Cimtas: Cách một nhà sản xuất chú trọng chất lượng đạt được tự động hóa 88% và phản hồi sự cố 100% bằng công cụ không cần lập trình

Công ty TNHH Chế biến Thép Cimtas Ningbo (Cimtas Ningbo), một công ty con thuộc sở hữu hoàn toàn của Tập đoàn Cimtas – một trong những nhà thầu công nghiệp hàng đầu của Thổ Nhĩ Kỳ – chuyên về các hệ thống đường ống phức tạp và thiết bị mô-đun cho các nhà máy điện, cơ sở dầu khí và nhà máy hóa chất. An toàn là ưu tiên hàng đầu và chất lượng sản phẩm là dấu ấn của công ty. Họ nổi tiếng với các sản phẩm đạt tiêu chuẩn quốc tế, giao hàng đúng thời hạn và cam kết cải tiến liên tục bằng cách áp dụng các nguyên tắc sản xuất tinh gọn.

Nhưng ngay cả những quy trình tốt nhất cũng có thể bị mắc kẹt trong các hệ thống cũ. Cimtas có cam kết mạnh mẽ với Lean – triết lý cải tiến liên tục của Nhật Bản – nhưng các công cụ của họ lại đang cản trở sự phát triển. Câu trả lời không đến từ một dự án CNTT lớn, mà từ một nhóm nhỏ trong Bộ phận Chất lượng, những người đã quyết định tự mình giải quyết vấn đề.

Thách thức: Khi các quy trình tốt bị mắc kẹt trong các hệ thống cũ

Cimtas là một công ty luôn đặt chất lượng lên hàng đầu. Họ tuân thủ nguyên tắc Lean, hay cải tiến liên tục. Đối với họ, điều này có nghĩa là tìm ra và khắc phục vấn đề một cách nhanh chóng. Nhưng cách làm việc cũ của họ đã kìm hãm sự phát triển.

Trên lý thuyết, họ có một quy trình mạnh mẽ, nhưng trên thực tế, nó lại chậm chạp và vụng về. Mặc dù Cimtas dựa vào các hệ thống mạnh mẽ, đạt tiêu chuẩn ngành—cụ thể là Oracle JDE ERP cho các quy trình kinh doanh cốt lõi và Microsoft SharePoint để cộng tác—nhưng các hệ thống này lại không giải quyết được "chặng cuối" của việc cải tiến liên tục tại xưởng sản xuất.

Quy trình hiện tại để quản lý những vấn đề này rất chậm, thiếu minh bạch và kém hiệu quả, tạo ra ba rào cản chính đối với việc cải tiến liên tục:

• Báo cáo sự cố chậm và không rõ ràngKhi xảy ra sự cố trong nhà máy, việc truyền đạt thông tin rất khó khăn. Những người có trách nhiệm không nhận được thông tin cần thiết ngay lập tức. Hệ thống ERP sẽ gửi email, nhưng chỉ là một đoạn văn bản ngắn. Nó không bao gồm hình ảnh, điều rất quan trọng trong sản xuất. Các quản lý và thành viên nhóm khác phải chờ một tuần hoặc hơn để ai đó tổng hợp dữ liệu vào bảng tính hoặc bản trình chiếu. Đến lúc đó, thông tin đã trở nên lỗi thời.

• Giao tiếp và theo dõi kém hiệu quảViệc tìm ra vấn đề chỉ là bước đầu tiên. Khắc phục vấn đề đòi hỏi sự phối hợp nhóm và giao tiếp rõ ràng. Nhưng hệ thống cũ của Cimtas lại gây khó khăn cho việc này. Để phản hồi một vấn đề, người ta phải đăng nhập vào hệ thống ERP trên máy tính để bàn. Không có cách nào dễ dàng để theo dõi cuộc trò chuyện hoặc xem liệu có tiến triển gì không. Sự thiếu minh bạch này dẫn đến việc một số vấn đề bị bỏ qua hoặc quên mất, và rất khó để biết ai đang tích cực tìm giải pháp và ai không.

• Lãng phí dữ liệu và những lỗi lặp đi lặp lạiTrong ngành sản xuất, lịch sử thường lặp lại. Những vấn đề tương tự có thể xuất hiện hết lần này đến lần khác. Cimtas biết họ có rất nhiều dữ liệu quý giá về các vấn đề trong quá khứ, nhưng chúng lại bị khóa chặt trong các báo cáo và email cũ. Không có cách nào dễ dàng để tìm kiếm các vấn đề tương tự trong quá khứ để xem chúng đã được giải quyết như thế nào. Điều này có nghĩa là các nhóm thường phải làm lại từ đầu, và công ty không học hỏi được từ kinh nghiệm của chính mình. Đó là một cơ hội bị bỏ lỡ để phát hiện ra các xu hướng và ngăn ngừa các vấn đề trong tương lai trước khi chúng xảy ra.

Cimtas cần một phương pháp tốt hơn. Họ cần một công cụ nhanh chóng, trực quan và dễ sử dụng cho tất cả mọi người, từ công nhân nhà máy đến văn phòng quản lý. Họ cần đưa cam kết cải tiến liên tục của mình vào kỷ nguyên kỹ thuật số.

Giải pháp: Đổi mới dựa trên kinh doanh với nền tảng không cần lập trình.

Cimtas không muốn một dự án CNTT phức tạp, từ trên xuống dưới nữa. Họ muốn một giải pháp mà đội ngũ kinh doanh có thể tự xây dựng và quản lý. Câu trả lời đến từ Li Shan, trưởng bộ phận Chất lượng. Ông đã phát hiện ra Jodoo, một nền tảng không cần lập trình cho phép những người không có kỹ năng lập trình xây dựng các ứng dụng mạnh mẽ.

Thay vì chờ đợi bộ phận CNTT, nhóm của Li Shan đã trở thành những nhà phát triển. Họ hiểu rõ vấn đề hơn bất kỳ ai, và với Jodoo, họ có đủ sức mạnh để xây dựng giải pháp chính xác mà họ cần. Họ không thay thế hệ thống Oracle ERP mạnh mẽ của mình; họ xây dựng một cầu nối với nó. Trong thời gian ngắn, họ đã tạo ra một hệ thống đơn giản, thông minh, giải quyết được những thách thức lớn nhất của họ.

Cái nhìn rõ ràng, theo thời gian thực về mọi vấn đề

Đầu tiên, nhóm đã giải quyết vấn đề báo cáo chậm và không rõ ràng. Họ đã sử dụng Jodoo để tạo ra một nơi tập trung cho tất cả các vấn đề về chất lượng. Sau đây là cách thức hoạt động:

• Tự động đồng bộ với hệ thống ERPHọ đã kết nối Jodoo trực tiếp với hệ thống ERP Oracle của mình. Mỗi khi một vấn đề mới được ghi nhận vào hệ thống ERP, thông tin sẽ ngay lập tức xuất hiện trong bảng Jodoo. Không còn phải nhập dữ liệu thủ công nữa.

• Thêm hình ảnhHọ đã sử dụng một công cụ tự động hóa đơn giản (UiPath) để tự động tải lên các bức ảnh liên quan đến từng vấn đề và liên kết chúng với mục chính xác trong Jodoo. Lần đầu tiên, mọi người có thể nhìn thấy vấn đề, chứ không chỉ đọc về nó.

• Bảng điều khiển trực tiếpTất cả thông tin này được hiển thị trên bảng điều khiển Jodoo trực tuyến. Thay vì phải chờ đợi hàng tuần để có báo cáo, các nhà quản lý giờ đây có thể xem tổng quan theo thời gian thực về tất cả các vấn đề chất lượng trong toàn nhà máy, được cập nhật hàng ngày. Cách tiếp cận trực quan này giúp dễ dàng phát hiện vấn đề chỉ trong nháy mắt.

Phản hồi nhanh chóng từ bất cứ đâu

Tiếp theo, họ đã khắc phục quy trình phản hồi chậm và khó khăn. Họ muốn tạo điều kiện dễ dàng cho các thành viên nhóm phản hồi các vấn đề, ngay cả khi họ không ở bàn làm việc.

Họ đã sử dụng API của Jodoo và một plugin email để tạo ra một quy trình làm việc đơn giản, thân thiện với thiết bị di động. Khi một vấn đề được giao cho ai đó, người đó sẽ nhận được một email có liên kết đặc biệt. Họ chỉ cần nhấp vào liên kết trên điện thoại, nhập thông tin cập nhật và thông tin sẽ được lưu ngay lập tức vào Jodoo.

Trạng thái của vấn đề được tự động cập nhật trên bảng điều khiển để mọi người đều có thể xem. Thay đổi đơn giản này giúp dễ dàng theo dõi tiến độ và quy trách nhiệm cho mọi người, đồng thời tỷ lệ phản hồi cho các vấn đề cũng tăng vọt.

Biến dữ liệu cũ thành kiến thức mới

Cuối cùng, nhóm đã khai thác được giá trị của dữ liệu lịch sử. Họ đã sử dụng Jodoo để tạo ra một cơ sở dữ liệu thông minh, có thể tìm kiếm được về mọi vấn đề mà công ty từng gặp phải.

Giờ đây, khi một vấn đề mới phát sinh, các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng tìm kiếm các vấn đề tương tự trong quá khứ. Họ có thể xem nguyên nhân gây ra vấn đề, cách khắc phục và kết quả đạt được. Điều này trở thành một công cụ đào tạo mạnh mẽ cho nhân viên mới và giúp mọi người đưa ra quyết định tốt hơn, nhanh hơn. Dữ liệu từng bị thất lạc trong các tập tin cũ giờ đây trở thành một tài sản quý giá, giúp công ty học hỏi từ quá khứ và ngăn ngừa những sai lầm trong tương lai.

Toàn bộ hệ thống này được xây dựng và vận hành bởi đội ngũ kiểm soát chất lượng—những người sử dụng nó hàng ngày. Đó là một ví dụ điển hình về CNTT do doanh nghiệp dẫn dắt, được hiện thực hóa nhờ sự đơn giản và sức mạnh của nền tảng không cần lập trình.

Kết quả: Một nhà máy nhanh hơn, thông minh hơn và kết nối hơn.

Những thay đổi tại Cimtas không chỉ đơn thuần là về phần mềm mới; mà còn là về một cách làm việc mới. Bằng cách trao quyền sử dụng các công cụ kỹ thuật số cho đội ngũ kinh doanh, công ty đã chứng kiến những cải thiện đáng kể về hiệu quả, giao tiếp và giải quyết vấn đề. Kết quả đã nói lên tất cả.

Con số ấn tượng nhất là tỷ lệ tự động hóa 88,1%. Nhóm đã rút ngắn quy trình vốn cần 42 phút thao tác thủ công mỗi ngày xuống chỉ còn 5 phút. Điều này giúp giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công và nguy cơ sai sót của con người, cho phép nhóm kiểm soát chất lượng tập trung vào các phân tích có giá trị cao hơn.

Tỷ lệ phản hồi vấn đề của 100% cũng quan trọng không kém. Trước đây, các vấn đề có thể bị bỏ sót hoặc phớt lờ. Giờ đây, mọi vấn đề đều được theo dõi và mọi người đều chịu trách nhiệm. Điều này tạo ra một văn hóa trách nhiệm và giúp giải quyết vấn đề nhanh hơn.

Nhưng sự thay đổi lớn nhất lại là điều không thể đo lường bằng biểu đồ: tinh thần làm việc của nhân viên. Như một thành viên trong nhóm đã nói: “Các công cụ kỹ thuật số mới không chỉ giúp chúng tôi tiết kiệm thời gian mà còn giải phóng chúng tôi khỏi những công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại. Tinh thần của chúng tôi đã được nâng cao.”

Triển vọng tương lai: Văn hóa cải tiến liên tục, được thúc đẩy bởi dữ liệu.

Đối với Cimtas, đây mới chỉ là khởi đầu. Sự thành công của hệ thống quản lý chất lượng đã cho mọi người trong công ty thấy được những gì có thể đạt được khi cung cấp đúng công cụ cho đúng người. Kinh nghiệm này đã dạy cho họ một số bài học quý giá:

• Đào tạo nhân viên của bạnNhững công cụ mới có thể gây e ngại. Cimtas nhận thấy rằng việc đầu tư vào đào tạo rất quan trọng để giúp mọi người cảm thấy thoải mái với phương thức làm việc mới.
• Hãy để doanh nghiệp dẫn đầuNhững người trực tiếp làm việc biết cách cải thiện nó. Bằng cách để các nhóm kinh doanh tự xây dựng giải pháp của riêng họ, bạn sẽ đạt được kết quả tốt hơn, nhanh hơn.
• Bắt đầu từ những việc nhỏ, nhưng hướng đến mục tiêu lớn.Bạn không cần một kế hoạch hoàn hảo, toàn diện để bắt đầu. Cimtas khuyên bạn nên bắt đầu với một vài ứng dụng trọng điểm, đạt được một số thành công nhanh chóng, rồi từ đó phát triển dần lên.

Li và nhóm của ông đang lên kế hoạch cho những bước tiếp theo. Họ muốn mở rộng việc sử dụng Jodoo sang các bộ phận khác trong doanh nghiệp, tạo ra một nhà máy kỹ thuật số kết nối hoàn toàn. Họ hình dung một tương lai nơi dữ liệu từ mọi bộ phận của công ty được sử dụng để đưa ra những quyết định thông minh hơn, cải thiện quy trình và thúc đẩy chất lượng cũng như hiệu quả cao hơn nữa.

Câu chuyện của Cimtas là một ví dụ mạnh mẽ về cách bất kỳ công ty nào cũng có thể trở thành người dẫn đầu về kỹ thuật số. Bằng cách xây dựng văn hóa cải tiến liên tục và trao quyền cho nhân viên bằng những công cụ phù hợp, họ đã xây dựng một nhà máy thông minh hơn, nhanh hơn và kết nối hơn. Họ đã chứng minh rằng bạn không cần một bộ phận CNTT khổng lồ hay một ngân sách lớn để đạt được chuyển đổi số. Tất cả những gì bạn cần là một tầm nhìn rõ ràng, sự sẵn sàng thay đổi và nền tảng phù hợp để hiện thực hóa ý tưởng của bạn.

Bạn đã sẵn sàng trao quyền cho đội ngũ của mình và xây dựng một nhà máy thông minh hơn chưa?

Yêu cầu bản dùng thử ngay hôm nay!