Революция в сфере управления персоналом, финансов и цепочек поставок: путь OPPO с Jodoo.

“После шести лет использования и постоянного совершенствования функциональности Jodoo трансформировала наши бизнес- и финансовые процессы, ускорив рост, снизив затраты и повысив эффективность. Мы продолжим использовать Jodoo для дальнейшего развития цифровизации OPPO.“
— Управление OPPO

В современном быстро меняющемся деловом мире цифровая трансформация — это не просто вариант, а необходимость для компаний, стремящихся сохранить конкурентное преимущество. Компания OPPO столкнулась со значительными операционными проблемами, присущими традиционной оптовой и розничной торговле. При наличии обширной сети из более чем 10 000 дилеров-клиентов, ручное управление сложными потоками заказов, кадровыми и финансовыми процессами приводило к неэффективности, разрозненности данных и значительным операционным издержкам. В этом тематическом исследовании рассматривается, как OPPO в партнерстве с Jodoo внедрила комплексное обновление информационной системы с нуля, добившись значительного снижения затрат и повышения эффективности работы всего персонала.

О компании OPPO

Компания OPPO, основанная в 2004 году, является признанным мировым лидером в производстве интеллектуальных устройств и предоставлении услуг мобильного интернета, работая более чем в 50 странах и регионах. Используя сеть из более чем 400 000 торговых точек и 2500 сервисных центров, OPPO делится преимуществами технологий с пользователями по всему миру.

В 2023 году компания OPPO заняла 12-е место в “Глобальном списке единорогов 2023 года”, достигнув впечатляющей выручки в размере приблизительно 23 миллиардов долларов США.

Дочерняя компания, сотрудничающая с Jodoo в качестве важного регионального агента, отвечает за управление рынком и продажами бренда OPPO на международных рынках, таких как Индонезия, Филиппины, Малайзия, Сингапур, Китай и Япония. Стремление компании к совершенству и инновациям является движущей силой ее постоянного стремления к операционному превосходству.

Вызовы: Преодоление традиционных препятствий

Прежде чем приступить к информатизации, компания OPPO столкнулась с рядом серьезных проблем, которые препятствовали ее росту и эффективности:

Неудобные процессы на основе бумаги

Опора на бумажные документы для подачи заявок, согласований и уведомлений создавала огромную административную нагрузку. Ручные, многоуровневые процессы подписания и утверждения отнимали чрезмерное время и силы, что затрудняло эффективную консолидацию и управление рабочими процессами. Бизнес-статистика часто включает в себя повторяющийся ввод данных и избыточное заполнение форм, что приводит к ненужной рабочей нагрузке.

Неэффективные процессы оформления заказов и сверки данных.

Управление более чем 10 000 дилерскими клиентами означало, что своевременная и точная обработка заказов и платежей представляла собой колоссальную задачу. Слепые зоны в коммуникации между поставщиками и потребителями приводили к низкой эффективности обработки заказов и частым расхождениям в сверке. Дилеры, поставщики и сама компания тратили чрезмерное время на проверку данных, что значительно замедляло бизнес-процессы.

Фрагментированные информационные и коммуникационные сети

Поскольку магазины и подразделения были разбросаны по разным географическим регионам, сбои в коммуникации были обычным явлением. Это приводило к информационным пробелам и “информационным разрозненностям”, что затрудняло полное использование ценных бизнес-данных для принятия обоснованных решений.

Решение Jodoo: план цифровой трансформации

Для преодоления этих проблем управления и обеспечения всесторонней информатизации компания OPPO внедрила Jodoo во все свои процессы обработки большого объема транзакций, управления персоналом и кадровыми операциями. Решение было направлено на создание единой, прозрачной и эффективной цифровой экосистемы.

Единая система онлайн-подачи форм и обработки данных.

Jodoo позволила OPPO перейти от хаотичных бумажных процессов к оптимизированной онлайн-системе отправки форм. Это обеспечило ввод данных в любое время и в любом месте, их распространение в режиме реального времени и автоматические обновления, значительно снизив сложность статистической обработки. Мощный “движок обработки данных” в Jodoo быстро обрабатывал информацию, генерируя персонализированные отчеты одним щелчком мыши. Это упростило отображение данных как на стороне клиента, так и на стороне сервера в режиме реального времени, обеспечив централизованную агрегацию, анализ и обработку всех бизнес-данных.

Jodoo произвела революцию во взаимодействии с дилерами, предоставив возможность заполнения открытых форм, обеспечив прозрачное управление всеми процессами заказа без ошибок в данных. Благодаря объединению точек входа для заказа и сверки, а также внедрению онлайн-подтверждений на каждом этапе, OPPO добилась стандартизации управления для своих дилеров. Такой подход также гарантировал точное и эффективное хранение данных, заложив прочную основу для будущего статистического анализа и стратегического планирования.

Бесшовная интеграция с ERP-системой и быстрая сверка финансовых данных.

Одной из наиболее значимых особенностей Jodoo стала бесшовная интеграция с существующими ERP-системами, такими как SAP. Эта API-подключение позволило дилерам установить прямые связи с OPPO, обеспечивая передачу данных в режиме реального времени по заказам, платежам, балансам и сверкам. Одним из главных преимуществ стала возможность для клиентов получать платежные квитанции в течение поразительных 5 минут, что значительно повысило финансовую эффективность и удовлетворенность клиентов.

Система управления персоналом для розничной торговли, не требующая программирования, для комплексного управления сотрудниками.

Компания OPPO использовала возможности Jodoo, не требующие программирования, для создания надежной системы управления персоналом в розничной торговле, адаптированной для управления всем штатом сотрудников. Эта инициатива началась с обширных внутренних обсуждений для выявления проблемных моментов и сбора требований к управлению персоналом из различных регионов. После четкого информирования руководства и определения основных потребностей система была разработана поэтапно, включая управление ежедневной отчетностью, оценку эффективности работы и расчет заработной платы. В результате была создана полная и интегрированная система управления персоналом, повысившая точность и оперативность.

Типичные сценарии применения: влияние на реальный мир

Ниже представлены четыре важных сценария, иллюстрирующих, как единая платформа без использования кода модернизирует операционную деятельность крупного многорегионального предприятия, занимающегося интеллектуальными устройствами и управляющего тысячами партнеров, рабочими площадками и полевым персоналом.

Сценарий 1: Единая система заказа и распределения

Жизненный цикл оформления заказа был преобразован в три синхронизированных потока:

1. Поток заказов (механизм распределения): 

• Центральный центр для различных уровней правил распределения, сочетающий две стратегии: “распределение на основе потребностей каждого объекта” и “пополнение запасов при распродаже товаров”.
• Автоматизированное сокращение целевых показателей распределения и проверка сводных данных по заказам на последующих этапах.
• На панелях мониторинга отображались отклонения, готовность к выполнению и очереди исключений.

2. Поток денежных средств (связь банка и ERP-системы): 

• “Банковский робот” сопоставлял входящие транзакции со счетами клиентов, используя предопределенные таблицы соответствия.
• Автоматическое занесение данных о платежах в ERP-систему, исключающее ручное зачисление денежных средств и “бесхозные средства”.”

3. Информационный поток (проактивная прозрачность):

• Информация о балансе счета в режиме реального времени (скидки, корректировки, возвраты, платежи) передается через API на платформу и в виде уведомлений WhatsApp/мобильного телефона.
• Обновления по этапам логистических операций вызвали оповещения у клиентов.
• Самообслуживание при получении отчетов сократило количество входящих звонков с запросами о статусе.

Ключевое улучшение:

• Создание модели распределения ресурсов сократилось с нескольких часов работы с электронными таблицами до нескольких секунд.
• Значительное сокращение числа неустановленных платежей.
• Ускоренный цикл от заказа до выпуска, минимизация споров и укрепление доверия.
• Расширенные возможности многоракурсного анализа, включая:
  • скорость спроса на продукцию
  • Региональная структура заказов
  • Тенденции потребительского потребления
  • Триггеры пополнения запасов

Сценарий 2: Анализ производительности и системы вознаграждения

1. Гибкое моделирование KPI:

• Абстракция правил позволяет классифицировать метрики как “интервал” или “завершение”, что дает возможность адаптировать формулы без постоянной перестройки административными средствами.
• Пользователи могли инициировать перерасчет, просто просматривая свою панель управления, что сводило к минимуму вмешательство со стороны бэк-офиса.

2. Многомерная оценка роли: 

• Данные о промоутерах и тренерах (продажи, структура продаж, продолжительность обучения) обрабатываются с помощью поэтапного конвейера вычислений и отображаются менее чем за 10 секунд, даже при наличии более 100 000 строк данных за месяц.
• На панелях мониторинга рейтингов тренеров были отмечены изменения оценок и выбросы.

Ключевое улучшение:

• Благодаря обработке данных на платформе время консолидации KPI сократилось с 2–3 дней до приблизительно 1 часа.
• HR-ы освобождаются от необходимости повторяющегося обслуживания формулы.
• Прозрачная система оценки индивидуальных результатов повысила внутреннюю мотивацию.
• Руководство разработало схему проведения учений по раннему вмешательству на уровне провинций и отдельных лиц.

Сценарий 3: Ежедневная и еженедельная отчетность с места событий.

• Структурированные формы рабочих процессов: Ежедневные/еженедельные обновления данных с автоматической привязкой к должности, руководителю, географическому региону и истории показателей.
• Детектор непредставленных материалов: Интегрированные основные данные о персонале с журналами отчетов, за исключением сотрудников, находящихся вне рабочего времени (интеграция с календарем праздников).
• Автоматические напоминания: Уведомления отправляются только отсутствующим участникам, что позволяет сократить количество отвлекающих уведомлений.
• Двухуровневые разрешения: Местные менеджеры могли получить доступ к своему домену, а руководство головного офиса могло просматривать сводные данные.
• Панели мониторинга: Это позволило менеджерам отфильтровывать данные о несоответствии между сегодняшними и вчерашними данными.

Ключевое улучшение:

• Руководство получило возможность оперативно отслеживать как положительные, так и отрицательные тенденции на местах.
• Сотрудники отдела кадров экономили около 30 минут в день на каждом регионе на отслеживании соблюдения требований.
• Повышение уровня внедрения благодаря встроенным механизмам обратной связи и снижению когнитивной нагрузки.
• Многократно используемые шаблоны применяются в других обязательных процессах (например, проверки безопасности, инспекции объектов, устранение замечаний).

Сценарий 4: Мобильная автоматизация процессов и отслеживание активов

1. Взаимосвязь расходов и политики:

• Отправка данных с мобильных устройств с предварительно помеченными темами бухгалтерского учета автоматически создавала финансовые файлы, готовые к импорту.
• Установлена связь между первоначальными решениями об утверждении полисов и заявками на возмещение расходов, что исключает необходимость повторного уточнения информации.

2. Анализ процессов:

• Анализ рабочих процессов выявил узкие места и устаревшие задачи, что позволило целенаправленно перестроить систему управления (например, обеспечить параллельное утверждение).

3. Координация материалов и поставщиков:

• Единый цикл запроса → отправки → получения для торгового оборудования, строительных материалов и элементов фирменной символики.
• Участие поставщика на протяжении всего жизненного цикла продукта позволило сократить количество пробелов и доработок.

4. Отслеживание основных средств и оборудования:

• Сгенерированные массово QR-коды позволяли сканировать устройства для просмотра статуса, отправки запросов на ремонт или обновления информации о состоянии.
• Обновление бухгалтерских записей в режиме реального времени повысило готовность к аудиту и выборочным проверкам.

5. Корректировка цен и серийный контроль:

• Серийный номер (“отпечаток” устройства) сопоставляется с клиентом/объектом, что позволяет выявлять незарегистрированные запасы для централизованного ценообразования.
• Дистрибьюторы отфильтровывали соответствующие серийные номера, а панели мониторинга отслеживали соответствие партий и циклы обратной связи по отклонениям.

6. Автоматизация взаимодействия:

• Запланированные приветственные сообщения и поздравления с днем рождения, инициированные отделом кадров, способствовали укреплению корпоративной культуры с минимальными ручными усилиями.

Ключевое улучшение:

• Продолжительность циклов согласования сократилась, что уменьшило количество задержек.
• Меньше ошибок при вводе финансовых данных; ускоренное закрытие отчетного периода и повышение уверенности в результатах.
• Полная прозрачность жизненного цикла материалов повышает рентабельность инвестиций в развертывание активов.
• Аудит и соблюдение нормативных требований усилены за счет непрерывного структурированного сбора данных.
• Улучшение условий труда сотрудников за счет признания их заслуг и снижения административных сложностей.

Заключение: Будущее непрерывных инноваций

Опыт OPPO с Jodoo наглядно демонстрирует, как стратегические инвестиции в информатизацию могут привести к значительным улучшениям в операционной деятельности, снижению затрат и повышению эффективности. Решив критически важные проблемы в управлении заказами, управлении персоналом и финансах, Jodoo предоставила гибкую и масштабируемую платформу, которая позволила OPPO оптимизировать процессы, повысить точность данных и улучшить взаимодействие в рамках своей обширной сети. Эта цифровая трансформация не только решила текущие проблемы, но и заложила прочную основу для дальнейшего роста и инноваций OPPO на конкурентном рынке интеллектуальных устройств.

В перспективе партнерство OPPO с Jodoo будет и дальше способствовать информатизации компании, обеспечивая гибкость и устойчивый успех в постоянно меняющемся глобальном ландшафте.

Готовы изучить, как эти шаблоны соотносятся с вашим портфелем проектов по управлению активами, полевыми операциями или дистрибьюторской экосистемой? Ваш следующий прорыв в повышении эффективности, скорее всего, будет связан с шаблоном проектирования, а не с масштабной перестройкой. Давайте внедрим его на практике.

Запросите демонстрацию сегодня!