Bagaimana Sebuah Toko Roti Australia Menyederhanakan Pemesanan Waralaba dan Menghilangkan Administrasi dengan Jodoo

Di Melbourne, Australia yang multikultural, aroma roti segar menarik banyak penduduk setempat—terutama komunitas Asia yang berkembang di kota itu—ke The Bakery, sebuah waralaba "perpaduan Timur dan Barat" yang sangat digemari. Didirikan lebih dari satu dekade lalu, The Bakery telah berkembang dari satu toko menjadi jaringan lebih dari 30 toko waralaba, yang dikenal karena memadukan cita rasa Asia dengan teknik pembuatan roti Barat.

Namun, pertumbuhan pesat dengan cepat mengungkap keterbatasan pemesanan berbasis kertas dan perangkat lunak yang mengutamakan desktop. Seiring meningkatnya pesanan harian, perubahan mendadak memicu pengerjaan ulang manual, pembaruan yang tidak konsisten, dan miskomunikasi antar tim. Dengan lebih dari 100 karyawan yang mendukung operasional, bisnis ini bergerak cepat—tetapi prosesnya masih berlandaskan perangkat lunak yang ketinggalan zaman, entri data manual, dan tumpukan dokumen.

Ini adalah kisah tentang bagaimana tim keuangan dan administrasi The Bakery, yang dipimpin oleh manajer keuangan yang berpandangan jauh ke depan, menghadapi tantangan transformasi digital. Tanpa departemen TI khusus dan dengan anggaran terbatas, mereka menggunakan platform tanpa kode untuk membangun solusi khusus yang telah merevolusi bisnis mereka. Mereka tidak hanya merampingkan operasional dan memangkas biaya, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang lebih berkelanjutan, efisien, dan kolaboratif bagi seluruh tim mereka.

Tantangan: Masa Pertumbuhan yang Sulit dan Masalah Kecil

Kesuksesan toko roti itu bagaikan pedang bermata dua. Seiring pertumbuhan perusahaan, keretakan dalam fondasi operasionalnya mulai terlihat. Tim tersebut bergulat dengan tiga tantangan utama yang menghambat kemajuan mereka.

Sistem Pemesanan yang Kaku dan Tidak Fleksibel

Inti dari bisnis B2B The Bakery adalah sistem pemesanan waralabanya. Para pemilik waralaba perlu dapat memesan pasokan roti, kue, dan kue kering harian mereka dengan mudah. Namun, perangkat lunak siap pakai yang mereka gunakan, perangkat lunak ERP lokal dari vendor Australia, selalu menjadi sumber frustrasi.

• Itu kaku dan lambat. Sistem tersebut tidak mampu menangani skenario sederhana di dunia nyata. Misalnya, selama liburan seperti Natal, jadwal pengiriman toko roti akan berubah. Namun, untuk memperbarui tanggal pengiriman paling awal yang tersedia dalam sistem, mereka harus mengirimkan permintaan kepada vendor perangkat lunak, yang kemudian harus mengubah kode secara manual di bagian belakang sistem. Prosesnya sangat lambat, terkadang membutuhkan waktu berbulan-bulan untuk melakukan perubahan sederhana. “Kami memiliki persyaratan baru, dan kami berbicara dengan mereka selama dua bulan, dan itu masih belum selesai,” kenang Becky (nama samaran), seorang manajer keuangan. “Akhirnya, kami menyerah.”

• Itu tidak ramah seluler. Sistem tersebut tidak memiliki aplikasi seluler khusus. Meskipun pemilik waralaba dapat melakukan pemesanan melalui peramban seluler, pengalaman tersebut merepotkan—sehingga pemesanan saat bepergian menjadi sulit. Bagi tim produksi dan pengemudi pengiriman, mengakses dan menindaklanjuti pembaruan secara waktu nyata tidak praktis.

Kegagalan Komunikasi: Badai Pesan dan Panggilan Telepon

Dalam dunia toko roti yang serba cepat, segala sesuatu berubah. Setiap hari, sekitar 10% dari hampir 100 pesanan waralaba perlu dimodifikasi. Dengan sistem lama, perubahan pesanan sederhana akan memicu serangkaian komunikasi yang kacau dan tidak efisien.

Pertama, tim administrasi harus memperbarui pesanan di perangkat lunak ERP lokal. Kemudian, mereka harus memposting pesan di grup pesan perusahaan, dengan menandai setiap orang yang perlu tahu—tim produksi, tim pengemasan, pengemudi pengiriman, dan semua supervisor mereka. Jika seseorang tidak melihat pesan atau tidak membalas, tim administrasi harus menindaklanjuti dengan panggilan telepon untuk memastikan perubahan tersebut telah diterima.

Sementara itu, semua orang di lantai pabrik bekerja berdasarkan salinan pesanan yang dicetak di atas kertas. Ketika ada perubahan, mereka harus mencari salinan kertas mereka dan secara manual mencoret informasi lama dan menuliskan yang baru. Sistem ini sangat rentan terhadap kesalahan manusia, dan menciptakan keadaan kebingungan dan keterlambatan informasi yang terus-menerus.

Gunung Kertas: Sebuah Praktik yang Tidak Efisien dan Tidak Berkelanjutan

Ketergantungan pada kertas merupakan masalah besar. Setiap departemen mencetak sendiri daftar pesanannya setiap hari. Hal ini tidak hanya menciptakan limbah kertas dalam jumlah besar, tetapi juga berarti bahwa tidak ada seorang pun yang memiliki gambaran langsung tentang rencana produksi hari itu. Para pengantar barang akan meninggalkan pabrik dengan setumpuk kertas, dan jika pesanan diubah setelah mereka pergi, mereka tidak akan mengetahuinya.

“Para pengemudi tidak punya cara untuk memeriksa data secara real-time,” kata Becky. “Mereka hanya bisa menggunakan lembaran yang sudah dicetak untuk mengantarkan barang.”

Perusahaan tersebut dibanjiri tumpukan kertas, dan proses manual menghabiskan waktu dan uang yang berharga. Mereka tahu mereka membutuhkan perubahan, tetapi tanpa departemen TI, mereka tidak yakin harus mulai dari mana.

Solusi: Resep Sukses, Ditemukan pada Alat AI

Saat mengeksplorasi alternatif (termasuk riset yang dibantu AI), tim tersebut menemukan Jodoo. Mereka memilihnya karena fleksibilitasnya, peluncuran yang cepat, dan kemampuan bagi tim bisnis untuk melakukan iterasi tanpa departemen TI khusus.

Keputusan akhir didorong oleh solusi fleksibel dan implementasi cepat dari platform tersebut. Di platform tanpa kode (no-code), tim yang dipimpin oleh Becky, membangun serangkaian aplikasi khusus yang secara langsung mengatasi masalah terbesar mereka.

Sistem Pemesanan yang Fleksibel dan Mengutamakan Perangkat Seluler

Langkah pertama dan terpenting adalah mengganti perangkat lunak ERP lokal mereka yang ketinggalan zaman. Di platform tanpa kode, mereka membangun portal pemesanan waralaba baru dari awal. Sistem baru ini mengubah segalanya:

• Ini sangat fleksibel. Kini, seorang profesional keuangan non-teknis dapat mengambil alih desain dan iterasi sistem. Tim sekarang dapat langsung mengubah jadwal pengiriman, menambahkan produk baru, dan memodifikasi aturan pemesanan sendiri, tanpa perlu menulis satu baris kode pun. “Di Jodoo, sistemnya sangat fleksibel,” kata seorang profesional keuangan. “Kami bisa mengubahnya sendiri. Jika saya ingin menutup toko untuk hari libur, saya tinggal masuk ke Jodoo dan mengubahnya sendiri.”
  

• Ini mengutamakan perangkat seluler. Sistem baru ini bekerja dengan lancar di perangkat apa pun—ponsel, tablet, atau komputer. Pemegang waralaba kini dapat memesan dari mana saja, kapan saja. Dan, yang terpenting, tim produksi dan pengemudi pengiriman kini dapat mengakses informasi pesanan secara langsung dan real-time di ponsel mereka saat berada di lantai pabrik atau di jalan.
  

Komunikasi dan Kolaborasi Waktu Nyata

Dengan sistem Jodoo yang baru, badai pesan dan panggilan telepon yang kacau telah digantikan oleh alur kerja yang tenang dan efisien. Ketika pesanan diubah, sistem diperbarui sekali, dan semua pihak yang terlibat secara otomatis melihat versi terbaru. Tidak perlu lagi tindak lanjut manual atau panggilan telepon yang panik.

Hal ini telah menciptakan sumber informasi tunggal yang akurat untuk seluruh perusahaan. Kini semua orang bekerja berdasarkan informasi yang sama dan selalu terbaru, yang secara dramatis mengurangi kesalahan dan meningkatkan koordinasi antar departemen.

Alur Kerja Tanpa Kertas dan Berkelanjutan

Peralihan ke sistem yang mengutamakan perangkat seluler telah memungkinkan The Bakery untuk sepenuhnya tanpa kertas. Tidak perlu lagi mencetak tumpukan pesanan setiap hari. Tidak ada lagi penandaan manual dan coretan pada pesanan. Hal ini tidak hanya menghemat sejumlah besar uang untuk biaya kertas dan pencetakan, tetapi juga menjadikan perusahaan sebagai bisnis yang lebih berkelanjutan dan ramah lingkungan.

“Kami tidak mencetak pesanan lagi,” kata Becky dengan bangga. “Ini menghemat banyak kertas A4!”

Hasilnya: Bisnis yang Lebih Ramping, Lebih Ramah Lingkungan, dan Lebih Lincah

Dampak dari sistem Jodoo yang baru telah dirasakan di seluruh organisasi. Dengan mengganti alur kerja berbasis kertas yang sudah ketinggalan zaman dengan platform digital tunggal yang terintegrasi, The Bakery telah membuka jalan bagi peningkatan signifikan dalam efisiensi, keberlanjutan, dan kepuasan karyawan. Hasilnya berbicara sendiri.

Indikator Kinerja Utama	Sebelum Jodoo	Setelah Jodoo
Proses Perubahan Pesanan	Panggilan & pesan manual, penandaan di atas kertas	Pembaruan otomatis secara real-time.
Visibilitas Perubahan Pesanan	Tertunda, bergantung pada telepon/kertas	Waktu nyata di perangkat seluler
Waktu yang Dihabiskan untuk Perubahan Pesanan	Kurang lebih 1 jam/hari	< 15 menit/hari
Penghematan Tenaga Kerja Tahunan	Tidak tersedia	Lebih dari 400 jam/tahun
Fleksibilitas Sistem	Kaku, bergantung pada vendor, butuh berbulan-bulan untuk perubahan.	Fleksibel, layanan mandiri, perubahan instan.
Aksesibilitas Seluler	Terbatas (berbasis browser, tidak dioptimalkan untuk perangkat seluler)	100% mobile-first
Penggunaan Kertas	Ribuan lembar per bulan	0
Penghematan Biaya Tahunan	Tidak tersedia	Lebih dari $10.000

Peningkatan paling dramatis terjadi pada cara perusahaan menangani perubahan pesanan. Yang dulunya merupakan proses darurat satu jam setiap hari yang melibatkan panggilan telepon dan pembaruan manual, kini menjadi proses yang tenang dan hanya memakan waktu 15 menit. Ini berarti penghematan waktu kerja yang luar biasa, lebih dari 400 jam per tahun, sehingga tim administrasi dapat fokus pada aktivitas yang lebih bernilai tambah.

Peralihan ke sistem tanpa kertas telah memberikan dampak besar pada laba perusahaan dan jejak lingkungannya. Diperkirakan lebih dari 1.000.000 dapat dihemat untuk biaya kertas dan pencetakan setiap tahunnya, dan hal ini telah sepenuhnya menghilangkan pemborosan dan inefisiensi dari sistem berbasis kertas lama.

Manfaatnya lebih dari sekadar waktu dan uang. Sistem baru ini telah memberdayakan tim dan membuat kehidupan kerja mereka lebih mudah. Fleksibilitas platform Jodoo berarti mereka tidak lagi bergantung pada vendor perangkat lunak yang lambat dan tidak responsif. Mereka mengendalikan nasib mereka sendiri, mampu beradaptasi dan mengembangkan sistem mereka seiring perubahan kebutuhan bisnis mereka.

Dan bagi para pemilik waralaba, sistem pemesanan yang mengutamakan perangkat seluler ini merupakan perubahan yang disambut baik. Mereka tidak lagi dibatasi oleh pengalaman pemesanan yang mengutamakan desktop dan tidak ramah seluler, dan mereka memiliki pandangan yang jauh lebih jelas dan transparan tentang keseluruhan proses. Meskipun ada beberapa penolakan awal terhadap perubahan tersebut—seperti yang selalu terjadi pada sistem baru apa pun—tim telah dengan cepat beradaptasi dan merangkul cara kerja baru ini.

Prospek Masa Depan: Sebuah Platform untuk Peningkatan Berkelanjutan

Bagi The Bakery, perjalanan transformasi digital baru saja dimulai. Keberhasilan sistem pemesanan baru mereka telah memberi mereka platform yang andal dan pola pikir baru untuk peningkatan berkelanjutan. Perusahaan keuangan ini sudah mencari cara baru untuk memanfaatkan platform Jodoo guna mengatasi tantangan bisnis lainnya.

Salah satu proyek besar berikutnya yang akan datang adalah meneliti lebih dalam proses internal lainnya—seperti tugas administratif dan operasional lantai produksi—untuk mengidentifikasi peluang lebih lanjut untuk optimasi dan standardisasi menggunakan platform tanpa kode.

Kisah The Bakery Bakery adalah bukti kuat akan kekuatan pengembangan oleh masyarakat. Kisah ini menunjukkan bahwa Anda tidak memerlukan departemen TI yang besar atau anggaran yang besar untuk mencapai transformasi digital. Dengan alat yang tepat dan sikap pantang menyerah, bisnis apa pun dapat mengendalikan teknologinya sendiri dan membangun masa depan yang lebih baik, lebih efisien, dan lebih berkelanjutan.

Seperti yang Becky katakan, “Awalnya, sayalah yang memperkenalkannya dan mengajari semua orang cara menggunakannya. Tapi sekarang karena semua orang menggunakannya, tidak banyak masalah. Sistemnya berjalan lancar, dan saya rasa tidak perlu banyak perawatan.”

Itulah kekuatan platform tanpa kode sejati. Ini bukan hanya tentang membangun aplikasi; ini tentang membangun budaya pemberdayaan dan peningkatan berkelanjutan. Dan bagi The Bakery, itulah hasil yang paling manis dari semuanya.

Siap memulai perjalanan transformasi digital Anda sendiri?

Minta Demo Hari Ini