วิธีที่เบเกอรี่แห่งหนึ่งในออสเตรเลียปรับปรุงกระบวนการสั่งซื้อแฟรนไชส์และลดขั้นตอนเอกสารด้วย Jodoo

ในเมืองเมลเบิร์น ประเทศออสเตรเลีย เมืองที่มีความหลากหลายทางวัฒนธรรม กลิ่นหอมของขนมปังอบสดใหม่ดึงดูดผู้คนมากมาย โดยเฉพาะชุมชนชาวเอเชียที่กำลังเติบโตของเมือง ให้มาที่ร้าน The Bakery ซึ่งเป็นแฟรนไชส์ยอดนิยมที่ผสมผสานรสชาติตะวันออกและตะวันตกเข้าด้วยกัน ก่อตั้งขึ้นเมื่อกว่าทศวรรษที่แล้ว และขยายจากร้านเดียวไปสู่เครือข่ายแฟรนไชส์กว่า 30 สาขา เป็นที่รู้จักในด้านการผสมผสานรสชาติแบบเอเชียเข้ากับการอบขนมแบบตะวันตก.

แต่การเติบโตอย่างรวดเร็วทำให้เห็นข้อจำกัดของระบบสั่งซื้อแบบกระดาษและเครื่องมือที่เน้นการใช้งานบนเดสก์ท็อปอย่างชัดเจน เมื่อจำนวนคำสั่งซื้อรายวันเพิ่มขึ้น การเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายทำให้ต้องทำงานซ้ำด้วยตนเอง การอัปเดตที่ไม่สม่ำเสมอ และการสื่อสารที่ผิดพลาดระหว่างทีมต่างๆ ด้วยพนักงานกว่า 100 คนที่สนับสนุนการดำเนินงาน ธุรกิจจึงเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็ว แต่กระบวนการทำงานยังคงยึดติดอยู่กับซอฟต์แวร์ที่ล้าสมัย การป้อนข้อมูลด้วยตนเอง และกองเอกสารจำนวนมหาศาล.

นี่คือเรื่องราวของทีมการเงินและการบริหารของร้านเบเกอรี่ นำโดยผู้จัดการฝ่ายการเงินที่มีวิสัยทัศน์กว้างไกล ที่ได้เผชิญกับความท้าทายของการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัล ด้วยความที่ไม่มีแผนกไอทีโดยเฉพาะและงบประมาณที่จำกัด พวกเขาจึงใช้แพลตฟอร์มแบบไม่ต้องเขียนโค้ดเพื่อสร้างโซลูชันที่กำหนดเอง ซึ่งได้ปฏิวัติธุรกิจของพวกเขา ไม่เพียงแต่พวกเขาจะปรับปรุงการดำเนินงานและลดต้นทุนเท่านั้น แต่ยังสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ยั่งยืน มีประสิทธิภาพ และส่งเสริมการทำงานร่วมกันมากขึ้นสำหรับทีมงานทั้งหมดอีกด้วย.

ความท้าทาย: ปัญหาจากการเติบโตและบาดแผลจากกระดาษ

ความสำเร็จของร้านเบเกอรี่เป็นเหมือนดาบสองคม เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น รอยร้าวในรากฐานการดำเนินงานก็เริ่มปรากฏให้เห็น ทีมงานกำลังเผชิญกับความท้าทายสำคัญสามประการที่ฉุดรั้งพวกเขาไว้.

ระบบการสั่งซื้อที่ยุ่งยากและไม่ยืดหยุ่น

หัวใจสำคัญของธุรกิจ B2B ของ The Bakery คือระบบสั่งซื้อสินค้าสำหรับผู้รับสิทธิ์แฟรนไชส์ ผู้รับสิทธิ์แฟรนไชส์จำเป็นต้องสามารถสั่งซื้อขนมปัง เค้ก และขนมอบสำหรับใช้ในแต่ละวันได้อย่างง่ายดาย แต่ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปที่พวกเขาใช้ ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ ERP ในท้องถิ่นจากผู้จำหน่ายในออสเตรเลีย กลับเป็นแหล่งที่มาของความยุ่งยากอย่างต่อเนื่อง.

• มันแข็งทื่อและเชื่องช้า. ระบบไม่สามารถรับมือกับสถานการณ์ง่ายๆ ในโลกแห่งความเป็นจริงได้ ตัวอย่างเช่น ในช่วงวันหยุดอย่างคริสต์มาส ตารางการส่งสินค้าของร้านเบเกอรี่จะเปลี่ยนแปลงไป แต่ในการอัปเดตวันที่ส่งสินค้าที่เร็วที่สุดที่มีอยู่ในระบบ พวกเขาต้องส่งคำขอไปยังผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ ซึ่งจะต้องแก้ไขโค้ดในส่วนแบ็กเอนด์ด้วยตนเอง กระบวนการนี้ช้ามาก บางครั้งใช้เวลาหลายเดือนกว่าจะได้การเปลี่ยนแปลงง่ายๆ “เรามีข้อกำหนดใหม่ และเราคุยกับพวกเขาเป็นเวลาสองเดือน แต่ก็ยังไม่เสร็จ” เบ็คกี้ (นามแฝง) ผู้จัดการฝ่ายการเงิน เล่า “ในที่สุด เราก็ยอมแพ้”

• มันไม่เหมาะกับการใช้งานบนมือถือ. ระบบไม่มีแอปพลิเคชันมือถือโดยเฉพาะ แม้ว่าผู้รับสิทธิ์แฟรนไชส์จะสามารถสั่งซื้อสินค้าผ่านเบราว์เซอร์บนมือถือได้ แต่ประสบการณ์การใช้งานนั้นยุ่งยาก ทำให้การสั่งซื้อขณะเดินทางเป็นเรื่องยาก สำหรับทีมผลิตและพนักงานส่งสินค้า การเข้าถึงและดำเนินการตามข้อมูลอัปเดตแบบเรียลไทม์นั้นทำได้ไม่สะดวก.

ความล้มเหลวในการสื่อสาร: พายุแห่งข้อความและการโทรศัพท์

ในโลกที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของร้านเบเกอรี่ในแต่ละวัน สิ่งต่างๆ ย่อมเปลี่ยนแปลงไป ทุกวันจะมีคำสั่งซื้อจากแฟรนไชส์เกือบ 100 ราย ที่ต้องแก้ไขประมาณ 101,300 รายการ ด้วยระบบเดิม การเปลี่ยนแปลงคำสั่งซื้อเพียงเล็กน้อยก็อาจทำให้เกิดการสื่อสารที่วุ่นวายและไม่มีประสิทธิภาพ.

ขั้นแรก ทีมธุรการจะต้องอัปเดตคำสั่งซื้อในซอฟต์แวร์ ERP ของบริษัทก่อน จากนั้น พวกเขาจะต้องโพสต์ข้อความในกลุ่มข้อความของบริษัท โดยแท็กทุกคนที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นทีมผลิต ทีมบรรจุภัณฑ์ พนักงานขับรถส่งของ และหัวหน้างานของทุกคน หากมีใครไม่เห็นข้อความหรือไม่ตอบกลับ ทีมธุรการจะต้องโทรศัพท์ไปติดตามเพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับข้อมูลการเปลี่ยนแปลงแล้ว.

ในขณะเดียวกัน พนักงานทุกคนในโรงงานต่างทำงานโดยใช้ใบสั่งซื้อที่พิมพ์เป็นกระดาษ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น พวกเขาจะต้องไปหาใบสั่งซื้อของตนเองและขีดฆ่าข้อมูลเก่าแล้วเขียนข้อมูลใหม่ลงไป ระบบนี้เอื้อต่อการเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ และก่อให้เกิดความสับสนและความล่าช้าของข้อมูลอยู่ตลอดเวลา.

กองกระดาษมหาศาล: แนวปฏิบัติที่ไม่มีประสิทธิภาพและไม่ยั่งยืน

การพึ่งพาเอกสารกระดาษเป็นปัญหาใหญ่ ทุกแผนกพิมพ์ใบสั่งซื้อของตนเองทุกวัน ซึ่งไม่เพียงแต่ก่อให้เกิดขยะกระดาษจำนวนมหาศาลเท่านั้น แต่ยังหมายความว่าไม่มีใครสามารถมองเห็นแผนการผลิตประจำวันได้แบบเรียลไทม์ พนักงานขับรถส่งของจะออกจากโรงงานพร้อมกองเอกสาร และหากมีการเปลี่ยนแปลงคำสั่งซื้อหลังจากที่พวกเขาออกไปแล้ว พวกเขาก็จะไม่มีทางรู้ได้เลย.

“พนักงานขับรถไม่มีวิธีตรวจสอบข้อมูลแบบเรียลไทม์ได้เลย” เบ็คกี้กล่าว “พวกเขาทำได้เพียงใช้เอกสารที่พิมพ์ออกมาเพื่อส่งสินค้าเท่านั้น”

บริษัทจมอยู่กับกองเอกสาร และกระบวนการทำงานแบบใช้แรงงานคนทำให้เสียเวลาและเงินไปอย่างมาก พวกเขารู้ว่าจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง แต่เนื่องจากไม่มีแผนกไอที พวกเขาจึงไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน.

ทางออก: สูตรสำเร็จที่พบได้ในเครื่องมือ AI

ในระหว่างการสำรวจทางเลือกอื่นๆ (รวมถึงการวิจัยที่ใช้ AI ช่วย) ทีมงานได้ค้นพบ Jodoo พวกเขาเลือกใช้ Jodoo เนื่องจากมีความยืดหยุ่น สามารถใช้งานได้อย่างรวดเร็ว และช่วยให้ทีมธุรกิจสามารถพัฒนาต่อยอดได้โดยไม่ต้องมีแผนกไอทีโดยเฉพาะ.

การตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกิดจากโซลูชันที่ยืดหยุ่นและการใช้งานที่รวดเร็วของแพลตฟอร์ม บนแพลตฟอร์มที่ไม่ต้องเขียนโค้ด ทีมงานที่นำโดยเบ็กกี้ได้สร้างชุดแอปพลิเคชันแบบกำหนดเองที่แก้ไขปัญหาที่สำคัญที่สุดของพวกเขาโดยตรง.

ระบบสั่งซื้อที่ยืดหยุ่นและเน้นการใช้งานบนมือถือเป็นหลัก

ขั้นตอนแรกและสำคัญที่สุดคือการแทนที่ซอฟต์แวร์ ERP เดิมที่ใช้งานยาก บนแพลตฟอร์มแบบไม่ต้องเขียนโค้ด พวกเขาสร้างพอร์ทัลสั่งซื้อสินค้าสำหรับแฟรนไชส์ขึ้นใหม่ทั้งหมด ระบบใหม่นี้เป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญ:

• มันยืดหยุ่นได้อย่างสมบูรณ์แบบ. ปัจจุบัน ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินที่ไม่เชี่ยวชาญด้านเทคนิคก็สามารถรับผิดชอบการออกแบบและการปรับปรุงระบบได้แล้ว ทีมงานสามารถเปลี่ยนแปลงตารางการส่งมอบ เพิ่มผลิตภัณฑ์ใหม่ และแก้ไขกฎการสั่งซื้อได้ทันที โดยไม่ต้องเขียนโค้ดแม้แต่บรรทัดเดียว “ใน Jodoo มันยืดหยุ่นมาก” ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินกล่าว “เราสามารถเปลี่ยนแปลงได้เอง ถ้าฉันต้องการปิดทำการในช่วงวันหยุด ฉันก็แค่เข้าไปใน Jodoo แล้วเปลี่ยนแปลงเองได้”
  

• ออกแบบมาให้ใช้งานบนมือถือเป็นหลัก. ระบบใหม่นี้ใช้งานได้อย่างราบรื่นบนทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์ แท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์ ผู้รับสิทธิ์แฟรนไชส์สามารถสั่งซื้อสินค้าได้จากทุกที่ทุกเวลา และที่สำคัญที่สุด ทีมผลิตและพนักงานส่งสินค้าสามารถเข้าถึงข้อมูลการสั่งซื้อแบบเรียลไทม์ได้บนโทรศัพท์มือถือขณะอยู่ในโรงงานหรือระหว่างเดินทาง.
  

การสื่อสารและการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

ด้วยระบบ Jodoo ใหม่ ความวุ่นวายจากการส่งข้อความและการโทรศัพท์ได้ถูกแทนที่ด้วยขั้นตอนการทำงานที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงคำสั่งซื้อ ระบบจะอัปเดตเพียงครั้งเดียว และทุกคนที่เกี่ยวข้องจะเห็นเวอร์ชันล่าสุดโดยอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องติดตามผลด้วยตนเองหรือโทรศัพท์อย่างเร่งรีบอีกต่อไป.

สิ่งนี้ได้สร้างแหล่งข้อมูลที่ถูกต้องเพียงแหล่งเดียวสำหรับทั้งบริษัท ทุกคนทำงานโดยใช้ข้อมูลเดียวกันที่ทันสมัยอยู่เสมอ ซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาดและปรับปรุงการประสานงานระหว่างแผนกได้อย่างมาก.

กระบวนการทำงานที่ไร้กระดาษและยั่งยืน

การเปลี่ยนมาใช้ระบบที่เน้นการใช้งานบนมือถือเป็นหลัก ทำให้ร้านเบเกอรี่สามารถลดการใช้กระดาษได้อย่างสมบูรณ์ ไม่ต้องพิมพ์ใบสั่งซื้อเป็นกองๆ ทุกวันอีกต่อไป ไม่ต้องมีการแก้ไขหรือขีดฆ่าด้วยมืออีกแล้ว สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายด้านกระดาษและการพิมพ์ได้อย่างมาก แต่ยังทำให้บริษัทเป็นธุรกิจที่ยั่งยืนและเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมมากขึ้นด้วย.

“ตอนนี้เราไม่ต้องพิมพ์ใบสั่งซื้อแล้ว” เบ็คกี้กล่าวอย่างภาคภูมิใจ “มันช่วยประหยัดกระดาษ A4 ได้เยอะเลย!”

ผลลัพธ์: ธุรกิจที่คล่องตัว มีประสิทธิภาพ และเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมมากขึ้น

ระบบ Jodoo ใหม่ได้ส่งผลกระทบไปทั่วทั้งองค์กร ด้วยการแทนที่ขั้นตอนการทำงานแบบเดิมที่ใช้กระดาษด้วยแพลตฟอร์มดิจิทัลแบบครบวงจร โรงอบขนมจึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพ ความยั่งยืน และความพึงพอใจของพนักงานได้อย่างมาก ผลลัพธ์ที่ได้นั้นชัดเจนในตัวเอง.

ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก	ก่อนโจดู	หลังจากโจดู
ขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงคำสั่งซื้อ	การโทรและส่งข้อความด้วยตนเอง การทำเครื่องหมายบนกระดาษ	การอัปเดตอัตโนมัติแบบเรียลไทม์
การมองเห็นการเปลี่ยนแปลงคำสั่งซื้อ	ล่าช้า ต้องพึ่งพาโทรศัพท์/กระดาษ	แบบเรียลไทม์บนอุปกรณ์เคลื่อนที่
เวลาที่ใช้ในการแก้ไขคำสั่งซื้อ	ประมาณ 1 ชั่วโมงต่อวัน	น้อยกว่า 15 นาทีต่อวัน
การประหยัดค่าแรงประจำปี	ไม่มีข้อมูล	มากกว่า 400 ชั่วโมงต่อปี
ความยืดหยุ่นของระบบ	ยืดหยุ่นน้อย ขึ้นอยู่กับผู้ขาย และต้องใช้เวลาหลายเดือนกว่าจะมีการเปลี่ยนแปลง	ยืดหยุ่น บริการตนเอง เปลี่ยนแปลงได้ทันที
การเข้าถึงผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่	มีข้อจำกัด (ใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์ ไม่ได้ปรับให้เหมาะสมกับอุปกรณ์มือถือ)	100% มือถือมาก่อน
การใช้กระดาษ	หลายพันแผ่นต่อเดือน	0
การประหยัดต้นทุนประจำปี	ไม่มีข้อมูล	มากกว่า $10,000

การปรับปรุงที่เห็นได้ชัดที่สุดคือวิธีการจัดการการเปลี่ยนแปลงคำสั่งซื้อของบริษัท จากเดิมที่ต้องใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในการโทรศัพท์และอัปเดตข้อมูลด้วยตนเองทุกวัน ตอนนี้กลายเป็นกระบวนการที่ราบรื่นและใช้เวลาเพียง 15 นาที ซึ่งช่วยประหยัดเวลาทำงานได้มากกว่า 400 ชั่วโมงต่อปี ทำให้ทีมบริหารสามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่สร้างมูลค่าเพิ่มได้มากขึ้น.

การเปลี่ยนมาใช้ระบบไร้กระดาษส่งผลกระทบอย่างมากต่อผลกำไรของบริษัทและผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม คาดการณ์ว่าสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายด้านกระดาษและการพิมพ์ได้มากกว่า 1,400 ล้านดอลลาร์สหรัฐต่อปี และยังกำจัดของเสียและความไร้ประสิทธิภาพของระบบกระดาษแบบเดิมได้อย่างสิ้นเชิง.

ประโยชน์ที่ได้รับนั้นไม่ได้จำกัดแค่เพียงเวลาและเงินเท่านั้น ระบบใหม่นี้ได้เพิ่มศักยภาพให้กับทีมและทำให้ชีวิตการทำงานของพวกเขาง่ายขึ้น ความยืดหยุ่นของแพลตฟอร์ม Jodoo หมายความว่าพวกเขาไม่ต้องพึ่งพาผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ที่ช้าและไม่ตอบสนองอีกต่อไป พวกเขาสามารถควบคุมชะตาชีวิตของตนเองได้ สามารถปรับเปลี่ยนและพัฒนาระบบให้สอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปได้.

สำหรับผู้รับสิทธิ์แฟรนไชส์ ระบบสั่งซื้อแบบใหม่ที่เน้นการใช้งานบนมือถือถือเป็นการเปลี่ยนแปลงที่น่ายินดี พวกเขาไม่ต้องถูกจำกัดด้วยระบบสั่งซื้อแบบเดิมที่เน้นการใช้งานบนเดสก์ท็อปและไม่เหมาะกับการใช้งานบนมือถืออีกต่อไป และพวกเขาสามารถมองเห็นภาพรวมของกระบวนการทั้งหมดได้อย่างชัดเจนและโปร่งใสมากขึ้น แม้ว่าจะมีการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงในตอนแรกบ้าง—เช่นเดียวกับระบบใหม่ทุกระบบ—แต่ทีมงานก็ปรับตัวและยอมรับวิธีการทำงานใหม่นี้ได้อย่างรวดเร็ว.

แนวโน้มในอนาคต: แพลตฟอร์มเพื่อการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

สำหรับร้านเบเกอรี่ การเปลี่ยนแปลงสู่ยุคดิจิทัลเพิ่งเริ่มต้นขึ้นเท่านั้น ความสำเร็จของระบบสั่งซื้อใหม่ทำให้พวกเขามีแพลตฟอร์มที่ทรงพลังและแนวคิดใหม่สำหรับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ฝ่ายการเงินกำลังมองหาวิธีใหม่ๆ ในการใช้ประโยชน์จากแพลตฟอร์ม Jodoo เพื่อแก้ปัญหาทางธุรกิจอื่นๆ ต่อไป.

หนึ่งในโครงการใหญ่ต่อไปที่กำลังจะเกิดขึ้นคือการเจาะลึกเข้าไปในกระบวนการภายในอื่นๆ เช่น งานด้านธุรการและการดำเนินงานในสายการผลิต เพื่อค้นหาโอกาสเพิ่มเติมในการเพิ่มประสิทธิภาพและสร้างมาตรฐานโดยใช้แพลตฟอร์มแบบไม่ต้องเขียนโค้ด.

เรื่องราวของร้านเบเกอรี่ The Bakery เป็นเครื่องพิสูจน์อันทรงพลังถึงพลังของการพัฒนาโดยประชาชน แสดงให้เห็นว่าคุณไม่จำเป็นต้องมีแผนกไอทีขนาดใหญ่หรืองบประมาณมหาศาลเพื่อบรรลุการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมและทัศนคติที่มุ่งมั่น ธุรกิจใดๆ ก็สามารถควบคุมเทคโนโลยีของตนเองและสร้างอนาคตที่ดีกว่า มีประสิทธิภาพมากกว่า และยั่งยืนกว่าได้.

เบ็คกี้กล่าวว่า “ตอนแรก ฉันเป็นคนแนะนำและสอนทุกคนให้ใช้ แต่ตอนนี้ทุกคนใช้กันหมดแล้ว ปัญหาก็เลยไม่ค่อยมีอะไร มันทำงานได้อย่างราบรื่น และฉันคิดว่ามันไม่จำเป็นต้องบำรุงรักษามากนัก”

นั่นคือพลังของแพลตฟอร์มที่ไม่ต้องเขียนโค้ดอย่างแท้จริง มันไม่ใช่แค่การสร้างแอปพลิเคชันเท่านั้น แต่เป็นการสร้างวัฒนธรรมแห่งการเสริมศักยภาพและการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และสำหรับ The Bakery นั่นคือผลลัพธ์ที่หอมหวานที่สุด.

พร้อมที่จะเริ่มต้นเส้นทางการเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัลของคุณแล้วหรือยัง?

ขอทดลองใช้งานวันนี้