Cimtas: Bagaimana Produsen yang Berfokus pada Kualitas Mencapai Otomatisasi 88% dan Respons Masalah 100% dengan Alat Tanpa Kode

Cimtas Ningbo Steel Processing Co., Ltd. (Cimtas Ningbo), anak perusahaan yang sepenuhnya dimiliki oleh Cimtas Group – salah satu kontraktor industri terkemuka di Turki – mengkhususkan diri dalam sistem perpipaan kompleks dan peralatan modular untuk pembangkit listrik, fasilitas minyak & gas, dan pabrik kimia. Keselamatan adalah prioritas utama, dan kualitas produk adalah ciri khas perusahaan. Mereka dikenal karena produk kelas dunia, pengiriman tepat waktu, dan komitmen terhadap peningkatan berkelanjutan menggunakan prinsip manufaktur ramping.

Namun, bahkan proses terbaik pun dapat terjebak dalam sistem lama. Cimtas memiliki komitmen yang kuat terhadap Lean—filosofi Jepang tentang peningkatan berkelanjutan—tetapi alat-alat mereka justru menghambat kemajuan mereka. Jawabannya bukan berasal dari proyek TI besar, melainkan dari tim kecil di Departemen Mutu yang memutuskan untuk mengambil tindakan sendiri.

Tantangannya: Ketika Proses yang Baik Terperangkap dalam Sistem Lama

Cimtas adalah perusahaan yang terobsesi dengan kualitas. Mereka menganut prinsip Lean, atau perbaikan berkelanjutan. Bagi mereka, ini berarti menemukan dan memperbaiki masalah dengan cepat. Namun, cara lama mereka dalam melakukan sesuatu justru menghambat kemajuan mereka.

Mereka memiliki proses yang kuat di atas kertas, tetapi dalam praktiknya, prosesnya lambat dan canggung. Meskipun Cimtas mengandalkan sistem yang andal dan berstandar industri—yaitu JDE ERP dari Oracle untuk proses bisnis inti dan Microsoft SharePoint untuk kolaborasi—sistem-sistem ini gagal mengatasi "tahap akhir" peningkatan berkelanjutan di lantai produksi.

Proses yang ada untuk mengelola masalah-masalah ini lambat, tidak transparan, dan sangat tidak efisien, sehingga menciptakan tiga hambatan utama bagi peningkatan berkelanjutan:

• Pelaporan Masalah yang Lambat dan Tidak JelasKetika terjadi masalah di lantai pabrik, menyebarkan informasinya menjadi sulit. Orang yang tepat tidak segera mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Sistem ERP akan mengirim email, tetapi hanya berupa teks singkat. Email tersebut tidak menyertakan gambar, yang sangat penting dalam manufaktur. Manajer dan anggota tim lainnya menunggu seminggu atau lebih agar seseorang mengkonsolidasikan data ke dalam spreadsheet atau presentasi slide. Pada saat itu, informasi tersebut sudah menjadi berita lama.

• Komunikasi dan Tindak Lanjut yang BurukMenemukan masalah hanyalah langkah pertama. Memperbaikinya membutuhkan kerja sama tim dan komunikasi yang jelas. Namun, sistem lama Cimtas mempersulit hal ini. Membalas suatu masalah berarti masuk ke sistem ERP di komputer desktop. Tidak ada cara mudah untuk melacak percakapan atau melihat apakah ada kemajuan yang dicapai. Kurangnya transparansi ini menyebabkan beberapa masalah diabaikan atau dilupakan, dan sulit untuk mengetahui siapa yang secara aktif mengerjakan solusi dan siapa yang tidak.

• Data Terbuang dan Kesalahan BerulangDalam industri manufaktur, sejarah sering kali terulang. Masalah yang sama dapat muncul berulang kali. Cimtas tahu bahwa mereka memiliki banyak data berharga tentang masalah di masa lalu, tetapi data tersebut terkunci dalam laporan dan email lama. Tidak ada cara mudah untuk mencari masalah serupa dari masa lalu untuk melihat bagaimana masalah tersebut diselesaikan. Ini berarti bahwa tim sering kali menciptakan kembali hal yang sudah ada, dan perusahaan tidak belajar dari pengalamannya sendiri. Ini merupakan kesempatan yang terlewatkan untuk mengidentifikasi tren dan mencegah masalah di masa depan sebelum terjadi.

Cimtas membutuhkan cara yang lebih baik. Mereka membutuhkan alat yang cepat, visual, dan mudah digunakan oleh semua orang, dari lantai pabrik hingga kantor manajemen. Mereka perlu membawa komitmen mereka terhadap peningkatan berkelanjutan ke era digital.

Solusinya: Inovasi yang Dipimpin Bisnis dengan Platform Tanpa Kode

Cimtas tidak menginginkan proyek TI yang kompleks dan bersifat top-down. Mereka menginginkan solusi yang dapat dibangun dan dikelola sendiri oleh tim bisnis. Jawabannya datang dari Li Shan, kepala Departemen Mutu. Dia menemukan Jodoo, platform tanpa kode yang memungkinkan orang tanpa keterampilan pemrograman untuk membangun aplikasi yang canggih.

Alih-alih menunggu tim IT, tim Li Shan menjadi pengembangnya sendiri. Mereka lebih memahami masalah daripada siapa pun, dan dengan Jodoo, mereka memiliki kemampuan untuk membangun solusi yang tepat sesuai kebutuhan mereka. Mereka tidak mengganti sistem ERP Oracle mereka yang canggih; mereka membangun jembatan penghubung ke sistem tersebut. Dalam waktu singkat, mereka menciptakan sistem yang sederhana dan cerdas yang memecahkan tantangan terbesar mereka.

Gambaran Jelas dan Real-Time tentang Setiap Masalah

Pertama, tim mengatasi masalah pelaporan yang lambat dan tidak jelas. Mereka menggunakan Jodoo untuk membuat tempat terpusat bagi semua masalah kualitas. Begini cara kerjanya:

• Sinkronisasi Otomatis dengan ERPMereka menghubungkan Jodoo langsung ke sistem ERP Oracle mereka. Setiap kali masalah baru dicatat ke dalam ERP, informasi tersebut langsung muncul di tabel Jodoo. Tidak perlu lagi memasukkan data secara manual.

• Menambahkan GambarMereka menggunakan alat otomatisasi sederhana (UiPath) untuk secara otomatis mengunggah foto yang terkait dengan setiap masalah dan menautkannya ke item yang tepat di Jodoo. Untuk pertama kalinya, semua orang dapat melihat masalahnya, bukan hanya membacanya.

• Dasbor LangsungSemua informasi ini ditampilkan pada dasbor Jodoo secara langsung. Alih-alih menunggu berminggu-minggu untuk laporan, para manajer sekarang dapat melihat gambaran umum secara real-time tentang semua masalah kualitas di seluruh pabrik, yang diperbarui setiap hari. Pendekatan visual ini memudahkan untuk menemukan masalah secara sekilas.

Umpan Balik Cepat dari Mana Saja

Selanjutnya, mereka memperbaiki proses umpan balik yang lambat dan sulit. Mereka ingin mempermudah anggota tim untuk menanggapi masalah, bahkan ketika mereka sedang tidak berada di meja kerja.

Mereka menggunakan API Jodoo dan plugin email untuk membuat alur kerja sederhana yang ramah seluler. Ketika suatu masalah ditugaskan kepada seseorang, mereka menerima email dengan tautan khusus. Mereka cukup mengklik tautan tersebut di ponsel mereka, mengetikkan pembaruan mereka, dan informasi tersebut langsung tersimpan kembali ke Jodoo.

Status masalah tersebut diperbarui secara otomatis di dasbor agar dapat dilihat oleh semua orang. Perubahan sederhana ini memudahkan pelacakan kemajuan dan meminta pertanggungjawaban kepada pihak-pihak terkait, dan tingkat balasan untuk masalah pun meningkat pesat.

Mengubah Data Lama Menjadi Pengetahuan Baru

Akhirnya, tim tersebut berhasil memanfaatkan nilai dari data historis mereka. Mereka menggunakan Jodoo untuk membuat basis data cerdas yang dapat dicari, berisi setiap masalah yang pernah dihadapi perusahaan.

Sekarang, ketika masalah baru muncul, anggota tim dapat dengan cepat mencari masalah serupa dari masa lalu. Mereka dapat melihat apa penyebab masalah tersebut, bagaimana cara memperbaikinya, dan apa hasilnya. Ini menjadi alat pelatihan yang ampuh bagi karyawan baru dan membantu semua orang membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Data yang dulunya hilang dalam file lama kini menjadi aset berharga, membantu perusahaan belajar dari masa lalu dan mencegah kesalahan di masa mendatang.

Seluruh sistem ini dibangun dan dijalankan oleh tim kualitas—orang-orang yang menggunakannya setiap hari. Ini adalah contoh nyata dari TI yang dipimpin oleh bisnis, yang dimungkinkan oleh kesederhanaan dan kekuatan platform tanpa kode.

Hasilnya: Pabrik yang Lebih Cepat, Lebih Cerdas, dan Lebih Terhubung

Perubahan di Cimtas bukan hanya tentang perangkat lunak baru; tetapi juga tentang cara kerja yang baru. Dengan memberikan kekuatan alat digital kepada tim bisnis, perusahaan tersebut melihat peningkatan dramatis dalam efisiensi, komunikasi, dan pemecahan masalah. Hasilnya berbicara sendiri.

Angka yang paling mengesankan adalah tingkat otomatisasi 88,1%. Tim tersebut mengambil proses yang sebelumnya membutuhkan 42 menit pekerjaan manual setiap hari dan menguranginya menjadi hanya 5 menit. Hal ini secara dramatis mengurangi beban kerja manual dan risiko kesalahan manusia, sehingga tim kualitas dapat fokus pada analisis yang bernilai lebih tinggi.

Tingkat balasan 100% pada setiap masalah sama pentingnya. Sebelumnya, masalah bisa hilang atau diabaikan. Sekarang, setiap masalah dilacak, dan setiap orang bertanggung jawab. Hal ini menciptakan budaya kepemilikan dan penyelesaian masalah yang lebih cepat.

Namun perubahan terbesar adalah sesuatu yang tidak dapat diukur dengan grafik: moral karyawan. Seperti yang dikatakan salah satu anggota tim, “Alat digital baru ini tidak hanya menghemat waktu kami; alat ini membebaskan kami dari pekerjaan yang membosankan dan berulang. Semangat kami telah meningkat.”

Prospek Masa Depan: Budaya Peningkatan Berkesinambungan, Didukung oleh Data

Bagi Cimtas, ini baru permulaan. Keberhasilan sistem manajemen mutu telah menunjukkan kepada semua orang di perusahaan apa yang mungkin terjadi ketika Anda memberikan alat yang tepat kepada orang yang tepat. Pengalaman ini telah mengajarkan mereka beberapa pelajaran berharga:

• Latih Karyawan Anda: Alat baru bisa menakutkan. Cimtas menyadari bahwa penting untuk berinvestasi dalam pelatihan agar semua orang merasa nyaman dengan cara kerja yang baru.
• Biarkan Bisnis yang MemimpinOrang-orang yang melakukan pekerjaan tersebut tahu bagaimana cara memperbaikinya. Dengan membiarkan tim bisnis membangun solusi mereka sendiri, Anda mendapatkan hasil yang lebih baik, lebih cepat.
• Mulailah dari yang Kecil, Berpikirlah BesarAnda tidak memerlukan rencana yang sempurna dan menyeluruh untuk memulai. Cimtas merekomendasikan untuk memulai dengan beberapa aplikasi utama, meraih beberapa keberhasilan cepat, dan kemudian membangunnya dari sana.

Li dan timnya sudah merencanakan langkah selanjutnya. Mereka ingin memperluas penggunaan Jodoo ke bagian bisnis lainnya, menciptakan pabrik digital yang terhubung sepenuhnya. Mereka melihat masa depan di mana data dari setiap bagian perusahaan digunakan untuk membuat keputusan yang lebih cerdas, meningkatkan proses, dan mendorong tingkat kualitas dan efisiensi yang lebih tinggi.

Kisah Cimtas adalah contoh yang kuat tentang bagaimana perusahaan mana pun dapat menjadi pemimpin digital. Dengan merangkul budaya peningkatan berkelanjutan dan memberdayakan karyawan mereka dengan alat yang tepat, mereka telah membangun pabrik yang lebih cerdas, lebih cepat, dan lebih terhubung. Mereka telah menunjukkan bahwa Anda tidak memerlukan departemen TI yang besar atau anggaran yang besar untuk mencapai transformasi digital. Yang Anda butuhkan hanyalah visi yang jelas, kemauan untuk berubah, dan platform yang tepat untuk mewujudkan ide-ide Anda.

Siap memberdayakan tim Anda dan membangun pabrik yang lebih cerdas?

Minta Demo Hari Ini