Công ty nước uống Hoshimei: Làm thế nào một nhà sản xuất nước uống khu vực nâng cao hiệu quả hoạt động lên 801 tấn/tấn và đạt được tiêu chuẩn chất lượng 1001 tấn/tấn thông qua chuyển đổi số tinh gọn.

Công ty Hoshimei Beverage, một nhà sản xuất nước uống hàng đầu khu vực, đang phải vật lộn với sự thiếu hiệu quả của việc quản lý nhà máy dựa trên giấy tờ. Bằng cách áp dụng chiến lược số hóa tinh gọn, công ty đã chuyển đổi quy trình quản lý chất lượng, thiết bị, sản xuất, an toàn và tồn kho, dẫn đến hiệu quả điền biểu mẫu tăng 80%, năng suất sản xuất tăng 10% và tỷ lệ đạt kiểm tra chất lượng tăng 100%.

Đối với Hoshimei Beverage, một nhà sản xuất nước uống hàng đầu khu vực, việc duy trì chất lượng và tính nhất quán của sản phẩm là điều thiết yếu đối với uy tín trên thị trường. Với dòng sản phẩm đa dạng bao gồm nước đóng chai, bình nước cỡ lớn có thể tái sử dụng và dịch vụ OEM cho các thương hiệu quốc gia nổi tiếng, đội ngũ 40 người của công ty vận hành một cơ sở sản xuất phức tạp dựa trên dây chuyền lắp ráp. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và các tiêu chuẩn ngành thay đổi, những điểm yếu trong hệ thống quản lý truyền thống dựa trên giấy tờ của công ty bắt đầu bộc lộ.

Việc dựa dẫm vào các phương pháp lỗi thời đã tạo ra hàng loạt vấn đề quen thuộc với nhiều nhà sản xuất đang phát triển: các quy trình quản lý quan trọng không được xác định rõ ràng, trách nhiệm bị lẫn lộn, và dữ liệu quý giá bị mắc kẹt trong đống giấy tờ. Ban lãnh đạo công ty biết rằng để duy trì sự tăng trưởng và giữ vững lợi thế cạnh tranh, họ cần một cách tiếp cận thông minh hơn, tinh gọn hơn và linh hoạt hơn. Họ cần đưa hoạt động sản xuất của nhà máy vào kỷ nguyên số.

Đây là câu chuyện về cách Hoshimei Beverage, được thúc đẩy bởi tầm nhìn về một nhà máy hiệu quả hơn và dựa trên dữ liệu, đã trao quyền cho đội ngũ của mình xây dựng một hệ thống quản lý kỹ thuật số toàn diện từ đầu. Bằng cách tập trung vào những điểm khó khăn quan trọng nhất—từ kiểm soát chất lượng đến quản lý tồn kho—họ không chỉ giải quyết được những thách thức vận hành sâu xa mà còn nuôi dưỡng một văn hóa cải tiến liên tục, tạo tiền đề cho một kỷ nguyên thành công mới.

Thách thức: Chi phí ẩn của một nhà máy sản xuất dựa trên giấy

Hộp đen quy trình: Thiếu minh bạch và trách nhiệm giải trình

Các quy trình tiêu chuẩn hóa là nền tảng của chất lượng và hiệu quả. Tuy nhiên, tại Hoshimei Beverage, các lĩnh vực quản lý quan trọng như chất lượng, thiết bị, sản xuất và an toàn lại thiếu các quy trình làm việc rõ ràng, được tiêu chuẩn hóa. Hoạt động phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm của từng nhân viên, và ranh giới trách nhiệm giữa các bộ phận thường bị mờ nhạt.

• Quy trình làm việc chưa được xác địnhVí dụ, trong quy trình kiểm tra chất lượng, không có quy trình cố định nào để xác định các điểm kiểm tra hoặc cơ chế phản hồi. Sự mơ hồ này dẫn đến việc kiểm tra chất lượng có thể không nhất quán, và khi vấn đề phát sinh, rất khó để truy tìm nguyên nhân cụ thể đến một điểm nào đó trong quy trình.

• Trách nhiệm bị lẫn lộnTrong quản lý thiết bị, trách nhiệm kiểm tra, bảo trì và sửa chữa không được xác định rõ ràng. Sự mơ hồ này đôi khi dẫn đến phản hồi chậm trễ, vì không phải lúc nào cũng rõ ràng đội nào chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề cụ thể.

Kho dữ liệu riêng biệt: Những hạn chế của hồ sơ giấy

Dữ liệu chính xác, theo thời gian thực là huyết mạch của bất kỳ hoạt động sản xuất hiện đại nào. Tuy nhiên, Công ty đồ uống Hoshimei lại đang cố gắng quản lý các hoạt động phức tạp của mình bằng các phương pháp thu thập dữ liệu chậm chạp, dễ xảy ra lỗi và tạo ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết được.

Quản lý tồn kho: Sự không kết nối giữa sổ cái kỹ thuật số và thực tế vật lý

Việc quản lý hàng tồn kho của công ty là một ví dụ điển hình cho sự thiếu kết nối giữa các công cụ kỹ thuật số và hoạt động thực tế của họ. Mặc dù họ sử dụng Excel để theo dõi hàng tồn kho, nhưng dữ liệu hiếm khi được cập nhật, dẫn đến tình trạng không chắc chắn thường trực.

• “Kho hàng ”ảo”Việc chậm trễ trong nhập liệu dẫn đến việc các con số trong bảng tính Excel thường không khớp với thực tế tại kho. Hàng thành phẩm đôi khi được đưa vào kho mà không được ghi nhận, và nguyên vật liệu được sử dụng mà không được trừ vào số lượng hàng tồn kho. Lượng hàng tồn kho "ảo" này khiến việc lập kế hoạch sản xuất hiệu quả hoặc đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng một cách chắc chắn trở nên bất khả thi.

Nút thắt cổ chai trong hợp tác: Chìm đắm trong biển chữ ký

Sự hợp tác giữa các phòng ban là một quá trình chậm chạp và rườm rà, phụ thuộc vào giao tiếp trực tiếp và chữ ký tay. Những công việc đơn giản như nộp sản phẩm hoàn thiện để kiểm tra có thể mất nhiều ngày để hoàn thành vì giấy tờ phải được mang từ phòng ban này sang phòng ban khác.

• Phê duyệt bị trì hoãnMỗi yêu cầu kiểm tra thành phẩm đều cần chữ ký của các bộ phận chất lượng, sản xuất và kho bãi. Quy trình thủ công, nhiều bước này mất trung bình ba ngày để hoàn thành, tạo ra nút thắt cổ chai đáng kể làm chậm trễ việc vận chuyển hàng hóa thành phẩm.

Công ty Hoshimei Beverage đang đứng trước một bước ngoặt quan trọng. Họ sở hữu một sản phẩm mạnh mẽ và một đội ngũ tận tâm, nhưng các quy trình lỗi thời đang kìm hãm sự phát triển của họ. Họ cần một giải pháp để loại bỏ sự lãng phí, phá vỡ các kho dữ liệu riêng lẻ và cung cấp cho đội ngũ của mình thông tin theo thời gian thực cần thiết để vận hành một cách hiệu quả thực sự. Câu trả lời không nằm ở một dự án CNTT khổng lồ, áp đặt từ trên xuống, mà nằm ở một cách tiếp cận linh hoạt, từ cơ sở đối với chuyển đổi số.

Giải pháp: Một cách tiếp cận theo từng giai đoạn để xây dựng nhà máy kỹ thuật số tinh gọn

Thay vì thực hiện một dự án CNTT khổng lồ, dồn dập, Hoshimei Beverage đã lựa chọn cách tiếp cận chiến lược và linh hoạt hơn. Họ quyết định hợp tác với một nhà cung cấp nền tảng không cần lập trình (no-code) có thể cung cấp sự linh hoạt, giá cả phải chăng và dễ sử dụng mà họ cần để xây dựng một giải pháp tùy chỉnh phù hợp với quy trình làm việc độc đáo của mình. Mặc dù nỗ lực trước đó trong việc quản lý một số báo cáo bằng Bitable của Lark đã tỏ ra không hiệu quả do chức năng hạn chế, Hoshimei đã tìm thấy đối tác lý tưởng của mình ở Jodoo, một nền tảng không cần lập trình, hướng đến sự phát triển.

Chiến lược triển khai của họ được dẫn dắt bởi một nguyên tắc đơn giản: “giải quyết những vấn đề khó khăn nhất trước, sau đó mở rộng dần dần”. Cách tiếp cận theo từng giai đoạn này cho phép họ nhanh chóng mang lại giá trị, nhận được sự ủng hộ từ mọi cấp bậc trong tổ chức và xây dựng nền tảng vững chắc cho một nhà máy thông minh, kết nối thực sự.

Giai đoạn 1 (Tháng 1): Xây dựng nền tảng với quản lý chất lượng và thiết bị

Giai đoạn đầu tiên tập trung vào giải quyết hai quy trình quan trọng và tốn nhiều giấy tờ nhất của nhà máy: quản lý chất lượng và quản lý thiết bị.

• Số hóa kiểm soát chất lượngNhóm đã xây dựng một loạt các biểu mẫu trực tuyến để thay thế các danh sách kiểm tra chất lượng bằng giấy cồng kềnh. Các biểu mẫu này, bao gồm mọi thứ từ kiểm tra nước thô đến tuần tra xưởng và thử nghiệm sản phẩm hoàn thiện, được thiết kế với các trường bắt buộc và quy tắc xác thực dữ liệu để đảm bảo tất cả thông tin cần thiết được thu thập chính xác và đầy đủ. Họ cũng xây dựng một quy trình làm việc tự động sẽ tự động chuyển các biểu mẫu đã hoàn thành đến người giám sát thích hợp để xem xét, rút ngắn chu kỳ xem xét từ một tuần xuống còn một ngày.
  
• Xây dựng một trung tâm thiết bị kỹ thuật sốĐể sắp xếp lại quy trình quản lý thiết bị hỗn loạn của mình, nhóm đã tạo ra một cơ sở dữ liệu trực tuyến tập trung cho tất cả thiết bị. “Kho lưu trữ thiết bị kỹ thuật số” này chứa mọi thứ từ thông số kỹ thuật và thông tin mua hàng đến hướng dẫn sử dụng và hồ sơ bảo trì, cho phép truy cập nhanh chóng vào thông tin của từng thiết bị cụ thể, chẳng hạn như “Máy tạo hình thùng carton (DRZ-CXI40)” hoặc “Máy làm lạnh ① (205TB-N12.5AI3)”. Họ cũng xây dựng một hệ thống bảo trì chủ động, tự động tạo và phân công các nhiệm vụ bảo trì dựa trên lịch trình đã được xác định trước, đảm bảo không có thiết bị nào bị bỏ sót.

Giai đoạn 2 (Tháng 2-3): Mở rộng sang Quản lý Sản xuất và An toàn

Sau khi xây dựng được nền tảng vững chắc, nhóm đã chuyển sang số hóa các quy trình quản lý sản xuất và an toàn.

• Báo cáo sản xuất theo thời gian thựcHọ đã thiết kế một biểu mẫu "Báo cáo sản xuất" thân thiện với thiết bị di động, cho phép công nhân gửi dữ liệu sản xuất hàng ngày trực tiếp từ xưởng sản xuất. Biểu mẫu được thiết kế đơn giản và trực quan nhất có thể, với các tính năng như tự động tính toán thời lượng ca làm việc và tích hợp liền mạch với hệ thống quản lý hàng tồn kho thành phẩm để tránh lỗi nhập liệu.

• Một Hệ Thống Quản Lý An Toàn Toàn DiệnĐể tạo ra môi trường làm việc an toàn hơn và tuân thủ quy định tốt hơn, nhóm đã xây dựng một bộ ứng dụng quản lý an toàn bao gồm mọi thứ từ đào tạo và kiểm tra an toàn đến phân phối thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE) và báo cáo sự cố. Họ cũng tạo ra một quy trình khép kín để xác định và khắc phục mối nguy hiểm, đảm bảo rằng mọi rủi ro được xác định đều được giao cho một người cụ thể và được theo dõi cho đến khi được giải quyết.

Giai đoạn 3 (Tháng 3-4): Đạt được khả năng hiển thị toàn diện với quản lý tồn kho và bảng điều khiển

Giai đoạn cuối cùng của quá trình triển khai ban đầu tập trung vào việc hoàn thiện chu trình với một hệ thống quản lý kho hàng tích hợp đầy đủ và một loạt các bảng điều khiển cấp cao.

• Từ Excel đến quản lý tồn kho thời gian thựcNhóm đã xây dựng một hệ thống quản lý kho toàn diện, bao gồm mọi thứ từ văn phòng phẩm và nguyên vật liệu đến thành phẩm và pallet vận chuyển. Mọi sự di chuyển của hàng tồn kho giờ đây được theo dõi theo thời gian thực thông qua một loạt các biểu mẫu trực tuyến đơn giản, và hệ thống được cấu hình để tự động gửi cảnh báo khi mức tồn kho giảm xuống dưới ngưỡng đã được xác định trước.

• Ra quyết định dựa trên dữ liệuKết quả của những nỗ lực đó là một loạt các bảng điều khiển thời gian thực cung cấp cái nhìn tổng quan, nhanh chóng về hiệu suất hoạt động của toàn bộ nhà máy. Những bảng điều khiển này, thu thập dữ liệu từ tất cả các ứng dụng khác nhau, cho phép các nhà quản lý theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI), xác định xu hướng và đưa ra các quyết định chủ động, dựa trên dữ liệu.

Bằng cách trao quyền số hóa trực tiếp vào tay những người hiểu rõ quy trình nhất, Hoshimei Beverage không chỉ xây dựng một vài ứng dụng; họ đã xây dựng một động lực mới cho sự cải tiến liên tục. Cách tiếp cận tinh gọn, từ gốc rễ này cho phép họ giải quyết những vấn đề cấp bách nhất với tốc độ và sự linh hoạt đáng kinh ngạc, đặt nền móng cho một nhà máy thông minh hơn, kết nối hơn trong tương lai.

Kết quả: Nhà máy tinh gọn hơn, nhanh hơn và lợi nhuận cao hơn

Tác động của quá trình chuyển đổi số từ cấp cơ sở của Hoshimei Beverage là tức thời và sâu sắc. Bằng cách thay thế các quy trình làm việc cồng kềnh, dựa trên giấy tờ bằng các ứng dụng linh hoạt, dựa trên dữ liệu, họ đã mở khóa một cấp độ xuất sắc mới trong hoạt động. Kết quả đạt được không chỉ đơn thuần là số hóa các biểu mẫu; nó đã thay đổi căn bản cách thức công ty quản lý quy trình sản xuất, chất lượng và cải tiến liên tục.

Chỉ số hiệu suất chính	Trước đây: Phương pháp dùng giấy	Sau đây là: Phương pháp số hóa tinh gọn
Hiệu quả điền biểu mẫu	Thủ công, tốn thời gian	Cải tiến 80%
Hợp tác giữa các phòng ban	Chu kỳ phê duyệt thủ công 3 ngày	Quy trình làm việc kỹ thuật số trong 1 ngày
Hiệu suất sản xuất	Dựa trên dữ liệu thủ công bị trì hoãn.	Cải tiến 10% với dữ liệu thời gian thực
Hiệu quả kho hàng	Dữ liệu Excel không chính xác	Cải tiến 30% với tính năng theo dõi thời gian thực
Tỷ lệ đạt kiểm tra chất lượng	Không nhất quán	100%
Tỷ lệ điều chỉnh rủi ro	Khó theo dõi	100% với quy trình làm việc khép kín
Tiết kiệm chi phí hàng năm	Chi phí giấy và in ấn cao	$50,000 tiết kiệm

Tầm nhìn rõ ràng về khu vực sản xuất

Thay đổi quan trọng nhất là tính minh bạch được thiết lập. Dữ liệu thời gian thực từ dây chuyền sản xuất đã cung cấp cho các nhà quản lý cái nhìn toàn diện, cập nhật từng phút về toàn bộ hoạt động của họ.

• Tăng hiệu quả vượt trộiViệc chuyển sang sử dụng các biểu mẫu kỹ thuật số và quy trình làm việc tự động đã tác động mạnh mẽ đến hiệu quả. Thời gian điền biểu mẫu giảm đi 80%, và thời gian hoàn thành các dự án hợp tác giữa các phòng ban giảm từ ba ngày xuống chỉ còn một ngày. Tốc độ và sự linh hoạt mới này cho phép công ty đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn và đáp ứng nhanh chóng hơn các nhu cầu thay đổi của khách hàng.
• Tăng hiệu suất sản xuất với dòng 10%.Dữ liệu sản xuất theo thời gian thực và việc tính toán tự động các chỉ số hiệu suất chính (KPI) như hiệu quả sản xuất, tiêu thụ năng lượng và hao hụt nguyên vật liệu cho phép các nhà quản lý phát hiện ra những điểm không hiệu quả và thực hiện các cải tiến có mục tiêu. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này trong quản lý sản xuất đã dẫn đến sự gia tăng 10% trong hiệu suất sản xuất tổng thể.
• Cải tiến hiệu quả kho hàng 30%Nhờ có cái nhìn rõ ràng và chính xác về hệ thống quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực, đội ngũ kho hàng đã có thể hoạt động với hiệu quả cao hơn, dẫn đến sự cải thiện 30% về năng suất tổng thể của kho hàng.

Văn hóa chất lượng và cải tiến liên tục

Hệ thống quản lý chất lượng kỹ thuật số (QMS) và hệ thống quản lý an toàn được tinh giản đã thúc đẩy một nền văn hóa mới mạnh mẽ về chất lượng và trách nhiệm.

• Tuân thủ chất lượng 100%Hệ thống quản lý chất lượng kỹ thuật số, với danh sách kiểm tra tiêu chuẩn hóa và quy trình làm việc tự động, đảm bảo mọi khâu kiểm tra chất lượng đều được thực hiện nhất quán và đúng tiêu chuẩn. Điều này dẫn đến tỷ lệ đạt 100% trong tất cả các cuộc kiểm tra chất lượng và giảm đáng kể số lượng khiếu nại của khách hàng.
• Môi trường làm việc an toàn hơnHệ thống quản lý an toàn toàn diện, với khả năng theo dõi rủi ro khép kín và lưu trữ hồ sơ điện tử, đã tạo ra môi trường làm việc an toàn hơn và tuân thủ quy định tốt hơn. Sau khi triển khai hệ thống mới, công ty đã đạt tỷ lệ khắc phục rủi ro 100% và không có sự cố an toàn nào.

Sự kết hợp giữa các cơ chế tổ chức (ITBP) và việc trao quyền văn hóa (phát triển công dân), tất cả được dẫn dắt bởi một khuôn khổ quản trị rõ ràng, đã hoàn toàn chuyển đổi hiệu quả của việc đáp ứng yêu cầu. Chu kỳ phản hồi từ ý tưởng đến giải pháp được triển khai đã được rút ngắn từ nhiều tháng xuống còn vài tuần, và trong nhiều trường hợp, chỉ còn vài ngày. CVTE đã xây dựng thành công một hệ thống kết hợp sự linh hoạt của một công ty khởi nghiệp với quy mô và khả năng quản trị của một doanh nghiệp lớn.

Triển vọng tương lai: Đẩy mạnh chuyển đổi số

Đối với Hoshimei Beverage, quá trình chuyển đổi số thành công này không phải là điểm kết thúc của hành trình; mà là một bước đệm mạnh mẽ cho giai đoạn tăng trưởng và đổi mới mới. Công ty hiện đang hướng đến việc xây dựng trên nền tảng vững chắc đã tạo ra, tăng cường tích hợp các hệ thống và mở rộng việc sử dụng dữ liệu để thúc đẩy hiệu quả và trí tuệ cao hơn nữa.

Nối các điểm lại với nhau để có được những hiểu biết sâu sắc hơn.

Bước tiếp theo trong quá trình phát triển của họ là tạo ra một hệ sinh thái dữ liệu tích hợp sâu rộng hơn. Tầm nhìn của họ là kết nối dữ liệu từ các ứng dụng khác nhau theo những cách thức mới và mạnh mẽ. Ví dụ, họ dự định tạo ra một liên kết thời gian thực giữa dữ liệu sản xuất, dữ liệu trạng thái thiết bị và dữ liệu chất lượng. Điều này sẽ cho phép họ thực hiện các phân tích phức tạp hơn, chẳng hạn như xác định hiệu suất của một thiết bị cụ thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm như thế nào hoặc sự thay đổi trong lịch trình sản xuất ảnh hưởng đến mức tiêu thụ năng lượng ra sao.

Mở rộng trải nghiệm ưu tiên thiết bị di động

Công ty cũng cam kết làm cho các công cụ kỹ thuật số của mình dễ tiếp cận và thân thiện hơn với người dùng đối với nhân viên tuyến đầu. Họ dự định tiếp tục mở rộng việc sử dụng các ứng dụng di động, trao nhiều quyền lực và thông tin hơn trực tiếp vào tay những người gần gũi nhất với công việc. Mục tiêu là tạo ra một môi trường làm việc thực sự ưu tiên thiết bị di động, nơi mọi nhân viên có thể truy cập thông tin họ cần và thực hiện nhiệm vụ của mình từ bất cứ đâu, bất cứ lúc nào.

Một mô hình cho sự tăng trưởng và tính linh hoạt

Hành trình của Hoshimei Beverage cung cấp một mô hình mạnh mẽ cho các công ty sản xuất vừa và nhỏ khác đang tìm cách hướng tới một tương lai kỹ thuật số tinh gọn. Thành công của họ chứng minh rằng bạn không cần một ngân sách khổng lồ hay một đội ngũ CNTT lớn để đạt được sự chuyển đổi mạnh mẽ. Bằng cách tiếp cận theo từng giai đoạn, tập trung vào vấn đề và trao quyền cho chính nhân viên của mình để xây dựng các giải pháp cần thiết, họ đã tạo ra một mô hình mạnh mẽ và bền vững cho sự tăng trưởng và linh hoạt.

Họ đã chứng minh rằng với chiến lược và công cụ phù hợp, bất kỳ công ty sản xuất nào cũng có thể biến chính nhân viên của mình thành động lực mạnh mẽ cho quá trình chuyển đổi số, xây dựng một tương lai tinh gọn, thông minh và cạnh tranh hơn, từng ứng dụng một.

[Yêu cầu bản dùng thử Jodoo]