Абстрактный: В цифровую эпоху автоматизация является ключевым фактором повышения эффективности и производительности. Сегодня мы рассмотрим, как вы можете использовать автоматизацию. ChatGPT, усовершенствованная языковая модель, разработанная OpenAI, для автоматизации бизнес-процессов и рабочих потоков. В качестве примера мы рассмотрим создание коммерческих предложений. В заключительной части мы также продемонстрируем, почему Jodoo является надежным инструментом для создания деловых документов.
Многие компании предпочитают хранить данные в Google Sheets и создавать документы в Google Docs. Однако создание шаблона коммерческого предложения вручную в этих приложениях может быть трудоемким и чреватым ошибками процессом, особенно при работе с большими объемами данных.
Вот где Google Apps Script вмешивается для повышения эффективности.
Что такое Google Apps Script?
Google Apps Script — это быстрая разработка приложений Платформа, позволяющая создавать веб-приложения и автоматизировать задачи. Вот некоторые ключевые особенности:
- Интеграция с Google WorkspaceВы можете создавать бизнес-приложения, интегрирующиеся с Google Workspace.
- Облачная платформа JavaScriptЭто облачная JavaScript-платформа, позволяющая интегрироваться с продуктами Google и автоматизировать задачи в них.
- АвтоматизацияВы можете писать код, который программно выполняет задачи в различных продуктах Google. Эти автоматизации могут запускаться пользовательскими меню, кнопками, действиями пользователя или расписанием, привязанным ко времени.
- Пользовательские функцииВы можете писать функции Google Sheets в Apps Script и вызывать их из электронной таблицы так же, как и встроенные функции.
- ДополненияВы можете создать приложение, которое автоматизирует задачи или подключается к сторонним сервисам, прямо из Google Workspace.
- Приложение для чатаВы можете предоставить разговорный интерфейс, который позволит пользователям Google Chat взаимодействовать с сервисами так, как если бы сервисом был человек.
Как автоматизировать процесс создания коммерческого предложения в Google Таблицах?
Шаг 1: Подготовка данных
Для начала нам нужно подготовить данные. В качестве примера предположим, что мы — небольшая компания, продающая изделия ручной работы. Мы создадим таблицу Google Sheets со следующими столбцами: Название компании, Идентификационный номер компании, Контактное лицо, Контактный адрес электронной почты, Товар, Цена, Количество, Общая цена.
Вот пример того, как могут выглядеть наши данные:
| Название компании | Идентификатор компании | Контактное лицо | Контактный адрес электронной почты | Элемент | Цена | Количество | Общая цена |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Компания Craft Co. | 123456 | Джон Доу | john@craft.co | Свеча | 2 | 50 | 100 |
| Компания Craft Co. | 123456 | Джон Доу | john@craft.co | Мыло | 1 | 100 | 100 |
| Компания Craft Co. | 123456 | Джон Доу | john@craft.co | Бомбочка для ванны | 3 | 75 | 225 |
| Компания Acme. | 78910 | Эмили Маркс | emily@acme.co | Мыло | 2 | 100 | 200 |
Шаг 2: Генерация скрипта приложения с помощью ChatGPT
Далее мы воспользуемся ChatGPT для генерации скрипта Google Apps Script, который прочитает данные из нашей таблицы Google Sheets и создаст бланк коммерческого предложения в документе Google Docs.
Для этого мы отправим в ChatGPT запрос, описывающий нашу задачу и требования. Например:
Не могли бы вы создать скрипт Google Apps Script, который считывает данные из таблицы Google Sheets и генерирует документы с коммерческими предложениями в Google Docs? Скрипт должен выполнять следующие действия:
Считайте данные из таблицы Google Sheets, содержащей следующие столбцы: Название компании, Идентификатор компании, Контактное лицо, Контактный адрес электронной почты, Товар, Цена, Количество и Общая цена.
Создайте отдельные коммерческие предложения для каждой компании, представленной в таблице.
В каждом документе в начале документа один раз укажите информацию о компании (название компании, идентификационный номер компании, контактное лицо, контактный адрес электронной почты).
Включите в документ данные о товаре (артикул, цена, количество, общая стоимость) в табличном формате.
Обрабатывайте по одной строке за раз и отмечайте каждую обработанную строку как ‘готово’ в новом столбце.
Сделайте скрипт доступным из пользовательского меню в таблице Google для удобного выполнения.
Пожалуйста, убедитесь, что скрипт обрабатывает случаи, когда несколько строк относятся к одной и той же компании, и создает единый документ коммерческого предложения для этой компании.
Кроме того, убедитесь, что скрипт можно выполнить непосредственно из таблицы Google Sheets с помощью пользовательского меню.
Затем ChatGPT сгенерирует скрипт на основе нашей подсказки. Вот пример кода:
function generateQuotation() { var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet(); var dataRange = sheet.getDataRange(); var values = dataRange.getValues(); var numRows = values.length; var headers = values[0]; var doneColumn = headers.indexOf('Done'); if (doneColumn === -1) { sheet.getRange(1, headers.length + 1).setValue('Done'); // Добавить столбец 'Done', если он не существует doneColumn = headers.length; } for (var i = 1; i < numRows; i++) { if (values[i][doneColumn] !== 'done') { // Проверить, не помечена ли строка как 'done' var companyData = {}; var companyName = values[i][headers.indexOf('Company Name')]; var companyID = values[i][headers.indexOf('Company ID')]; var contactPerson = values[i][headers.indexOf('Contact Person')]; var contactEmail = values[i][headers.indexOf('Contact Email')]; var products = []; // Создание объекта данных компании companyData['Company Name'] = companyName; companyData['Company ID'] = companyID; companyData['Contact Person'] = contactPerson; companyData['Contact Email'] = contactEmail; // Итерация по строкам с одинаковой информацией о компании while (i < numRows && values[i][headers.indexOf('Company Name')] === companyName) { var item = values[i][headers.indexOf('Item')]; var price = values[i][headers.indexOf('Price')]; var quantity = values[i][headers.indexOf('Quantity')]; var totalPrice = values[i][headers.indexOf('Total Price')]; products.push([item, price, quantity, totalPrice]); sheet.getRange(i + 1, doneColumn + 1).setValue('done'); // Отмечаем строку как 'done' i++; } // Создаем новый документ Google для коммерческого предложения var doc = DocumentApp.create('Коммерческое предложение для ' + companyName); var document = DocumentApp.openById(doc.getId()); var body = document.getBody(); // Добавляем данные о компании в документ body.appendParagraph('Название компании: ' + companyName); body.appendParagraph('Идентификатор компании: ' + companyID); body.appendParagraph('Контактное лицо: ' + contactPerson); body.appendParagraph('Контактный адрес электронной почты: ' + contactEmail); // Добавить данные о товаре в табличном формате var table = []; table.push(['Товар', 'Цена', 'Количество', 'Общая цена']); table = table.concat(products); body.appendTable(table); document.saveAndClose(); } } }
Шаг 3: Реализация скрипта
Как только у нас будет готов скрипт, мы внедрим его в нашу таблицу Google Sheets. Для этого нужно скопировать скрипт в редактор скриптов в Google Sheets (Расширения > Скрипты приложений) и запустить его.
Для запуска этого скрипта выполните следующие действия:
- Откройте свою таблицу Google Sheets и заполните данные о ценовом предложении.
- Чтобы открыть редактор скриптов, нажмите “Расширения” -> “Apps Script”.
3. Вставьте пример кода в редактор скриптов.
4. В редакторе Apps Script щелкните значок диска, чтобы сохранить изменения.
5. Запустите generateQuotation Для запуска нажмите кнопку “Запустить” вместе с кнопкой воспроизведения ▶️.
6. Завершите процесс авторизации, чтобы App Script мог обработать ваши данные.
Шаг 4: Анализ результатов
Наконец, мы рассмотрим результаты. После успешного выполнения скрипта вы увидите добавленное “Пользовательское меню” на панели меню вашей таблицы Google Sheets. Щелкните по “Пользовательскому меню”, и вы найдете опцию “Создать коммерческое предложение”.
Если вы нажмете на кнопку “Создать коммерческое предложение”, чтобы запустить скрипт, он создаст отдельные документы коммерческого предложения для каждой компании с указанной структурой.
Если все настроено правильно, у нас должен быть документ Google, содержащий бланк коммерческого предложения, созданный на основе данных из нашей таблицы Google Sheets. Каждая обработанная строка в таблице Google Sheets должна быть помечена как ‘выполнено’ в новом столбце.
Более эффективный способ: создание коммерческого предложения с помощью пользовательского шаблона печати Jodoo.
Составление коммерческого предложения — важнейшая часть любого бизнес-процесса. Именно поэтому... Jodoo оказывает поддержку в создании коммерческих предложений или любых документов BPM, предоставляя... пользовательский шаблон печати функциональность. С Jodoo этот процесс упрощается и становится более эффективным.
Как создать пользовательский шаблон печати в Jodoo?
Вот пошаговая инструкция по созданию коммерческого предложения с помощью Jodoo:
- Выберите форму для сбора данных о вашем предложении и нажмите Редактировать. Если у вас его нет, попробуйте наш. Управление заказами и запасами шаблон.
- Перейдите в раздел «Расширения» > «Шаблоны печати» и нажмите «Создать новый шаблон печати».
3. На странице дизайна шаблона измените название шаблона, например, на “Шаблон коммерческого предложения”.”
4. Добавьте необходимые поля, например, название товара, количество, цена и общая сумма. Эти поля будут автоматически заполнены данными из вашей формы.
5. После того, как ваш шаблон будет готов, вы можете создать коммерческое предложение, просто выбрав данные и нажав кнопку печати. ПК или мобильный.
В чём преимущества использования Jodoo для создания деловых документов, таких как коммерческие предложения и счета-фактуры?
Теперь сравним этот процесс с использованием Google Sheets и Google Docs. Хотя эти инструменты универсальны и широко используются, им не хватает функций автоматизации и настройки, предлагаемых Jodoo.
Действительно, Google Apps Script позволяет автоматизировать процессы в Google Workspace, делая Google Sheets более мощным инструментом. Однако даже при наличии такой автоматизации есть области, где Jodoo по-прежнему превосходит конкурентов.
- Простота использованияХотя Google Apps Script — мощный инструмент, для его настройки и поддержки требуются знания в области программирования. Это может стать препятствием для пользователей, не обладающих техническими навыками. С другой стороны, интерфейс Jodoo интуитивно понятен и удобен в использовании, позволяя любому создавать и управлять коммерческими предложениями без необходимости писать ни одной строчки кода.
- ИнтеграцияJodoo разработан для бесперебойной работы с другими частями вашего бизнес-процесса. Данные из форм, баз данных и других источников можно легко связывать и обновлять в режиме реального времени. Хотя для создания аналогичных интеграций можно использовать Google Apps Script, это требует больше усилий и технических знаний.
- НастройкаВ Jodoo реализованы пользовательские шаблоны для печати, обеспечивающие высокий уровень персонализации. Вы можете легко настроить макет, добавить изображения и включить пользовательские поля. Хотя Google Apps Script также позволяет настраивать шаблоны, достижение такого же уровня детализации зачастую является более сложной и трудоемкой задачей.
- МасштабируемостьПо мере роста вашего бизнеса увеличивается и сложность ваших процессов. Jodoo создан для того, чтобы справляться с этим ростом, позволяя легко управлять большими объемами данных и автоматизировать их. Хотя Google Apps Script масштабируем, он часто требует больше обслуживания и устранения неполадок по мере увеличения сложности.
В заключение, хотя Google Apps Script расширяет возможности Google Sheets, а ChatGPT может помочь нам в написании скриптов Apps Script, Jodoo по-прежнему предлагает более удобное, интегрированное, настраиваемое и масштабируемое решение для создания коммерческих предложений и других деловых документов.
Заключение
В заключение, появление ИИ и его интеграция в бизнес-процессы произвели революцию в том, как мы работаем. Использование передовых языковых моделей, таких как ChatGPT, в сочетании с Google Apps Script показало многообещающие результаты в автоматизации таких задач, как генерация коммерческих предложений на основе данных из Google Sheets.
Однако такие платформы, как Jodoo Мы пошли еще дальше, предложив более удобное, интегрированное, настраиваемое и масштабируемое решение. Будущее автоматизации бизнес-процессов уже здесь, и очевидно, что ИИ будет играть ключевую роль в его формировании. По мере того, как мы продолжаем изучать и использовать потенциал ИИ, мы можем ожидать еще более эффективных, оптимизированных и инновационных способов ведения бизнеса.
