Tập đoàn chiến thắng: Làm thế nào một nhà sản xuất hàng đầu tiết kiệm được hơn 180.000 đô la và hơn 3.700 giờ làm việc nhờ nâng cấp kỹ thuật số toàn diện.

Trong thế giới công nghiệp nặng, ít cái tên nào mang trọng lượng của bề dày lịch sử và sự đổi mới như Winner Vibrating Equipment (Winner Group). Được thành lập vào năm 1954, Winner Group đã xây dựng được danh tiếng về chất lượng và độ bền bỉ, khẳng định vị thế là nhà sản xuất thiết bị rung hàng đầu thông qua nhiều thập kỷ đổi mới và chuyên môn sản xuất.

Với các sản phẩm được bán trên toàn cầu và mạng lưới phức tạp gồm hàng ngàn đối tác cung ứng, Winner Group là minh chứng cho sức mạnh công nghiệp. Tuy nhiên, trong thị trường năng động ngày nay, ngay cả những nhà sản xuất lâu đời nhất cũng phải đối mặt với một thách thức quan trọng: làm thế nào để nâng cấp số hóa một doanh nghiệp sản xuất rộng lớn nhằm đạt được khả năng quản lý toàn diện từ đầu đến cuối. Hành trình của họ là một bài học điển hình về cách phá bỏ các rào cản thông tin và xây dựng một hệ sinh thái kết nối liền mạch.

Thách thức: Sự lãng phí tiềm ẩn trong một chuỗi giá trị rời rạc

Công ty Winner Group điều phối các nhà cung cấp, nhà thầu phụ, nhà cung cấp dịch vụ hậu cần, khách hàng và các bộ phận nội bộ thông qua nhiều phương thức như gọi điện thoại, tin nhắn WhatsApp, hồ sơ giấy và bảng tính. Khi sự hợp tác mở rộng, thông tin không phải lúc nào cũng được chia sẻ kịp thời hoặc liên kết giữa các nhóm, hạn chế khả năng theo dõi quá trình đấu thầu, sản xuất thuê ngoài, đơn đặt hàng và yêu cầu sau bán hàng.

Giao tiếp rời rạc giữa các tổ chức

Tập đoàn Winner phải phối hợp công việc giữa các nhóm mua sắm, sản xuất và bán hàng, cũng như với các nhà cung cấp, nhà thầu phụ và khách hàng. Do thông tin được chia sẻ qua các kênh riêng biệt, các nhóm thường dựa vào từng nhân viên để truyền đạt thông tin cập nhật. Điều này gây khó khăn trong việc duy trì tính nhất quán của thông tin và cung cấp cho tất cả các bên cái nhìn kịp thời về tình trạng đơn đặt hàng, sản xuất và giao hàng.

Khả năng theo dõi tình trạng sản xuất và vận chuyển còn hạn chế.

Thông tin về sản xuất, gia công và vận chuyển không được hiển thị chung. Nhân viên thường phải liên hệ với người chịu trách nhiệm hoặc tìm kiếm trong các hồ sơ riêng lẻ để có được trạng thái mới nhất, điều này làm chậm quá trình phối hợp và khiến việc truy xuất thông tin lịch sử trở nên khó khăn hơn. Sự thiếu minh bạch thông tin này dẫn đến việc các quyết định thường dựa trên các báo cáo lỗi thời và cảm tính hơn là dữ liệu chính xác. Không thể chủ động xác định các điểm nghẽn hoặc tối ưu hóa quy trình làm việc khi bức tranh toàn cảnh luôn bị chậm trễ vài ngày.

Dữ liệu hoạt động bị ngắt kết nối

Tập đoàn Winner tạo ra một lượng dữ liệu khổng lồ mỗi ngày, nhưng phần lớn trong số đó bị chôn vùi trong các bảng tính và biểu mẫu giấy rời rạc. Không có hệ thống kỹ thuật số tích hợp, việc phân tích dữ liệu có ý nghĩa là điều không thể. Các vấn đề được giải quyết dựa trên kinh nghiệm cá nhân hơn là dựa trên những hiểu biết từ dữ liệu. Nhóm tài chính đã dành vô số giờ để tổng hợp số liệu thống kê thủ công, một công việc lặp đi lặp lại và có giá trị thấp, khiến họ không thể dành thời gian cho những công việc mang tính chiến lược hơn.

Nhu cầu về phần mềm có khả năng cấu hình cao hơn

Số hóa hoạt động là điều cần thiết đối với Winner Group để giảm sự phụ thuộc vào các quy trình thủ công. Tuy nhiên, các hệ thống ERP và quản lý có sẵn trên thị trường lại cung cấp tính linh hoạt hạn chế đối với các quy trình làm việc chuyên biệt của công ty và có thể bao gồm các tính năng mà công ty không cần. Phát triển phần mềm tùy chỉnh là một lựa chọn khác, nhưng lại tốn kém và chậm. Hơn nữa, những người dùng nghiệp vụ hiểu rõ nhất các quy trình làm việc này lại có kinh nghiệm lập trình hạn chế, khiến họ khó có thể đóng góp trực tiếp vào việc phát triển hệ thống. Do đó, Winner Group cần một nền tảng có thể cấu hình được, cho phép người dùng nghiệp vụ tham gia xây dựng và tinh chỉnh các quy trình làm việc khi yêu cầu thay đổi, mà không cần đến chuyên môn lập trình sâu rộng.

Giải pháp: Xây dựng cầu nối kỹ thuật số cho sự hợp tác toàn diện

Đối mặt với những thách thức mang tính hệ thống này, Winner Group đã bắt đầu một hành trình đầy tham vọng nhằm nâng cấp số toàn bộ hệ sinh thái sản xuất của mình. Thay vì tìm kiếm một hệ thống có sẵn không hoàn hảo khác, họ đã chọn trao quyền cho đội ngũ của mình để xây dựng một giải pháp từ đầu. Tầm nhìn của họ là tạo ra một “Nền tảng Internet Công nghiệp” thống nhất – một cầu nối kỹ thuật số kết nối các hoạt động nội bộ của họ với toàn bộ chuỗi giá trị bên ngoài. Điều này không chỉ đơn thuần là mua phần mềm mới; mà là việc thay đổi căn bản cách thức hợp tác của họ.

Họ đã áp dụng một chiến lược thực dụng gồm ba bước để hiện thực hóa tầm nhìn này:

1. Học hỏi và Trao quyềnBộ phận CNTT đã tự mình làm chủ nền tảng không cần lập trình. Sau đó, họ trở thành những nhà tư vấn nội bộ, đào tạo nhân viên trên toàn công ty và truyền bá giá trị của một hệ sinh thái kỹ thuật số kết nối.
2. Kiểm thử và lặp lạiLàm việc chặt chẽ với từng bộ phận kinh doanh, nhóm CNTT đã xác định các tình huống có tác động lớn. Họ hướng dẫn người dùng kinh doanh xây dựng và thử nghiệm các ứng dụng của riêng mình, đảm bảo các giải pháp được tùy chỉnh hoàn hảo cho nhu cầu thực tế.
3. Quảng bá và kết nốiSau khi chứng minh được hiệu quả của nền tảng trong nội bộ, Winner Group đã mời các nhà cung cấp, nhà thầu phụ và nhà cung cấp dịch vụ hậu cần được lựa chọn tham gia. Điều này đã mở rộng nền tảng trên toàn bộ chuỗi giá trị của công ty, cho phép các nhóm nội bộ và đối tác bên ngoài phối hợp thông qua một hệ thống kỹ thuật số dùng chung.

Cách tiếp cận từ cơ sở này đã dẫn đến việc tạo ra một Nền tảng Internet Công nghiệp mạnh mẽ gồm năm mô-đun, đóng vai trò như hệ thần kinh trung ương cho toàn bộ hoạt động của họ.

Kịch bản 1: Quản lý nhà cung cấp và nhà thầu phụ từ đầu đến cuối

Trước đây, việc quản lý hàng ngàn nhà cung cấp và nhà thầu phụ là một quy trình thủ công, hỗn loạn. Với nền tảng mới, Winner Group đã số hóa toàn bộ vòng đời của quy trình này.

• Cổng thông tin đối tác tự phục vụCác đối tác bên ngoài giờ đây đã có cổng thông tin riêng được bảo mật. Họ có thể cập nhật thông tin của mình, nhận lời nhắc tự động về các chứng chỉ sắp hết hạn và truy cập tất cả các đơn đặt hàng và hợp đồng liên quan tại một nơi. Mô hình tự phục vụ này đã loại bỏ việc trao đổi qua lại không cần thiết và giúp đội ngũ mua sắm tập trung vào việc tìm nguồn cung ứng chiến lược.

• Theo dõi tiến độ thời gian thựcĐối với các nhà thầu phụ gia công bán thành phẩm, nền tảng này hoạt động như một hệ thống quản lý kho chung, năng động. Các nhà thầu phụ báo cáo tiến độ sản xuất hàng ngày trực tiếp vào hệ thống. Điều này giúp bộ phận sản xuất của Winner có cái nhìn trực tiếp và chính xác về tiến độ bên ngoài, cho phép họ chủ động điều chỉnh lịch trình của mình thay vì chỉ phản ứng khi bị chậm trễ. Hệ thống cũng bao gồm tính năng “đánh giá nhà vận chuyển”, trong đó các bộ phận nội bộ đánh giá hiệu suất của mỗi lần giao hàng, từ đó ảnh hưởng đến khả năng đủ điều kiện tham gia đấu thầu trong tương lai của nhà vận chuyển.

• Quy trình hậu cần và thanh toán được tối ưu hóaKhi nhà cung cấp vận chuyển hàng hóa, họ trực tiếp tạo thông báo vận chuyển trên nền tảng. Bộ phận thu mua và bộ phận nhu cầu nhận được thông báo ngay lập tức, giải quyết vấn đề bất đối xứng thông tin đã tồn tại từ lâu. Nhà cung cấp thậm chí có thể tự khởi tạo yêu cầu thanh toán, tạo ra quy trình tài chính minh bạch và hiệu quả.

Kịch bản 2: Đấu thầu dịch vụ hậu cần minh bạch và hiệu quả

Đấu thầu logistics là một nguồn gây lãng phí và rủi ro lớn. Quy trình truyền thống sử dụng nhóm WhatsApp và các cuộc gọi điện thoại thiếu minh bạch và dễ bị thao túng giá thầu. Winner Group đã thay thế điều này bằng một hệ thống quản lý đấu thầu logistics hoàn toàn minh bạch, dựa trên dữ liệu.

• Cổng đấu thầu thống nhấtTất cả các cơ hội đấu thầu đều được công bố trên một cổng thông tin tập trung. Các đối tác vận tải nhận được thông báo và gửi báo giá của họ một cách độc lập và bảo mật.

• Phân tích dữ liệu tự độngSau khi thời gian đấu thầu kết thúc, hệ thống sẽ tự động tạo ra bảng điều khiển dữ liệu, cho phép các nhà quản lý so sánh các báo giá và đưa ra quyết định sáng suốt. Toàn bộ quy trình giờ đây có thể theo dõi và kiểm toán được, đảm bảo tính công bằng và tối đa hóa hiệu quả chi phí.

• Thông báo chỉ với một cú nhấp chuộtQuy trình thông báo cho từng nhà thầu một kém hiệu quả đã được thay thế bằng thông báo trúng thầu chỉ bằng một cú nhấp chuột, giúp cải thiện đáng kể hiệu quả và đảm bảo tất cả các bên đều được thông báo cùng lúc.

Kịch bản 3: Trải nghiệm khách hàng liền mạch từ đầu đến cuối

Quá trình nâng cấp kỹ thuật số đã được mở rộng đến tận người tiêu dùng cuối cùng, biến trải nghiệm khách hàng từ một "hộp đen" thành một hành trình minh bạch.

• Cập nhật trực tiếp về sản xuất và vận chuyểnLần đầu tiên, khách hàng có thể đăng nhập vào cổng thông tin cá nhân và xem tiến độ sản xuất đơn hàng theo thời gian thực. Dữ liệu này được liên kết trực tiếp với hệ thống sản xuất nội bộ. Sau khi đơn hàng được vận chuyển, trạng thái sẽ được cập nhật thông tin từ bộ phận hậu cần, giúp khách hàng nắm rõ toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối.

• Kênh hậu mãi trực tiếpThay vì phải điều hướng qua hệ thống tổng đài phức tạp, khách hàng giờ đây có thể gửi phản hồi sau bán hàng hoặc yêu cầu dịch vụ trực tiếp thông qua nền tảng này. Các yêu cầu sẽ được chuyển ngay lập tức đến đúng nhóm phụ trách, giảm thiểu việc mất thông tin và đảm bảo phản hồi nhanh chóng, hiệu quả hơn. Mô-đun hậu mãi bao gồm "cơ sở kiến thức" nơi khách hàng có thể truy cập hướng dẫn sử dụng điện tử và hướng dẫn khắc phục sự cố dành riêng cho kiểu thiết bị của họ, giúp giảm thiểu hơn nữa nhu cầu gọi điện hỗ trợ thủ công.

Bằng cách kết nối từng giai đoạn trong chuỗi giá trị của mình—từ nhà cung cấp nguyên liệu thô đến khách hàng cuối cùng—Winner Group đã thiết lập một hệ thống kỹ thuật số tích hợp hỗ trợ sự hợp tác trong toàn bộ doanh nghiệp.

Kết quả: Một hệ sinh thái tinh gọn, kết nối mang lại giá trị có thể đo lường được.

Việc nâng cấp số tại Winner Group không chỉ là một bài tập kỹ thuật đơn thuần; đó là một sự chuyển đổi chiến lược kinh doanh mang lại lợi tức đầu tư mạnh mẽ và có thể đo lường được. Bằng cách phá bỏ các kho thông tin riêng lẻ và tạo ra một nền tảng duy nhất, kết nối, công ty đã khai thác được hiệu quả đáng kể, giảm chi phí và xây dựng một hoạt động linh hoạt, mạnh mẽ và hợp tác hơn. Kết quả đã chứng minh điều đó.

Chỉ trong một thời gian ngắn, Nền tảng Internet Công nghiệp, được xây dựng và quản lý bởi một nhóm nhỏ gọn, đã giúp công ty tiết kiệm hơn 180.000 bảng Anh chi phí vận hành hàng năm. Thành quả này không đạt được nhờ giảm số lượng nhân viên, mà bằng cách loại bỏ lãng phí và trao quyền cho nhân viên tập trung vào những công việc có giá trị cao hơn. Nền tảng này đã tự động hóa hàng nghìn tác vụ thủ công, tiết kiệm hơn 3.786 giờ làm việc và giải phóng tương đương 8 nhân viên toàn thời gian để thúc đẩy các sáng kiến chiến lược thay vì chỉ loay hoay với giấy tờ.

Tác động lan tỏa khắp toàn bộ chuỗi giá trị. Nhóm thu mua, không còn bị sa lầy vào quy trình thanh toán thủ công, giờ đây có thể tập trung chuyên môn của mình vào việc tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu tốt hơn với giá cả cạnh tranh hơn. Nhóm sản xuất có thể đưa ra các quyết định lập kế hoạch thông minh hơn nhờ dữ liệu thời gian thực từ các nhà thầu phụ. Và bộ phận hậu cần đã loại bỏ được những rủi ro và sự thiếu hiệu quả của quy trình đấu thầu cũ, thiếu minh bạch.

Việc thúc đẩy kết nối liên doanh gặp nhiều khó khăn, nhưng nếu nhìn xa hơn 5 đến 10 năm, khi giá trị của nó thực sự được thể hiện, mọi thứ đều đáng giá. Nó giống như việc xây dựng một con đường – quá trình xây dựng mang lại nhiều bất tiện, nhưng vào ngày con đường hoàn thành, cuộc sống sẽ thay đổi đáng kể.
—— Chen Xingyu, trưởng nhóm sáng kiến kỹ thuật số tại Winner Group

Tầm nhìn dài hạn này đã và đang mang lại hiệu quả, tạo nền tảng cho sự tăng trưởng bền vững và lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ.

Chỉ số hiệu suất chính	Trước đây: Cách thức tách rời	Sau: Nâng cấp kỹ thuật số toàn diện
Hiệu quả tổng thể	Các quy trình thủ công, phụ thuộc vào con người, dẫn đến sai sót và chậm trễ.	Tiết kiệm được 8 nhân viên toàn thời gian; hơn 3.786 giờ làm việc mỗi năm nhờ tự động hóa.
Chi phí hoạt động hàng năm	Chi phí ẩn cao phát sinh từ sự thiếu hiệu quả trong quy trình và đấu thầu thiếu minh bạch.	Tiết kiệm được hơn 180.000 bảng Anh mỗi năm.
Đấu thầu hậu cần	Các cuộc gọi WeChat/điện thoại thiếu minh bạch, kém hiệu quả, tiềm ẩn nguy cơ dàn xếp đấu thầu cao.	Nền tảng đấu thầu trực tuyến minh bạch, tự động với khả năng truy xuất dữ liệu đầy đủ.
Hợp tác với nhà cung cấp	Giao tiếp thủ công, thanh toán chậm trễ và thiếu minh bạch.	Cổng thông tin tự phục vụ cung cấp cập nhật theo thời gian thực và quy trình thanh toán được đơn giản hóa.
Khả năng hiển thị khách hàng	Hoàn toàn là một hộp đen; không thể biết được tình trạng sản xuất hay vận chuyển.	Theo dõi tiến độ đơn hàng theo thời gian thực, tức thì, từ khâu sản xuất đến giao hàng.
Dữ liệu & Phân tích	Dữ liệu bị mắc kẹt trong giấy tờ, bảng tính và các hệ thống rời rạc.	Nền tảng dữ liệu tập trung với bảng điều khiển thời gian thực hỗ trợ ra quyết định chiến lược.

Triển vọng tương lai: Mở đường cho một tương lai công nghiệp thông minh hơn

Đối với Winner Group, việc tạo ra Nền tảng Internet Công nghiệp không phải là điểm kết thúc của hành trình số hóa mà là sự khởi đầu của một kỷ nguyên mới. Việc tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả ngay lập tức chỉ là cột mốc đầu tiên trên con đường dài hơn hướng tới xây dựng một hệ sinh thái công nghiệp thực sự thông minh, dựa trên dữ liệu.

Giai đoạn tiếp theo trong chiến lược của họ là làm sâu sắc thêm sự tích hợp này, tận dụng lượng dữ liệu khổng lồ hiện đang được lưu chuyển trên nền tảng để khai thác các tầng giá trị mới.

Lộ trình của họ bao gồm mở rộng khả năng của nền tảng để tích hợp thêm các phân tích nâng cao, thông tin chi tiết về bảo trì dự đoán và thậm chí cả dự báo dựa trên trí tuệ nhân tạo. Bằng cách phân tích dữ liệu phong phú từ nhà cung cấp, dây chuyền sản xuất và phản hồi của khách hàng, Winner Group hướng đến việc chuyển từ giải quyết vấn đề thụ động sang quản lý chủ động, dự đoán. Họ hình dung một tương lai nơi họ có thể dự đoán sự gián đoạn chuỗi cung ứng trước khi chúng xảy ra, tối ưu hóa lịch trình sản xuất với độ chính xác cao hơn và xác định các cơ hội thị trường mới dựa trên các mô hình hành vi của khách hàng.

Hành trình của Winner Group mang đến một mô hình đầy sức thuyết phục cho bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào đang thực hiện nâng cấp số: chuyển đổi thực sự không chỉ đơn thuần là mua một phần mềm duy nhất. Đó là việc xây dựng một hệ sinh thái kết nối, hợp tác và trao quyền cho nhân viên dẫn dắt sự thay đổi. Bằng cách tập trung vào việc phá vỡ các rào cản thông tin và thúc đẩy sự hợp tác toàn diện, họ không chỉ giải quyết được những thách thức trước mắt mà còn mở đường cho một tương lai công nghiệp thông minh hơn, bền vững hơn.

[Yêu cầu bản dùng thử Jodoo]