Cách mạng hóa Nhân sự, Tài chính và Chuỗi cung ứng: Hành trình của OPPO cùng Jodoo

“Sau sáu năm sử dụng và liên tục cải tiến chức năng, Jodoo đã chuyển đổi các quy trình kinh doanh và tài chính của chúng tôi—thúc đẩy tăng trưởng, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả. Chúng tôi sẽ tiếp tục tận dụng Jodoo để thúc đẩy quá trình số hóa của OPPO.“
— Ban quản lý OPPO

Trong bối cảnh kinh doanh thay đổi nhanh chóng hiện nay, chuyển đổi số không chỉ là một lựa chọn mà còn là một điều cần thiết đối với các công ty muốn duy trì lợi thế cạnh tranh. OPPO đã phải đối mặt với những thách thức vận hành đáng kể vốn có trong mô hình bán buôn và bán lẻ truyền thống. Với mạng lưới rộng lớn gồm hơn 10.000 khách hàng đại lý, việc quản lý thủ công các quy trình đặt hàng phức tạp, nguồn nhân lực và tài chính dẫn đến sự thiếu hiệu quả, dữ liệu phân tán và chi phí vận hành đáng kể. Nghiên cứu trường hợp này khám phá cách OPPO hợp tác với Jodoo để triển khai nâng cấp hệ thống thông tin toàn diện từ đầu đến cuối, đạt được những cải thiện đáng kể về chi phí và hiệu quả hoạt động cho toàn bộ nhân viên.

Giới thiệu về OPPO

Được thành lập vào năm 2004, OPPO là một công ty hàng đầu thế giới trong lĩnh vực sản xuất thiết bị thông minh và dịch vụ internet di động, với hoạt động tại hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ. Với mạng lưới hơn 400.000 điểm bán hàng và 2.500 trung tâm dịch vụ, OPPO chia sẻ vẻ đẹp của công nghệ với người dùng trên toàn thế giới.

Năm 2023, OPPO xếp thứ 12 trong "Danh sách Kỳ lân toàn cầu năm 2023", với doanh thu ấn tượng khoảng 23 tỷ USD.

Công ty con hợp tác với Jodoo, đóng vai trò là đại lý khu vực quan trọng, chịu trách nhiệm quản lý thị trường và bán hàng cho thương hiệu OPPO trên các thị trường quốc tế như Indonesia, Philippines, Malaysia, Singapore, Trung Quốc và Nhật Bản. Cam kết hướng đến sự xuất sắc và đổi mới thúc đẩy công ty không ngừng theo đuổi sự vượt trội trong hoạt động.

Những Thách Thức: Vượt Qua Những Rào Cản Truyền Thống

Trước khi áp dụng công nghệ thông tin, OPPO đã phải đối mặt với một số vấn đề nan giải cản trở sự tăng trưởng và hiệu quả hoạt động của công ty:

Các quy trình rườm rà dựa trên giấy tờ

Việc phụ thuộc vào giấy tờ cho các đơn đăng ký, phê duyệt và thông báo đã tạo ra gánh nặng hành chính khổng lồ. Các quy trình ký tên và phê duyệt thủ công, nhiều cấp độ tiêu tốn quá nhiều thời gian và công sức, gây khó khăn cho việc hợp nhất và quản lý quy trình làm việc hiệu quả. Thống kê kinh doanh thường liên quan đến việc nhập liệu lặp đi lặp lại và điền biểu mẫu dư thừa, dẫn đến khối lượng công việc không cần thiết.

Quy trình đặt hàng và đối chiếu không hiệu quả

Quản lý hơn 10.000 khách hàng đại lý đồng nghĩa với việc xử lý đơn đặt hàng và thanh toán kịp thời và chính xác là một nhiệm vụ khổng lồ. Những điểm mù trong giao tiếp giữa các khâu dẫn đến hiệu quả đặt hàng thấp và thường xuyên xảy ra sai sót trong việc đối chiếu. Các đại lý, nhà cung cấp và chính công ty đã dành quá nhiều thời gian để xác minh dữ liệu, làm chậm đáng kể hoạt động kinh doanh.

Dữ liệu phân mảnh và các hệ thống thông tin riêng biệt

Do các cửa hàng và hoạt động kinh doanh nằm rải rác ở nhiều địa điểm khác nhau, sự cố giao tiếp thường xuyên xảy ra. Điều này dẫn đến thiếu hụt thông tin và "các kho dữ liệu riêng lẻ", gây khó khăn trong việc tận dụng tối đa dữ liệu kinh doanh có giá trị để đưa ra quyết định sáng suốt.

Giải pháp Jodoo: Bản kế hoạch chi tiết cho chuyển đổi số

Để khắc phục những khó khăn trong quản lý và thúc đẩy quá trình tin học hóa toàn diện, OPPO đã triển khai Jodoo trên các quy trình giao dịch và nhân sự khối lượng lớn, bao gồm cả các kịch bản quản lý kinh doanh và nhân sự. Giải pháp này tập trung vào việc tạo ra một hệ sinh thái kỹ thuật số thống nhất, minh bạch và hiệu quả.

Hệ thống nộp biểu mẫu trực tuyến và xử lý dữ liệu thống nhất

Jodoo đã giúp OPPO chuyển đổi từ các quy trình giấy tờ hỗn loạn sang quy trình nộp biểu mẫu trực tuyến được tối ưu hóa. Điều này cho phép nhập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, lưu chuyển dữ liệu theo thời gian thực và cập nhật tự động, giảm đáng kể sự phức tạp trong thống kê. Một “công cụ dữ liệu” mạnh mẽ trong Jodoo đã xử lý thông tin nhanh chóng, tạo ra các báo cáo cá nhân hóa chỉ với một cú nhấp chuột. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc hiển thị dữ liệu giao diện người dùng và dữ liệu phía máy chủ theo thời gian thực, đạt được khả năng tổng hợp, phân tích và xử lý tập trung tất cả dữ liệu kinh doanh.

Jodoo đã cách mạng hóa tương tác giữa các đại lý bằng cách cung cấp quyền truy cập mở, đảm bảo quản lý minh bạch tất cả các quy trình đặt hàng với độ chính xác tuyệt đối. Bằng cách thống nhất các điểm nhập liệu cho việc đặt hàng và đối chiếu, cùng với việc triển khai phê duyệt trực tuyến cho mọi giai đoạn, OPPO đã đạt được sự quản lý tiêu chuẩn hóa cho các đại lý của mình. Cách tiếp cận này cũng đảm bảo việc lưu trữ dữ liệu chính xác và hiệu quả, tạo nền tảng vững chắc cho việc phân tích thống kê và lập kế hoạch chiến lược trong tương lai.

Tích hợp ERP liền mạch và đối chiếu tài chính nhanh chóng

Một trong những tính năng nổi bật nhất của Jodoo là khả năng tích hợp liền mạch với các hệ thống ERP hiện có, chẳng hạn như SAP. Khả năng kết nối dựa trên API này cho phép các đại lý thiết lập liên kết trực tiếp với OPPO, tạo điều kiện thuận lợi cho việc truyền dữ liệu theo thời gian thực về đơn đặt hàng, thanh toán, số dư và đối chiếu. Một lợi ích khác biệt là khách hàng có thể nhận được biên lai thanh toán chỉ trong vòng 5 phút, giúp cải thiện đáng kể hiệu quả tài chính và sự hài lòng của khách hàng.

Hệ thống quản lý nhân sự bán lẻ không cần lập trình, quản lý nhân viên toàn diện.

OPPO đã tận dụng khả năng lập trình không cần mã của Jodoo để xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự bán lẻ mạnh mẽ, được thiết kế riêng cho việc quản lý toàn bộ lực lượng lao động của mình. Sáng kiến này bắt đầu bằng các cuộc thảo luận nội bộ sâu rộng để xác định các vấn đề khó khăn và thu thập các yêu cầu quản lý nhân sự từ các khu vực khác nhau. Sau khi trao đổi rõ ràng với ban quản lý và xác định các nhu cầu cốt lõi, hệ thống đã được thiết kế từng bước, bao gồm quản lý báo cáo hàng ngày, đánh giá hiệu suất và tính lương. Kết quả là một hệ thống quản lý nhân sự hoàn chỉnh và tích hợp, nâng cao độ chính xác và tính kịp thời.

Các kịch bản ứng dụng điển hình: Tác động thực tế

Dưới đây là bốn kịch bản có tác động mạnh mẽ minh họa cách một nền tảng không cần lập trình thống nhất hiện đại hóa hoạt động cho một doanh nghiệp thiết bị thông minh quy mô lớn, đa vùng, quản lý hàng nghìn đối tác, địa điểm làm việc và nhân viên hiện trường.

Kịch bản 1: Đặt hàng và phân bổ thống nhất

Chu trình đặt hàng được chuyển đổi thành ba luồng đồng bộ:

1. Luồng đơn đặt hàng (Công cụ phân bổ): 

• Trung tâm điều khiển chính cho các cấp độ quy tắc phân bổ khác nhau, kết hợp hai chiến lược: “phân bổ dựa trên nhu cầu của từng địa điểm” và “bổ sung khi hàng hóa được bán hết”.
• Tự động điều chỉnh giảm mục tiêu phân bổ và xác thực tổng hợp các đơn đặt hàng tiếp theo.
• Bảng điều khiển hiển thị sự khác biệt, mức độ sẵn sàng thực hiện và hàng đợi xử lý ngoại lệ.

2. Luồng vốn (Liên kết ngân hàng - hệ thống ERP): 

• Một "robot ngân hàng" đã đối chiếu các giao dịch đến với tài khoản khách hàng bằng cách sử dụng các bảng ánh xạ được xác định trước.
• Việc ghi nhận thanh toán tự động được chuyển vào hệ thống ERP, loại bỏ việc ghi nhận tiền mặt thủ công và tình trạng "tiền bị bỏ phí".“

3. Luồng thông tin (Tính minh bạch chủ động):

• Số dư tài khoản theo thời gian thực (chiết khấu, điều chỉnh, hoàn trả, thanh toán) được đẩy qua API vào nền tảng và thông báo trên WhatsApp/điện thoại di động.
• Việc cập nhật các mốc quan trọng trong chuỗi cung ứng đã kích hoạt các thông báo hiển thị cho khách hàng.
• Việc sử dụng dịch vụ tự phục vụ đã giúp giảm số lượng cuộc gọi đến để xác nhận trạng thái.

Cải tiến quan trọng:

• Việc tạo mô hình phân bổ được rút ngắn từ hàng giờ làm việc trên bảng tính xuống chỉ còn vài giây.
• Giảm đáng kể các khoản thanh toán không xác định.
• Chu kỳ đặt hàng đến giao hàng nhanh hơn, giảm thiểu tranh chấp và thúc đẩy sự tin tưởng tốt hơn.
• Phân tích đa chiều nâng cao, bao gồm:
  • Tốc độ nhu cầu sản phẩm
  • hỗn hợp đặt hàng theo khu vực
  • Xu hướng tiêu dùng của khách hàng
  • Các yếu tố kích hoạt bổ sung

Kịch bản 2: Thông tin về hiệu suất và chế độ đãi ngộ

1. Mô hình hóa KPI linh hoạt:

• Việc trừu tượng hóa quy tắc đã gắn thẻ các chỉ số là "khoảng thời gian" hoặc "hoàn thành", cho phép các công thức tự điều chỉnh mà không cần phải liên tục xây dựng lại bởi quản trị viên.
• Người dùng chỉ cần xem bảng điều khiển của họ để kích hoạt tính toán lại, giảm thiểu sự can thiệp của bộ phận quản trị.

2. Đánh giá vai trò đa chiều: 

• Dữ liệu về người quảng bá và người đào tạo (doanh số, cơ cấu sản phẩm, thời lượng đào tạo) được xử lý thông qua quy trình tính toán nhiều giai đoạn và hiển thị trong vòng chưa đầy 10 giây, ngay cả với hơn 100.000 dòng dữ liệu hàng tháng.
• Bảng xếp hạng huấn luyện viên hiển thị những thay đổi và điểm số bất thường.

Cải tiến quan trọng:

• Thời gian tổng hợp KPI giảm từ 2-3 ngày xuống còn khoảng 1 giờ nhờ xử lý tự động trên nền tảng.
• Nhân sự được giải phóng khỏi việc bảo trì công thức lặp đi lặp lại.
• Việc hiển thị thông tin minh bạch về hiệu suất cá nhân đã giúp cải thiện động lực nội tại.
• Ban lãnh đạo đã thiết lập được lộ trình huấn luyện từ cấp tỉnh đến cấp cá nhân để can thiệp sớm.

Tình huống 3: Báo cáo hàng ngày và hàng tuần tại hiện trường

• Biểu mẫu quy trình làm việc có cấu trúc: Ghi lại các cập nhật hàng ngày/hàng tuần, tự động liên kết với vai trò, người quản lý, khu vực địa lý và hiệu suất trước đây.
• Công cụ phát hiện không gửi bài: Tích hợp dữ liệu nhân viên chính với nhật ký báo cáo, không bao gồm nhân viên đang nghỉ phép (tích hợp lịch nghỉ lễ).
• Nhắc nhở tự động: Chỉ gửi thông báo này cho những người đóng góp vắng mặt, giúp giảm thiểu các thông báo gây phiền nhiễu.
• Quyền truy cập hai lớp: Các quản lý địa phương có thể truy cập vào miền của họ, trong khi ban lãnh đạo trụ sở chính có thể xem dữ liệu tổng hợp.
• Bảng điều khiển: Cho phép người quản lý lọc các khoảng cách giữa bài nộp "hôm nay so với hôm qua".

Cải tiến quan trọng:

• Ban lãnh đạo đã nắm bắt được tình hình thực tế và những trở ngại gặp phải trong thời gian thực.
• Nhân viên phòng nhân sự đã tiết kiệm được khoảng 30 phút mỗi khu vực mỗi ngày nhờ việc theo dõi tuân thủ quy định.
• Tỷ lệ áp dụng tăng lên nhờ các vòng phản hồi tích hợp và gánh nặng nhận thức nhẹ hơn.
• Các mẫu có thể tái sử dụng được tận dụng cho các quy trình bắt buộc khác (ví dụ: kiểm tra an toàn, kiểm tra tại công trường, giải quyết sự cố).

Kịch bản 4: Tự động hóa quy trình di động và truy xuất nguồn gốc tài sản

1. Liên kết chi phí và chính sách:

• Việc gửi dữ liệu trên thiết bị di động với các chủ đề kế toán được gắn thẻ sẵn sẽ tự động tạo ra các tệp tài chính sẵn sàng để nhập.
• Liên kết các phê duyệt chính sách ban đầu với các yêu cầu bồi hoàn, loại bỏ các vòng lặp làm rõ lại.

2. Phân tích quy trình:

• Phân tích quy trình đã giúp phát hiện các điểm nghẽn và các tác vụ lỗi thời, từ đó cho phép tái thiết kế có mục tiêu (ví dụ: phê duyệt song song).

3. Phối hợp vật tư và nhà cung cấp:

• Quy trình thống nhất từ yêu cầu → điều phối → tiếp nhận cho thiết bị cửa hàng, vật tư công trình và tài sản thương hiệu.
• Sự tham gia của nhà cung cấp trong suốt vòng đời sản phẩm đã giảm thiểu các thiếu sót và công việc làm lại.

4. Theo dõi tài sản cố định và thiết bị:

• Việc tạo mã QR hàng loạt cho phép quét mã để xem trạng thái, gửi yêu cầu sửa chữa hoặc cập nhật tình trạng sản phẩm.
• Việc cập nhật sổ cái theo thời gian thực đã cải thiện khả năng sẵn sàng cho việc kiểm toán và kiểm tra đột xuất.

5. Điều chỉnh giá và kiểm soát số seri:

• Số sê-ri (dấu vân tay của thiết bị) được đối khớp với khách hàng/địa điểm, cho phép phát hiện hàng tồn kho chưa đăng ký để thực hiện các hành động định giá tập trung.
• Các nhà phân phối đã lọc ra các số sê-ri có liên quan, trong khi bảng điều khiển theo dõi sự tuân thủ theo lô và các vòng phản hồi về sự sai lệch.

6. Tự động hóa tương tác:

• Các tin nhắn "chào mừng" và chúc mừng sinh nhật do bộ phận nhân sự lên lịch sẵn giúp củng cố văn hóa doanh nghiệp với nỗ lực thủ công tối thiểu.

Cải tiến quan trọng:

• Chu trình phê duyệt được rút ngắn, giảm thiểu tình trạng trì hoãn.
• Giảm thiểu lỗi nhập liệu dữ liệu tài chính; tăng tốc độ hoàn tất kỳ kế toán với độ tin cậy cao hơn.
• Việc nắm bắt toàn diện vòng đời vật liệu giúp cải thiện lợi tức đầu tư (ROI) vào việc triển khai tài sản.
• Công tác kiểm toán và tuân thủ được tăng cường thông qua việc thu thập dữ liệu liên tục và có cấu trúc.
• Nâng cao trải nghiệm của nhân viên thông qua việc ghi nhận thành tích và giảm thiểu thủ tục hành chính.

Kết luận: Một tương lai của sự đổi mới không ngừng

Hành trình hợp tác giữa OPPO và Jodoo là minh chứng cho thấy một khoản đầu tư chiến lược vào công nghệ thông tin có thể dẫn đến những cải tiến đáng kể trong hoạt động, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả. Bằng cách giải quyết những vấn đề then chốt trong quản lý đơn hàng, nhân sự và tài chính, Jodoo đã cung cấp một nền tảng linh hoạt và có khả năng mở rộng, giúp OPPO tinh giản quy trình, cải thiện độ chính xác dữ liệu và thúc đẩy sự hợp tác tốt hơn trên toàn mạng lưới rộng lớn của mình. Quá trình chuyển đổi số này không chỉ giải quyết những thách thức trước mắt mà còn đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng và đổi mới liên tục của OPPO trong thị trường thiết bị thông minh đầy cạnh tranh.

Hướng tới tương lai, OPPO tiếp tục hợp tác với Jodoo để thúc đẩy nỗ lực tin học hóa, đảm bảo sự linh hoạt và thành công bền vững trong bối cảnh toàn cầu luôn biến đổi.

Bạn đã sẵn sàng khám phá cách những mô hình này phù hợp với quy trình dự án tài sản, hoạt động hiện trường hoặc hệ sinh thái nhà phân phối của mình chưa? Bước đột phá về hiệu quả tiếp theo của bạn rất có thể là một mô hình thiết kế—chứ không phải là một cuộc tái cấu trúc lớn. Hãy cùng nhau hiện thực hóa nó.

Yêu cầu bản dùng thử ngay hôm nay!