Atlasat: Как автоматизация без программирования устранила бумажную работу и оптимизировала операции ведущего индонезийского ITSP-провайдера.

Компания Atlasat, основанная в 2001 году, является одним из первых индонезийских поставщиков услуг интернет-телефонии (ITSP). За последние два десятилетия компания значительно развилась, расширив свой портфель услуг за пределы традиционной телефонии и предложив комплексные цифровые решения. Сегодня Atlasat предоставляет передовые приложения для сбора информации, решение для обработки больших данных, известное как Datawiz, для поиска должников и электронной идентификации клиентов (eKYC), а также инструменты на основе искусственного интеллекта. Компания обслуживает более 1000 крупных компаний, основными клиентами которой являются предприятия банковского, финансового, финтех- и страхового секторов.

Задача: Компания Paper-Based Processes Limited, быстрорастущий поставщик технологических решений.

Компания Atlasat заработала свою репутацию, предоставляя клиентам передовые телекоммуникационные и информационные решения. Однако внутри компании некоторые повседневные рабочие процессы по-прежнему основывались на бумажных формах и разрозненных сообщениях. ИТ-отделам и отделам продаж по-прежнему приходилось управлять согласованиями, обновлениями информации о деятельности и записями, связанными с расходами, с помощью ручных процессов.

До того, как компания Atlasat открыла для себя Jodoo, она сталкивалась со значительными проблемами в своей повседневной работе. Например, для обработки заявок на сверхурочную работу и запросов на возмещение расходов сотрудникам ИТ-отдела приходилось заполнять бумажные формы. Затем эти формы нужно было передавать руководителям для получения подписи.

Этот ручной хаос привёл к трём основным проблемам:

Трудоемкие процедуры согласованияОсновные процессы, такие как запросы на сверхурочную работу в ИТ-отделе и возмещение расходов, полностью осуществлялись на бумажных носителях. Сотрудникам приходилось заполнять бумажные формы и разыскивать руководителей для получения рукописных подписей. Физическая пересылка бумажных форм вызывала значительные задержки. При обработке более 100 заявок на сверхурочную работу ежемесячно огромный объем бумажной работы стал огромной административной нагрузкой.

Неэффективное отслеживание и отчетностьДля сотрудников, работающих из дома или посещающих объекты клиентов, отчетность велась неофициально через группы WhatsApp. Руководителям и отделу кадров приходилось вручную просматривать историю чатов для сбора данных, составления отчетов и расчета сверхурочных часов. Этот процесс был не только трудоемким, но и крайне подвержен ошибкам.

Отсутствие видимости в реальном времениРуководство, включая директора по продажам, не имело централизованной системы для мониторинга деятельности команды. Им приходилось постоянно запрашивать информацию о ходе работы, что нарушало рабочий процесс и снижало общую производительность.

Компания Atlasat понимала, что ей необходимо цифровое решение для эффективного мониторинга повседневной деятельности. Первоначально они оценивали другие платформы, включая Lark и Microsoft Office 365. Однако Lark оказался слишком ресурсоемким и медленно загружался, особенно на мобильных устройствах. Microsoft Office 365, с другой стороны, оказался чрезмерно сложным, особенно в части настройки автоматизированных рабочих процессов.

“Мы использовали бумажные бланки, — вспоминает Велджи, генеральный менеджер по техническим операциям. — Менеджерам приходилось вручную рассчитывать сверхурочные в конце месяца, а директорам по продажам постоянно приходилось запрашивать обновления в групповых чатах, чтобы просто знать, где находятся их команды”.

Решение: Небольшая операционная группа настраивает рабочие процессы с помощью Jodoo.

Компания Atlasat нуждалась в платформе, которая была бы легкой, быстрой и достаточно простой для создания пользовательских рабочих процессов без написания кода. Jodoo предложила идеальный баланс: она была намного легче и быстрее, чем Lark, и значительно проще в настройке рабочих процессов по сравнению с Microsoft. Имея небольшую команду всего из трех человек, Велджи возглавил инициативу по цифровизации внутренних процессов компании.

После месячного пробного периода Велджи представил результаты президенту-директору, который одобрил усыновление Джоду.

Реализация: Оцифровка трех ежедневных операционных процессов.

Под руководством Велджи и небольшой технической команды из всего трех человек компания Atlasat внедрила Jodoo в трех критически важных бизнес-сценариях, доказав, что небольшая, гибкая команда может осуществлять масштабные организационные изменения без необходимости привлечения значительных ресурсов для программирования.

Автоматизация ИТ-операций и управление сверхурочной работой

Команда настроила новый рабочий процесс ИТ-операций в Jodoo для управления запросами на сверхурочную работу и соответствующими согласованиями. Запросы на сверхурочную работу, которые ранее требовали физических подписей и ручного подсчета в конце месяца, теперь обрабатываются с помощью автоматизированных рабочих процессов. После завершения сотрудником работы в позднее время суток, он регистрирует отработанные часы и конкретные детали работы в цифровом виде. Это мгновенно отправляет уведомление на утверждение руководителю. Отделу кадров больше не нужно просматривать журналы чатов или вручную подсчитывать согласования в конце месяца; теперь у них есть чистый, экспортируемый отчет обо всех утвержденных сверхурочных часах, готовый для обработки в рамках расчета заработной платы.

Расширение прав и возможностей сотрудников отдела продаж и финансовая прозрачность

Компания Atlasat применила гибридный подход, модифицировав существующий шаблон CRM под свою уникальную организационную структуру. Они добавили специальный “Рабочий процесс возмещения расходов” для выездных торговых представителей. Когда торговый представитель несет расходы во время визита к клиенту, он может мгновенно отправить заявку через свое мобильное устройство, прикрепив фотографии чеков. Это не только ускорило цикл возмещения, но и предоставило финансовому отделу более четкую и отслеживаемую запись полевых расходов, снизив риск потери чеков или спорных заявок.

Дистанционный и полевой мониторинг (от разрозненных сообщений до структурированных отчетов)

Для сотрудников, работающих из дома или посещающих клиентов на местах, компания Atlasat разработала форму “Ежедневная активность и отсутствие”. Эта форма служит одновременно цифровым устройством для учета рабочего времени и отчетом о ходе работы. Вместо отправки разрозненных сообщений в WhatsApp сотрудники теперь предоставляют структурированные ежедневные отчеты. Директора по продажам и технические менеджеры могут просматривать панели мониторинга в режиме реального времени, чтобы точно видеть, где находятся их команды и какой прогресс достигнут по конкретным проектам. Эта модель “самообслуживания” данных может сократить необходимость в постоянных совещаниях по проверке состояния дел, высвобождая часы времени руководителей каждую неделю.

Результаты: меньше бумажной работы и более четкая ежедневная оперативная информация.

Внедрение Jodoo принесло компании Atlasat немедленные и измеримые результаты, трансформировав ее внутренние процессы.

Ключевой показатель эффективности	До Джоду	После Джоду
Обработка бумажных форм	Более 100 в месяц	0 (Полностью оцифровано)
Метод составления отчета	Инструкция через WhatsApp	Автоматизированные цифровые формы
Скорость загрузки приложения	Медленно (Предыдущие инструменты)	Быстрый и легкий
Требуется знание ИТ-программирования.	Высокий (традиционный уровень развития)	Zero (платформа без кода)

Значительное повышение эффективности: Теперь ИТ-команда обрабатывает более 100 цифровых форм в месяц. Время, затрачиваемое на ежемесячные расчеты сверхурочных, сократилось с нескольких дней ручного подсчета до практически мгновенного формирования отчетов.

66% Сокращение времени совместной работыБлагодаря устранению необходимости в “повторных обращениях” в групповых чатах, менеджеры еженедельно экономили часы административной работы. Теперь информация “синхронизируется” по умолчанию.

100% Прозрачность и подотчетностьПроблема “физической подписи” решена. Процессы утверждения, которые раньше занимали часы — или даже дни, если менеджер был в командировке, — теперь завершаются за минуты благодаря мобильным push-уведомлениям. Это создало культуру подотчетности, поскольку каждый этап процесса имеет временную метку и назначается конкретному ответственному лицу.

Высокий уровень внедрения и удовлетворенности пользователей.Несмотря на технический характер компании, “быстрота и простота” платформы привели к быстрому внедрению среди нетехнического персонала. Сотрудники сообщили, что система “намного проще в использовании” и значительно быстрее, чем предыдущие попытки цифровизации. Особой похвалы удостоился дизайн, ориентированный на мобильные устройства, поскольку он позволял инженерам на местах отправлять отчеты, не открывая ноутбук.

Лидерство, основанное на данныхРуководителям отделов продаж больше не нужно “выпрашивать” обновления у своих команд. Благодаря возможности отслеживания данных в режиме реального времени, предоставляемой Jodoo, управление перешло от реактивной модели “запросов” к проактивной модели “мониторинга”. Этот сдвиг позволил руководству сосредоточиться на стратегическом росте, а не на решении административных проблем.

Перспективы на будущее: Возьмите под контроль нашу цифровую судьбу.

Успех Atlasat с Jodoo доказал, что цифровизация не обязательно должна быть сложной или требовать значительных ИТ-ресурсов. Предоставив возможности создания приложений в руки команды технического обеспечения, они достигли подлинной автономии бизнеса.

“Jodoo — быстрая и простая в использовании система. Она проще, удобнее и понятнее, чем другие системы, которые мы пробовали. Она значительно помогла нашему директору по продажам отслеживать активность команды, избавив его от необходимости постоянно запрашивать обновления о ходе работы”.”
— Велджи, генеральный менеджер по техническим операциям, Atlasat

В перспективе Atlasat планирует расширить использование Jodoo за пределы ИТ-отдела и отдела продаж, распространив преимущества автоматизации без программирования на другие подразделения компании. Более того, убедившись в преимуществах Jodoo на собственном опыте, Atlasat настолько уверена в её эффективности, что даже рассматривает возможность стать реселлером. Компания видит огромные возможности для того, чтобы помочь другим малым и средним предприятиям в Индонезии отказаться от ручных процессов и перейти к цифровой трансформации.

Готовы расширить возможности ваших бизнес-пользователей и добиться быстрой окупаемости инвестиций?

[Запросить демонстрацию Jodoo]