Duyệt theo danh mục
Giới thiệu: Tại sao việc kiểm đếm chu kỳ lại quan trọng trong sản xuất
Sai sót trong kiểm kê rất tốn kém và hiếm khi chỉ dừng lại ở trong kho. Chỉ một sự không khớp nhỏ trong nguyên liệu thô, bán thành phẩm hoặc thành phẩm cũng có thể gây ra dừng dây chuyền sản xuất, chi phí đẩy nhanh tiến độ, bỏ lỡ các lô hàng và việc mua hàng không cần thiết. Các nghiên cứu trong ngành thường xếp hạng độ chính xác của hồ sơ kiểm kê tại nhiều cơ sở dưới mức trung bình. 90%, Đây là một vấn đề nghiêm trọng khi kế hoạch sản xuất phụ thuộc vào việc mọi giao dịch đều chính xác.
Đó là lý do tại sao số chu kỳ Quy trình đóng vai trò quan trọng trong sản xuất. Thay vì phải tạm dừng hoạt động để kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho một hoặc hai lần một năm, việc kiểm kê định kỳ kiểm tra liên tục các mặt hàng, thùng chứa hoặc vị trí được chọn trong quá trình hoạt động bình thường. Đối với người quản lý kho và giám sát kho, mục tiêu rất đơn giản: giữ cho hồ sơ hàng tồn kho chính xác mà không làm gián đoạn việc nhận hàng, chọn hàng, chuẩn bị hàng hoặc sản xuất.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu khi nào kiểm kê định kỳ hiệu quả hơn kiểm kê vật lý, cách áp dụng phương pháp kiểm kê ABC trong sản xuất, cách triển khai quy trình từng bước và cách số hóa quy trình kiểm kê mà không cần thay thế hệ thống ERP hiện có.
Kiểm kê định kỳ so với kiểm kê vật lý
Kiểm đếm một lần duy nhất so với kiểm soát liên tục
Đối với người quản lý kho, sự khác biệt cốt lõi rất đơn giản: kiểm kê kho vật lý tập trung nỗ lực vào một khía cạnh cụ thể. sự kiện tắt máy, Trong khi đó, việc kiểm kê định kỳ giúp phân bổ sự kiểm soát cho các hoạt động bình thường. Việc kiểm kê hàng năm hoặc nửa năm thường yêu cầu tạm dừng sản xuất, làm thêm giờ, thuê lao động thời vụ và đóng băng việc di chuyển hàng tồn kho để đảm bảo độ tin cậy của các con số. số chu kỳ Ngược lại, chương trình này kiểm tra các mặt hàng hoặc vị trí được chọn theo từng lô nhỏ, cho phép các khâu tiếp nhận, chọn hàng và sản xuất diễn ra liên tục.
Trên thực tế, kiểm kê vật lý chỉ cho bạn một bức ảnh chụp nhanh, nhưng kiểm kê định kỳ cho phép bạn theo dõi vòng lặp kiểm soát. Một lần kiểm kê toàn bộ có thể xác nhận rằng hàng tồn kho bị sai, nhưng thường không cho thấy lỗi bắt đầu từ khi nào, ai đã chạm vào vật liệu, hoặc liệu vấn đề tương tự có còn xảy ra hay không. Kiểm kê định kỳ phát hiện các vấn đề gần thời điểm xảy ra lỗi hơn, điều này giúp... phân tích nguyên nhân gốc rễ Dễ dàng hơn nhiều. Điều đó quan trọng hơn chính việc đếm số lượng, bởi vì độ chính xác của hàng tồn kho chỉ được cải thiện khi các lỗi trong quy trình được phát hiện đủ sớm để có thể sửa chữa.
Giảm thời gian chết, sử dụng lao động hiệu quả hơn
Việc kiểm kê vật lý thường huy động giám sát viên, nhân viên kho, công nhân sản xuất và bộ phận tài chính tham gia cùng một sự kiện, ngay cả khi nhiều giờ làm việc đó không mang lại giá trị kiểm soát lâu dài. Các nhà sản xuất thường mất nhiều ngày để chuẩn bị vị trí, in phiếu, đối chiếu các trường hợp ngoại lệ, và sau đó kiểm đếm lại dưới áp lực. Với việc kiểm kê định kỳ, khối lượng công việc ít hơn và dễ dàng lên kế hoạch phù hợp với các khung giờ bổ sung hàng, giao ca hoặc các giai đoạn sản xuất chậm. Thay vì một đợt kiểm kê đột ngột gây gián đoạn, bạn tạo ra một quy trình lặp lại có thể sử dụng nhân viên giàu kinh nghiệm ở những nơi họ đóng góp giá trị cao nhất.
Điều này cũng cải thiện chất lượng kiểm kê. Việc kiểm kê số lượng lớn khi ngừng hoạt động thường ưu tiên tốc độ, làm tăng nguy cơ kiểm tra vội vàng, bỏ sót thùng chứa và sai sót trong việc ghi nhận. Việc kiểm kê nhỏ hơn hàng ngày hoặc hàng tuần cho phép người giám sát xem xét sự chênh lệch trong khi dấu vết giao dịch vẫn còn mới. Đó là một lý do tại sao các công ty đang tìm hiểu cách triển khai kiểm kê định kỳ thường bắt đầu với phạm vi hẹp trước khi mở rộng chương trình.
Phát hiện sai lệch nhanh hơn trong điều kiện sản xuất thực tế
Hãy xem xét một nhà máy điện tử lưu trữ các cuộn linh kiện có giá trị cao tại nhiều khu vực khác nhau. Nếu một khu vực nào đó có nhiều lần lấy hàng không được ghi nhận, việc kiểm kê hàng năm có thể phát hiện ra sự thiếu hụt nhiều tháng sau đó, sau khi đã có nhiều đơn đặt hàng sản xuất và mua hàng khẩn cấp. số chu kỳ Việc phân bổ hàng tuần cho những khu vực đó sẽ giúp phát hiện sự chênh lệch sớm, trước khi các nhà hoạch định dự toán quá nhiều hàng hoặc người mua phải trả phí giao hàng nhanh.
Kiểm soát hàng tồn kho chặt chẽ hơn giữa các đợt kiểm kê.
Việc kiểm kê định kỳ cũng hỗ trợ việc ra quyết định tốt hơn giữa các đợt kiểm toán lớn. Vì dữ liệu được cập nhật liên tục, người lập kế hoạch có thể tin tưởng hơn vào số dư tồn kho khi phát hành lệnh sản xuất, người mua hàng có thể giảm lượng hàng tồn kho dự phòng và đội ngũ kho hàng có thể tập trung vào những vị trí phát sinh nhiều lỗi nhất. Cho dù sau này bạn sử dụng lịch trình dựa trên ABC hay mô hình khác, nguyên tắc vẫn như nhau: kiểm kê đủ thường xuyên để kiểm soát rủi ro, chứ không chỉ để đáp ứng yêu cầu kế toán.
Giải thích phương pháp kiểm đếm chu kỳ ABC trong môi trường sản xuất.
Phương pháp ABC hoạt động như thế nào?
Cái Đếm chu kỳ ABC Phương pháp này được giải thích một cách đơn giản như sau: không phải mọi SKU đều cần cùng một nỗ lực kiểm kê. Các nhà sản xuất phân loại hàng tồn kho dựa trên tác động kinh doanh, sau đó kiểm kê các mặt hàng có tác động cao thường xuyên hơn các mặt hàng có tác động thấp. Trên thực tế, điều này thường có nghĩa là đánh giá từng mặt hàng bằng cách... giá trị hàng tồn kho, tần suất di chuyển, mức độ quan trọng của sản xuất hoặc rủi ro kiểm soát thay vì chỉ dựa vào giá thành đơn vị.
Một điểm khởi đầu phổ biến là phân loại. Các mặt hàng A là một phần nhỏ các SKU có giá trị tồn kho cao nhất hoặc mức độ rủi ro vận hành cao nhất., Các mặt hàng B như tầng trung lưu, và Các mặt hàng C như một nhóm lớn các bộ phận có giá trị thấp hoặc rủi ro thấp. Nhiều nhà máy sử dụng logic khoảng 80/15/5, trong đó khoảng 10–20% mặt hàng chiếm 70–80% giá trị. Từ đó, tần suất kiểm kê phụ thuộc vào tầm quan trọng của hoạt động kinh doanh: các mặt hàng loại A có thể được kiểm kê hàng tuần hoặc hàng tháng, các mặt hàng loại B hàng tháng hoặc hàng quý, và các mặt hàng loại C hàng quý, nửa năm hoặc theo chu kỳ luân phiên.
ABC cần điều chỉnh ở đâu?
Giá trị rất hữu ích, nhưng môi trường sản xuất thường cần một cái nhìn toàn diện hơn. Một miếng đệm giá rẻ vẫn có thể làm ngừng hoạt động dây chuyền nếu bị thiếu, trong khi một loại nhựa được kiểm soát chặt chẽ hoặc một linh kiện được theo dõi theo lô có thể cần được kiểm soát nghiêm ngặt hơn do yêu cầu về khả năng truy xuất nguồn gốc. Đó là lý do tại sao nhiều nhà quản lý kho áp dụng các quy tắc ABC để phản ánh Tỷ lệ sử dụng, tác động của tình trạng hết hàng, thời hạn sử dụng., khả năng truy xuất nguồn gốc, và thời gian giao hàng của nhà cung cấp.
Ví dụ, một nhà sản xuất điện tử có thể xếp vi mạch vào loại A vì chúng đắt tiền và nguồn cung hạn chế, trong khi một nhà chế biến thực phẩm có thể xếp màng bao bì vào loại A vì nó được tiêu thụ hàng ngày và gây ra sự gián đoạn ngay lập tức nếu không có sẵn. Một nhà máy hóa chất có thể xếp một số vật liệu nhất định vào loại cao hơn vì hạn sử dụng và sự tuân thủ lô hàng tạo ra rủi ro kiểm toán cao hơn.
Các phương pháp tính toán khác đáng biết
Một số công ty sử dụng phương pháp kiểm kê theo vị trí, kiểm kê theo nhóm kiểm soát hoặc xác minh số dư bằng không cùng với ABC. Những phương pháp này có thể hữu ích để kiểm tra tính kỷ luật của quy trình hoặc xác định các khu vực có vấn đề đã biết. Tuy nhiên, đối với hầu hết các nhà sản xuất, ABC vẫn là khuôn khổ thực tiễn nhất vì nó giúp điều chỉnh nỗ lực kiểm kê phù hợp với rủi ro tài chính và hoạt động, đồng thời hỗ trợ những lợi ích rộng hơn của việc kiểm kê theo chu kỳ so với kiểm kê vật lý.
Hướng dẫn thực hiện kiểm đếm chu kỳ từng bước một
Xác định phạm vi và ưu tiên số lượng
Để minh họa cách thực hiện đếm chu kỳ Trên thực tế, hãy bắt đầu với phạm vi hạn chế nhưng có ý nghĩa về mặt vận hành. Trong một nhà máy điện tử cỡ trung bình, điều đó thường có nghĩa là một kho hàng, một siêu thị ven dây chuyền sản xuất và một khu vực tập kết thành phẩm chứ không phải toàn bộ nhà máy. Sử dụng khung ABC đã được thảo luận để chọn những mặt hàng nào được kiểm kê trước: các IC có giá trị cao, các đầu nối bán chạy và bao bì dễ bị thiếu hụt nên được đưa vào đợt đầu tiên. Điều này giúp kiểm soát quá trình triển khai trong khi kiểm tra xem vị trí, nhãn mác và quy tắc sở hữu hàng tồn kho có đủ rõ ràng cho việc kiểm kê định kỳ hay không.
Tiếp theo, hãy xác định đơn vị và vị trí kiểm kê trước khi xác định tần suất. Nếu một mặt hàng được lưu trữ theo cuộn trong kho, theo kiện hàng một phần trên dây chuyền sản xuất và theo thùng carton trong thành phẩm, nhóm cần một logic chuyển đổi thống nhất, nếu không sẽ phát sinh sai lệch do chính quy trình sản xuất. Hãy gán mỗi mặt hàng vào một vị trí lưu trữ chính và một chức năng chịu trách nhiệm, sau đó loại trừ hàng tồn kho đang trong quá trình tiếp nhận, đóng gói hoặc kiểm dịch trong khoảng thời gian kiểm kê. Sự kỷ luật đó quan trọng hơn việc bao quát rộng rãi trong tháng đầu tiên.
Lập lịch kiểm đếm và phân công người.
Khi phạm vi công việc đã được xác định, hãy xây dựng lịch kiểm kê phù hợp với nhịp độ sản xuất hơn là sự tiện lợi của văn phòng. Một lịch trình thực tế là kiểm kê mặt hàng A hàng ngày, mặt hàng B hàng tuần và mặt hàng C hàng tháng, với các khoảng thời gian ngắn trước khi bắt đầu ca làm việc hoặc sau khi bổ sung nguyên vật liệu. Đây là nơi mà lợi ích của việc này phát huy tác dụng. đếm chu kỳ Thay vì chỉ tập trung vào kiểm kê vật lý, hãy chuyển hoạt động kiểm kê sang quy trình vận hành: nhà máy sẽ phân bổ nỗ lực trong suốt cả tháng thay vì tạo ra một sự kiện kiểm kê gây gián đoạn duy nhất. Giữ cho các nhiệm vụ kiểm kê hàng ngày đủ nhỏ để mỗi người kiểm kê có thể hoàn thành trong vòng 20 đến 30 phút với sự gián đoạn tối thiểu.
Việc bố trí nhân sự nên tách biệt trách nhiệm kiểm đếm, kiểm tra và phê duyệt. Trong ví dụ nhà máy điện tử của chúng ta, một nhân viên kho sẽ thực hiện việc kiểm đếm, một giám sát viên kho sẽ kiểm tra sự chênh lệch, và người kiểm soát hàng tồn kho sẽ phê duyệt các điều chỉnh vượt quá ngưỡng quy định. Nhân viên kiểm đếm không nên tự kiểm tra lại số hàng mình đã lấy trong cùng ca làm việc nếu có thể tránh được, vì sự quen thuộc thường dẫn đến việc kiểm đếm dựa trên giả định. Việc đào tạo chéo hai hoặc ba nhân viên kiểm đếm dự phòng cũng giúp ngăn chặn chương trình bị gián đoạn trong thời gian nghỉ phép, kiểm toán hoặc khi lượng hàng vận chuyển tăng cao.
Chuẩn hóa quy trình đếm, xem xét và điều chỉnh.
Đếm mù Những yếu tố này rất cần thiết nếu bạn muốn kiểm soát quy trình thực tế thay vì chỉ xác nhận hệ thống. Người kiểm đếm cần thấy mã mặt hàng, mô tả, vị trí và đơn vị đo lường, nhưng không thấy số dư trong hệ thống ERP. Sau khi nhập số lượng, người giám sát sẽ so sánh số lượng thực tế với số lượng trong hệ thống, kiểm tra các hóa đơn nhập, xuất, trả lại và chuyển giao gần đây, và quyết định xem có cần kiểm đếm lại hay không. Quy trình nên diễn ra từ việc tạo nhiệm vụ đến nhập số lượng, xem xét sự chênh lệch, kiểm đếm lại, gắn thẻ nguyên nhân gốc và điều chỉnh đã được phê duyệt.
Đặt ra các quy tắc đơn giản cho việc kiểm kê lại và điều chỉnh hàng tồn kho. Ví dụ: bất kỳ sự chênh lệch nào của mặt hàng A vượt quá mức quy định. 2% Bất kỳ sự sai lệch nào về lô hàng hoặc các bộ phận được kiểm soát đều dẫn đến việc kiểm đếm lại trong cùng ngày bởi người thứ hai, trong khi các lỗi lặp đi lặp lại trong một thùng chứa sẽ dẫn đến việc kiểm toán tại địa điểm đó. Theo dõi một bộ chỉ số KPI ngắn gọn: tỷ lệ hoàn thành kiểm đếm, độ chính xác lần kiểm đếm đầu tiên, giá trị điều chỉnh, độ lệch lặp lại theo từng mặt hàng và phân bổ nguyên nhân gốc rễ. Nếu bạn muốn phương pháp kiểm đếm theo chu kỳ ABC tiếp tục hoạt động hiệu quả, các chỉ số KPI đó phải được sử dụng để điều chỉnh tần suất kiểm đếm, kỷ luật tại địa điểm và đào tạo giao dịch.
Làm thế nào để số hóa quy trình kiểm kê chu kỳ mà không cần thay thế hệ thống ERP của bạn?
Xây dựng một lớp ưu tiên thiết bị di động xung quanh hệ thống hiện có của bạn.
Nếu bạn đã biết cách lập bảng kiểm kê chu kỳ trên giấy, bước tiếp theo không phải là một bước hoàn toàn mới. ERP Hãy cân nhắc việc bổ sung một lớp quy trình làm việc giúp chuẩn hóa việc thực hiện trên dây chuyền sản xuất trong khi hệ thống ERP hoặc WMS của bạn vẫn là hệ thống ghi nhận chính thức về thông tin mặt hàng, số dư tồn kho và các điều chỉnh đã được phê duyệt. Đối với hầu hết các nhà sản xuất, điều đó có nghĩa là thay thế các bảng tính, phiếu kiểm kê in sẵn và email theo dõi bằng một hệ thống duy nhất. quy trình kỹ thuật số được kiểm soát.
Hãy xem xét một nhà máy sản xuất điện tử cỡ trung bình sử dụng phương pháp kiểm kê chu kỳ ABC đã được giải thích trước đó. Hệ thống ERP đã lưu trữ mã số linh kiện, vị trí kho và số lượng tiêu chuẩn, nhưng việc kiểm kê hàng ngày vẫn được thực hiện bằng lời nói, và các ghi chú về sự chênh lệch được nhập vào Excel sau đó. Jodoo, đội ngũ kiểm kê có thể xây dựng một số chu kỳ Ứng dụng này tổng hợp các mặt hàng hoặc địa điểm trong ngày thành các nhiệm vụ có cấu trúc, phân công chúng theo khu vực hoặc ca làm việc và gửi trực tiếp đến quầy trên thiết bị di động.
Mỗi nhiệm vụ có thể bao gồm mã mặt hàng, vị trí, trường lô hoặc mẻ (nếu cần), thời gian đến hạn và bước quét cần thiết, đồng thời ẩn số lượng dự kiến để duy trì tính kỷ luật khi kiểm đếm. Người giám sát không còn cần phải in phiếu hoặc theo dõi trạng thái hoàn thành vì tiến độ nhiệm vụ được cập nhật theo thời gian thực.
Chuẩn hóa quy trình đếm, quét và xử lý ngoại lệ.
Lợi ích lớn nhất về mặt vận hành là tính nhất quán. Jodoo Các biểu mẫu có thể yêu cầu quét mã QR hoặc mã vạch trước khi nhập số liệu, hạn chế người nào được phép kiểm đếm khu vực nào và xác thực các trường thông tin để đảm bảo các bản ghi không đầy đủ không được chuyển tiếp. Trên thực tế, điều đó có nghĩa là người kiểm đếm trong kho tụ điện sẽ quét mã vạch của thùng E-14, nhập số lượng thực tế, chỉ đính kèm ảnh nếu phát hiện hư hỏng và gửi bản ghi từ điện thoại hoặc thiết bị cầm tay.
Khi kết quả kiểm kê sai lệch so với số dư dự kiến vượt quá ngưỡng đã định, Jodoo Workflow có thể tự động kích hoạt hành động tiếp theo. Sự chênh lệch 1% có thể được chuyển đến quy trình xem xét đơn giản, trong khi sự chênh lệch 8% đối với linh kiện loại A có thể tạo ra nhiệm vụ kiểm kê lại ngay lập tức cho người kiểm kê thứ hai và thông báo cho người giám sát kho. Đây là lúc lợi ích của việc kiểm kê định kỳ so với kiểm kê vật lý trở nên có thể đo lường được về mặt hoạt động: các trường hợp ngoại lệ được xử lý trong cùng ngày, chứ không phải vào cuối năm.
Thêm logic phê duyệt và nhật ký kiểm toán
Sau khi kiểm đếm lại, quy trình làm việc có thể được nâng cấp dựa trên giá trị, mức độ quan trọng hoặc các quy tắc truy xuất nguồn gốc. Ví dụ, nếu lần kiểm đếm thứ hai xác nhận thiếu hụt một bộ vi điều khiển có giá trị cao, Jodoo Có thể chuyển trường hợp này đến bộ phận kiểm soát tồn kho, yêu cầu mã lý do, sau đó gửi lại điều chỉnh đã được phê duyệt cho nhóm ERP hoặc thông qua một bước tích hợp. Điều này giúp duy trì quyền phê duyệt trong khi loại bỏ các kênh giao tiếp không chính thức như tin nhắn trò chuyện và ghi chú viết tay.
Mỗi bước đều được ghi lại thời gian, thông tin người dùng và lưu trữ kèm theo nhận xét, bản quét và tệp đính kèm. Điều này rất quan trọng đối với các cuộc kiểm toán nội bộ, quy trình ISO và đánh giá nguyên nhân gốc rễ vì bạn có thể thấy vấn đề xuất phát từ lỗi chọn hàng, nhãn thùng sai, biên nhận chậm trễ hoặc các chuyển động hàng tồn kho được ghi nhận muộn. Thay vì chỉ số hóa biểu mẫu, bạn số hóa toàn bộ vòng kiểm soát xung quanh chu kỳ kiểm kê.
Kết luận: Xây dựng quy trình kiểm kê chu kỳ đáng tin cậy hơn với Jodoo
Một điều mạnh mẽ số chu kỳ Quy trình này không phải là sự kiện kiểm kê chỉ diễn ra một lần mỗi năm. Đó là một quy trình vận hành lặp đi lặp lại giúp bạn duy trì độ chính xác của nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm trong suốt quá trình sản xuất. Khi các nhà sản xuất chuyển từ việc kiểm tra tồn kho thụ động sang kiểm kê theo chu kỳ có cấu trúc, họ thường đạt được khả năng phát hiện sai lệch nhanh hơn, khả năng xác định nguyên nhân gốc rễ tốt hơn và ít bất ngờ hơn vào cuối tháng hoặc thời điểm kiểm toán.
Cách thực hiện thực tế khá đơn giản: chọn phương pháp kiểm kê phù hợp, thiết lập tần suất kiểm kê rõ ràng, xác định các quy tắc kiểm kê mù và kiểm kê lại, và theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) như độ chính xác tồn kho, giá trị điều chỉnh và tỷ lệ hoàn thành kiểm kê. Từ đó, sự cải thiện lớn nhất thường đến từ việc số hóa quy trình thực hiện để các nhiệm vụ, phê duyệt và xử lý sai lệch tuân theo cùng một tiêu chuẩn mọi lúc. Đó là điều biến việc kiểm kê định kỳ từ một công việc thủ công thành một quy trình làm việc được kiểm soát.
Nếu bạn muốn triển khai hoặc chuẩn hóa quy trình làm việc đó nhanh hơn, Jodoo Nền tảng này cung cấp cho các nhóm sản xuất một giải pháp sản xuất tinh gọn không cần lập trình, cho phép xây dựng các biểu mẫu kiểm kê chu kỳ trên thiết bị di động, quy trình phê duyệt, bảng điều khiển và nhật ký kiểm toán mà không cần thay thế hệ thống ERP hiện có. Bạn có thể bắt đầu với quy mô nhỏ tại một nhà kho hoặc nhà máy, sau đó mở rộng quy trình ra nhiều địa điểm khác nhau. Bắt đầu dùng thử miễn phí hoặc Đặt lịch dùng thử Hãy tìm hiểu cách Jodoo có thể giúp bạn xây dựng quy trình kiểm kê định kỳ đáng tin cậy hơn.
