Duyệt theo danh mục
Giới thiệu: Tại sao quy trình quản lý thay đổi có cấu trúc lại quan trọng trong sản xuất
Một sự thay đổi trong sản xuất có thể thất bại rất lâu trước khi phương pháp mới được áp dụng rộng rãi trong sản xuất hàng loạt. McKinsey đã báo cáo rằng khoảng 70% các chương trình thay đổi không đạt được mục tiêu, và trong các nhà máy, lý do thường rất đơn giản: sự thay đổi được phê duyệt không được thực hiện một cách nhất quán bởi người vận hành. Một cấu trúc quy trình quản lý thay đổi Đó chính là điều thu hẹp khoảng cách giữa việc ra quyết định và công việc hàng ngày.
Tại xưởng sản xuất, sự thay đổi là liên tục. Bạn có thể đang cập nhật hướng dẫn công việc, thay thế thiết bị, thay đổi nhà cung cấp vật liệu, điều chỉnh quy trình sản xuất hoặc thêm một điểm kiểm tra chất lượng bổ sung sau khi nhận được khiếu nại của khách hàng. Mỗi thay đổi này đều có thể cải thiện chi phí, năng suất hoặc sự tuân thủ, nhưng mỗi thay đổi cũng tạo ra rủi ro nếu một ca được đào tạo còn ca khác thì không, hoặc nếu các hướng dẫn cũ vẫn được sử dụng trong quá trình khởi động lại.
Trong lĩnh vực sản xuất, quy trình quản lý thay đổi là phương pháp được kiểm soát để yêu cầu, xem xét, phê duyệt, thực hiện, xác minh và kết thúc các thay đổi trong hoạt động. Trong các phần tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét những điểm yếu trong quá trình thay đổi, cách thực hiện chúng từng bước và cách các quy trình làm việc kỹ thuật số giúp đảm bảo rằng quy trình mới là quy trình duy nhất được sử dụng.
Những nguyên nhân dẫn đến thất bại trong nỗ lực thay đổi sản xuất
Hướng dẫn lỗi thời vẫn đang được lưu hành.
Một trong những thách thức phổ biến nhất trong quy trình quản lý thay đổi Phương pháp này đơn giản nhưng tốn kém: phương pháp mới được chấp thuận, nhưng hướng dẫn cũ vẫn dễ tiếp cận hơn. Các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) in sẵn vẫn được giữ tại dây chuyền sản xuất, một bản PDF cũ hơn nằm trên ổ đĩa dùng chung, và bản sao được người giám sát đánh dấu trở thành tài liệu tham khảo không chính thức trong ca làm việc bận rộn. Trong các lĩnh vực được quản lý chặt chẽ, kiểm soát tài liệu Các lỗi phát sinh là rủi ro trực tiếp về việc tuân thủ quy định; trong bất kỳ nhà máy nào, chúng đều làm tăng sự biến động, phế phẩm và công việc làm lại. Một thay đổi về chất lượng không có hiệu lực khi bộ phận kỹ thuật phê duyệt; nó chỉ có hiệu lực khi người vận hành đang sử dụng phiên bản chính xác tại điểm làm việc.
Chương trình đào tạo lại bị gián đoạn giữa các ca làm việc.
Việc đào tạo thường được thực hiện trước tiên cho ca ngày và sau đó, hoặc thậm chí không được thực hiện cho các ca khác. Điều này dẫn đến việc thực hiện không đồng đều, đặc biệt là ở các nhà máy đang hoạt động. 2 đến 3 ca, lao động hợp đồng, hoặc tỷ lệ luân chuyển nhân viên cao giữa các dây chuyền sản xuất. Việc điều chỉnh thiết bị do bộ phận bảo trì thực hiện có thể được các kỹ thuật viên hiểu nhưng không phải bởi những người đóng gói tạm thời, người lái xe nâng hoặc thanh tra chất lượng, những người cũng tham gia vào quy trình tương tự.
Quyền sở hữu không rõ ràng
Nhiều thay đổi ảnh hưởng đến kỹ thuật, sản xuất, chất lượng, bảo trì, mua sắm và... EHS Đồng thời, nhưng trách nhiệm thường được định nghĩa quá rộng. Nếu mọi người đều "tham gia", thì không ai thực sự chịu trách nhiệm về việc dọn dẹp đường đi., kiểm tra bài viết đầu tiên, hồ sơ đào tạo, hoặc việc xử lý phế liệu đối với vật liệu cũ. Sự mơ hồ đó làm chậm quá trình ra quyết định và tạo ra những sự chậm trễ tiềm ẩn gần thời điểm ra mắt sản phẩm. Trên thực tế, việc thiếu một người chịu trách nhiệm có thể làm chậm toàn bộ quá trình chuyển đổi hơn cả việc sửa đổi kỹ thuật.
Phê duyệt được thông qua, nhưng việc thực thi thì không.
Một nhà máy có thể có quy trình phê duyệt chính thức nhưng vẫn thất bại trong khâu thực thi vì các phê duyệt, tài liệu và hồ sơ đào tạo được quản lý ở nhiều nơi khác nhau. Bộ phận kỹ thuật phê duyệt bảng cài đặt đã sửa đổi qua email, bộ phận chất lượng cập nhật tần suất kiểm tra trong bảng tính, và các giám sát viên theo dõi việc đào tạo lại trên các phiếu xác nhận bằng giấy. Đến khi sản xuất bắt đầu, không ai có cái nhìn tổng quan đáng tin cậy về những gì đã được phê duyệt, những gì đã được cập nhật và ai đã sẵn sàng vận hành. Đây là lý do tại sao các hệ thống không liên kết tạo ra những lỗ hổng trong quá trình thực thi ngay cả khi mục đích đằng sau đó là... quy trình quản lý thay đổi Âm thanh tốt.
Làm thế nào để triển khai quy trình quản lý thay đổi trong sản xuất?
Một cách thực tế quy trình quản lý thay đổi Trong sản xuất, quy trình quản lý thay đổi nên diễn ra theo một trình tự cố định, không phải thông qua các email không chính thức hoặc phối hợp bằng lời nói. Đối với việc cập nhật công cụ dây chuyền đóng gói, quy trình bắt đầu bằng một yêu cầu chính thức, sau đó trải qua các bước đánh giá tác động, phê duyệt, lập kế hoạch thực hiện, cập nhật tài liệu, đào tạo, kiểm tra hiệu quả và kết thúc. Trình tự này rất quan trọng vì mỗi bước trả lời một câu hỏi vận hành khác nhau: chúng ta có nên thực hiện thay đổi không, nó sẽ ảnh hưởng đến điều gì, ai phải hành động và làm thế nào để chứng minh dây chuyền đã sẵn sàng. Nếu bạn đang quyết định cách triển khai quy trình quản lý thay đổi, hãy bắt đầu bằng cách chuẩn hóa trình tự đó trước khi tối ưu hóa bất cứ điều gì khác.
1. Gửi yêu cầu thay đổi
Quy trình bắt đầu khi bộ phận kỹ thuật, sản xuất, chất lượng hoặc bảo trì đưa ra yêu cầu thay đổi có cấu trúc. Trong ví dụ về dây chuyền đóng gói, yêu cầu nêu rõ rằng kích thước thùng carton mới cần thay đổi dụng cụ trên máy dựng thùng và máy dán nhãn, với mục tiêu bắt đầu thực hiện vào tháng tới. Yêu cầu cần nêu rõ lý do kinh doanh, dây chuyền bị ảnh hưởng, mức độ khẩn cấp, lợi ích dự kiến và thời gian đề xuất.
2. Đánh giá tác động hoạt động
Tiếp theo, các chủ sở hữu đa chức năng sẽ đánh giá những tác động của thay đổi trước khi phê duyệt. Đối với việc cập nhật công cụ, bộ phận sản xuất sẽ xem xét thời gian chuyển đổi và công suất dây chuyền, bộ phận bảo trì sẽ kiểm tra các yêu cầu lắp đặt, bộ phận chất lượng sẽ xem xét vị trí dán nhãn và rủi ro về tính toàn vẹn của bao bì, và bộ phận lập kế hoạch sẽ kiểm tra xem đơn đặt hàng của khách hàng có thể chịu được thời gian ngừng hoạt động hay không. Đây là nơi bạn xác định các phụ thuộc tiềm ẩn như phụ tùng thay thế, vật liệu thử nghiệm hoặc các điểm kiểm tra được sửa đổi. Việc đánh giá kỹ lưỡng sẽ giúp tránh những bất ngờ vào phút cuối trong tuần lắp đặt.
3. Phê duyệt tuyến đường và thiết lập quy tắc quyết định
Khi đã xác định được các tác động, hãy chuyển yêu cầu đến đúng người phê duyệt với các ngưỡng rõ ràng. Một điều chỉnh nhỏ về thiết bị có thể chỉ cần sự phê duyệt của bộ phận sản xuất và bảo trì, trong khi việc thay đổi định dạng bao bì liên quan đến thông số kỹ thuật của khách hàng có thể cần thêm sự chấp thuận của bộ phận chất lượng, kỹ thuật và thương mại. Các quy tắc phê duyệt cần phản ánh rủi ro, chi phí, thời gian ngừng hoạt động và mức độ tuân thủ.
4. Kế hoạch triển khai chi tiết
Sau khi được phê duyệt, hãy chuyển quyết định đó thành kế hoạch thực hiện với người chịu trách nhiệm và thời hạn cụ thể. Đối với dây chuyền đóng gói, điều đó có nghĩa là lên lịch giao dụng cụ, phân công kỹ thuật viên lắp đặt, đặt lịch chạy thử nghiệm có kiểm soát, thiết lập khung thời gian dừng và khởi động lại dây chuyền, và xác định tiêu chí tiếp tục/dừng lại. Kế hoạch cũng cần chỉ rõ các hành động dự phòng nếu lần chạy thử đầu tiên thất bại, chẳng hạn như quay lại định dạng cũ cho các đơn đặt hàng đang chờ xử lý.
5. Cập nhật tài liệu, đào tạo, xác minh và kết thúc.
Trước khi khởi động lại, hãy cập nhật các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), bảng thiết lập, tiêu chuẩn trực quan và hướng dẫn kiểm tra sản phẩm đầu tiên để phương pháp mới được ghi lại chính xác một lần. Sau đó, đào tạo tất cả các nhân viên vận hành, người thiết lập, thanh tra chất lượng và giám sát ca liên quan, ghi nhận sự tham gia theo vai trò chứ không phải dựa trên giả định. thảo luận về an toàn lao động. Sau khi khởi chạy, hãy xác minh hiệu quả bằng cách kiểm tra lượng phế liệu khởi động., OEE Tác động, tỷ lệ lỗi và tuân thủ kiểm toán trong một khoảng thời gian xác định, chẳng hạn như một đến hai tuần. Chỉ đóng thay đổi khi kết quả ổn định, các hành động đang chờ xử lý đã hoàn tất và phương pháp công cụ cũ đã được chính thức loại bỏ.
Các phương pháp tốt nhất để quản lý sự thay đổi trong sản xuất mà không làm chậm quá trình sản xuất
Xác định quyền sở hữu dựa trên vai trò, không phải dựa trên phòng ban.
Một trong những phương pháp thực hành tốt nhất và hữu ích nhất để quản lý sự thay đổi trong sản xuất là phân công trách nhiệm theo vai trò. Một sự thay đổi cần có người chịu trách nhiệm yêu cầu, người đánh giá tác động, người phê duyệt, người dẫn dắt triển khai, người chịu trách nhiệm đào tạo và người chịu trách nhiệm xác minh, ngay cả khi một số vai trò thuộc cùng một chức năng. Điều này giúp ngăn ngừa một lỗi thường gặp trong quản lý thay đổi sản xuất: mọi người đều cho rằng một nhóm khác đã đảm nhiệm việc chuẩn bị cho người vận hành, cập nhật tài liệu hoặc giải phóng dây chuyền sản xuất.
Thay đổi pha xung quanh các cửa sổ sản xuất thực tế
Nhiều nhà máy biết cách thực hiện quy trình quản lý thay đổi Trên lý thuyết thì có vẻ dễ, nhưng thời điểm mới là yếu tố gây gián đoạn. Cách tiếp cận đúng đắn là điều chỉnh sự thay đổi sao cho phù hợp với nhịp điệu hoạt động thực tế của nhà máy: các đợt bảo trì theo kế hoạch, chuyển đổi mẫu mã sản phẩm, các khung giờ vệ sinh cuối tuần hoặc các ca làm việc ít sản phẩm. Ví dụ, trong một nhà máy đóng gói thực phẩm, việc thay đổi quy trình kiểm tra nhãn mác nên được thực hiện trong quá trình chuyển đổi SKU theo lịch trình hơn là giữa chừng, khi các công nhân đang tập trung vào việc khôi phục sản lượng. Theo McKinsey, các tổ chức lập kế hoạch thay đổi hoạt động với các giai đoạn kiểm soát rõ ràng có khả năng đáp ứng các mục tiêu về tiến độ và hiệu suất cao hơn đáng kể so với những tổ chức dựa vào sự phối hợp không chính thức.
Quản trị thay đổi hiệu quả tại xưởng sản xuất cần có những quy trình cụ thể: một ngày ra mắt được phê duyệt, một phiên bản quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) hiện hành, một người được chỉ định có thẩm quyền khởi động lại hệ thống, và một bước kiểm tra hoàn tất sau khi khởi động.
Kiểm soát tài liệu giống như cách bạn kiểm soát sản phẩm.
Việc kiểm soát phiên bản đối với các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), bảng thiết lập và danh sách kiểm tra cần được coi là vấn đề kiểm soát sản xuất, chứ không chỉ là nhiệm vụ hành chính. Nếu một dây chuyền hàn thay đổi thông số kỹ thuật dây hoặc tiêu chuẩn góc mỏ hàn, tất cả các tài liệu liên quan phải được cập nhật đồng thời, các bản sao cũ phải được loại bỏ khỏi bìa hồ sơ, thư mục dùng chung và giá đỡ máy. Các nhà sản xuất tuân thủ tiêu chuẩn ISO thường kiểm tra việc kiểm soát tài liệu vì lý do này: các hướng dẫn không được kiểm soát sẽ tạo ra sự biến đổi trong quy trình ngay cả khi thay đổi kỹ thuật là chính xác.
Yêu cầu người lao động xác nhận trước khi khởi động lại
Không nên coi việc đào tạo là hoàn thành chỉ vì người giám sát đã tóm tắt nhanh bằng lời nói khi giao ca. Đối với những công nhân bị ảnh hưởng, đặc biệt là những người làm việc theo nhiều ca khác nhau, cần có sự xác nhận riêng lẻ rằng phương pháp mới đã được tiếp nhận, hiểu và áp dụng. Trong một nhà máy lắp ráp điện tử, việc thay đổi trình tự siết lực có thể chỉ ảnh hưởng đến một trạm làm việc, nhưng nếu ba công nhân hợp đồng bỏ lỡ buổi tóm tắt, tỷ lệ lỗi có thể tăng lên trong vòng vài giờ. Đó là lý do tại sao việc thực hiện tốt gắn liền sự chấp thuận khởi động lại với sự xác nhận đã được chứng thực, chứ không phải là sự truyền đạt được giả định.
Quy trình làm việc kỹ thuật số giúp thực hiện và theo dõi những thay đổi trong sản xuất như thế nào?
Hệ thống quản lý thay đổi trong sản xuất cần kiểm soát những gì?
Khi bạn đã biết cách triển khai một quy trình quản lý thay đổi, Yêu cầu tiếp theo là kiểm soát hệ thống. Một nhóm sản xuất cần một quy trình làm việc có cấu trúc thống nhất, ghi lại yêu cầu thay đổi, đánh giá tác động, phê duyệt, nhiệm vụ thực hiện, hồ sơ đào tạo và kết quả xác minh trong cùng một chuỗi. Nếu những hồ sơ đó nằm rải rác trong các email riêng lẻ, thư mục chia sẻ và giấy tờ ký xác nhận, quy trình sẽ trở nên khó quản lý ở quy mô lớn. Đó là nơi mà nhiều thách thức phổ biến trong quản lý thay đổi sản xuất lại xuất hiện, ngay cả sau khi quy trình đã được thiết kế lại.
Trong phần cập nhật công cụ dây chuyền đóng gói ở mục trước, trưởng nhóm kỹ thuật gửi yêu cầu thay đổi kỹ thuật số với thông số kỹ thuật công cụ mới, dây chuyền mục tiêu, tác động đến SKU, ngày chuyển đổi dự kiến và ghi chú rủi ro. Các trường bắt buộc ngăn chặn các yêu cầu chưa đầy đủ được xử lý tiếp, điều này rất quan trọng khi các thay đổi ảnh hưởng đến các thông số thiết lập, các bước kiểm tra và thao tác của người vận hành. Quy trình làm việc cũng có thể đính kèm bản vẽ, ảnh, kết quả thử nghiệm và bảng thiết lập đã sửa đổi trong một bản ghi duy nhất. Điều này tạo ra một nguồn thông tin duy nhất trước khi bắt đầu thực hiện.
Phê duyệt tuyến đường và nhiệm vụ tự động
Sau khi nộp hồ sơ, hệ thống nên tự động chuyển tiếp phê duyệt dựa trên các quy tắc thay vì theo dõi thủ công. Đối với việc thay đổi công cụ, phê duyệt có thể được chuyển trước tiên đến bộ phận kỹ thuật, sau đó đến bộ phận chất lượng, rồi đến bộ phận sản xuất, và cuối cùng là bộ phận bảo trì nếu cần sửa đổi đồ gá. Thời hạn, lời nhắc nhở và logic leo thang sẽ giúp duy trì trình tự phê duyệt nếu một người phê duyệt trì hoãn quá thời hạn cho phép.
Với Jodoo, Các nhóm vận hành có thể xây dựng các quy trình phê duyệt này trong một quy trình làm việc trực quan và tự động phân công các nhiệm vụ tiếp theo sau khi quá trình phê duyệt hoàn tất. Khi thay đổi dây chuyền đóng gói được phê duyệt, hệ thống có thể tạo các bản ghi nhiệm vụ cho bộ phận bảo trì để cài đặt công cụ, cho bộ phận chất lượng để cập nhật tiêu chí sản phẩm đầu tiên, cho bộ phận lập kế hoạch để sắp xếp trình tự thời gian chuyển đổi và cho người giám sát để xác nhận sự sẵn sàng của ca làm việc. Mỗi nhiệm vụ đều có người chịu trách nhiệm, thời hạn, trạng thái và bằng chứng hoàn thành. Thay vì hỏi ai đã làm gì, nhà máy có thể thấy tiến độ thực hiện theo thời gian thực.
Đẩy những chỉ dẫn đúng xuống sàn.
Quá trình thực thi sẽ bị gián đoạn nếu các thay đổi đã được phê duyệt không đến được tay người vận hành đúng định dạng và đúng thời điểm. Jodoo Phần mềm giúp thu hẹp khoảng cách đó bằng cách liên kết bản ghi thay đổi đã được phê duyệt với hướng dẫn công việc kỹ thuật số được cập nhật, tiêu chuẩn thiết lập và danh sách kiểm tra, sau đó đẩy phiên bản hiện tại đến máy tính bảng hoặc thiết bị di động của người vận hành. Trong ví dụ về đóng gói, sau khi công cụ mới được cài đặt, người vận hành dây chuyền 3 sẽ thấy các bước chuyển đổi, giá trị mô-men xoắn và điểm kiểm tra đã được sửa đổi trước khi khởi động. Điều này làm giảm đáng kể khả năng hướng dẫn in cũ vẫn còn được sử dụng.
Việc xác nhận hoàn thành đào tạo có thể được tích hợp vào cùng một quy trình làm việc, do đó các nhân viên vận hành và trưởng nhóm bị ảnh hưởng phải xác nhận rằng họ đã xem xét phương pháp mới trước khi dây chuyền sản xuất khởi động lại. Đối với các nhà quản lý nhà máy, bảng điều khiển sẽ hiển thị thời gian chu kỳ thay đổi, các hành động quá hạn, các mục đào tạo đang mở và trạng thái hoàn thành theo bộ phận hoặc dây chuyền. Khả năng hiển thị này không thay thế vai trò lãnh đạo trực tiếp tại xưởng, nhưng nó giúp các nhà lãnh đạo kiểm soát chất lượng thực hiện nhanh hơn.
Kết luận: Xây dựng quy trình quản lý thay đổi liên tục và hiệu quả.
Một điều mạnh mẽ quy trình quản lý thay đổi Trong sản xuất, việc phê duyệt không chỉ đơn thuần là chuyển yêu cầu qua các bước chấp thuận. Nó đảm bảo phương pháp mới được triển khai một cách có kiểm soát, được những người có trách nhiệm hiểu rõ, được kiểm chứng tại xưởng sản xuất và được duy trì sau khi vận hành. Nếu người vận hành vẫn dựa vào hướng dẫn lỗi thời, nếu một ca làm việc bỏ lỡ buổi đào tạo lại, hoặc nếu việc hoàn tất quy trình diễn ra trước khi kết quả được kiểm tra, thì sự thay đổi vẫn chưa hoàn thiện cho dù được phê duyệt nhanh đến đâu.
Đối với các nhà lãnh đạo vận hành và nhà máy, ưu tiên thực tiễn rất rõ ràng: kiểm soát việc thực thi, chứ không chỉ là tài liệu. Điều đó có nghĩa là phân công trách nhiệm, cập nhật quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) và hướng dẫn công việc theo từng phiên bản, xác nhận hoàn thành đào tạo, kiểm tra hiệu quả sau khi triển khai và lưu giữ hồ sơ có thể truy vết về người đã phê duyệt, thay đổi, đào tạo và xác minh từng bước. Trong môi trường được quản lý chặt chẽ và có nhiều sản phẩm khác nhau, khả năng truy vết đó thường là yếu tố phân biệt một quá trình triển khai ổn định với những sự cố gián đoạn lặp đi lặp lại.
Nếu bạn muốn số hóa và mở rộng quy mô quy trình này nhanh hơn so với việc sử dụng bảng tính, chuỗi email và chữ ký giấy, Jodoo Cung cấp cho các nhóm sản xuất một cách thức không cần lập trình để xây dựng quy trình thay đổi, hồ sơ đào tạo, phê duyệt và bảng điều khiển trong một hệ thống duy nhất. Bạn có thể bắt đầu dùng thử miễn phí hoặc Đặt lịch dùng thử Để xem Jodoo hỗ trợ việc thay đổi hoạt động có kiểm soát tại xưởng sản xuất như thế nào.
