Hướng dẫn năm 2026 này dành cho các đội ngũ kho bãi, vận hành, kiểm kê và mua sắm cần một phương pháp kết nối hơn để kiểm soát sự di chuyển hàng tồn kho, giảm thiểu việc theo dõi thủ công và duy trì độ tin cậy của hồ sơ hàng tồn kho khi khối lượng hàng hóa tăng lên.
Các vấn đề về tồn kho hiếm khi bắt đầu từ một sai sót rõ ràng. Thường thì chúng phát sinh do những sơ hở nhỏ giữa các khâu nhận hàng, lưu trữ, yêu cầu, xuất kho, trả hàng, bổ sung hàng và xác nhận giao hàng.
Lô hàng đến nhưng phiếu kiểm tra không đầy đủ. Nhóm sản xuất yêu cầu nguyên vật liệu mà không có đủ thông tin chi tiết về mặt hàng. Hàng tồn kho được xuất nhưng không được ghi chép rõ ràng. Hàng trả lại nằm trong danh sách chờ xem xét. Tình trạng thiếu hàng chỉ được phát hiện sau khi việc lấy hàng thất bại. Mỗi vấn đề có vẻ nhỏ nhặt khi đứng riêng lẻ, nhưng khi kết hợp lại, chúng tạo ra những hồ sơ tồn kho mà các nhóm không còn tin tưởng nữa.
Hướng dẫn kiểm soát tồn kho này giải thích cách cấu trúc quy trình làm việc từ khâu kiểm tra tiếp nhận đến yêu cầu vật tư, xuất kho, trả hàng, bổ sung hàng và xác nhận giao hàng, với các điểm kiểm tra thực tiễn cho từng giai đoạn.
Kiểm soát hàng tồn kho là gì?
Quản lý tồn kho là quá trình quản lý việc tiếp nhận, lưu trữ, xuất kho, trả lại, bổ sung và xác nhận hàng tồn kho trong suốt hoạt động hàng ngày.
Mục tiêu không chỉ đơn thuần là biết lượng hàng tồn kho hiện có. Mục tiêu là đảm bảo mọi sự di chuyển hàng tồn kho quan trọng đều được hiển thị rõ ràng, chính xác và dễ dàng theo dõi.
Một quy trình kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả giúp các nhóm giải đáp những câu hỏi thực tế như:
- Hàng nhập kho có được kiểm tra trước khi đưa vào kho hàng sử dụng không?
- Ai đã yêu cầu tài liệu và với mục đích gì?
- Những mặt hàng nào đã được phát hành, trả lại hoặc điều chỉnh?
- Những mặt hàng nào sắp hết?
- Những đợt bổ sung hàng nào vẫn đang mở?
- Việc giao hàng đã hoàn tất và được xác nhận chưa?
Khi những câu trả lời này nằm rải rác trên các bảng tính, tin nhắn trò chuyện và ghi chú trên giấy, việc kiểm soát hàng tồn kho trở nên khó khăn hơn nhiều so với mức cần thiết.
Vì sao quy trình quản lý kho hàng trở nên khó khăn?
Công việc kiểm kê thường liên quan đến nhiều nhóm. Nhóm tiếp nhận kiểm tra hàng hóa nhập kho. Nhóm kho lưu trữ và di chuyển hàng tồn kho. Nhóm vận hành yêu cầu vật tư. Nhóm mua sắm hoặc lập kế hoạch tồn kho xử lý việc bổ sung hàng. Nhóm giao hàng xác nhận việc vận chuyển hàng đi.
Nếu mỗi bước được quản lý riêng lẻ, quy trình làm việc thường phát sinh những vấn đề tương tự:
- Hàng nhập kho vào kho mà không có đầy đủ hồ sơ kiểm tra.
- Các yêu cầu vật tư thiếu mã mặt hàng, số lượng hoặc ngày yêu cầu.
- Các vấn đề về cổ phiếu được giải quyết một cách không chính thức.
- Các đơn hàng trả lại không được xem xét nhanh chóng.
- Những mặt hàng sắp hết hàng thường bị phát hiện quá muộn.
- Xác nhận giao hàng không được liên kết với hồ sơ tồn kho.
Mục đích của việc kiểm soát hàng tồn kho là để giảm thiểu những thiếu sót đó. Quy trình làm việc cần giúp việc ghi nhận, xem xét và chuyển giao cho bước tiếp theo trở nên dễ dàng hơn.
Bước 1: Kiểm tra hàng hóa nhập kho trước khi đưa vào kho sử dụng.
Kiểm tra hàng hóa khi nhận là một trong những khâu kiểm soát đầu tiên trong quy trình quản lý hàng tồn kho. Nó giúp các nhóm xác minh xem hàng hóa đến có đáp ứng kỳ vọng hay không trước khi được chấp nhận vào kho hoặc chuyển tiếp để sử dụng.
Quy trình kiểm tra tiếp nhận thực tế thường bao gồm việc kiểm tra:
- thông tin nhà cung cấp hoặc giao hàng
- đơn đặt hàng hoặc phiếu nhận hàng
- tên mặt hàng và mã mặt hàng
- số lượng nhận được
- hư hỏng có thể nhìn thấy hoặc vấn đề về bao bì
- các vấn đề về chất lượng hoặc thông số kỹ thuật
- trạng thái được chấp nhận, bị từ chối hoặc đang chờ xử lý
- Liên hệ chủ sở hữu để xử lý các trường hợp ngoại lệ.
Bước này rất quan trọng vì lỗi khi nhận hàng thường dẫn đến các vấn đề về tồn kho sau này. Nếu số lượng, tình trạng hoặc mã sản phẩm bị sai ngay từ đầu, thì việc tin cậy vào hồ sơ kho hàng sau này sẽ khó khăn hơn.
Kiểm tra tiếp nhận giúp các đội ngũ xác minh hàng hóa nhập kho trước khi chúng trở thành hàng tồn kho có thể sử dụng.
Nếu nhóm của bạn cần một phương pháp nhất quán hơn để kiểm tra hàng hóa nhập kho, thì đây là giải pháp. danh sách kiểm tra kiểm tra tiếp nhận Đây là tài liệu tham khảo thiết thực.
Bước 2: Chuẩn hóa yêu cầu vật tư
Việc yêu cầu vật tư thường là điểm khởi đầu cho sự liên kết giữa quản lý tồn kho và hoạt động hàng ngày.
Một nhóm sản xuất có thể cần nguyên liệu thô. Một nhóm bảo trì có thể cần phụ tùng thay thế. Một nhóm kho hàng có thể cần vật tư đóng gói. Nếu những yêu cầu này được xử lý một cách không chính thức, các nhóm quản lý kho sẽ mất thêm thời gian để làm rõ cần gì, khi nào cần và nên để ở đâu.
Một yêu cầu cung cấp vật tư hữu ích cần bao gồm:
- tên người yêu cầu
- bộ phận hoặc khu vực làm việc
- tên vật liệu hoặc vật phẩm
- Mã sản phẩm hoặc mã SKU (nếu có)
- số lượng yêu cầu
- ngày yêu cầu
- điểm đến hoặc vị trí sử dụng
- lý do yêu cầu
- mức độ khẩn cấp hoặc ưu tiên
Mục tiêu là giảm thiểu sự qua lại trước khi các đội kho hoặc kiểm kê xử lý yêu cầu.
Yêu cầu cung cấp vật tư sẽ hiệu quả nhất khi các chi tiết về mặt hàng, số lượng, địa điểm giao hàng và thời gian giao hàng được ghi rõ ràng khi gửi.
Đối với các nhóm muốn có một điểm tiếp nhận có cấu trúc cho nhu cầu hàng tồn kho nội bộ, đây là giải pháp phù hợp. mẫu đơn yêu cầu vật liệu Cung cấp một điểm khởi đầu hữu ích.
Bước 3: Ghi chép rõ ràng các vấn đề về vật tư và hàng tồn kho.
Sau khi yêu cầu vật tư được gửi đi, các nhóm vẫn cần một cách đáng tin cậy để ghi lại những gì thực sự đã được cấp phát hoặc lấy ra khỏi kho.
Đây là nơi mà nhiều hồ sơ kiểm kê bắt đầu trở nên thiếu chính xác. Một nhóm có thể lấy hàng từ kho, nhưng lý do, số lượng, chủ sở hữu hoặc điểm đến có thể không được ghi lại đủ rõ ràng để kiểm tra lại sau này.
Một quy trình xử lý vấn đề hiệu quả thường bao gồm:
- tên mặt hàng và mã mặt hàng
- số lượng đã xuất
- vị trí nguồn
- điểm đến hoặc người dùng
- lý do vấn đề
- yêu cầu tham khảo nếu có thể
- người phê duyệt hoặc người xem xét (nếu cần)
- tác động của lượng hàng tồn kho còn lại
Quy trình xuất vật tư và quản lý tồn kho đặc biệt quan trọng khi hàng tồn kho được sử dụng chung cho nhiều nhóm, địa điểm, dự án hoặc dây chuyền sản xuất.
Hồ sơ xuất kho giúp các nhóm hiểu lý do hàng hóa bị thiếu và ai chịu trách nhiệm theo dõi.
Nếu nhóm của bạn cần hồ sơ rõ ràng hơn về hàng tồn kho xuất kho, thì đây là giải pháp. mẫu phiếu xuất kho có thể giúp chuẩn hóa việc theo dõi vấn đề.
Bước 4: Quản lý việc trả lại hàng tồn kho trước khi chúng gây ra vấn đề về hồ sơ.
Việc đánh giá thấp lượng hàng trả lại rất dễ xảy ra. Hàng trả lại có thể vẫn sử dụng được, bị hư hỏng, hết hạn, không đầy đủ hoặc đang chờ kiểm tra. Nếu quy trình trả hàng không rõ ràng, các nhóm có thể vô tình trộn lẫn hàng trả lại với hàng tồn kho sử dụng được quá sớm.
Một quy trình hoàn trả hàng tồn kho thực tế cần bao gồm:
- đội hoặc người trở về
- tên mặt hàng và mã mặt hàng
- số lượng đã trả lại
- lý do trả lại
- tình trạng của mặt hàng
- kết quả kiểm tra
- quyết định bổ sung hàng, cách ly, sửa chữa hoặc tiêu hủy
- chủ sở hữu tiếp theo
Điều mấu chốt là phải tách biệt việc trả lại hàng hóa thực tế khỏi quyết định về tồn kho. Việc một mặt hàng được trả lại không có nghĩa là nó nên được đưa ngay vào kho hàng có thể sử dụng.
Hàng trả lại cần được kiểm tra tình trạng kỹ lưỡng trước khi được nhập kho lại hoặc loại bỏ khỏi kho hàng sử dụng được.
Nếu việc trả hàng thường xuyên gây nhầm lẫn về hàng tồn kho, thì điều này mẫu đơn trả lại hàng tồn kho Đây là tài liệu tham khảo hữu ích để chuẩn hóa quy trình xem xét và theo dõi.
Bước 5: Phát hiện các rủi ro khan hàng trước khi chúng trở thành tình trạng hết hàng hoàn toàn.
Việc kiểm soát tồn kho cũng phụ thuộc vào các tín hiệu bổ sung hàng kịp thời. Nếu các nhóm chỉ phát hiện ra lượng hàng tồn kho thấp khi không thể đáp ứng được yêu cầu, thì quy trình làm việc đã phản ứng quá muộn.
Một quy trình thực tiễn với lượng hàng tồn kho thấp cần xác định rõ:
- những mục nào là quan trọng
- mức tồn kho tối thiểu
- số lượng hiện có
- chủ sở hữu bổ sung
- thời gian yêu cầu
- trạng thái mua hàng hoặc bổ sung hàng đang mở
Điều này đặc biệt quan trọng đối với vật liệu, phụ tùng hoặc hàng tồn kho có tốc độ luân chuyển nhanh, ảnh hưởng đến sản xuất, cung cấp dịch vụ hoặc cam kết với khách hàng.
Cảnh báo hàng tồn kho thấp giúp các nhóm hành động trước khi tình trạng thiếu hàng làm gián đoạn quá trình chọn hàng, sản xuất hoặc giao hàng.
Đối với các nhóm cần một cách rõ ràng hơn để phát hiện rủi ro thiếu hụt, điều này là cần thiết. mẫu đơn cảnh báo hàng tồn kho thấp Đây là một ví dụ thực tế.
Bước 6: Theo dõi việc bổ sung hàng cho đến khi lượng hàng thiếu hụt được bù đắp.
Cảnh báo hàng tồn kho thấp chỉ hữu ích nếu quá trình bổ sung hàng được hiển thị cho đến khi hoàn tất.
Các đội quản lý kho và kiểm kê thường cần theo dõi:
- vật phẩm hoặc nguyên liệu cần bổ sung
- mức tồn kho hiện tại
- mức tồn kho mục tiêu
- nguồn bổ sung
- người sở hữu
- ngày hoàn thành dự kiến
- trạng thái đang mở, bị trì hoãn hoặc đã hoàn thành
Nếu thiếu bước theo dõi đó, cảnh báo hàng sắp hết có thể trở thành một danh sách khác mà mọi người phải kiểm tra thủ công.
Nếu công việc bổ sung cần có sự phân công và xác định rõ ràng hơn về trách nhiệm, thì... công cụ theo dõi bổ sung hàng tồn kho có thể giúp các nhóm theo dõi những mục nào vẫn cần được xử lý.
Bước 7: Kết nối xác nhận giao hàng với hồ sơ tồn kho
Công tác kiểm soát hàng tồn kho không dừng lại khi hàng hóa rời khỏi kho. Nếu hàng hóa được giao nội bộ hoặc bên ngoài, các nhóm thường cần xác nhận rằng việc bàn giao đã hoàn tất.
Quy trình xác nhận giao hàng có thể bao gồm:
- tên người nhận
- ngày và giờ giao hàng
- các mặt hàng đã giao
- số lượng đã giao
- chữ ký hoặc bằng chứng xác nhận
- ghi chú giao hàng hoặc ngoại lệ
Điều này đặc biệt hữu ích khi các tranh chấp, thiếu hàng hoặc xác nhận chậm trễ ảnh hưởng đến sự tin tưởng vào hàng tồn kho.
Các chứng từ giao hàng giúp liên kết việc vận chuyển hàng tồn kho xuất kho với việc xác nhận đã nhận hàng.
Nếu nhóm của bạn cần một cách thức xác nhận giao hàng gọn gàng hơn, thì đây là giải pháp. mẫu chứng nhận giao hàng có thể hỗ trợ quá trình chuyển giao cuối cùng đó.
Những sai lầm thường gặp trong kiểm soát hàng tồn kho
Ngay cả những đội ngũ có nhân viên kho hàng cẩn thận cũng có thể gặp vấn đề về hàng tồn kho nếu quy trình làm việc không được cấu trúc đủ tốt.
Những lỗi thường gặp bao gồm:
- Chấp nhận hàng hóa nhập khẩu mà không có biên bản kiểm tra đầy đủ.
- Sử dụng tin nhắn không chính thức để yêu cầu vật liệu
- ghi nhận cổ phiếu đã phát hành mà không có lý do hoặc chủ sở hữu rõ ràng.
- Trộn lẫn hàng trả lại vào kho hàng có thể sử dụng quá nhanh.
- Chỉ phát hiện ra vấn đề thiếu hàng sau khi yêu cầu không thành công.
- Theo dõi việc bổ sung hàng hóa mà không có thông tin chủ sở hữu rõ ràng.
- Tách rời xác nhận giao hàng khỏi hồ sơ tồn kho
Những vấn đề này thường không xuất phát từ sự thiếu nỗ lực. Chúng xuất phát từ sự chuyển giao yếu kém giữa các giai đoạn quản lý hàng tồn kho.
Khi bảng tính không còn đủ đáp ứng nhu cầu nữa.
Bảng tính có thể hữu ích khi khối lượng hàng tồn kho thấp và chỉ có một vài người cập nhật hồ sơ. Nhưng chúng trở nên dễ gặp trục trặc khi các nhóm cần quản lý nhiều loại nghiệp vụ, phê duyệt, ngoại lệ và các nhiệm vụ theo dõi.
Các nhóm thường bắt đầu cảm thấy việc sử dụng bảng tính không còn hiệu quả khi họ thấy những dấu hiệu như:
- bản ghi yêu cầu trùng lặp
- lịch sử biến động cổ phiếu không rõ ràng
- Phản hồi chậm trễ đối với các trường hợp trả hàng hoặc vấn đề phát sinh.
- Rủi ro khan hiếm hàng tồn kho được phát hiện quá muộn.
- các nhóm khác nhau duy trì danh sách hàng tồn kho riêng biệt.
Bảng tính có thể lưu trữ dữ liệu tồn kho. Tuy nhiên, nó thường không thể quản lý toàn bộ quy trình kiểm soát tồn kho một cách hiệu quả.
Nếu nhóm của bạn cần một cấu trúc tổng quát hơn cho hồ sơ hàng tồn kho, thì đây là biểu mẫu quản lý hàng tồn kho Đây là tài liệu tham khảo hữu ích để sắp xếp thông tin về cổ phiếu và bối cảnh biến động giá cả.
Tóm lại
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất khi mọi sự di chuyển hàng tồn kho quan trọng đều được ghi chép rõ ràng và có bước tiếp theo cụ thể.
Việc kiểm tra hàng nhận, yêu cầu vật tư, xuất kho, trả hàng, cảnh báo hết hàng, bổ sung hàng và xác nhận giao hàng không phải là các nhiệm vụ riêng lẻ. Chúng là các phần liên kết của cùng một quy trình vận hành.
Khi các nhóm kết nối các giai đoạn đó, họ sẽ giảm thiểu việc theo dõi thủ công, cải thiện khả năng hiển thị hàng tồn kho và giúp hồ sơ hàng tồn kho đáng tin cậy hơn.
Nếu nhóm của bạn đang xem xét cách các quy trình quản lý kho này nên được tích hợp với nhau, Jodoo sẽ là giải pháp hữu ích. Thư viện mẫu AI Cung cấp các ví dụ thực tiễn về tiếp nhận hàng hóa, yêu cầu vật tư, theo dõi xuất kho, trả hàng, bổ sung hàng và xác nhận giao hàng.
