Duyệt theo danh mục
Giới thiệu: Tại sao quản lý đơn đặt hàng lại quan trọng trong sản xuất
Trong sản xuất, sự chậm trễ hoặc kiểm soát kém là một vấn đề. đơn đặt hàng Việc chậm trễ trong khâu mua sắm và chất lượng dữ liệu kém có thể làm gián đoạn sản xuất nhanh hơn hầu hết các nhóm dự đoán. Đây không phải là những vấn đề hành chính nhỏ: chúng ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn cung nguyên vật liệu, dòng tiền và hiệu suất của nhà cung cấp. Đối với các nhà máy đang vận hành hệ thống tồn kho tinh gọn, chỉ cần một sự phê duyệt bị thiếu hoặc một đơn đặt hàng trùng lặp cũng có thể gây ra gián đoạn dây chuyền sản xuất, phí vận chuyển cao hơn hoặc tồn kho ngoài kế hoạch.
Đơn đặt hàng không chỉ đơn thuần là một chứng từ mua hàng. Nó là điểm kiểm soát kết nối nhu cầu từ sản xuất, tín hiệu tồn kho từ kho hàng, điều khoản thương mại từ bộ phận mua sắm và trách nhiệm giải trình ngân sách từ bộ phận tài chính. Khi quy trình đặt hàng được minh bạch, các nhóm có thể theo dõi được những gì đã được yêu cầu, ai đã phê duyệt, nhà cung cấp đã xác nhận, những gì đã được nhận và những gì cần được thanh toán.
Vấn đề là nhiều nhà sản xuất vẫn quản lý quy trình này thông qua chuỗi email, bảng tính và các giải pháp tạm thời từ hệ thống ERP không liên kết. Điều đó tạo ra ba rủi ro quen thuộc: chi tiêu trái phép ngoài nhà cung cấp hoặc ngân sách đã được phê duyệt, quy trình phê duyệt chậm dẫn đến trì hoãn việc cung cấp vật tư, và khả năng giám sát yếu kém trong toàn bộ chu trình mua sắm đến thanh toán. Trong các phần tiếp theo, chúng ta sẽ phân tích chi tiết quy trình hoạt động như thế nào, những điểm yếu của việc quản lý đơn đặt hàng thủ công và các biện pháp kiểm soát thực tiễn nào giúp các nhóm mua sắm hoạt động nhanh hơn mà không làm mất đi tính kỷ luật.
Quy trình đặt hàng từ yêu cầu đến thanh toán diễn ra như thế nào?
Trong lĩnh vực sản xuất, đơn đặt hàng Quy trình hoạt động hiệu quả nhất khi mỗi bước chuyển đổi một tín hiệu vận hành thành một giao dịch được kiểm soát. Hãy xem xét một nhà máy sản xuất bao bì, khi lượng tồn kho màng cán mỏng giảm xuống dưới điểm đặt hàng lại sau mỗi lần chạy MRP hàng tuần. Nhiệm vụ của người mua không chỉ là đặt hàng nhanh chóng, mà còn là chuyển nhu cầu đó qua quy trình mua hàng đến thanh toán được ghi chép đầy đủ, đảm bảo tính liên tục của nguồn cung, chi phí và trách nhiệm giải trình. Trình tự đó là nền tảng của việc quản lý đơn đặt hàng một cách hiệu quả.
Quy trình tổng thể thường diễn ra theo thứ tự sau: Yêu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, tạo đơn đặt hàng, phê duyệt, xác nhận của nhà cung cấp, nhận hàng, đối chiếu hóa đơn và hoàn tất giao dịch.. Trong ví dụ của chúng tôi, một người lập kế hoạch xác định nhu cầu cần 5.000 kg màng cán mỏng cho hai tuần sản xuất tiếp theo, bộ phận mua hàng chuyển nhu cầu đó thành một yêu cầu chính thức, và bộ phận tài chính chỉ thanh toán sau khi số lượng, giá cả và hồ sơ nhận hàng khớp nhau. Khi các nhà sản xuất tuân thủ trình tự này một cách nhất quán, đơn đặt hàng trở thành một hồ sơ kiểm soát sống động chứ không phải là một tài liệu tĩnh.
Yêu cầu mua hàng bắt đầu bằng tín hiệu nhu cầu đã được xác minh.
Quy trình bắt đầu khi bộ phận lập kế hoạch hoặc sản xuất lập yêu cầu mua hàng dựa trên nhu cầu thực tế, chứ không phải chỉ là yêu cầu bằng lời nói. Tại nhà máy đóng gói, người lập kế hoạch đính kèm thông tin về hàng tồn kho hiện tại, các đơn đặt hàng đang chờ xử lý, thời gian giao hàng và ngày giao hàng yêu cầu, cho thấy lượng hàng tồn kho hiện có chỉ đáp ứng được nhu cầu trong chín ngày. Một yêu cầu mua hàng rõ ràng cung cấp cho bộ phận mua sắm đủ thông tin để kiểm tra mức độ khẩn cấp, số lượng và ngân sách trước khi liên hệ với bất kỳ nhà cung cấp nào.
Lựa chọn nhà cung cấp và tạo đơn đặt hàng
Sau khi xác nhận nhu cầu, người mua sẽ lựa chọn nhà cung cấp dựa trên các quy tắc nhà cung cấp đã được phê duyệt, lịch sử giá cả, thời gian giao hàng và hiệu suất chất lượng. Đối với đơn đặt hàng màng cán mỏng, nhà cung cấp ưu tiên có thời gian giao hàng 12 ngày và giá theo hợp đồng, trong khi nhà cung cấp dự phòng có thể giao hàng nhanh hơn với chi phí cao hơn. Bộ phận mua sắm sẽ chọn nguồn cung cấp ưu tiên, sau đó tạo đơn đặt hàng với mã sản phẩm, thông số kỹ thuật, số lượng, đơn giá, điều khoản thanh toán, địa điểm giao hàng và ngày yêu cầu. Ở giai đoạn này, đơn đặt hàng phải đủ hoàn chỉnh để đáp ứng cả cam kết của nhà cung cấp và sự phê duyệt nội bộ.
Phê duyệt và xác nhận của nhà cung cấp
Cái đơn đặt hàng Sau đó, quy trình xem xét được thực hiện dựa trên chính sách của công ty, thường là theo số lượng, loại vật liệu hoặc nhà máy. Trong ví dụ của chúng ta, đơn đặt hàng phim vượt quá thẩm quyền của người mua, vì vậy nó được chuyển đến người quản lý thu mua và sau đó đến bộ phận tài chính để xác nhận ngân sách. Đây là lúc việc tự động hóa quy trình phê duyệt đơn đặt hàng trở nên có giá trị.
Tiếp nhận, đối chiếu hóa đơn và hoàn tất thủ tục.
Khi hàng đến, nhân viên kho ghi nhận việc nhận hàng so với đơn đặt hàng (PO) và kiểm tra xem màng phim có khớp với chiều rộng, độ dày và số lượng đã quy định hay không. Sau đó, hóa đơn của nhà cung cấp được đối chiếu với ba nguồn thông tin: đơn đặt hàng, biên nhận và hóa đơn gốc. Nếu đơn đặt hàng ghi 5.000 kg nhưng chỉ nhận được 4.800 kg, bộ phận tài chính có thể tạm giữ thanh toán cho đến khi chênh lệch được giải quyết. Giao dịch chỉ được hoàn tất sau khi việc nhận hàng, đối chiếu và thanh toán được thực hiện đầy đủ, tạo ra một hồ sơ rõ ràng cho bộ phận mua hàng, quản lý kho và tài chính.
Những điểm yếu của quản lý đơn đặt hàng thủ công
Thủ công đơn đặt hàng Quy trình làm việc thường tạo ra những lỗ hổng nhỏ trong kiểm soát, tích lũy dần trong khâu mua sắm, quản lý kho và tài chính cho đến khi chi phí tăng cao và trách nhiệm giải trình suy yếu. Trong sản xuất, điều đó thường có nghĩa là người mua phải liên tục xin phê duyệt qua email, người lập kế hoạch phải làm việc với các bảng tính theo dõi lỗi thời, và bộ phận kế toán phải đối chiếu các hồ sơ không đầy đủ vào cuối tháng. Nếu bạn muốn quản lý đơn đặt hàng một cách hiệu quả, điểm khởi đầu không chỉ là tốc độ mà còn là kiểm soát quy trình.
Chi tiêu bừa bãi và mua sắm ngoài hợp đồng
Sự cố đầu tiên xảy ra khi nhân viên có thể mua hàng từ các kênh không được phê duyệt. Một giám sát viên bảo trì gặp sự cố dây chuyền sản xuất có thể gọi trực tiếp cho nhà cung cấp địa phương, sau đó yêu cầu bộ phận mua sắm "hợp thức hóa" đơn đặt hàng. Linh kiện được giao nhanh chóng, nhưng nhà máy mất quyền kiểm soát giá cả, sự tuân thủ của nhà cung cấp và khả năng truy xuất nguồn gốc chi tiêu.
Chi tiêu có kiểm soát tuân theo các nhà cung cấp đã được phê duyệt, các điều khoản đã được đàm phán và các giới hạn ủy quyền đã được xác định. Chi tiêu bất thường bỏ qua các biện pháp kiểm soát đó, thường là do quy trình chính thức quá chậm hoặc không rõ ràng đối với các nhóm tuyến đầu. Theo ước tính của ngành, chi tiêu bất thường có thể chiếm từ 101.000 đến 201.000 đô la tổng chi tiêu mua sắm gián tiếp trong môi trường kiểm soát kém, làm giảm bớt khoản tiết kiệm mà bộ phận mua sắm đã đàm phán được.
Việc trì hoãn phê duyệt tạo ra rủi ro vận hành.
Điểm yếu thứ hai là... chuỗi phê duyệt Bản thân nó. Tại nhiều nhà máy, người mua tạo đơn đặt hàng (PO), xuất ra để xem xét, gửi bản PDF qua email cho các trưởng bộ phận và chờ phản hồi mà có thể không được đọc trong nhiều giờ hoặc nhiều ngày. Đối với các nguyên vật liệu trực tiếp cần gấp, sự chậm trễ đó có thể làm gián đoạn lịch trình sản xuất nhiều hơn so với dự kiến của đội ngũ quản lý.
Hãy xem xét một nhà máy đóng gói cần chất phụ gia nhựa trước chu kỳ ca làm việc tiếp theo. Nếu việc phê duyệt nằm trong tay người quản lý đang đi công tác, bộ phận mua hàng có thể sẽ phải chờ đợi và chấp nhận rủi ro hết hàng hoặc sẽ thúc đẩy đơn đặt hàng một cách không chính thức và tạo ra ngoại lệ trong chính sách. Cả hai kết quả đều không tốt, và cả hai đều cho thấy lý do tại sao việc tự động hóa quy trình lại quan trọng. đơn đặt hàng Quy trình phê duyệt trở thành một vấn đề kiểm soát thực tiễn, chứ không chỉ là sự tiện lợi.
Đơn hàng trùng lặp và thiếu chứng từ
Môi trường thủ công cũng gặp khó khăn với tính toàn vẹn của tài liệu. Khi các yêu cầu đặt hàng được theo dõi trên nhiều hộp thư đến, ổ đĩa dùng chung và bảng tính, các nhóm có thể dễ dàng tạo cùng một yêu cầu hai lần, đặc biệt là khi nhà cung cấp được liên hệ trước khi hồ sơ nội bộ được cập nhật. Các đơn đặt hàng trùng lặp thường xảy ra trong thời điểm nhu cầu tăng đột biến, thay đổi kỹ thuật hoặc khi bàn giao công việc giữa các ca.
Việc thiếu báo giá, biên nhận giao hàng hoặc hồ sơ nhận hàng tạo ra vấn đề thứ hai ở giai đoạn lập hóa đơn. Bộ phận tài chính sau đó phải dành thêm thời gian cho việc đối chiếu ba chiều, trong khi bộ phận mua hàng không thể chứng minh liệu sự chênh lệch đến từ giá cả, số lượng hay lỗi quy trình. Điều đó làm suy yếu cả việc kiểm soát chi phí và giải quyết tranh chấp với nhà cung cấp.
Các phương pháp tốt nhất để quản lý đơn đặt hàng mua hàng trong sản xuất
Chuẩn hóa dữ liệu yêu cầu mua hàng ngay tại nguồn.
Nếu bạn muốn quản lý đơn đặt hàng Để thực hiện hiệu quả, hãy bắt đầu trước khi tạo đơn đặt hàng (PO). Mẫu đơn yêu cầu mua hàng tiêu chuẩn cần thu thập đầy đủ thông tin mà bộ phận mua hàng cần để đưa ra quyết định nhanh chóng và tuân thủ quy định: mô tả mặt hàng hoặc dịch vụ, mã số linh kiện, số lượng, ngày yêu cầu, trung tâm chi phí, nhà máy, mã ngân sách, nhà cung cấp ưu tiên và lý do. Điều này giúp giảm thiểu các bước làm rõ thông tin và làm cho quá trình phê duyệt, tiếp nhận và đối chiếu hóa đơn ở các khâu tiếp theo trở nên đáng tin cậy hơn.
Thiết lập các biện pháp kiểm soát rõ ràng đối với nhà cung cấp và ngân sách.
Kiểm soát đơn đặt hàng hiệu quả phụ thuộc vào hai nguyên tắc liên kết: mua hàng từ các nhà cung cấp đã được phê duyệt nếu có thể, và phân công rõ ràng quyền sở hữu ngân sách trước khi bắt đầu phê duyệt. Danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt nên được liên kết với danh mục, nhà máy và mức độ rủi ro để người mua biết khi nào họ có thể đặt hàng thông thường và khi nào cần tìm nguồn cung ứng hoặc xem xét chất lượng. Quyền sở hữu ngân sách nên thuộc về bộ phận thực sự tiêu thụ chi tiêu, chứ không chỉ thuộc về bộ phận mua sắm.
Xây dựng ma trận phê duyệt phù hợp với rủi ro chi tiêu
Quy trình phê duyệt cần phản ánh giá trị, danh mục và tác động vận hành, thay vì bắt buộc mọi yêu cầu phải thông qua cùng một quy trình. Một ma trận thực tế có thể tự động phê duyệt các khoản mua sắm MRO có giá trị thấp trong phạm vi ngân sách, yêu cầu sự phê duyệt của trưởng bộ phận đối với các khoản chi tiêu gián tiếp có giá trị trung bình, và kích hoạt sự xem xét của lãnh đạo tài chính hoặc nhà máy đối với các khoản đầu tư vốn có giá trị cao hoặc các khoản mua sắm không theo hợp đồng.
Áp dụng quy tắc đối sánh ba chiều và quy tắc ngoại lệ.
Một điều mạnh mẽ đơn đặt hàng Quy trình không kết thúc ở khâu phê duyệt. Bộ phận mua hàng, tiếp nhận hàng hóa và tài chính cần tuân thủ nguyên tắc đối chiếu ba chiều bằng cách đối chiếu đơn đặt hàng, biên nhận hàng hóa và hóa đơn nhà cung cấp trước khi thanh toán. Cần xác định trước các mức dung sai, chẳng hạn như cho phép chênh lệch nhỏ về đơn giá nhưng sẽ tăng mức dung sai đối với hàng hóa vượt quá số lượng hoặc giao hàng không đầy đủ ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất.
Theo dõi các chỉ số KPI thể hiện khả năng kiểm soát và tốc độ.
Khung kiểm soát tốt nhất là khung có thể đo lường được. Theo dõi thời gian chu kỳ từ yêu cầu đến đơn đặt hàng được phê duyệt, tỷ lệ phê duyệt lần đầu, tỷ lệ chi tiêu cho các nhà cung cấp được phê duyệt, tỷ lệ ngoại lệ khớp và tần suất thay đổi đơn đặt hàng theo nhà máy hoặc danh mục. Các chỉ số này cho thấy liệu chính sách có hiệu quả trong thực tế hay không, chứ không chỉ trên giấy tờ. Chúng cũng giúp các nhà lãnh đạo mua sắm cân bằng giữa việc tuân thủ và khả năng đáp ứng, điều cần thiết trong sản xuất.
Tự động hóa quy trình phê duyệt đơn đặt hàng với Jodoo
Số hóa yêu cầu ngay tại nguồn.
Một cách thiết thực để quản lý đơn đặt hàng hiệu quả là bắt đầu trước khi đơn đặt hàng được lập. Jodoo, Nhà sản xuất có thể thay thế các yêu cầu qua email và bảng tính theo dõi bằng một mẫu đơn yêu cầu mua hàng tiêu chuẩn hóa, thu thập các thông tin mà bộ phận mua hàng thực sự cần: mã sản phẩm, số lượng, ngày yêu cầu, nhà cung cấp, trung tâm chi phí, nhà máy và các báo giá hoặc thông số kỹ thuật hỗ trợ. Điều này tạo ra dữ liệu đầu vào rõ ràng cho quy trình phê duyệt thay vì buộc người mua phải tìm kiếm các chi tiết còn thiếu sau này. Đối với các nhà máy có nhu cầu mua hàng lặp lại thường xuyên, điều này cũng giúp dễ dàng thực thi các quy trình tốt nhất trong mua sắm sản xuất ngay tại thời điểm yêu cầu.
Phê duyệt tuyến đường dựa trên chính sách, không phải thói quen hộp thư đến.
Jodoo Quy trình làm việc có thể định tuyến phê duyệt theo số lượng, phòng ban, nhà máy, loại hàng hóa hoặc loại ngoại lệ, do đó yêu cầu bảo trì, sửa chữa (MRO) giá trị thấp không đi theo cùng một quy trình với việc mua nguyên vật liệu trực tiếp giá trị cao. Ví dụ, yêu cầu nhựa có thể được chuyển đến người quản lý sản xuất trước, sau đó đến người kiểm soát tài chính nhà máy nếu vượt quá ngưỡng ngân sách, và cuối cùng đến bộ phận mua hàng để phát hành đơn đặt hàng. Nếu yêu cầu sử dụng nhà cung cấp chưa được phê duyệt hoặc vượt quá giá hợp đồng, quy trình làm việc có thể tự động chuyển tiếp yêu cầu đó đến người quản lý nguồn cung thay vì để nó tự động tiếp tục.
Đảm bảo mọi quyết định đều minh bạch và có thể kiểm toán.
Sau khi yêu cầu được xem xét xong, Jodoo Mọi hành động, bình luận, tệp đính kèm và thay đổi trạng thái đều được ghi lại trong một nhật ký kiểm toán duy nhất. Trong ví dụ về nhựa, người xem xét ngân sách có thể ghi chú rằng yêu cầu nằm trong kế hoạch vật tư hàng tháng, người quản lý nhà máy có thể phê duyệt dựa trên rủi ro về tiến độ, và bộ phận mua sắm có thể ghi lại số đơn đặt hàng cuối cùng sau khi phê duyệt. Lịch sử này đặc biệt hữu ích khi thời gian giao hàng của nhà cung cấp thay đổi, người yêu cầu hỏi lý do đơn hàng bị trì hoãn, hoặc bộ phận tài chính xem xét việc tuân thủ chi tiêu vào cuối tháng. Thay vì phải tái tạo lại các quyết định từ hộp thư đến, các nhóm có thể theo dõi toàn bộ hồ sơ phê duyệt chỉ trong vài phút.
Jodoo cũng có thể hiển thị dữ liệu quy trình làm việc này trong bảng điều khiển trực tiếp Dành cho bộ phận mua sắm và lãnh đạo nhà máy. Bạn có thể theo dõi các phê duyệt đang chờ xử lý, thời gian chu kỳ theo từng nhà máy, tỷ lệ ngoại lệ và các yêu cầu bị kẹt ở các cấp độ phê duyệt cụ thể, giúp các nhóm xác định chính sách hoặc năng lực nào đang làm chậm quá trình thực hiện. Trên thực tế, điều đó có nghĩa là đưa ra quyết định nhanh hơn đối với các giao dịch mua thường xuyên và kiểm soát chặt chẽ hơn đối với các giao dịch không tiêu chuẩn. Đối với các nhà sản xuất, đây là một bước tiến thiết thực hướng tới tự động hóa. đơn đặt hàng phê duyệt trong khi vẫn duy trì ERP Việc thực hiện và ghi nhận tài chính đã được hoàn tất.
Kết luận: Xây dựng quy trình đặt hàng hiệu quả và được kiểm soát tốt hơn.
Trong ngành sản xuất, một đơn đặt hàng Đây không chỉ là một hồ sơ hành chính. Nó là một điểm kiểm soát liên kết nhu cầu, cam kết của nhà cung cấp, việc nhận hàng, xác thực hóa đơn và trách nhiệm giải trình ngân sách trong một quy trình có thể truy vết. Khi quy trình đó yếu kém, kết quả thường thấy là: phê duyệt chậm hơn, chi tiêu không kiểm soát, hóa đơn không khớp và rủi ro cung ứng có thể tránh được. Khi được quản lý tốt, bộ phận mua sắm sẽ kiểm soát chi phí tốt hơn, bộ phận tài chính sẽ đối chiếu chính xác hơn và các đội sản xuất sẽ ít bị gián đoạn hơn.
Bài học cốt lõi rất đơn giản: quản lý đơn đặt hàng hiệu quả phụ thuộc vào các quy tắc yêu cầu rõ ràng, ngưỡng phê duyệt được xác định, đối chiếu ba chiều có kỷ luật và khả năng hiển thị theo thời gian thực trên mọi giao dịch. Những biện pháp kiểm soát này thậm chí còn quan trọng hơn trong môi trường sản xuất, nơi tình trạng thiếu nguyên vật liệu, mua sắm bảo trì khẩn cấp và mua hàng đa địa điểm có thể nhanh chóng tạo ra các trường hợp ngoại lệ. Một quy trình mạnh mẽ giúp bạn xử lý những trường hợp ngoại lệ đó mà không làm mất đi sự tuân thủ hoặc tốc độ.
Nếu bạn muốn chuẩn hóa các yêu cầu mua hàng và tự động hóa quy trình phê duyệt mà không cần phải xây dựng lại toàn bộ hệ thống ERP của mình, Jodoo Jodoo cung cấp một lựa chọn thiết thực. Là một nền tảng sản xuất tinh gọn không cần lập trình, Jodoo giúp các nhóm số hóa quy trình mua hàng, định tuyến phê duyệt theo chính sách và duy trì nhật ký kiểm toán đầy đủ. Bạn có thể bắt đầu dùng thử miễn phí hoặc Đặt lịch dùng thử Để xem nó phù hợp với quy trình mua sắm của bạn như thế nào.
