Duyệt theo danh mục
100+
Loại bỏ các mẫu đơn giấy hàng tháng
Không
Cần có kỹ năng lập trình CNTT để phát triển ứng dụng.
100%
Tăng cường khả năng hiển thị thông tin cho đội ngũ bán hàng và CNTT
Thành lập năm 2001, Atlasat là một trong những nhà cung cấp dịch vụ điện thoại Internet (ITSP) tiên phong tại Indonesia. Trong hai thập kỷ qua, công ty đã phát triển đáng kể, mở rộng danh mục dịch vụ vượt ra ngoài lĩnh vực điện thoại truyền thống để cung cấp các giải pháp kỹ thuật số toàn diện. Hiện nay, Atlasat cung cấp các ứng dụng thu hồi nợ tiên tiến, giải pháp dữ liệu lớn mang tên Datawiz用于 truy tìm thông tin và xác minh danh tính điện tử (eKYC), cùng các công cụ dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI). Phục vụ hơn 1.000 công ty nổi tiếng, khách hàng chính của họ tập trung vào các lĩnh vực ngân hàng, tài chính đa ngành, công nghệ tài chính và bảo hiểm.
Thách thức: Quy trình dựa trên giấy tờ đang hạn chế sự phát triển của một nhà cung cấp công nghệ.
Atlasat đã xây dựng danh tiếng của mình dựa trên việc cung cấp các giải pháp viễn thông và dữ liệu tiên tiến cho khách hàng. Tuy nhiên, nội bộ công ty, một số quy trình làm việc hàng ngày vẫn dựa vào các biểu mẫu giấy và các thông báo cập nhật rời rạc. Các nhóm CNTT và bán hàng vẫn phải quản lý việc phê duyệt, cập nhật hoạt động và hồ sơ liên quan đến chi phí thông qua các quy trình thủ công.
Trước khi biết đến Jodoo, Atlasat phải đối mặt với những trở ngại đáng kể trong hoạt động hàng ngày. Ví dụ, việc xin nghỉ làm thêm giờ và yêu cầu hoàn trả chi phí của nhóm CNTT yêu cầu nhân viên phải điền vào các mẫu đơn giấy. Sau đó, các mẫu đơn này phải được giao trực tiếp cho người giám sát để ký tên.
Sự hỗn loạn do thao tác thủ công này đã dẫn đến ba vấn đề chính:
Các thủ tục phê duyệt tốn nhiều thời gianCác quy trình cốt lõi như yêu cầu làm thêm giờ của bộ phận CNTT và hoàn trả chi phí đều hoàn toàn dựa trên giấy tờ. Nhân viên phải điền vào các mẫu đơn giấy và tìm gặp quản lý để xin chữ ký tay. Việc chuyển phát nhanh các mẫu đơn giấy gây ra sự chậm trễ đáng kể. Với hơn 100 đơn xin làm thêm giờ được xử lý mỗi tháng, khối lượng giấy tờ khổng lồ đã trở thành gánh nặng hành chính rất lớn.
Theo dõi và báo cáo không hiệu quảĐối với nhân viên làm việc tại nhà (WFH) hoặc đến thăm địa điểm của khách hàng, việc báo cáo được thực hiện không chính thức thông qua các nhóm WhatsApp. Giám sát viên và bộ phận nhân sự phải tự mình xem xét lịch sử trò chuyện để thu thập dữ liệu, lập báo cáo và tính toán giờ làm thêm. Quá trình này không chỉ tốn nhiều công sức mà còn rất dễ xảy ra lỗi.
Thiếu khả năng quan sát theo thời gian thựcBan quản lý, bao gồm cả Giám đốc Kinh doanh, thiếu một hệ thống tập trung để theo dõi hoạt động của nhóm. Họ phải liên tục yêu cầu cập nhật tiến độ, điều này làm gián đoạn quy trình làm việc và giảm năng suất tổng thể.
Atlasat nhận thấy họ cần một giải pháp kỹ thuật số để giám sát hoạt động hàng ngày một cách hiệu quả. Ban đầu, họ đã đánh giá các nền tảng khác, bao gồm Lark và Microsoft Office 365. Tuy nhiên, họ nhận thấy Lark quá nặng và tải chậm, đặc biệt là trên thiết bị di động. Mặt khác, Microsoft Office 365 lại quá phức tạp, đặc biệt là khi thiết lập các quy trình làm việc tự động.
“Chúng tôi sử dụng giấy biểu mẫu vật lý,” Welcher, Tổng Giám đốc Vận hành Kỹ thuật, nhớ lại. “Các quản lý phải tự tính toán tiền làm thêm giờ vào cuối tháng, và các giám đốc bán hàng phải liên tục hỏi thăm tình hình trong các nhóm trò chuyện chỉ để biết đội ngũ của họ đang ở đâu”.
Giải pháp: Một nhóm vận hành nhỏ cấu hình quy trình làm việc với Jodoo
Atlasat cần một nền tảng nhẹ, nhanh và đủ đơn giản để xây dựng các quy trình làm việc tùy chỉnh mà không cần viết mã. Jodoo mang lại sự cân bằng hoàn hảo: nó nhẹ hơn và nhanh hơn nhiều so với Lark, và dễ cấu hình quy trình làm việc hơn đáng kể so với Microsoft. Với một nhóm nhỏ chỉ ba người, Welcher đã dẫn đầu sáng kiến số hóa các quy trình nội bộ của họ.
Sau một tháng thử nghiệm, Welcher đã trình bày kết quả cho Chủ tịch kiêm Giám đốc, người đã chấp thuận việc áp dụng Jodoo.
Triển khai: Số hóa ba quy trình làm việc hàng ngày
Dưới sự dẫn dắt của Welcher và một nhóm kỹ thuật nhỏ chỉ gồm ba người, Atlasat đã triển khai Jodoo trên ba kịch bản kinh doanh quan trọng, chứng minh rằng một nhóm nhỏ, linh hoạt có thể thúc đẩy sự thay đổi lớn trong tổ chức mà không cần đến nguồn lực lập trình rộng lớn.
Tự động hóa vận hành CNTT và quản lý làm thêm giờ
Nhóm đã cấu hình quy trình làm việc vận hành CNTT mới trong Jodoo để quản lý các yêu cầu làm thêm giờ và các phê duyệt liên quan. Các yêu cầu làm thêm giờ, trước đây cần chữ ký trực tiếp và tổng hợp thủ công vào cuối tháng, nay được xử lý thông qua các quy trình tự động. Sau khi nhân viên hoàn thành công việc muộn vào ban đêm, họ sẽ ghi lại số giờ và chi tiết công việc cụ thể bằng kỹ thuật số. Điều này sẽ kích hoạt thông báo ngay lập tức để người giám sát phê duyệt. Bộ phận nhân sự không còn cần phải tìm kiếm trong nhật ký trò chuyện hoặc tổng hợp thủ công các phê duyệt vào cuối tháng; giờ đây họ có một báo cáo rõ ràng, có thể xuất khẩu về tất cả các giờ làm thêm đã được phê duyệt, sẵn sàng cho quá trình xử lý bảng lương.
Tăng cường năng lực bán hàng tại hiện trường và minh bạch tài chính
Atlasat đã áp dụng phương pháp kết hợp bằng cách sửa đổi mẫu CRM hiện có để phù hợp với cấu trúc tổ chức độc đáo của họ. Họ đã thêm một “Quy trình hoàn trả chi phí” tùy chỉnh dành riêng cho các đội ngũ bán hàng làm việc lưu động. Khi một nhân viên bán hàng phát sinh chi phí trong chuyến thăm khách hàng, họ có thể gửi yêu cầu hoàn trả ngay lập tức thông qua thiết bị di động của mình, đính kèm ảnh chụp hóa đơn. Điều này không chỉ giúp đẩy nhanh chu kỳ hoàn trả mà còn cung cấp cho bộ phận tài chính một hồ sơ rõ ràng hơn, dễ theo dõi hơn về chi phí làm việc lưu động, giảm nguy cơ mất hóa đơn hoặc tranh chấp yêu cầu hoàn trả.
Giám sát từ xa và tại hiện trường (Từ các tin nhắn rời rạc đến báo cáo có cấu trúc)
Đối với nhân viên làm việc tại nhà (WFH) hoặc những người thực hiện các chuyến thăm khách hàng trực tiếp, Atlasat đã tạo ra một biểu mẫu “Hoạt động & Vắng mặt Hàng ngày”. Biểu mẫu này đóng vai trò vừa là máy chấm công điện tử vừa là báo cáo tiến độ. Thay vì gửi các tin nhắn WhatsApp rời rạc, nhân viên giờ đây có thể gửi báo cáo hàng ngày có cấu trúc. Giám đốc bán hàng và quản lý kỹ thuật có thể xem bảng điều khiển thời gian thực để biết chính xác nhóm của họ đang ở đâu và tiến độ đã đạt được như thế nào đối với các dự án cụ thể. Mô hình dữ liệu “tự phục vụ” này có thể giảm bớt nhu cầu tổ chức các cuộc họp “kiểm tra tình trạng” liên tục, giúp tiết kiệm hàng giờ thời gian của lãnh đạo mỗi tuần.
Kết quả: Giảm thiểu thủ tục giấy tờ và tăng cường khả năng giám sát hoạt động hàng ngày.
Việc triển khai Jodoo đã mang lại kết quả tức thì và có thể đo lường được cho Atlasat, giúp chuyển đổi hoạt động nội bộ của họ.
| Chỉ số hiệu suất chính | Trước Jodoo | Sau Jodoo |
|---|---|---|
| Các mẫu đơn giấy đã được xử lý | Hơn 100 mỗi tháng | 0 (Đã được số hóa hoàn toàn) |
| Phương pháp báo cáo | Hướng dẫn bằng WhatsApp | Biểu mẫu kỹ thuật số tự động |
| Tốc độ tải ứng dụng | Chậm (Các công cụ trước đây) | Nhanh và nhẹ |
| Cần tuyển lập trình viên CNTT | Cao (Phát triển truyền thống) | Zero (Nền tảng không cần lập trình) |
Tăng hiệu quả đáng kể: Hiện tại, nhóm CNTT xử lý hơn 100 biểu mẫu điện tử mỗi tháng. Thời gian dành cho việc tính toán tiền làm thêm giờ hàng tháng đã giảm từ nhiều ngày thống kê thủ công xuống còn việc tạo báo cáo gần như tức thì.
66% Giảm thời gian cộng tácBằng cách loại bỏ nhu cầu "liên tục theo dõi" trong các nhóm trò chuyện, các nhà quản lý đã tiết kiệm được hàng giờ công việc hành chính mỗi tuần. Thông tin hiện được "đồng bộ hóa" theo mặc định.
100% Minh bạch và Trách nhiệm giải trìnhNút thắt cổ chai "Chữ ký trực tiếp" đã được loại bỏ. Các phê duyệt trước đây mất hàng giờ—hoặc thậm chí cả ngày nếu người quản lý đi công tác—giờ đây được hoàn tất trong vài phút thông qua thông báo đẩy trên điện thoại di động. Điều này đã tạo ra một văn hóa trách nhiệm, vì mỗi bước trong quy trình đều được ghi lại thời gian và được chỉ định cho người chịu trách nhiệm cụ thể.
Tỷ lệ người dùng chấp nhận và hài lòng cao.Mặc dù tính chất công ty thiên về kỹ thuật, nhưng tính chất “nhanh chóng và dễ sử dụng” của nền tảng đã giúp nhân viên không chuyên về kỹ thuật nhanh chóng áp dụng. Nhân viên cho biết hệ thống “dễ sử dụng hơn nhiều” và nhanh hơn đáng kể so với các nỗ lực số hóa trước đây. Thiết kế ưu tiên thiết bị di động được đánh giá cao, vì nó cho phép các kỹ sư hiện trường gửi báo cáo mà không cần phải mở máy tính xách tay.
Lãnh đạo dựa trên dữ liệu: Các giám đốc bán hàng không còn cần phải "chạy theo" đội ngũ của mình để cập nhật thông tin nữa. Khả năng hiển thị theo thời gian thực do Jodoo cung cấp đã chuyển đổi mô hình quản lý từ phản ứng "hỏi" sang mô hình chủ động "giám sát". Sự thay đổi này đã cho phép ban lãnh đạo tập trung vào tăng trưởng chiến lược thay vì giải quyết các vấn đề hành chính khẩn cấp.
Triển vọng tương lai: Thực sự nắm quyền kiểm soát vận mệnh kỹ thuật số của chúng ta
Thành công của Atlasat với Jodoo đã chứng minh rằng số hóa không nhất thiết phải phức tạp hay đòi hỏi nguồn lực CNTT lớn. Bằng cách trao quyền tạo ứng dụng cho đội ngũ vận hành kỹ thuật, họ đã đạt được quyền tự chủ thực sự trong kinh doanh.
“Jodoo nhanh và dễ sử dụng. Nó đơn giản, dễ dàng và trực quan hơn so với các hệ thống khác mà chúng tôi đã thử. Nó đã giúp giám đốc bán hàng của chúng tôi theo dõi hoạt động của nhóm một cách hiệu quả mà không cần phải liên tục hỏi về tiến độ.”
— Weljie, Tổng Giám đốc Vận hành Kỹ thuật, Atlasat
Trong tương lai, Atlasat dự định mở rộng việc sử dụng Jodoo ra ngoài phạm vi bộ phận CNTT và bán hàng, mang lại lợi ích của tự động hóa không cần lập trình cho các bộ phận khác trong công ty. Hơn nữa, sau khi trực tiếp trải nghiệm giá trị của Jodoo, Atlasat hiện rất tin tưởng vào sản phẩm này đến mức họ thậm chí đang cân nhắc trở thành nhà phân phối. Họ nhận thấy một cơ hội to lớn để giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ khác tại Indonesia chuyển đổi từ các quy trình thủ công sang ứng dụng công nghệ số.
Bạn đã sẵn sàng trao quyền cho người dùng doanh nghiệp và đạt được lợi tức đầu tư nhanh chóng chưa?
