Laken pro Monat | 0 |
| Jährliche Kosteneinsparungen | N / A | Über $10.000 |
Die größte Verbesserung betrifft die Art und Weise, wie das Unternehmen Auftragsänderungen bearbeitet. Was früher täglich eine Stunde hektische Telefonate und manuelle Aktualisierungen erforderte, ist jetzt ein entspannter, 15-minütiger Prozess. Das entspricht einer beeindruckenden Arbeitsersparnis von über 400 Stunden pro Jahr, wodurch das Verwaltungsteam mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten hat.
Die Umstellung auf ein papierloses System hat sich enorm positiv auf das Unternehmensergebnis und die Umweltbilanz ausgewirkt. Schätzungsweise über 10.000 Pfund Sterling an Papier- und Druckkosten können jährlich eingespart werden, und die Verschwendung und Ineffizienz des alten papierbasierten Systems wurden vollständig beseitigt.
Die Vorteile gehen weit über Zeit- und Kostenersparnis hinaus. Das neue System hat das Team gestärkt und den Arbeitsalltag erleichtert. Dank der Flexibilität der Jodoo-Plattform sind sie nicht länger von einem langsamen und unzuverlässigen Softwareanbieter abhängig. Sie haben ihre Zukunft selbst in der Hand und können ihre Systeme an die sich ändernden Geschäftsanforderungen anpassen und weiterentwickeln.
Für die Franchisenehmer war das neue, mobile-optimierte Bestellsystem eine willkommene Umstellung. Sie sind nicht länger an ein Desktop-basiertes, mobilunfreundliches Bestellsystem gebunden und haben nun einen deutlich klareren und transparenteren Überblick über den gesamten Prozess. Obwohl es anfänglich – wie bei jedem neuen System – etwas Widerstand gegen die Umstellung gab, hat sich das Team schnell angepasst und die neue Arbeitsweise angenommen.
Zukunftsaussichten: Eine Plattform für kontinuierliche Verbesserung
Für The Bakery steht die digitale Transformation erst am Anfang. Der Erfolg ihres neuen Bestellsystems hat ihnen eine leistungsstarke Plattform und eine neue Denkweise für kontinuierliche Verbesserung verschafft. Die Finanzabteilung sucht bereits nach neuen Möglichkeiten, die Jodoo-Plattform zur Bewältigung weiterer geschäftlicher Herausforderungen einzusetzen.
Eines der nächsten großen Projekte, die anstehen, ist die eingehendere Untersuchung anderer interner Prozesse – wie beispielsweise administrative Aufgaben und Abläufe in der Produktion –, um mithilfe der No-Code-Plattform weitere Möglichkeiten zur Optimierung und Standardisierung zu identifizieren.
Die Geschichte von The Bakery Bakery ist ein eindrucksvolles Beispiel für die Kraft bürgerschaftlichen Engagements. Sie zeigt, dass man weder eine große IT-Abteilung noch ein riesiges Budget benötigt, um die digitale Transformation zu meistern. Mit den richtigen Werkzeugen und einer positiven Einstellung kann jedes Unternehmen die Kontrolle über seine Technologie übernehmen und eine bessere, effizientere und nachhaltigere Zukunft gestalten.
Becky drückt es so aus: “Anfangs war ich es, die es eingeführt und allen die Bedienung erklärt hat. Aber jetzt, wo es alle benutzen, gibt es nicht mehr viele Probleme. Es läuft reibungslos, und ich glaube nicht, dass es viel Wartung benötigt.”
Das ist die Stärke einer echten No-Code-Plattform. Es geht nicht nur um die Entwicklung von Anwendungen, sondern um den Aufbau einer Kultur der Eigenverantwortung und kontinuierlichen Verbesserung. Und für The Bakery ist das das schönste Ergebnis überhaupt.
Sind Sie bereit, Ihre eigene digitale Transformationsreise zu beginnen?
