รับงาน
ใช้แบบฟอร์ม การนำเข้า หรือระเบียนที่เชื่อมต่อ เพื่อให้ผู้รับผิดชอบมีบริบทเพียงพอสำหรับดำเนินการ
เปรียบเทียบการจัดการเวิร์กโฟลว์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
ซอฟต์แวร์จัดการเวิร์กโฟลว์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
เปรียบเทียบ 10 วิธีจัดคำขอประจำ ผู้รับผิดชอบ กำหนดส่ง ข้อยกเว้น หลักฐาน และการมองเห็นของผู้จัดการ เมื่อสเปรดชีตหรือกล่องจดหมายไม่เพียงพอ
ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือผลิตภัณฑ์ที่ทีมจะดูแลให้ทันสมัย ผู้ใช้เห็นงานประจำ ผู้บริหารเปิดระเบียนที่อยู่เบื้องหลังแต่ละสัญญาณได้ และผู้ดูแลปรับกระบวนการโดยไม่ต้องสร้างใหม่
จัดการคำขอตั้งแต่เข้ามาจนเสร็จและตรวจสอบแล้ว
เวิร์กโฟลว์ธุรกิจขนาดเล็กควรแสดงว่างานอะไรเข้ามา ใครรับผิดชอบ อะไรล่าช้าหรือติดขัด ต้องตัดสินใจเรื่องใด และผลลัพธ์ใดที่เชื่อถือได้
คัดแยกและมอบหมาย
กำหนดลำดับความสำคัญ ผู้รับผิดชอบ วันครบกำหนด ระดับบริการ และการดำเนินการถัดไป
ดำเนินงานและตัดสินใจ
อัปเดตสถานะ เก็บหลักฐาน อนุมัติ ตีกลับ มอบหมายใหม่ หรือยกระดับโดยไม่สูญเสียประวัติ
ทบทวนและปรับปรุง
เปิดระเบียนเกินกำหนด ติดขัด เปิดใหม่ และเสร็จแล้วที่อยู่เบื้องหลังตัวชี้วัดผู้บริหาร
ตัวเลขสรุปทุกรายการต้องเปิดดูงานที่อยู่เบื้องหลังได้
แดชบอร์ดที่สวยงามมีประโยชน์ต่อเมื่อทีมค้นหาคำขอ ผู้รับผิดชอบ วันครบกำหนด ข้อยกเว้น และการดำเนินการถัดไปที่สร้างแต่ละสัญญาณได้
วันนี้มีอะไรต้องให้ความสนใจ
งานที่รอ เกินกำหนด ติดขัด ถูกตีกลับ และยังไม่มอบหมาย แยกตามผู้รับผิดชอบและลำดับความสำคัญ
งานติดขัดที่จุดใด
อายุงานและตำแหน่งเทียบระดับบริการ แยกตามขั้นตอน ประเภทคำขอ ทีม และข้อยกเว้น
งานใดถูกตีกลับซ้ำ
เหตุผลที่ตีกลับและเปิดใหม่ เชื่อมกับระเบียนต้นฉบับและประวัติการตัดสินใจ
ทีมปิดวงจรงานได้หรือไม่
ผลลัพธ์ที่เสร็จพร้อมหลักฐาน การยืนยัน ระยะเวลารอบงาน และการติดตามที่ยังไม่คลี่คลาย
เปรียบเทียบ 10 เครื่องมือตามประเภทงานที่ทีมเล็กต้องอัปเดตอยู่เสมอ
รายการนี้แยกบอร์ดง่าย เครื่องมือโครงการและจัดการงาน แพลตฟอร์มข้อมูลเชื่อมโยง ผลิตภัณฑ์สำหรับขั้นตอน และเวิร์กโฟลว์ธุรกิจที่ปรับแต่งได้ เพื่อให้ทีมไม่ซื้อรูปแบบปฏิบัติการผิดประเภท
01เวิร์กโฟลว์ธุรกิจที่กำหนดค่าได้
Jodoo
ทีมที่งานประจำเริ่มจากแบบฟอร์มหรือระเบียนธุรกิจ และต้องมีผู้รับผิดชอบ การตัดสินใจ เส้นทางส่งคืน คิว หลักฐาน และให้ผู้จัดการดูรายละเอียดได้
เหตุผลที่อยู่ในรายชื่อคัดเลือกแบบฟอร์ม ระเบียนเชื่อมโยง การอนุมัติ สิทธิ์ มุมมองทำงาน และแดชบอร์ดเติบโตไปด้วยกัน ผู้ใช้ห้าคนทดลองหนึ่งกระบวนการฟรีได้ภายในขีดจำกัด
สิ่งที่ต้องยืนยันระหว่างการประเมิน
ตรวจสอบบนเว็บไซต์ทางการ กำหนดเจ้าของกระบวนการแล้วทดสอบระเบียน การส่ง ระบบอัตโนมัติ พื้นที่จัดเก็บ การเชื่อมต่อ และผู้ใช้ในอนาคต
02การจัดการงานของทีม
Asana
ทีมที่ประสานโครงการ งานประจำ ผู้รับผิดชอบ กำหนดส่ง แบบฟอร์ม และงานข้ามฝ่าย
เหตุผลที่อยู่ในรายชื่อคัดเลือกรายการ บอร์ด ไทม์ไลน์ กฎ แบบฟอร์ม แดชบอร์ด และการประสานโครงการช่วยขยายจากรายการส่วนตัว
สิ่งที่ต้องยืนยันระหว่างการประเมิน
ตรวจสอบบนเว็บไซต์ทางการ ทดสอบฟิลด์เฉพาะ การรับงาน กฎ แดชบอร์ด ภาระงาน ผู้ใช้รับเชิญ และข้อกำหนดของแผนชำระเงิน
03จัดการงานโดยใช้บอร์ดเป็นหลัก
monday.com
ทีมที่ชอบบอร์ดแบบภาพ คอลัมน์สถานะ หลายมุมมอง ระบบอัตโนมัติ และแดชบอร์ด
เหตุผลที่อยู่ในรายชื่อคัดเลือกการตั้งค่าด้วยภาพและรูปแบบงานสำเร็จรูปช่วยให้เข้าใจผู้รับผิดชอบและสถานะได้ง่าย
สิ่งที่ต้องยืนยันระหว่างการประเมิน
ตรวจสอบบนเว็บไซต์ทางการ คำนวณที่นั่งผู้ใช้ บอร์ด รายการ ระบบอัตโนมัติ การเชื่อมต่อ แดชบอร์ด สิทธิ์ และภาระผู้ดูแล
04ชุดเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพแบบครบวงจร
ClickUp
ธุรกิจขนาดเล็กที่พร้อมตั้งค่างาน โครงการ เอกสาร แบบฟอร์ม เป้าหมาย แดชบอร์ด และระบบอัตโนมัติ
เหตุผลที่อยู่ในรายชื่อคัดเลือกขอบเขตฟีเจอร์ที่กว้างอาจแทนเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพแบบเบาหลายรายการ
สิ่งที่ต้องยืนยันระหว่างการประเมิน
ตรวจสอบบนเว็บไซต์ทางการ ให้ผู้ใช้ประจำทดลองการนำทางและยืนยันขีดจำกัดแบบฟอร์ม แดชบอร์ด พื้นที่จัดเก็บ ระบบอัตโนมัติ และสิทธิ์
05บอร์ดภาพแบบไม่ซับซ้อน
Trello
ทีมที่งานประจำยังคงใช้กระบวนการแบบการ์ดง่ายและต้องการรายงานไม่มาก
เหตุผลที่อยู่ในรายชื่อคัดเลือกเริ่มใช้งานเร็ว ขั้นตอนชัด รายการตรวจสอบ กำหนดส่ง Power-Ups และระบบอัตโนมัติแบบเบา
สิ่งที่ต้องยืนยันระหว่างการประเมิน
ตรวจสอบบนเว็บไซต์ทางการ ทดสอบการมองเห็นหลายบอร์ด ฟิลด์เฉพาะ รายงานผู้จัดการ สิทธิ์ และปริมาณระบบอัตโนมัติ
06เวิร์กโฟลว์ข้อมูลที่เชื่อมโยง
Airtable
ธุรกิจที่ต้องเชื่อมลูกค้า คำขอ ผู้ขาย สินทรัพย์ หรือรายการงานในอินเทอร์เฟซเฉพาะ
เหตุผลที่อยู่ในรายชื่อคัดเลือกระเบียนเชิงสัมพันธ์และอินเทอร์เฟซยืดหยุ่นรองรับข้อมูลปฏิบัติการที่มีโครงสร้างมากกว่าเครื่องมือเฉพาะงาน
สิ่งที่ต้องยืนยันระหว่างการประเมิน
ตรวจสอบบนเว็บไซต์ทางการ ประเมินผู้แก้ไข ระเบียน ระบบอัตโนมัติ อินเทอร์เฟซ สิทธิ์ พื้นที่จัดเก็บ และการกำกับ
07การประสานงานที่ขับเคลื่อนด้วยความรู้
Notion
ทีมที่ต้องการงานและฐานข้อมูลแบบเบาอยู่ข้างขั้นตอน บันทึกประชุม การตัดสินใจ และองค์ความรู้
เหตุผลที่อยู่ในรายชื่อคัดเลือกเอกสารและฐานข้อมูลทำให้คำแนะนำกระบวนการอยู่ใกล้งาน
สิ่งที่ต้องยืนยันระหว่างการประเมิน
ตรวจสอบบนเว็บไซต์ทางการ ทดสอบการเตือน การควบคุมเวิร์กโฟลว์ สิทธิ์ รายงานผู้จัดการ ประวัติ มือถือ และขนาดฐานข้อมูล
08การจัดการงานที่นำโดยกริด
Smartsheet
ทีมที่คุ้นกับสเปรดชีตแต่ต้องการแบบฟอร์ม การเตือน รายงาน และแดชบอร์ดรอบงานที่มีโครงสร้าง
เหตุผลที่อยู่ในรายชื่อคัดเลือกตารางที่คุ้นเคยช่วยให้ย้ายง่าย พร้อมเพิ่มการควบคุมหลายผู้ใช้และรายงาน
สิ่งที่ต้องยืนยันระหว่างการประเมิน
ตรวจสอบบนเว็บไซต์ทางการ ตรวจสอบสิทธิ์ผู้แก้ไข ระบบอัตโนมัติ แบบฟอร์ม รายงาน แดชบอร์ด พื้นที่จัดเก็บ และข้อมูลเชื่อมโยง
09การส่งมอบงานแบบมีโครงสร้าง
Wrike
ทีมบริการหรือข้ามฝ่ายที่ต้องการคำขอ การอนุมัติ ภาระงาน การตรวจหลักฐาน และการควบคุมอย่างเป็นทางการ
เหตุผลที่อยู่ในรายชื่อคัดเลือกความสามารถด้านคำขอ งาน โครงการ การอนุมัติ ทรัพยากร และการวิเคราะห์รองรับการส่งมอบแบบมีโครงสร้าง
สิ่งที่ต้องยืนยันระหว่างการประเมิน
ตรวจสอบบนเว็บไซต์ทางการ ยืนยันที่นั่งผู้ใช้ แบบฟอร์ม การอนุมัติ การตรวจหลักฐาน ภาระงาน แดชบอร์ด ระบบอัตโนมัติ และข้อจำกัดของแผน
10เช็กลิสต์กระบวนการที่ทำซ้ำ
Process Street
ทีมที่ดำเนินขั้นตอนมาตรฐาน รายการตรวจสอบ การอนุมัติ แบบฟอร์ม และกระบวนการประจำ
เหตุผลที่อยู่ในรายชื่อคัดเลือกประสบการณ์ที่เริ่มจากกระบวนการช่วยทีมเปิดใช้รายการตรวจสอบซ้ำและขั้นตอนแบบมีเงื่อนไขได้ง่าย
สิ่งที่ต้องยืนยันระหว่างการประเมิน
ตรวจสอบบนเว็บไซต์ทางการ ยืนยันจำนวนครั้งของเวิร์กโฟลว์ ผู้ใช้ แบบฟอร์ม รายงาน การเชื่อมต่อ สิทธิ์ ข้อมูล และราคา
ทดสอบการยอมรับใช้งาน ข้อยกเว้น และการเปลี่ยนกระบวนการจริงหนึ่งครั้ง
อย่าให้ผู้ดูแลระบบนำร่องเพียงลำพัง ควรมีผู้ส่งงาน ผู้รับผิดชอบ ผู้ตรวจทาน และผู้บริหารที่ต้องใช้มุมมองสุดท้าย
วันที่ 1–2: รับงานจริง
เก็บคำขอที่ครบถ้วนสองรายการและกรณีข้อมูลไม่ครบหนึ่งรายการร่วมกับผู้ที่ส่งคำขอเป็นประจำ
วันที่ 3: จัดการข้อยกเว้น
ตีกลับ มอบหมายใหม่ ยกระดับ และทำให้คำขอหนึ่งรายการเกินกำหนด โดยยังคงเห็นบริบทและผู้รับผิดชอบเดิม
วันที่ 4: ผู้บริหารทบทวน
เปิดดูรายการที่รอ ติดขัด ถูกตีกลับ และเสร็จแล้วทั้งหมดจากตัวชี้วัดสรุป
วันที่ 5: ผู้ดูแลระบบเปลี่ยนแปลง
เพิ่มสถานะ ฟิลด์ การแจ้งเตือน มุมมองตามบทบาท และคำถามบนแดชบอร์ดอย่างละหนึ่งรายการ แล้วทดสอบเวิร์กโฟลว์อีกครั้ง
ตรวจสอบรายละเอียดการจัดการเวิร์กโฟลว์ที่มีผลต่อการใช้งานประจำวัน
ซอฟต์แวร์จัดการเวิร์กโฟลว์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กควรมีอะไรบ้าง
อย่างน้อยควรทดสอบการรับข้อมูลแบบมีโครงสร้าง ผู้รับผิดชอบ ลำดับความสำคัญและกำหนดส่ง สถานะที่ใช้งานได้ เส้นทางส่งคืนหรือเปิดใหม่ คิวตามบทบาท การเตือน หลักฐาน ประวัติ และมุมมองผู้จัดการที่เปิดงานต้นทางได้
การจัดการเวิร์กโฟลว์ต่างจากการจัดการงานหรือไม่
การจัดการงานเน้นการดำเนินการที่ได้รับมอบหมาย ส่วนการจัดการเวิร์กโฟลว์ยังเก็บตัวกระตุ้น ระเบียนธุรกิจ ขั้นตอน การตัดสินใจ ข้อยกเว้น หลักฐาน การส่งต่อ และผลลัพธ์รอบงานเหล่านั้น ทีมทั่วไปอาจต้องการเพียงงาน แต่กระบวนการธุรกิจที่ทำซ้ำมักต้องใช้บริบทกว้างกว่า
Jodoo แทนสเปรดชีตเวิร์กโฟลว์ของธุรกิจขนาดเล็กได้หรือไม่
Jodoo เปลี่ยนคอลัมน์เป็นฟิลด์ รายการตัวเลือก ผู้รับผิดชอบ วันที่ สิทธิ์ เวิร์กโฟลว์ มุมมองตามบทบาท การเตือน และแดชบอร์ดได้โดยยังคงระเบียนแต่ละรายการ ใช้สเปรดชีตต่อเมื่อคนเดียวดูแลรายการเล็กที่ไม่ค่อยเปลี่ยนและไม่ต้องร่วมงานหรือเก็บประวัติ
ธุรกิจขนาดเล็กควรทดลองซอฟต์แวร์จัดการเวิร์กโฟลว์อย่างไร
ใช้กระบวนการที่เกิดบ่อยเป็นเวลาห้าวันทำการ ครอบคลุมกรณีปกติ ข้อมูลไม่ครบ เกินกำหนด เปลี่ยนผู้รับผิดชอบ เสร็จสมบูรณ์ และผู้จัดการทบทวน แล้วให้ผู้ดูแลฝ่ายธุรกิจที่ผ่านการฝึกและจะดูแลระบบเปลี่ยนฟิลด์ สถานะ การเตือน มุมมอง และรายงานอย่างละหนึ่งรายการ
ให้ทีมปรับกระบวนการที่ใช้ทุกวันได้เอง
Jodoo เชื่อมแบบฟอร์มรับข้อมูลกับระเบียนงาน คิวตามผู้รับผิดชอบ เส้นทางอนุมัติหรือส่งคืน สิทธิ์ หลักฐาน และแดชบอร์ด แทนการบังคับให้ทีมประกอบแต่ละส่วนแยกกัน
ผู้ดูแลฝ่ายธุรกิจที่ผ่านการอบรมเพิ่มสถานะ ฟิลด์ การแจ้งเตือน มุมมองตามบทบาท หรือคำถามบนแดชบอร์ดได้เมื่อการทำงานพัฒนาขึ้น ผู้ใช้ห้าคนทดลองหนึ่งกระบวนการในแพ็กเกจฟรีได้ภายในข้อจำกัดปัจจุบันใช้เครื่องมืองานหรือโครงการเมื่องานมีเพียงงานย่อยและแผน
แอปงานแบบเบาอาจเร็วเหมาะกับรายการส่วนตัวและบอร์ดง่าย เลือกซอฟต์แวร์โครงการสำหรับตารางและความเชื่อมโยง หรือเครื่องมืออัตโนมัติเมื่องานหลักคือส่งการทำงานระหว่างระบบอื่น
รันเวิร์กโฟลว์ที่ใช้ตัดสินใจ
ใช้แอปเวิร์กโฟลว์ฟรีทำงานจริงหนึ่งสัปดาห์ก่อนเลือกระบบของทีม
เชิญผู้ส่ง ผู้รับผิดชอบ ผู้ตรวจ และผู้จัดการกระบวนการเข้าร่วม เพื่อให้การทดลองวัดการใช้งานประจำวัน ไม่ใช่เพียงการตั้งค่าของผู้ดูแล