Atlasat: Wie No-Code-Automatisierung den Papierkram eliminierte und die Abläufe für einen führenden indonesischen ITSP optimierte

Atlasat wurde 2001 gegründet und zählt zu den ersten Internet-Telefonie-Anbietern (ITSPs) Indonesiens. In den vergangenen zwei Jahrzehnten hat sich das Unternehmen stark weiterentwickelt und sein Portfolio über die traditionelle Telefonie hinaus auf umfassende digitale Lösungen erweitert. Heute bietet Atlasat fortschrittliche Inkassoanwendungen, die Big-Data-Lösung Datawiz für die Schuldnerermittlung und eKYC sowie KI-gestützte Tools. Das Unternehmen betreut über 1.000 namhafte Firmen, deren Hauptkunden aus den Bereichen Bankwesen, Finanzdienstleistungen, Fintech und Versicherung stammen.

Die Herausforderung: Paper-Based Processes Limited – ein wachsender Technologieanbieter

Atlasat hat sich einen Namen gemacht, indem es seinen Kunden innovative Telekommunikations- und Datenlösungen bietet. Intern basierten einige Arbeitsabläufe jedoch noch immer auf Papierformularen und verstreuten Nachrichtenaktualisierungen. IT- und Vertriebsteams mussten Genehmigungen, Aktivitätsaktualisierungen und Spesenabrechnungen weiterhin manuell verwalten.

Vor der Einführung von Jodoo stieß Atlasat im täglichen Betrieb auf erhebliche Engpässe. Beispielsweise mussten die Mitarbeiter des IT-Teams für ihre Überstundenanträge und Spesenabrechnungen Papierformulare ausfüllen. Diese Formulare mussten anschließend den Vorgesetzten zur Unterschrift vorgelegt werden.

Dieses manuelle Chaos führte zu drei Hauptproblemen:

Zeitaufwändige GenehmigungenKernprozesse wie IT-Überstundenanträge und Spesenabrechnungen wurden ausschließlich in Papierform abgewickelt. Mitarbeiter mussten Formulare ausfüllen und ihre Vorgesetzten für handschriftliche Unterschriften kontaktieren. Der physische Versand der Formulare führte zu erheblichen Verzögerungen. Bei über 100 monatlich bearbeiteten Überstundenanträgen wurde der immense Papieraufwand zu einer enormen administrativen Belastung.

Ineffiziente Nachverfolgung und BerichterstattungFür Mitarbeiter im Homeoffice oder bei Kundenbesuchen erfolgte die Berichterstattung informell über WhatsApp-Gruppen. Vorgesetzte und die Personalabteilung mussten die Chatverläufe manuell durchforsten, um Daten zu sammeln, Berichte zu erstellen und Überstunden zu berechnen. Dieser Prozess war nicht nur arbeitsintensiv, sondern auch sehr fehleranfällig.

Mangelnde Echtzeit-TransparenzDas Management, einschließlich des Vertriebsleiters, verfügte nicht über ein zentrales System zur Überwachung der Teamaktivitäten. Ständige Nachfragen nach dem Projektfortschritt störten den Arbeitsablauf und reduzierten die Gesamtproduktivität.

Atlasat wusste, dass sie eine digitale Lösung benötigten, um das Tagesgeschäft effizient zu überwachen. Zunächst evaluierten sie verschiedene Plattformen, darunter Lark und Microsoft Office 365. Lark erwies sich jedoch als zu ressourcenintensiv und langsam, insbesondere auf Mobilgeräten. Microsoft Office 365 hingegen war zu komplex, vor allem bei der Einrichtung automatisierter Arbeitsabläufe.

“Wir haben noch mit Papierformularen gearbeitet”, erinnerte sich Weljie, der Leiter der technischen Abteilung. “Die Manager mussten die Überstunden am Monatsende manuell berechnen, und die Vertriebsleiter mussten ständig in Chatgruppen nachfragen, um zu wissen, wo ihre Teams gerade standen.”.

Die Lösung: Ein kleines Betriebsteam konfiguriert Arbeitsabläufe mit Jodoo

Atlasat benötigte eine Plattform, die leichtgewichtig, schnell und einfach genug war, um individuelle Workflows ohne Programmierung zu erstellen. Jodoo bot die perfekte Balance: Es war deutlich leichter und schneller als Lark und im Vergleich zu Microsoft wesentlich unkomplizierter in der Workflow-Konfiguration. Mit einem kleinen Team von nur drei Personen trieb Weljie die Digitalisierung der internen Prozesse voran.

Nach einem einmonatigen Testlauf präsentierte Weljie die Ergebnisse dem Präsidenten und Direktor, der die Einführung von Jodoo genehmigte.

Umsetzung: Digitalisierung von drei täglichen Arbeitsabläufen

Unter der Leitung von Weljie und einem kleinen technischen Team von nur drei Personen implementierte Atlasat Jodoo in drei kritischen Geschäftsszenarien und bewies damit, dass ein kleines, agiles Team massive organisatorische Veränderungen vorantreiben kann, ohne dass umfangreiche Programmierressourcen erforderlich sind.

Automatisierte IT-Abläufe & Überstundenmanagement

Das Team hat in Jodoo einen neuen IT-Workflow eingerichtet, um Überstundenanträge und die dazugehörigen Genehmigungen zu verwalten. Überstundenanträge, die zuvor handschriftliche Unterschriften und eine manuelle Zählung am Monatsende erforderten, werden nun automatisiert abgewickelt. Sobald ein Mitarbeiter eine Aufgabe in der Nacht erledigt hat, erfasst er seine Stunden und die Details seiner Arbeit digital. Dadurch wird umgehend eine Benachrichtigung zur Genehmigung durch den Vorgesetzten ausgelöst. Die Personalabteilung muss nun nicht mehr Chatprotokolle durchsuchen oder Genehmigungen am Monatsende manuell zählen; sie verfügt jetzt über einen übersichtlichen, exportierbaren Bericht aller genehmigten Überstunden, der direkt für die Lohnabrechnung bereit ist.

Stärkung des Außendienstes und finanzielle Transparenz

Atlasat wählte einen hybriden Ansatz, indem ein bestehendes CRM-Template an die individuelle Organisationsstruktur angepasst wurde. Speziell für Außendienstmitarbeiter wurde ein benutzerdefinierter “Abrechnungs-Workflow” implementiert. Entstehen einem Vertriebsmitarbeiter bei einem Kundenbesuch Kosten, kann er den Antrag direkt über sein Mobilgerät einreichen und Fotos der Belege anhängen. Dies beschleunigt nicht nur den Abrechnungsprozess, sondern ermöglicht der Finanzabteilung auch eine transparentere und nachvollziehbarere Erfassung der Außendienstkosten. Dadurch wird das Risiko verlorener Belege oder strittiger Anträge reduziert.

Fern- und Feldüberwachung (Von verstreuten Nachrichten zu strukturierten Berichten)

Für Mitarbeiter im Homeoffice oder bei Kundenbesuchen vor Ort hat Atlasat ein Formular zur täglichen Aktivitäts- und Abwesenheitserfassung entwickelt. Dieses Formular dient sowohl als digitale Stempeluhr als auch als Fortschrittsbericht. Anstatt unstrukturierte WhatsApp-Nachrichten zu versenden, reichen die Mitarbeiter nun strukturierte Tagesberichte ein. Vertriebsleiter und technische Manager können in Echtzeit-Dashboards den aktuellen Stand ihrer Teams und den Projektfortschritt einsehen. Dieses Self-Service-Datenmodell reduziert den Bedarf an ständigen Statusbesprechungen und spart Führungskräften so jede Woche wertvolle Zeit.

Die Ergebnisse: Weniger Papierkram und bessere Transparenz im täglichen Betriebsablauf

Die Implementierung von Jodoo lieferte Atlasat unmittelbare und messbare Ergebnisse und transformierte deren interne Abläufe.

Leistungskennzahl	Vor Jodoo	Nach Jodoo
Papierformulare verarbeitet	100+ pro Monat	0 (Vollständig digitalisiert)
Berichtsmethode	Anleitung via WhatsApp	Automatisierte digitale Formulare
App-Ladegeschwindigkeit	Langsam (Vorherige Werkzeuge)	Schnell und leicht
IT-Programmierkenntnisse erforderlich	Hoch (Traditionelle Entwicklung)	Zero (No-Code-Plattform)

Massive Effizienzgewinne: Das IT-Team verarbeitet mittlerweile über 100 digitale Formulare pro Monat. Der Zeitaufwand für die monatliche Überstundenberechnung konnte von tagelanger manueller Zählung auf eine nahezu sofortige Berichtserstellung reduziert werden.

66% Reduzierung der KollaborationszeitDurch den Wegfall wiederholter Nachfragen in Chatgruppen sparen Manager wöchentlich Stunden an Verwaltungsarbeit. Informationen werden nun standardmäßig synchronisiert.

100% Transparenz und RechenschaftspflichtDer Engpass durch die “physische Unterschrift” gehört der Vergangenheit an. Genehmigungen, die früher Stunden – oder sogar Tage, wenn ein Manager unterwegs war – dauerten, werden jetzt innerhalb von Minuten per Push-Benachrichtigung auf dem Mobilgerät abgewickelt. Dadurch ist eine Kultur der Verantwortlichkeit entstanden, da jeder Prozessschritt mit einem Zeitstempel versehen und einem bestimmten Verantwortlichen zugeordnet wird.

Hohe Nutzerakzeptanz und -zufriedenheitTrotz der technischen Ausrichtung des Unternehmens führte die “schnelle und einfache” Bedienung der Plattform zu einer raschen Akzeptanz auch bei Mitarbeitern ohne technischen Hintergrund. Diese berichteten, das System sei “viel benutzerfreundlicher” und wesentlich schneller als frühere Digitalisierungsversuche. Besonders gelobt wurde das Mobile-First-Design, da es Außendiensttechnikern ermöglichte, Berichte einzureichen, ohne einen Laptop aufklappen zu müssen.

Datengetriebene FührungVertriebsleiter müssen ihren Teams nicht länger hinterherlaufen, um Updates zu erhalten. Die Echtzeit-Transparenz von Jodoo hat das Management von einem reaktiven “Fragen”-Modell zu einem proaktiven “Überwachungs”-Modell transformiert. Dieser Wandel ermöglicht es der Führungsebene, sich auf strategisches Wachstum anstatt auf administrative Problemlösungen zu konzentrieren.

Zukunftsaussichten: Die Kontrolle über unsere digitale Zukunft übernehmen

Atlasats Erfolg mit Jodoo hat bewiesen, dass Digitalisierung weder komplex sein noch umfangreiche IT-Ressourcen erfordern muss. Indem sie die App-Entwicklung in die Hände ihres technischen Betriebsteams legten, erreichten sie echte Geschäftsautonomie.

“Jodoo ist schnell und einfach zu bedienen. Es ist einfacher, unkomplizierter und direkter als die anderen Systeme, die wir ausprobiert haben. Es hat unserem Vertriebsleiter erheblich geholfen, die Teamaktivitäten zu überwachen, ohne ständig nach Fortschrittsberichten fragen zu müssen.”
— Weljie, Leiter der technischen Abteilung, Atlasat

Atlasat plant, den Einsatz von Jodoo künftig über die IT- und Vertriebsteams hinaus auszuweiten und die Vorteile der No-Code-Automatisierung auch anderen Abteilungen im Unternehmen zugänglich zu machen. Da Atlasat die Vorteile von Jodoo bereits selbst erlebt hat, ist das Unternehmen so überzeugt davon, dass es sogar eine Reseller-Partnerschaft erwägt. Atlasat sieht großes Potenzial darin, anderen kleinen und mittelständischen Unternehmen in Indonesien bei der Umstellung von manuellen Prozessen auf die digitale Transformation zu helfen.

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