Telusuri berdasarkan kategori
100+
Formulir Kertas Bulanan Dihilangkan
Nol
Diperlukan kemampuan pemrograman IT untuk pengembangan aplikasi.
100%
Visibilitas untuk Tim Penjualan dan TI
Didirikan pada tahun 2001, Atlasat adalah salah satu penyedia layanan telepon internet (ITSP) pertama di Indonesia. Selama dua dekade terakhir, perusahaan ini telah berkembang secara signifikan, memperluas portofolionya di luar telepon tradisional untuk menawarkan solusi digital yang komprehensif. Saat ini, Atlasat menyediakan aplikasi pengumpulan data canggih, solusi big data yang dikenal sebagai Datawiz untuk pelacakan data dan eKYC, serta alat-alat berbasis AI. Melayani lebih dari 1.000 perusahaan terkemuka, klien utama mereka terkonsentrasi di sektor perbankan, multifinance, fintech, dan asuransi.
Tantangan: Paper-Based Processes Limited, Penyedia Teknologi yang Berkembang
Atlasat telah membangun reputasinya dengan memberikan solusi telekomunikasi dan data mutakhir kepada kliennya. Namun, secara internal, beberapa alur kerja harian masih bergantung pada formulir kertas dan pembaruan pesan yang tersebar. Tim TI dan penjualan masih harus mengelola persetujuan, pembaruan aktivitas, dan catatan terkait pengeluaran melalui alur kerja manual.
Sebelum menemukan Jodoo, Atlasat menghadapi hambatan signifikan dalam operasional sehari-hari mereka. Misalnya, permohonan lembur dan permintaan penggantian biaya tim IT mengharuskan karyawan untuk mengisi formulir kertas fisik. Formulir-formulir ini kemudian harus diserahkan secara fisik kepada supervisor untuk ditandatangani secara manual.
Kekacauan manual ini menyebabkan tiga masalah utama:
Persetujuan yang Memakan WaktuProses inti seperti permintaan lembur IT dan penggantian biaya sepenuhnya berbasis kertas. Karyawan harus mengisi formulir fisik dan mencari manajer untuk mendapatkan tanda tangan tulisan tangan. Pengiriman formulir kertas secara fisik menyebabkan penundaan yang signifikan. Dengan lebih dari 100 permohonan lembur yang diproses setiap bulan, banyaknya dokumen menjadi beban administratif yang sangat besar.
Pelacakan dan Pelaporan yang Tidak EfisienBagi karyawan yang bekerja dari rumah (WFH) atau mengunjungi lokasi klien, pelaporan dilakukan secara informal melalui grup WhatsApp. Supervisor dan departemen SDM harus secara manual menelusuri riwayat obrolan untuk mengumpulkan data, menyusun laporan, dan menghitung jam lembur. Proses ini tidak hanya memakan banyak tenaga tetapi juga sangat rentan terhadap kesalahan.
Kurangnya Visibilitas Waktu NyataManajemen, termasuk Direktur Penjualan, tidak memiliki sistem terpusat untuk memantau aktivitas tim. Mereka harus terus-menerus meminta laporan perkembangan, yang mengganggu alur kerja dan mengurangi produktivitas secara keseluruhan.
Atlasat menyadari bahwa mereka membutuhkan solusi digital untuk memantau operasional harian secara efisien. Awalnya, mereka mengevaluasi platform lain, termasuk Lark dan Microsoft Office 365. Namun, mereka menemukan Lark terlalu berat dan lambat untuk dimuat, terutama pada perangkat seluler. Microsoft Office 365, di sisi lain, terbukti terlalu kompleks, terutama dalam hal pengaturan alur kerja otomatis.
“Dulu kami menggunakan formulir kertas fisik,” kenang Weljie, GM Operasi Teknis. “Para manajer harus menghitung lembur secara manual di akhir bulan, dan direktur penjualan harus terus-menerus meminta pembaruan di grup obrolan hanya untuk mengetahui di mana tim mereka berada”.
Solusinya: Tim Operasi Kecil yang Mengonfigurasi Alur Kerja dengan Jodoo
Atlasat membutuhkan platform yang ringan, cepat, dan cukup sederhana untuk membangun alur kerja khusus tanpa perlu menulis kode. Jodoo menawarkan keseimbangan yang sempurna: jauh lebih ringan dan cepat daripada Lark, dan jauh lebih mudah untuk mengkonfigurasi alur kerja dibandingkan dengan Microsoft. Dengan tim kecil yang hanya terdiri dari tiga orang, Weljie memimpin inisiatif untuk mendigitalisasi proses internal mereka.
Setelah uji coba selama satu bulan, Weljie mempresentasikan temuan tersebut kepada Direktur Utama, yang menyetujui penerapan Jodoo.
Implementasi: Mendigitalisasi Tiga Alur Kerja Operasional Harian
Dipimpin oleh Weljie dan tim teknis kecil yang hanya terdiri dari tiga orang, Atlasat mengimplementasikan Jodoo di tiga skenario bisnis penting, membuktikan bahwa tim kecil dan lincah dapat mendorong perubahan organisasi besar-besaran tanpa memerlukan sumber daya pengkodean yang ekstensif.
Operasi TI Otomatis & Manajemen Lembur
Tim tersebut mengkonfigurasi alur kerja operasi TI baru di Jodoo untuk mengelola permintaan lembur dan persetujuan terkait. Permintaan lembur, yang sebelumnya memerlukan tanda tangan fisik dan penghitungan manual di akhir bulan, kini ditangani melalui alur kerja otomatis. Setelah karyawan menyelesaikan tugas larut malam, mereka mencatat jam kerja dan detail pekerjaan spesifik secara digital. Ini memicu pemberitahuan instan untuk persetujuan supervisor. Departemen SDM tidak perlu lagi mencari melalui log obrolan atau menghitung persetujuan secara manual di akhir bulan; mereka sekarang memiliki laporan yang rapi dan dapat diekspor tentang semua lembur yang disetujui, siap untuk diproses penggajian.
Pemberdayaan Tenaga Penjualan Lapangan & Transparansi Keuangan
Atlasat mengambil pendekatan hibrida dengan memodifikasi templat CRM yang sudah ada agar sesuai dengan struktur organisasi mereka yang unik. Mereka menambahkan "Alur Kerja Penggantian Biaya" khusus untuk tim penjualan yang sedang melakukan perjalanan. Ketika seorang perwakilan penjualan mengeluarkan biaya selama kunjungan klien, mereka dapat langsung mengirimkan klaim melalui perangkat seluler mereka, dengan melampirkan foto bukti pembayaran. Hal ini tidak hanya mempercepat siklus penggantian biaya tetapi juga memberikan tim keuangan catatan pengeluaran lapangan yang lebih jelas dan mudah dilacak, mengurangi risiko kehilangan bukti pembayaran atau klaim yang diperselisihkan.
Pemantauan Jarak Jauh & Lapangan (Dari Pesan yang Tersebar hingga Laporan Terstruktur)
Bagi karyawan yang bekerja dari rumah (WFH) atau mereka yang melakukan kunjungan pelanggan di lokasi, Atlasat membuat formulir “Aktivitas & Ketidakhadiran Harian”. Formulir ini berfungsi sebagai pencatat kehadiran digital dan laporan kemajuan. Alih-alih mengirim pesan WhatsApp yang terfragmentasi, karyawan sekarang mengirimkan laporan harian yang terstruktur. Direktur penjualan dan manajer teknis dapat melihat dasbor secara real-time untuk melihat dengan tepat di mana tim mereka berada dan kemajuan apa yang telah dicapai pada proyek-proyek tertentu. Model data “layanan mandiri” ini dapat mengurangi kebutuhan akan rapat “pemeriksaan status” yang terus-menerus, sehingga menghemat waktu kepemimpinan selama berjam-jam setiap minggu.
Hasilnya: Lebih sedikit pekerjaan administrasi dan visibilitas operasional harian yang lebih jelas.
Implementasi Jodoo memberikan hasil yang langsung dan terukur bagi Atlasat, mentransformasi operasi internal mereka.
| Indikator Kinerja Utama | Sebelum Jodoo | Setelah Jodoo |
|---|---|---|
| Formulir Kertas Diproses | 100+ per bulan | 0 (Sepenuhnya Didigitalkan) |
| Metode Pelaporan | Panduan melalui WhatsApp | Formulir Digital Otomatis |
| Kecepatan Pemuatan Aplikasi | Lambat (Alat sebelumnya) | Cepat dan Ringan |
| Diperlukan kemampuan pemrograman IT. | Tinggi (Pengembangan tradisional) | Zero (Platform tanpa kode) |
Peningkatan Efisiensi yang Sangat Besar: Tim TI kini memproses lebih dari 100 formulir digital per bulan. Waktu yang dihabiskan untuk perhitungan lembur bulanan berkurang dari berhari-hari penghitungan manual menjadi pembuatan laporan yang hampir instan.
66% Pengurangan Waktu KolaborasiDengan menghilangkan kebutuhan untuk "tindak lanjut berulang" di grup obrolan, para manajer menghemat waktu berjam-jam pekerjaan administratif setiap minggu. Informasi sekarang "disinkronkan" secara default.
100% Transparansi dan AkuntabilitasHambatan "Tanda Tangan Fisik" telah hilang. Persetujuan yang dulunya memakan waktu berjam-jam—atau bahkan berhari-hari jika seorang manajer sedang bepergian—kini diselesaikan dalam hitungan menit melalui notifikasi push seluler. Hal ini telah menciptakan budaya akuntabilitas, karena setiap langkah dalam suatu proses diberi cap waktu dan ditugaskan kepada pemilik tertentu.
Tingkat Adopsi dan Kepuasan Pengguna yang TinggiMeskipun perusahaan ini bersifat teknis, sifat platform yang "cepat dan mudah" menyebabkan adopsi yang cepat di antara staf non-teknis. Karyawan melaporkan bahwa sistem tersebut "jauh lebih mudah digunakan" dan secara signifikan lebih cepat daripada upaya digitalisasi sebelumnya. Desain yang mengutamakan perangkat seluler sangat dipuji, karena memungkinkan teknisi lapangan untuk mengirimkan laporan tanpa perlu membuka laptop.
Kepemimpinan Berbasis DataPara direktur penjualan tidak perlu lagi "mengejar" tim mereka untuk mendapatkan pembaruan. Visibilitas waktu nyata yang disediakan oleh Jodoo telah mengubah manajemen dari model "bertanya" yang reaktif menjadi model "memantau" yang proaktif. Pergeseran ini memungkinkan kepemimpinan untuk fokus pada pertumbuhan strategis daripada mengatasi masalah administratif yang mendesak.
Prospek Masa Depan: Kendalikan Sepenuhnya Takdir Digital Kita
Keberhasilan Atlasat dengan Jodoo telah membuktikan bahwa digitalisasi tidak harus rumit atau membutuhkan sumber daya TI yang ekstensif. Dengan memberikan kekuatan pembuatan aplikasi kepada tim operasional teknis, mereka telah mencapai otonomi bisnis yang sejati.
“Jodoo cepat dan mudah digunakan. Lebih sederhana, lebih mudah, dan lebih lugas daripada sistem lain yang kami coba. Ini sangat membantu direktur penjualan kami memantau aktivitas tim tanpa harus terus-menerus meminta pembaruan kemajuan.”
— Weljie, GM Operasi Teknis, Atlasat
Ke depannya, Atlasat berencana untuk memperluas penggunaan Jodoo di luar tim IT dan penjualan, membawa manfaat otomatisasi tanpa kode ke departemen lain di seluruh perusahaan. Terlebih lagi, setelah merasakan nilainya secara langsung, Atlasat kini sangat yakin dengan Jodoo sehingga mereka bahkan mempertimbangkan untuk menjadi reseller. Mereka melihat peluang besar untuk membantu usaha kecil dan menengah lainnya di Indonesia beralih dari proses manual dan merangkul transformasi digital.
Siap memberdayakan pengguna bisnis Anda dan mencapai ROI yang cepat?
