400+
Экономия времени в процессе изменения заказа
100%
Доступность системы на мобильных устройствах для всех сотрудников.
$10,000+
Экономия на бумаге и расходах на печать.
В многонациональном Мельбурне, Австралия, аромат свежего хлеба привлекает многих местных жителей, особенно растущую азиатскую общину города, в The Bakery — любимую франшизу, сочетающую в себе восточные и западные традиции. Основанная более десяти лет назад, она выросла из одного магазина в сеть из более чем 30 франчайзинговых точек, известных своим сочетанием азиатских вкусов и западной выпечки.
Однако стремительный рост быстро выявил ограничения бумажных заказов и инструментов, ориентированных в первую очередь на настольные компьютеры. По мере увеличения количества ежедневных заказов, изменения в последнюю минуту приводили к ручной доработке, непоследовательным обновлениям и недопониманию между командами. В компании работало более 100 сотрудников, и бизнес развивался быстро, но его процессы по-прежнему основывались на устаревшем программном обеспечении, ручном вводе данных и огромном количестве бумажной работы.
Это история о том, как финансово-административная команда пекарни, возглавляемая дальновидным финансовым менеджером, взялась за задачу цифровой трансформации. Не имея собственного ИТ-отдела и располагая ограниченным бюджетом, они использовали платформу без программирования для создания индивидуального решения, которое произвело революцию в их бизнесе. Они не только оптимизировали свою деятельность и сократили расходы, но и создали более устойчивую, эффективную и благоприятную для сотрудничества рабочую среду для всей своей команды.
Проблема: трудности роста и проблемы с документами.
Успех пекарни был палкой о двух концах. По мере роста компании начали проявляться трещины в ее операционной основе. Команда боролась с тремя основными проблемами, которые сдерживали ее развитие.
Неуклюжая, негибкая система заказов
Основой бизнеса The Bakery в сегменте B2B является система заказов для франчайзи. Франчайзи должны иметь возможность легко заказывать ежедневные поставки хлеба, тортов и выпечки. Но используемое ими готовое программное обеспечение, локальная ERP-система от австралийского поставщика, постоянно вызывало у них разочарование.
- Оно было неповоротливым и медлительным. Система не справлялась с простыми, реальными сценариями. Например, во время праздников, таких как Рождество, график доставки пекарни менялся. Но чтобы обновить самую раннюю доступную дату доставки в системе, им приходилось отправлять запрос поставщику программного обеспечения, которому затем приходилось вручную изменять код на бэкэнде. Процесс был мучительно медленным, иногда на внесение простого изменения уходили месяцы. “У нас появлялось новое требование, мы разговаривали с ними два месяца, а ничего так и не было сделано”, — вспоминает Бекки (псевдоним), финансовый менеджер. “В конце концов, мы просто сдавались”.”
- Приложение не было адаптировано для мобильных устройств. У системы не было специального мобильного приложения. Хотя франчайзи могли размещать заказы через мобильный браузер, это было неудобно, что затрудняло оформление заказов на ходу. Для производственных бригад и водителей-курьеров доступ к обновлениям в режиме реального времени и их отслеживание были непрактичными.
Коммуникационный сбой: шквал сообщений и телефонных звонков
В быстро меняющемся мире обычной пекарни все постоянно меняется. Каждый день около 101 из почти 100 заказов франчайзи нуждались в изменении. При старой системе простое изменение заказа запускало хаотичный и неэффективный поток информации.
Сначала административной команде нужно было обновить заказ в локальной ERP-системе. Затем им нужно было разместить сообщение в общекорпоративной группе обмена сообщениями, отметив всех, кому это было необходимо — производственную команду, команду упаковки, водителей-доставщиков и всех их руководителей. Если кто-то не видел сообщение или не отвечал, административной команде приходилось звонить, чтобы убедиться, что изменение было получено.
Тем временем все на заводе работали с распечатанными бумажными копиями заказов. Когда поступали изменения, им приходилось искать свою бумажную копию, вручную вычеркивать старую информацию и вписывать новую. Эта система была чревата человеческими ошибками и создавала постоянную путаницу и задержки в передаче информации.
Гора бумаги: неэффективная и нерациональная практика.
Чрезмерная зависимость от бумаги представляла собой огромную проблему. Каждый отдел ежедневно распечатывал свой собственный набор заказов. Это не только приводило к огромному количеству бумажных отходов, но и означало, что никто никогда не имел реального представления о плане производства на день. Водители-экспедиторы уезжали с завода со стопкой бумаг, и если после их отъезда заказ менялся, они никак не могли об этом узнать.
“У водителей не было возможности проверять данные в режиме реального времени, — говорит Бекки. — Они могли использовать только распечатанные листы для доставки товаров”.“
Компания тонула в бумаге, а ручные процессы отнимали драгоценное время и деньги. Они понимали, что им нужны перемены, но, не имея IT-отдела, не знали, с чего начать.
Решение: рецепт успеха, найденный в инструментах искусственного интеллекта.
В ходе поиска альтернатив (включая исследования с использованием ИИ) команда обнаружила Jodoo. Они выбрали её за гибкость, быструю реализацию и возможность для бизнес-команд проводить итерации без привлечения отдельного ИТ-отдела.
Окончательное решение было продиктовано гибкостью платформы и быстрой реализацией. На платформе без программирования команда под руководством Бекки разработала набор пользовательских приложений, которые напрямую решали их самые серьезные проблемы.
Гибкая система заказов, ориентированная на мобильные устройства.
Первым и самым важным шагом стала замена их неудобного локального ERP-программного обеспечения. На платформе без программирования они с нуля создали новый портал для оформления заказов франчайзи. Эта новая система кардинально изменила ситуацию:
- Он абсолютно гибкий. Теперь даже неспециалист в области финансов может взять на себя ответственность за проектирование и доработку системы. Команда может мгновенно изменять графики поставок, добавлять новые продукты и самостоятельно корректировать правила оформления заказов, не написав ни единой строчки кода. “Jodoo — это очень гибкая система, — говорит финансовый специалист. — Мы можем просто изменить все сами. Если я хочу закрыться на праздник, я могу просто зайти в Jodoo и изменить это самостоятельно”.“
- Он ориентирован в первую очередь на мобильные устройства. Новая система безупречно работает на любом устройстве — телефоне, планшете или компьютере. Теперь франчайзи могут размещать заказы из любого места и в любое время. И, что наиболее важно, производственная команда и водители-курьеры теперь могут получать доступ к актуальной информации о заказах в режиме реального времени на своих телефонах, находясь на заводе или в пути.
Общение и сотрудничество в режиме реального времени
С новой системой Jodoo хаотичный поток сообщений и телефонных звонков сменился спокойным и оптимизированным рабочим процессом. При изменении заказа система обновляется один раз, и все участники процесса автоматически видят последнюю версию. Нет необходимости в ручном отслеживании или лихорадочных телефонных звонках.
Это позволило создать единый источник достоверной информации для всей компании. Теперь все работают с одной и той же, актуальной информацией, что значительно сократило количество ошибок и улучшило координацию между отделами.
Безбумажный, экологичный рабочий процесс
Переход на систему, ориентированную на мобильные устройства, позволил пекарне полностью отказаться от бумажных документов. Больше не нужно ежедневно распечатывать целые стопки заказов. Больше никаких ручных пометок и зачеркиваний. Это не только позволило значительно сэкономить на бумаге и расходах на печать, но и сделало компанию более устойчивым и экологически чистым бизнесом.
“Мы больше не распечатываем заказы”, — с гордостью говорит Бекки. “Это позволило сэкономить много бумаги формата А4!”
Результаты: более экономичный, экологичный и гибкий бизнес.
Влияние новой системы Jodoo ощущается во всей организации. Заменив устаревшие бумажные рабочие процессы единой интегрированной цифровой платформой, компания The Bakery добилась значительных улучшений в эффективности, экологичности и удовлетворенности сотрудников. Результаты говорят сами за себя.
| Ключевой показатель эффективности | До Джоду | После Джоду |
| Процесс изменения заказа | Ручные звонки и сообщения, бумажные пометки | Обновления в режиме реального времени, автоматические обновления |
| Видимость изменений заказа | Задержка, зависимость от телефона/бумажных документов. | В режиме реального времени на мобильных устройствах |
| Время, затраченное на изменение заказа | Примерно 1 час в день | < 15 минут в день |
| Ежегодная экономия на оплате труда | Н/Д | Более 400 часов в год |
| Системная гибкость | Жесткий график, зависящий от поставщика, внесение изменений занимает несколько месяцев. | Гибкие возможности, самообслуживание, мгновенные изменения. |
| Доступность для мобильных устройств | Ограниченная версия (на основе браузера, не оптимизирована для мобильных устройств) | 100% mobile-first |
| Использование бумаги | Тысячи простыней в месяц | 0 |
| Ежегодная экономия затрат | Н/Д | Более $10,000 |
Наиболее существенное улучшение коснулось обработки изменений в заказах. То, что раньше занимало час в день, превращаясь в ежедневную тренировку по телефону и ручному обновлению, теперь занимает всего 15 минут. В сумме это означает экономию более 400 часов рабочего времени в год, что позволяет административной команде сосредоточиться на более важных задачах.
Переход на безбумажную систему оказал огромное влияние на финансовые результаты компании и ее воздействие на окружающую среду. По оценкам, это позволит сэкономить более 10 000 танзанийских шиллингов в год на расходах на бумагу и печать, а также полностью устранить потери и неэффективность старой бумажной системы.
Преимущества выходят за рамки экономии времени и денег. Новая система расширила возможности команды и упростила их работу. Гибкость платформы Jodoo означает, что они больше не зависят от медленного и не отвечающего на запросы поставщика программного обеспечения. Они сами управляют своей судьбой, имея возможность адаптировать и развивать свои системы в соответствии с меняющимися потребностями бизнеса.
Для франчайзи новая система заказов, ориентированная на мобильные устройства, стала долгожданным изменением. Они больше не ограничены интерфейсом заказов, ориентированным на настольные компьютеры и неудобным для мобильных устройств, и получили гораздо более четкое и прозрачное представление обо всем процессе. Хотя поначалу было некоторое сопротивление изменениям — как это всегда бывает с любой новой системой — команда быстро адаптировалась и приняла новый способ работы.
Перспективы на будущее: платформа для непрерывного совершенствования
Для компании The Bakery путь цифровой трансформации только начинается. Успех новой системы заказов предоставил им мощную платформу и новый подход к постоянному совершенствованию. Финансовый отдел уже ищет новые способы использования платформы Jodoo для решения других бизнес-задач.
Одним из следующих крупных проектов станет более глубокое изучение других внутренних процессов, таких как административные задачи и производственные операции, с целью выявления дополнительных возможностей для оптимизации и стандартизации с использованием платформы без программирования.
История компании The Bakery Bakery — яркое свидетельство силы гражданского развития. Она показывает, что для цифровой трансформации не нужен большой IT-отдел или огромный бюджет. Имея под рукой необходимые инструменты и позитивный настрой, любой бизнес может взять под контроль свои технологии и построить лучшее, более эффективное и устойчивое будущее.
Как говорит Бекки: “Вначале я сама его представила и научила всех им пользоваться. Но теперь, когда им пользуются все, проблем почти нет. Он работает без сбоев, и я думаю, что он не требует особого обслуживания”.”
В этом и заключается сила платформы, действительно не требующей написания кода. Речь идёт не просто о создании приложений; речь идёт о формировании культуры расширения возможностей и постоянного совершенствования. И для The Bakery это самый приятный результат из всех.
Готовы начать свой собственный путь цифровой трансформации?
