Cẩm nang năm 2026 này dành cho các nhóm mua sắm, vận hành và tài chính đang phát triển, những nhóm vẫn còn dựa vào bảng tính, email hoặc trò chuyện để quản lý việc mua hàng nội bộ và muốn có quy trình làm việc kết nối hơn từ yêu cầu đến đánh giá nhà cung cấp.
Các vấn đề về mua sắm hiếm khi bắt đầu bằng một lỗi lớn duy nhất. Thường thì, chúng xuất phát từ những sự thiếu sót nhỏ trong quá trình tiếp nhận yêu cầu, phê duyệt, theo dõi đơn hàng, tuyển chọn nhà cung cấp và đánh giá nhà cung cấp. Một trường thông tin bị thiếu có thể làm chậm quá trình phê duyệt. Tài liệu của nhà cung cấp nằm sai thư mục. Một đơn hàng quá hạn không có người chịu trách nhiệm rõ ràng. Theo thời gian, những lỗ hổng này dẫn đến việc ra quyết định chậm hơn, khả năng giám sát yếu hơn và cần nhiều thao tác thủ công hơn.
Mô hình đó vẫn còn phổ biến. Theo Báo cáo Tình hình Mua sắm năm 2025 của Ramp, 75% các nhà lãnh đạo doanh nghiệp vẫn đang gặp khó khăn với các quy trình mua sắm thủ công, và 63% thiếu kiểm soát chi tiêu sớm. Trên thực tế, điều đó thường có nghĩa là quy trình bị gián đoạn không phải vì các nhóm không làm việc đủ chăm chỉ, mà vì các giai đoạn không được kết nối đủ tốt.
Hướng dẫn quy trình mua sắm này giải thích cách cấu trúc quy trình từ yêu cầu mua hàng đến đánh giá nhà cung cấp, những thông tin cần thu thập ở mỗi giai đoạn, những điểm nghẽn thường xuất hiện và khi nào việc sử dụng bảng tính bắt đầu tạo ra nhiều công việc phối hợp hơn là tiết kiệm thời gian.
Vì sao quy trình mua sắm trở nên khó quản lý?
Công tác mua sắm trở nên phức tạp hơn khi có nhiều hơn một nhóm tham gia.
Một phòng ban yêu cầu một thứ gì đó. Bộ phận mua sắm kiểm tra thông số kỹ thuật. Bộ phận tài chính xem xét chi tiêu. Người phê duyệt ký tên. Nhà cung cấp gửi tài liệu. Bộ phận vận hành theo dõi việc giao hàng. Sau đó, cần có người đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp.
Nếu mỗi bước được xử lý riêng lẻ, quy trình làm việc thường sẽ phát sinh những vấn đề tương tự:
- lượng tiêu thụ không đầy đủ
- quyền sở hữu phê duyệt không rõ ràng
- hồ sơ nhà cung cấp không nhất quán
- Khả năng hiển thị trạng thái kém sau khi phê duyệt
- Việc đánh giá nhà cung cấp diễn ra quá muộn để có thể ảnh hưởng đến quyết định tiếp theo.
Mục tiêu thực tiễn của thiết kế quy trình làm việc không phải là làm tăng thêm thủ tục hành chính, mà là giảm thiểu việc làm lại không cần thiết.
Bước 1: Xác định những nội dung cần có trong yêu cầu mua hàng
Yêu cầu mua hàng là một tín hiệu nội bộ cho thấy cần phải mua một thứ gì đó. Nó cần cung cấp đủ thông tin để người xem xét tiếp theo quyết định bước tiếp theo cần làm gì.
Một yêu cầu yếu thường dẫn đến yêu cầu tiếp theo. Một yêu cầu mạnh mẽ hơn sẽ giảm thiểu yêu cầu tiếp theo.
Hầu hết các nhóm mua sắm đều cần một số phiên bản của các trường thông tin sau:
- tên người yêu cầu
- phòng
- vật phẩm hoặc dịch vụ cần thiết
- Số lượng
- ngày yêu cầu
- mục đích kinh doanh
- chi phí ước tính
- nhà cung cấp ưu tiên, nếu có
- các tệp hoặc thông số kỹ thuật hỗ trợ
Thiết kế phù hợp phụ thuộc vào loại hình mua sắm mà bạn thực hiện. Yêu cầu về cơ sở vật chất, yêu cầu về phần mềm và yêu cầu về nguyên vật liệu có thể cần các chi tiết hỗ trợ khác nhau. Nhưng nguyên tắc chung vẫn giữ nguyên: thu thập thông tin giúp bộ phận mua sắm xem xét yêu cầu một cách chính xác ngay từ lần đầu tiên.
Quy trình tiếp nhận yêu cầu mua hàng hiệu quả nhất khi bối cảnh kinh doanh quan trọng được ghi nhận ngay tại thời điểm gửi yêu cầu, chứ không phải được tái tạo lại sau đó.
Nếu nhóm của bạn muốn có một điểm khởi đầu có cấu trúc cho các trường nhập liệu và định tuyến yêu cầu, thì đây là giải pháp. mẫu đơn yêu cầu mua hàng là một tài liệu tham khảo thực tế.
Bước 2: Tách biệt quy trình tiếp nhận yêu cầu và quy trình phê duyệt.
Một sai lầm phổ biến trong quy trình mua sắm là coi việc tiếp nhận yêu cầu và phê duyệt là cùng một việc.
Chúng có quan hệ họ hàng với nhau, nhưng không hoàn toàn giống hệt nhau.
Biểu mẫu yêu cầu được lập ra để ghi nhận nhu cầu và bối cảnh. Quy trình phê duyệt được thiết lập để kiểm soát. Việc kiểm soát đó có thể phụ thuộc vào ngưỡng ngân sách, quyền sở hữu của bộ phận, quy tắc của nhà cung cấp, rủi ro theo danh mục hoặc yêu cầu về tài liệu.
Một quy trình phê duyệt hiệu quả cần trả lời được các câu hỏi như:
- Liệu yêu cầu này đã có đủ thông tin để tiếp tục xử lý chưa?
- Khoản chi này cần một người phê duyệt hay nhiều người phê duyệt?
- Bộ phận mua sắm có cần xem xét nhà cung cấp trước khi phê duyệt không?
- Các trường hợp ngoại lệ hoặc yêu cầu không tuân thủ chính sách sẽ được xử lý như thế nào?
- Khi nào cần đẩy nhanh tiến độ phê duyệt đối với trường hợp quá hạn?
Mục tiêu không phải là làm cho quy trình phê duyệt phức tạp hơn mức cần thiết. Mục tiêu là làm cho các bước ra quyết định trở nên minh bạch và có thể lặp lại.
Các giai đoạn phê duyệt cần làm rõ quyền sở hữu, trạng thái và lịch sử quyết định để giảm thiểu việc theo dõi thủ công.
Nếu bạn cần một ví dụ về cách cấu trúc quy trình phê duyệt, thì đây là ví dụ đó. Quy trình phê duyệt đơn đặt hàng là một điểm tham chiếu có liên quan.
Bước 3: Theo dõi những gì xảy ra sau khi được phê duyệt
Nhiều nhóm tập trung quá nhiều vào việc xin phê duyệt đơn hàng, rồi lại mất tập trung khi quá trình thực hiện bắt đầu.
Điều đó tạo ra một loại vấn đề kiểm soát khác. Yêu cầu đã được phê duyệt, nhưng giờ đây không ai có được cái nhìn chung đáng tin cậy về những gì đã được ban hành, những gì bị trì hoãn, những gì bị chặn và những gì vẫn cần phải xử lý.
Sau khi được phê duyệt, các nhóm mua sắm hoặc vận hành thường cần theo dõi:
- chủ sở hữu đơn đặt hàng
- nhà cung cấp
- ngày phát hành
- ngày giao hàng dự kiến
- trạng thái hiện tại
- các mục quá hạn
- ngoại lệ hoặc rào cản
- Số lượng đã nhận so với số lượng đang chờ xử lý
Đây là điểm mà bảng tính thường trở nên dễ bị lỗi. Chúng có thể lưu trữ các dòng dữ liệu đơn đặt hàng, nhưng thường không thể hiện rõ ràng thời gian hoàn thành, quyền sở hữu và các hành động tiếp theo giữa nhiều bên liên quan.
Lớp theo dõi trở nên có giá trị hơn khi khối lượng đơn hàng tăng lên, thời gian giao hàng của nhà cung cấp trở nên quan trọng hoặc nhiều người cần cùng xem trạng thái đơn hàng.
Một công cụ theo dõi đơn đặt hàng cần giúp việc xem xét thông tin về chủ sở hữu, thời gian giao hàng của nhà cung cấp, trạng thái đơn hàng và việc theo dõi các đơn hàng quá hạn trở nên dễ dàng hơn.
A công cụ theo dõi đơn đặt hàng Nó rất hữu ích như một tài liệu tham khảo khi bạn muốn xem giao diện sau khi phê duyệt có cấu trúc hơn sẽ trông như thế nào.
Bước 4: Chuẩn hóa quy trình tiếp nhận nhà cung cấp trước khi nó trở thành nút thắt cổ chai.
Quá trình tuyển chọn nhà cung cấp thường được xem là công việc hành chính, nhưng nó ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ và rủi ro trong quá trình mua sắm.
Nếu thông tin nhà cung cấp không đầy đủ, các nhóm có thể không thể đặt hàng, xử lý thanh toán hoặc xác minh sự tuân thủ kịp thời. Kết quả thường là sự chậm trễ, phải làm lại hoặc trao đổi qua lại không cần thiết với nhà cung cấp.
Quy trình hội nhập cơ bản thường bao gồm:
- thông tin kinh doanh hợp pháp
- mẫu đơn thuế
- thông tin ngân hàng
- thông tin liên hệ
- tài liệu tuân thủ
- giấy chứng nhận bảo hiểm
- trạng thái xem xét nội bộ
Bộ tài liệu cụ thể phụ thuộc vào ngành nghề và quy trình kiểm soát của bạn. Điểm quan trọng hơn cả là tính nhất quán. Khi mỗi bộ phận yêu cầu thông tin khác nhau ở định dạng khác nhau, hồ sơ nhà cung cấp sẽ trở nên khó tin cậy.
Quy trình tiếp nhận nhà cung cấp sẽ dễ quản lý hơn khi các tài liệu cần thiết và trạng thái xem xét được lưu trữ ở cùng một nơi.
Đối với các nhóm đang xây dựng quy trình thiết lập nhà cung cấp nhất quán hơn, điều này mẫu đăng ký nhà cung cấp Đây là một ví dụ hữu ích.
Bước 5: Đảm bảo quy trình đánh giá nhà cung cấp có thể lặp lại
Việc đánh giá nhà cung cấp sẽ hữu ích nhất khi nó hỗ trợ các quyết định trong tương lai, chứ không chỉ là những nhận xét sau khi dự án hoàn thành.
Nhiều nhóm đánh giá nhà cung cấp một cách không chính thức. Họ nhớ nhà cung cấp nào gây ra vấn đề, nhà cung cấp nào trễ hạn hoặc nhà cung cấp nào khó hợp tác. Nhưng trí nhớ không phải là một hệ thống mua sắm có thể mở rộng.
Quy trình đánh giá nhà cung cấp có thể lặp lại thường hiệu quả hơn khi nó đánh giá các tiêu chí rõ ràng như:
- chất lượng
- độ tin cậy giao hàng
- khả năng phản hồi
- giá cả
- chất lượng tài liệu
- Tuân thủ
- giải quyết vấn đề
Mục đích của bảng đánh giá không phải là tạo thêm thủ tục giấy tờ. Mục đích là để việc so sánh các nhà cung cấp trở nên nhất quán hơn và dễ bảo vệ hơn.
Khi hiệu suất của nhà cung cấp được ghi nhận theo một cách thức tiêu chuẩn, các nhóm mua sắm sẽ có vị thế tốt hơn để đưa ra các quyết định về tìm nguồn cung ứng, gia hạn và phê duyệt trong tương lai.
Bảng đánh giá nhà cung cấp hoạt động hiệu quả nhất khi kết hợp xếp hạng, bằng chứng và ghi chú của người đánh giá.
Nếu bạn muốn một ví dụ cụ thể về cách sắp xếp thông tin đó, thì đây là mẫu đánh giá nhà cung cấp Đây là một tài liệu tham khảo hữu ích.
Các điểm nghẽn thường gặp trong quy trình mua sắm cần lưu ý
Ngay cả những quy trình mua sắm có thiện chí cũng thường bị chậm lại theo những cách có thể dự đoán được.
Một số điểm nghẽn phổ biến nhất bao gồm:
- các yêu cầu được gửi mà không có đủ thông tin chi tiết
- Các thủ tục phê duyệt đang chờ xử lý do quyền sở hữu chưa rõ ràng.
- Không có chế độ xem trạng thái được chia sẻ sau khi phê duyệt
- hồ sơ thiết lập nhà cung cấp chưa đầy đủ
- Việc đánh giá nhà cung cấp bị trì hoãn cho đến sau chu kỳ mua hàng tiếp theo.
Đây không phải là những vấn đề riêng biệt. Trong hầu hết các tổ chức, chúng đều có mối liên hệ với nhau. Quy trình tiếp nhận yếu kém dẫn đến quy trình phê duyệt yếu kém. Quy trình phê duyệt yếu kém dẫn đến việc thực thi không rõ ràng. Việc thực thi yếu kém làm giảm độ tin cậy của quá trình đánh giá nhà cung cấp.
Đó là lý do tại sao thiết kế quy trình mua sắm hoạt động hiệu quả nhất khi được coi như một hệ điều hành liên kết thay vì một tập hợp các tài liệu không liên quan.
Khi bảng tính không còn đủ đáp ứng nhu cầu nữa.
Bản thân bảng tính không phải là vấn đề. Chúng thường là điểm khởi đầu hợp lý.
Nhưng chúng thường gặp trục trặc khi việc mua sắm phụ thuộc vào:
- nhiều người phê duyệt
- cập nhật trạng thái lặp đi lặp lại
- kiểm soát tài liệu nhà cung cấp
- khả năng hiển thị đơn hàng quá hạn
- chia sẻ quyền sở hữu giữa các nhóm
Bảng tính có thể lưu trữ dữ liệu mua sắm. Tuy nhiên, nó thường không thể quản lý quy trình mua sắm một cách hiệu quả.
Khi các nhóm dành quá nhiều thời gian để yêu cầu cập nhật, sửa các yêu cầu chưa đầy đủ hoặc xây dựng lại ngữ cảnh giữa các công cụ, quy trình thường đã đạt đến điểm mà cấu trúc quan trọng hơn là thêm một tab bảng tính khác.
Tóm lại
Quy trình mua sắm không cần phải phức tạp mới hiệu quả. Điều quan trọng là nó phải được kết nối với nhau.
Khi việc tiếp nhận yêu cầu, phê duyệt, theo dõi đơn hàng, tuyển chọn nhà cung cấp và đánh giá nhà cung cấp được thực hiện như một phần của cùng một quy trình, các nhóm thường có được cái nhìn tổng quan tốt hơn, ít lỗi chuyển giao hơn và kiểm soát chặt chẽ hơn về chi tiêu và chất lượng nhà cung cấp.
Nếu nhóm của bạn đang xem xét cách các giai đoạn này nên được kết hợp với nhau, Jodoo sẽ là giải pháp hữu ích. Thư viện mẫu AI Cung cấp các ví dụ thực tiễn về quy trình tiếp nhận yêu cầu, phê duyệt, theo dõi đơn hàng, tuyển chọn nhà cung cấp và đánh giá nhà cung cấp.
