未開始
所定期間は存在しますが、作業が入力されていません。
従業員へ通知するか、不在を確認します。タイムシート期間管理
期間を正確に締めるタイムシート管理ソフト
完全性、差し戻し理由、承認待ち日数、期間ロック、後続処理への準備をタイムシート記録上で可視化します。
タイムシート管理は期間締めのプロセスです。タイマーよりも、対象全体が信頼できる判断に到達するかが重要です。
- 予定、下書き、提出済み、差し戻し、承認済み、引き継ぎ済みの期間
- 見える状態に基づくリマインダーとエスカレーションのキュー
- 以前の判断背景を保持する、管理された修正
すべてのタイムシートに次の状態を明示
信頼できる締め処理では、対象データと例外時の対応経路が明確です。
- 01
準備
対象となる担当者と日付に対して、所定の締め期間を作成します。
リマインダー送信前に未提出期間を可視化します。 - 02
完了
必須日、作業コード、工数、従業員確認を検証します。
従業員は提出を妨げている内容を正確に確認できます。 - 03
確認
提出済み期間と例外期間を、責任ある承認者へ振り分けます。
キューに経過日数、チーム、理由、総工数を表示します。 - 04
修正
影響を受ける作業だけを差し戻し、管理者の理由を保持します。
以前の値、新しい値、実行者、タイムスタンプを関連付けて保持します。 - 05
ロックして引き継ぎ
承認済み期間をロックし、受信プロセス向けにまとめます。
バッチで準備完了、転送済み、拒否、照合済みの状態を示します。
リマインダーと実際の判断を分ける
未完了のタイムシートすべてに、同じ対応が必要なわけではありません。
未完了
一部の日付または必須の作業区分が不足しています。
従業員に不足箇所を正確に表示します。例外付きで提出
残業、重複、遅延作業、不明コードは確認が必要です。
正しい判断担当者へ振り分けます。承認期限超過
従業員は作業を完了しましたが、管理者はまだ判断していません。
従業員ではなく、承認処理をエスカレーションします。引き継ぎ停止中
承認済みデータが受信側プロセスの検証に失敗しました。
受信側エラーと責任者を可視化します。対象データがどこで滞留しているか測る
期間を正しく締めるには、完了だけでは不十分です。
提出完了
提出済みまたは承認済み期間を所定対象数で割ります。
承認待ち日数
提出後、判断待ちのまま経過した時間。
一次承認
修正のための差し戻しなしで承認された期間。
引き継ぎ拒否
承認済み期間が受信側プロセスで拒否または停止されています。
メールに埋もれさせず、締め期間のルールを変更
給与期間、作業コード、承認者、しきい値、受信システムは変化します。
表計算のタブ、リマインダーメッセージ、承認コメント、エクスポートフィルターが別々に変化します。
期間項目、完全性ルール、差し戻し経路、承認者、キュー、締めダッシュボードを、一つの見えるライフサイクルに沿って更新します。
- 隔週の期間区分を追加
- 2営業日を過ぎた承認をエスカレーション
- 週末の工数には理由を必須にする
- 契約社員向けに別の引き継ぎを作成
導入前に締め処理上の判断を解決
タイムシート期間をロックすべきなのはいつですか？
リスクに応じて、承認後または後続転送後にロックします。修正時は黙って編集せず、履歴を伴う統制された再開経路を使います。
リマインダーは従業員と管理者のどちらへ送るべきですか？
現在の担当者に応じてリマインダーを設定します。未入力または差し戻された作業は従業員、判断待ちの提出済み期間は管理者が担当します。
一つの期間に複数の承認者を設定できますか？
はい。責任が本当に異なる場合は分けますが、判断が順次、並行、条件付きのどれかを定義します。結果を変えない承認段階は追加しません。
後続処理へ何を渡すべきですか？
安定したID、承認値、作業背景、追跡可能なバッチを付けて承認済み記録を渡します。給与計算や会計仕訳は、正式な受信システムで行います。
拡大前に期間全体を一度実行
未入力、差し戻し、承認遅延、ロック済み期間、拒否された引き継ぎを含めます。各状態に担当者と次の対応が明示されて初めて締め準備が整います。