FOSUN PHARMA: Wie ein weltweit führendes Unternehmen im Gesundheitswesen den Berichtszyklus von 3 Wochen auf 5 Minuten verkürzte – dank No-Code

Fosun Pharma, ein innovationsgetriebener, global tätiger Konzern im Gesundheitswesen, ist ein führender Akteur im globalen Pharmasektor. Das 1994 gegründete Unternehmen hat sich zu einem umfassenden Konzern mit Aktivitäten in den Bereichen Pharmazeutika, Medizintechnik, Diagnostik und Gesundheitsdienstleistungen entwickelt. Fosun Pharma beschäftigt weltweit über 40.557 Mitarbeiter und erwirtschaftete im Jahr 2024 einen Umsatz von 5,9 Milliarden US-Dollar.

Die Herausforderung: Wie ein weltweit führendes Pharmaunternehmen den Engpass manueller Prozesse überwand

Der Erfolg der Gruppe basiert auf strategischen Akquisitionen, einem hohen Qualitätsanspruch und ihrer langfristigen Mission “Bessere Gesundheit für Familien weltweit”. Da sich das Arzneimittelprogramm jedoch grundlegend veränderte, sanken die Gewinnmargen, und der Bedarf an erheblichen Investitionen in innovative Arzneimittelforschung und -entwicklung wurde immer dringlicher. Diese Marktrealität erzwang einen strategischen Kurswechsel: Fosun Pharma verlagerte den Fokus von “Skalierung” auf “schlanke, bahnbrechende Innovationen”.

Die Abteilung für schlanke Prozesse des Konzerns, die über 40 Mitgliedsunternehmen betreut, hatte den Auftrag, diese Effizienzsteigerung voranzutreiben. Doch gerade die Prozesse, die das schlanke Management durchsetzen sollten, erwiesen sich selbst als Quelle massiver Ineffizienz und führten zu einem erheblichen Engpass auf operativer Ebene.

Das Papierchaos: Manuelle Prozesse bremsen digitale Ambitionen

Wie viele große und diversifizierte Mischkonzerne stand auch Fosun Pharma vor einem “Papierkram-Paradoxon”. Zwar verfügte der Konzern über ein ausgereiftes internes IT-Team und selbstentwickelte Kerngeschäftssysteme (ERP, BI), doch die alltäglichen, nicht zum Kerngeschäft gehörenden Prozesse – die “letzte Meile” des operativen Managements – waren noch immer von manuellen, zeitaufwändigen Methoden geprägt.

Der kritischste Schwachpunkt konzentrierte sich auf Monatliche Berichterstattung zu Qualität und Geräten. Als Pharmaunternehmen hat Qualität absolute Priorität, und die Gruppe verlangt von ihren zahlreichen Mitgliedsunternehmen strikte und zeitnahe Daten.

“Die monatliche Erfassung qualitativ hochwertiger Daten von über 40 Unternehmen war ein Albtraum”, erinnert sich Herr Liu, ein leitender IT-Spezialist bei ERYE Pharmaceutical, einem der Mitgliedsunternehmen. “Die Mitgliedsunternehmen schickten uns Excel- oder PowerPoint-Dokumente per E-Mail. Diese Berichte mussten wir dann manuell zusammenführen, bereinigen und in einer Masterdatei mit über 200 Feldern konsolidieren. Die Datenqualität war schlecht; manche verwendeten Zahlen, andere Zeichenketten, und die Interpretation der Felder variierte stark.”

Dieses manuelle Chaos führte zu drei Hauptproblemen, die die Lean-Initiative direkt untergruben:

• Lähmende LatenzÜber 40 Tochtergesellschaften erfassen Daten und übermitteln diese per E-Mail, oft in Form von unterschiedlichen Excel- oder PowerPoint-Dateien. Die Zeitspanne von der Datenübermittlung bis zur Fertigstellung des Berichts zur Prüfung durch die Geschäftsleitung betrug zwei bis drei Wochen. Diese gravierende Verzögerung hatte zur Folge, dass Managemententscheidungen auf veralteten Daten basierten, wodurch ein proaktives Eingreifen unmöglich wurde.

• Hohe Arbeitskosten und FehlerrateEin eigens dafür eingerichtetes Team am Hauptsitz würde wochenlang die Daten manuell zusammentragen, bereinigen und validieren. Sie müssen Fehlende Berichte aufspüren, inkonsistente Daten bereinigen, Formate standardisieren und gewichtete Summen manuell berechnen.. Diese arbeitsintensive Vorgehensweise war sehr fehleranfällig, beanspruchte jährlich Tausende von Arbeitsstunden und lenkte wertvolle Ressourcen von wichtigeren Aufgaben ab.

• Digitale Silos und geringes EngagementDie Abschlussberichte waren oft statische Dokumente, die sich aufgrund unterschiedlicher Zugriffsrechte nur schwer weitergeben ließen und sich kaum in Echtzeit in die Business-Intelligence-Systeme (BI) des Konzerns integrieren ließen. Darüber hinaus hatten die Mitarbeiter an der Basis keine einfache, digitale Möglichkeit, Ideen einzureichen oder sich am Lean-Prozess zu beteiligen.
  

Die Suche nach dem richtigen Werkzeug: Eine kostspielige Lektion in Starrheit

Bis 2019 verfügte Fosun Pharma bereits über eine ausgereifte IT-Infrastruktur mit zentralen Geschäftssystemen – wie ERP, Vertrieb und Logistik –, die entweder intern entwickelt oder als Best-of-Breed-Lösungen beschafft wurden. Diese Systeme waren zwar robust, agierten jedoch als isolierte “Bausteine” im Informationsnetzwerk des Unternehmens.

Der Chief Digital Officer von Fosun Pharma, Herr Lin, brachte die Herausforderung klar auf den Punkt: Der Konzern benötigte eine Lösung, die die “letzte Meile” zwischen der zentralisierten IT-Funktion und den dynamischen, sich ständig ändernden Bedürfnissen des Unternehmens und seiner Anwender an vorderster Front überbrücken konnte.

Frühere Versuche, diese Herausforderung mit individuell entwickelten Systemen zu bewältigen, waren erfolglos. Eine 2019 gestartete Großinitiative, die erhebliche Investitionen und einen langen Entwicklungszyklus erforderte, wurde letztendlich als zu unflexibel eingestuft.

“Unser BI-System lieferte auch nach einem Jahr im Einsatz noch nicht die benötigten Berichte. Die Kosten für die Wartung und Weiterentwicklung des kundenspezifischen Codes waren angesichts der Vielzahl an Prozessen in unseren Tochtergesellschaften schlichtweg nicht tragbar. Uns wurde klar, dass wir, um unsere Geschäftsbereiche wirklich zu stärken, die Verantwortung für die Anwendungsentwicklung vom zentralen IT-Team verlagern mussten.“.“
— Ein Benutzer aus der Abteilung für Lean Management

Fosun Pharma erkannte, dass für eine wirkliche “digitale Lean”-Transformation eine Plattform benötigt wird, die flexibel genug ist, um sich an die individuellen Bedürfnisse jedes Mitgliedsunternehmens anzupassen, und die Effizienz bietet, neue Anwendungen innerhalb von Tagen und nicht Monaten bereitzustellen.

Die Lösung: Geschäftsanwender mit einem No-Code-Ökosystem ausstatten

Um diese kritischen Lücken zu schließen, führte Fosun Pharma 2021 Jodoo ein, eine No-Code-Entwicklungsplattform. Die Entscheidung war strategisch: Der Konzern wollte Anwendern die Möglichkeit geben, Anwendungen selbst zu entwickeln und zu optimieren, wodurch die zentrale IT-Abteilung von der Last ständiger Änderungsanforderungen entlastet wurde.

Das Qualitätsberichtsystem: Von Wochen zu Minuten

Die erste und wirkungsvollste Anwendung, die auf Jodoo entwickelt wurde, war das neue monatliche Berichtssystem für Qualität und Medizinprodukte.

Hauptmerkmale der Lösung:

• Mobile-First-DateneingabeDas System wurde in das interne Kommunikationstool der Gruppe (Teams) integriert, sodass die Qualitätsmitarbeiter der Mitgliedsunternehmen die Berichtsformulare direkt auf ihren Mobilgeräten ausfüllen können.

• Integrierte Datenvalidierung und BerechnungDie Jodoo-Formulare enthielten integrierte Berechnungsformeln und Datenvalidierungsregeln. Dadurch entfielen manuelle Berechnungen, und die Dateneingabe erfolgte in einem standardisierten Format. So wurden die vorherigen Probleme mit inkonsistenten Formaten (Zahlen vs. Text) und Fehlinterpretationen von Feldern vermieden.

• Automatisierte Aggregation und BI-SynchronisierungSobald ein Mitgliedsunternehmen seinen Bericht eingereicht hatte, wurden die Daten umgehend auf Konzernebene zusammengeführt. Diese Echtzeitdaten wurden anschließend automatisch mit dem zentralen BI-System des Konzerns synchronisiert, wodurch der manuelle Datenbereinigungs- und Konsolidierungsprozess vollständig umgangen wurde.
• Dynamische DashboardsDie manuellen, statischen Berichte wurden durch dynamische Dashboards ersetzt, auf die Führungskräfte über ihre Mobiltelefone zugreifen können und die einen Echtzeit-Einblick in den Qualitätsstatus aller Mitgliedsunternehmen ermöglichen.

Die Erfolgsgeschichte des Qualitätsberichts etablierte zudem eine entscheidende interne Best Practice: “Erziele zuerst gute Ergebnisse.” Der Vorreiter unter den Anwendern, der anfänglicher Skepsis seitens der Führungsebene begegnete:

“Mein Chef bevorzugte Excel, obwohl es zwei bis drei Wochen dauerte. Er glaubte nämlich, dass sich der Prozess auf eine Woche verkürzen ließe, sobald die Mitarbeiter ausreichend geschult wären. Ich bestand jedoch darauf und konnte ihn überzeugen, Jodoo auszuprobieren. Mittlerweile ist er begeistert und empfiehlt Jodoo stolz als Beispiel für unsere fortschrittlichen Arbeitsmethoden.“
— Ein Benutzer aus der Abteilung für Lean Management

Das Lean-Management-Ökosystem: Förderung von Innovationen von unten nach oben

ERYE Pharmaceutical, ein wichtiges Mitgliedsunternehmen, wurde zu einem Vorzeigeprojekt für das Potenzial der Plattform und entwickelte über 20 Anwendungen und 60 Prozesse auf Jodoo. Ihr Fokus lag auf der Schaffung einer umfassenden digitalen Lean-Management-Plattform, um kontinuierliche Verbesserungen von Grund auf voranzutreiben.

“”Jodoo hat die Art und Weise, wie wir Informationssysteme entwickeln, grundlegend verändert“, erklärt Herr Wan, IT-Direktor bei ERYE. „Wir können nun Fachabteilungen oder die IT-Abteilungen von Mitgliedsunternehmen autorisieren, Anwendungen zu erstellen, sodass wir uns stärker auf die Geschäftsoptimierung konzentrieren können, anstatt Energie in die Codeentwicklung zu investieren.“.“

Die Plattform befasste sich mit den drei zentralen Herausforderungen des traditionellen Lean-Managements:

Traditioneller Schmerzpunkt	Jodoo-Lösung	Funktionalität	Wert
Geringes Mitarbeiterengagement (Vorschläge in Papierform, kein Feedback)	“Einreichung ”Goldene Idee“	Mitarbeiter im direkten Kundenkontakt reichen Verbesserungsvorschläge (Text, Bilder, Videos) mobil ein. Das System kategorisiert die Vorschläge automatisch und leitet sie zur Bewertung an die zuständige Abteilung weiter.	Fördert Innovationen von unten und bietet einen klaren Feedback-Mechanismus.
Transparenz der Projektverfolgung (Manuelle Verfolgung, Ergebnisse schwer quantifizierbar)	End-to-End-Projektmanagement	Vollständiges Online-Prozessmanagement für genehmigte Ideen, einschließlich Projektgenehmigung, Aufgabenverteilung, Fortschrittsverfolgung und endgültiger Abnahme/Abschluss.	Gewährleistet Verantwortlichkeit und liefert eine klare, quantifizierbare Dokumentation der erzielten Verbesserungen.
Mangelnde Motivation (Abhängigkeit von obligatorischen KPIs)	“Points Mall”-Anreizsystem	Der Arbeitsaufwand der Mitarbeiter bei Lean-Aktivitäten wird automatisch in Punkte umgerechnet, und das System erstellt individuelle und Team-Ranglisten. Die Punkte können gegen Prämien eingelöst werden.	Macht Lean Management zu einer spielerischen, selbstgesteuerten Aktivität und gewährleistet so eine nachhaltige Teilnahme.

Weitere wichtige Anwendungsgebiete

Der Erfolg der ersten Projekte führte zu einer raschen Expansion innerhalb der Gruppe, wobei mehr als 10 Mitgliedsunternehmen die Plattform einsetzten.

Weitere wichtige Anwendungsgebiete sind:

• HRIS-PlattformenVollständiges Online-Personalmanagement, das Arbeitsabläufe optimiert und die Mitarbeiterbeteiligung erhöht.

“”Das System automatisierte den gesamten HR-Prozess und steigerte unsere Effizienz um ca. 100%“, sagt Jiang Xia, Kundenserviceleiterin bei Er-Yao, die das System nun für die Auftragsverwaltung nutzt. ’Noch wichtiger ist, dass es die Abteilungsgrenzen überwand. Die Beteiligung der Fachabteilungen an der Mitarbeiterführung erhöhte sich um 70%, da sie nun Beförderungen und Schulungen direkt genehmigen und die Teamleistungsdaten in Echtzeit einsehen können.“.“

• Berichte zu Ingenieurprojekten: Durch die Nutzung des Datenflusses und der benutzerdefinierten Ansichtsfunktionen von Jodoo zur Integration von Vertrags- und Projektinformationen wird ein einheitliches, visuelles Management-Dashboard für komplexe, millionenschwere Bauprojekte bereitgestellt.

• Abteilungs-Dashboard für Geschäftsreisen: Eine einfache, aber dennoch unverzichtbare Anwendung, die Managern Echtzeit-Einblicke in den Standort und Zeitplan ihres Teams bietet und so die Koordination und das Vertriebsmanagement verbessert.

Die Ergebnisse: Quantifizierbarer ROI und ein sprunghafter Anstieg des Engagements um 701 TP3T

Die Implementierung von Jodoo lieferte unmittelbare, messbare Ergebnisse, die einen schnellen Return on Investment (ROI) belegten und die strategische Neuausrichtung von Fosun Pharma bestätigten. Der ROI wurde innerhalb von Wochen, nicht Jahren, erzielt.

Dramatische Zeit- und Kostenersparnis

Das dramatischste Ergebnis war die Umgestaltung des Prozesses zur Erstellung des monatlichen Qualitätsberichts:

Leistungskennzahl	Vor Jodoo	Nach Jodoo	Verbesserung
Kritische Berichtszykluszeit	2-3 Wochen	5 Minuten	99,9% Reduktion
Effizienz der HR-Prozesse	Handbuch	Online	Automatisiert
Mitarbeiterbeteiligung am Management	16%	86%	70% Erhöhung

“Wenn wir durch schlankere Prozesse jährlich 2,8 Millionen US-Dollar einsparen können, dann ist die Investition von $280.000 US-Dollar in ein System kein Problem, da der Nutzen hoch genug ist.“
— Ein Benutzer aus der Abteilung für Lean Management

Tatsächlich erzielte ERYE Pharmaceutical, eine Tochtergesellschaft, innerhalb eines Jahres durch ihre auf Jodoo basierenden Lean-Management-Initiativen einen Wert von fast 1,2 Millionen.

Eine Kultur der Autonomie und Selbstbestimmung

Über die reinen Zahlen hinaus hat die Plattform einen tiefgreifenden Kulturwandel bewirkt. Die gesteigerte Beteiligung der Abteilungen am Personalmanagement durch 70% ist ein direktes Ergebnis der transparenten und leicht zugänglichen Tools des Lean-Management-Ökosystems. Die Mitarbeiter an der Basis, die nun mit dem Tool zur Einreichung von “Goldenen Ideen” ausgestattet sind, fühlen sich ermutigt, sich einzubringen. Dadurch wandelt sich die Organisation von einer abteilungszentrierten zu einer kollaborativen Führung durch alle Mitarbeiter.

Der Blick in die Zukunft: Die Kontrolle über unser digitales Schicksal übernehmen

Fosun Pharmas Weg mit der No-Code-Entwicklung ist ein eindrucksvoller Beweis für den Wert unternehmerischer Autonomie im digitalen Zeitalter. Mit 28.187 aktiven Nutzern auf Jodoo wird der anfängliche Erfolg nun im gesamten Netzwerk der Mitgliedsunternehmen ausgeweitet, indem eine umfassende Wissensdatenbank für Anwendungen aufgebaut und interne Webinare zum Wissensaustausch veranstaltet werden.

Die Führungsriege des Konzerns betrachtet die No-Code-Plattform nun als Schlüssel zum Aufbau eines nachhaltigen und skalierbaren digitalen Ökosystems. Herr Lin, Assistent des Präsidenten und Chief Digital Officer (CDO), fasst die strategischen Auswirkungen wie folgt zusammen:

“Das Aufkommen der No-Code-Entwicklungsplattform hat die Lücke zwischen IT und Fachabteilungen geschlossen und den Nutzern die Einfachheit und den Komfort der Anwendungsentwicklung ermöglicht, während die Verantwortung für Sicherheit und Zuverlässigkeit beim IT-Middle- und Backoffice verbleibt. So entsteht ein vorteilhaftes Ökosystem. Auf diese Weise erreichen wir gruppenweite gemeinsame Steuerung und Innovation.‘

Fosun Pharma verfolgt nicht mehr nur Lean Management; das Unternehmen demonstriert, wie digitales Lean die essentielle Strategie für den Aufbau eines widerstandsfähigen, hocheffizienten und zukunftssicheren globalen Pharmaunternehmens ist.

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