Datwyler: Die Lücke zwischen traditionellem Lean und digitaler Exzellenz schließen

Datwyler, ein international führender Entwickler und Hersteller von spezialisierten Elastomerkomponenten und Dichtungslösungen für die Gesundheitsbranche, hat sich durch Präzision und Zuverlässigkeit einen Namen gemacht. Mit 25 Produktionsstandorten auf vier Kontinenten und über 7.500 Mitarbeitern erwirtschaftet das Unternehmen einen Jahresumsatz von mehr als 1,4 Milliarden US-Dollar. Es produziert jährlich Milliarden systemkritischer Komponenten, darunter Sekundärverpackungen wie Aluminiumkappen für Impfstoffe und Injektionspräparate.

Das Herzstück der operativen Exzellenz von Datwyler ist sein robustes Produktionssystem, das Lean Management und kontinuierliche Verbesserung stark in den Vordergrund stellt. Eine zentrale Säule dieser Kultur ist das Ideenmanagementsystem, das innovative Vorschläge von Mitarbeitern aller Ebenen erfasst und umsetzt. Trotz der fortschrittlichen Fertigungskapazitäten des Unternehmens war dieser wichtige Prozess jedoch durch veraltete, manuelle Methoden stark beeinträchtigt.

Datwylers deutsches Werk, spezialisiert auf Sekundärverpackungslösungen wie Aluminiumkappen für Impfstoffe, nutzte bisher ein manuelles Ideenmanagement. Dieses war zwar kulturell verankert, litt jedoch unter mangelnder Nachverfolgbarkeit, Datensilos und einem hohen administrativen Aufwand. Durch die Implementierung einer flexiblen, digitalen Lösung transformierte Datwyler sein Ideenmanagement von einer physischen Tafel in ein transparentes, datengesteuertes System. Dieser Wandel ermöglichte die vollständige Rückverfolgbarkeit von Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung, eliminierte das Risiko verlorener Ideen und bot Stakeholdern im gesamten Unternehmen Echtzeit-Einblicke in operative Exzellenz.

Die Herausforderung: Ein weltweit führender Anbieter von Pharmaverpackungen, dessen Management auf papierbasierten Ideen beruht

In der Pharmabranche ist Präzision nicht nur ein Ziel, sondern eine Grundvoraussetzung. Datwylers Werk in Deutschland produziert wichtige Aluminiumkappen für lebensrettende Impfstoffe. Hier muss jeder Prozess im Hinblick auf Qualität und Sicherheit optimiert werden. Kern dieser operativen Exzellenz ist die Lean-Management-Philosophie des Unternehmens, die von einem Lean Manager geleitet wird. Dessen Aufgabe ist es, Verschwendung zu eliminieren und die Wertschöpfung durch kontinuierliche Verbesserung zu maximieren.

Das System, das eigentlich Innovationen fördern sollte – das Ideenmanagementsystem –, entwickelte sich jedoch selbst zu einer Quelle von Verschwendung. Jahrelang basierte es ausschließlich auf Papierformularen und physischen Whiteboards. Hatte ein Mitarbeiter einen Verbesserungsvorschlag oder eine Idee zur Abfallreduzierung, musste er ein Formular ausfüllen und es seinem Abteilungsleiter geben. Dieser sammelte die Formulare ein und brachte sie zu einem zweiwöchentlichen Treffen mit dem Lean Manager. In diesen Treffen wurden Ideen diskutiert und Verantwortlichkeiten mithilfe farbiger Magnete auf einem Kanban-Board verteilt.

Dieses manuelle Chaos führte zu mehreren gravierenden Engpässen:

Mangelnde Rückverfolgbarkeit und TransparenzDa Hunderte von Ideen auf Papier an Pinnwänden hingen, war es nahezu unmöglich, den Status, die Bearbeitungszeit oder die Historie einzelner Vorschläge nachzuverfolgen. Dem Lean Manager und den Abteilungsleitern fehlte ein zentraler Überblick, was die Fortschrittskontrolle und die Identifizierung ins Stocken geratener Initiativen erschwerte.

Hindernisse in der ZusammenarbeitDie physische Struktur des Systems führte dazu, dass Ideen isoliert voneinander entstanden. Mitarbeiter konnten Vorschläge aus anderen Abteilungen nicht ohne Weiteres einsehen, und es gab keine effiziente Möglichkeit, Ideen nach Kategorie, Status oder verantwortlicher Person zu filtern.

Ineffizientes BerechtigungsmanagementDatwyler versuchte, den Prozess mithilfe gängiger Kollaborationstools wie Microsoft Teams zu digitalisieren. Dieser Ansatz scheiterte jedoch, da er doppelte Arbeit erforderte – die Daten mussten von Papier in das System eingegeben werden – und es fehlte an differenzierten Berechtigungssteuerungen. Ohne die Möglichkeit, spezifische Rollen (wie Bearbeitungs- oder Leserechte) zuzuweisen, war das System fehleranfällig, beispielsweise durch versehentliches Löschen oder unautorisierte Änderungen.

Langsame AusführungszyklenDie Kombination aus mangelnder Nachvollziehbarkeit, manuellen Übergaben und begrenzten Kapazitäten führte dazu, dass die Umsetzung von Ideen oft viel zu lange dauerte. Die Mitarbeiter waren über das langsame Umsetzungstempo frustriert, obwohl sie weiterhin motiviert waren, sich einzubringen.

UmweltauswirkungenDie starke Abhängigkeit von Papierformularen war nicht nur ineffizient, sondern widersprach auch den Nachhaltigkeitszielen des Unternehmens. Das ständige Drucken, Kopieren und die physische Aufbewahrung von Papierdokumenten erzeugten unnötigen Abfall und standen im Widerspruch zu Datwylers Verpflichtung zu umweltverträglichen Praktiken.

Datwyler erkannte, dass zur Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und zur Sicherung des Wettbewerbsvorteils eine digitale Lösung erforderlich war, die ebenso präzise und effizient wie die Fertigungsprozesse selbst war. Das Unternehmen benötigte eine Plattform, die Echtzeit-Transparenz bot, die Zusammenarbeit optimierte und das Lean-Management-Team unterstützte, ohne umfangreiche IT-Ressourcen zu erfordern.

”Wir hatten das Problem der Rückverfolgbarkeit“, bemerkte der Lean Manager. „In einem digitalen System können Ideen nicht verloren gehen. Sie werden immer nachverfolgt, und es ist einfach leichter, den gesamten Lebenszyklus von der Einreichung bis zum Abschluss zu verwalten.“.

Die Lösung: Eine digitale “Ideenfabrik”, die auf Flexibilität ausgelegt ist

Die Suche nach einem besseren System wurde vom Lean Manager von Datwyler vorangetrieben, der den Auftrag hatte, ein flexibles, anpassbares Tool zu finden, das optimal auf die spezifischen Arbeitsabläufe des Unternehmens abgestimmt war. Die interne IT-Abteilung konzentrierte sich auf die Wartung der Kerninfrastruktur des Werks und hatte nicht die Kapazitäten, eine kundenspezifische Anwendung von Grund auf zu entwickeln.

Der Durchbruch gelang, als der Lean Manager erfuhr, dass eines der Werke von Datwyler in Asien Jodoo erfolgreich für Dokumentenmanagement und andere operative Aufgaben einsetzte. Angeregt durch das positive Feedback, evaluierte der Lean Manager Jodoo zusammen mit anderen Optionen mithilfe von Online-Recherchen. Ausschlaggebend war die beispiellose Flexibilität von Jodoo: Dank der No-Code-Architektur konnte der Lean Manager ein System entwickeln, das exakt auf die individuellen Anforderungen von Datwyler zugeschnitten war – ganz ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben.

Mit Jodoo konnte der Lean Manager schnell ein umfassendes, digitales Ideenmanagementsystem entwickeln und implementieren. Die neue Plattform transformierte den gesamten Workflow und brachte Transparenz, Effizienz und Automatisierung in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Phase 1: Digitalisierung der Arbeitsabläufe ohne Verlust der Unternehmenskultur

Das neue digitale System wurde so konzipiert, dass es die erfolgreiche Logik des alten papierbasierten Systems widerspiegelt, jedoch mit den Vorteilen der Automatisierung.

Kern der Lösung ist ein standardisiertes, digitales Einreichungsformular. Mitarbeiter können ihre Ideen nun einfach über die Jodoo-Plattform einreichen, wodurch Papierformulare überflüssig werden. Nach dem Absenden ist die Idee sofort im System sichtbar, inklusive aller notwendigen Details und Anhänge. Der Workflow bleibt vertraut, aber jeder Schritt wird nun automatisch mit einem Zeitstempel versehen und nachverfolgt.

Der Workflow bewahrt den kollaborativen Charakter des ursprünglichen Prozesses, reduziert aber den administrativen Aufwand. Das Team trifft sich weiterhin alle zwei Wochen, um Aufgaben zu besprechen und zu verteilen – so wird die abteilungsübergreifende Transparenz und Einbindung sichergestellt. Die eigentliche Ideenverwaltung erfolgt jedoch vollständig digital. Abteilungsleiter können Einreichungen prüfen, Kommentare hinzufügen und Statusaktualisierungen direkt in der App vornehmen.

Phase 2: Echtzeit-Dashboards für operative Exzellenz

Eine der wichtigsten Verbesserungen war die Einführung von Live-Dashboards. Diese Dashboards bieten eine zentrale Datenquelle für den gesamten Betrieb. Der Lean Manager und die Unternehmensleitung haben nun einen sofortigen Überblick über das gesamte Ideenmanagementsystem.

Einreichungsvolumen: Echtzeit-Verfolgung der Anzahl der monatlich eingereichten Ideen.

StatusverfolgungEine klare visuelle Darstellung, welche Ideen “Neu”, “In Bearbeitung” oder “Abgeschlossen” sind.”

Wirkungskennzahlen: Erfassung der durch jede umgesetzte Idee erzielten “Einsparungen” und damit Herstellung eines direkten Zusammenhangs zwischen Lean-Initiativen und dem Endergebnis.

BonusverwaltungZur Berechnung der Vergütung und der Boni für Mitarbeiter, deren Ideen zu signifikanten Verbesserungen führten, wurde ein spezielles, geschütztes Dashboard entwickelt, um ein faires und transparentes Anreizsystem zu gewährleisten.

Alle Mitarbeitenden des Unternehmens haben Zugriff auf ein zentrales Dashboard mit wichtigen Kennzahlen. Diese Transparenz hat ein stärkeres Verantwortungsgefühl und einen gesunden Wettbewerb zwischen den Abteilungen gefördert.

Phase 3: Förderung von Nachhaltigkeit und Entwicklung digitaler Talente

Das wohl bemerkenswerteste an der Implementierung ist, dass sie vollständig vom Lean Manager, einem Anwender ohne technische Vorkenntnisse, durchgeführt wurde. Dank der intuitiven Drag-and-Drop-Oberfläche von Jodoo konnte der Lean Manager Formulare erstellen, automatisierte Arbeitsabläufe einrichten und komplexe Berechtigungsstrukturen konfigurieren, ohne auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein.

Bei kleineren Problemen – wie beispielsweise einer vorübergehenden Störung in der Berechnungsformel für die Vergütung – konnte der Lean Manager das Problem schnell erkennen und die Systemeinstellungen umgehend anpassen, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Diese hohe Autonomie hat die digitale Transformation im Lean-Management-Bereich deutlich beschleunigt.

Darüber hinaus reduzierte die Umstellung auf eine digitale Plattform den Papierverbrauch des Unternehmens deutlich und brachte das Ideenmanagementsystem mit den übergeordneten Nachhaltigkeitszielen von Datwyler in Einklang. Indem das Unternehmen auch Mitarbeitern ohne technischen Hintergrund die Möglichkeit gibt, digitale Tools zu entwickeln und zu verwalten, fördert es aktiv eine neue Generation digitaler Talente aus den eigenen Reihen.

Die Ergebnisse: Transparenz, Verantwortlichkeit und eine Innovationskultur

Der Übergang von Papier zu einer digitalen “Ideenfabrik” hat Datwylers Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung grundlegend verändert. Der Lean Manager merkt zwar an, dass sich die “Zeitersparnis” schwer in Zahlen ausdrücken lässt – da der Fokus auf Qualität und Transparenz lag –, doch die qualitativen Auswirkungen sind enorm.

Leistungskennzahl	Vor Jodoo	Nach Jodoo
Ideenrückverfolgbarkeit	Nahezu Null (Papierbasiert)	100% Echtzeit-Sichtbarkeity: Alle jemals eingereichten Ideen sind nun archiviert und durchsuchbar. Die Vorlaufzeit für Verbesserungen ist einsehbar, sodass Manager Engpässe im Implementierungsprozess erkennen und beseitigen können.
Datengenauigkeit	Anfällig für manuelle Fehler	Keine verlorenen IdeenDas Risiko, dass physische Dokumente verloren gehen oder ignoriert werden, wurde beseitigt. Jeder Mitarbeiter weiß, dass seine Meinung gehört und sein Beitrag erfasst wird. Standardisierte DateneingabeDas digitale System zwingt Führungskräfte dazu, alle erforderlichen Felder auszufüllen und stellt so sicher, dass jede Idee ordnungsgemäß dokumentiert und bewertet wird, bevor sie weiterverfolgt wird. Dies hat die Qualität der für die Entscheidungsfindung verwendeten Daten deutlich verbessert.
Bearbeitungszeit der Belohnung	Wochen (Manuelle Berechnung)	SofortAutomatisierte Nachverfolgung und Berechnung.
Datenintegrität	Arm	Verbesserte DatenintegritätDurch die detaillierte Berechtigungsverwaltung hat die Einrichtung die bei Standardtools häufig auftretende Fehlerquelle eliminiert. Nur autorisiertes Personal kann Ideen durch den Workflow leiten oder kritische Daten bearbeiten.
Umweltauswirkungen	Hoher Papierabfall	UmweltfreundlichDeutliche Reduzierung des Papierverbrauchs, was die Nachhaltigkeitsziele des Unternehmens unterstützt.

Die Einführung des neuen Systems verlief ohne Widerstand seitens der Belegschaft. Die Mitarbeiter empfanden die Jodoo-Plattform als äußerst benutzerfreundlich, und der Übergang von Papier zu digital verlief reibungslos. Die transparenten Dashboards erleichtern es den Abteilungsleitern zudem, die Leistungen ihrer Teams zu überwachen und sie so effektiv zu einer intensiveren Auseinandersetzung mit dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu motivieren.

Es ist ein äußerst flexibles Werkzeug., Sie können es selbst anpassen oder verbessern, während sich Ihre Prozesse weiterentwickeln.

Zukunftsaussichten: Skalierung von Digital Lean im gesamten Unternehmen

Der Erfolg des Ideenmanagementsystems hat die Grundlage für eine umfassendere digitale Transformation bei Datwyler geschaffen. Das Lean-Management-Team prüft bereits weitere ineffiziente manuelle Prozesse, die von demselben flexiblen Ansatz profitieren könnten.

Indem Datwyler bewies, dass digitale Werkzeuge traditionelle Lean-Werte ergänzen – und nicht ersetzen – können, schuf er einen Leitfaden für andere Produktionsstätten. Ziel ist es, von einem Zustand, in dem Führungskräfte “zu beschäftigt” für Verbesserungen sind, zu einem Zustand zu gelangen, in dem das System selbst die nötige Zeit für Innovationen schafft.

Der Erfolg des Ideenmanagementsystems hat den Wert der No-Code-Digitalisierung bei Datwyler unter Beweis gestellt. Indem das Unternehmen seinen Anwendern die Werkzeuge zur Verfügung stellte, um eigene Lösungen zu entwickeln, hat es ein neues Maß an Agilität und Effizienz erreicht.

”Jodoo ist ein äußerst flexibles Tool, das man selbst anpassen und verbessern kann“, sagt der Lean Manager bei Datwyler. „Es hat uns die dringend benötigte Transparenz und Nachvollziehbarkeit verschafft, ohne den Aufwand einer komplexen IT-Implementierung.“.

Mit Blick auf die Zukunft erkundet der Lean Manager bereits neue Einsatzmöglichkeiten für Jodoo. Die Digitalisierung der Problemlösungsprozesse des Unternehmens, weg von einer Demoversion hin zu einem vollständig integrierten digitalen Prozess, ist in Planung. Die Ausweitung des Jodoo-Einsatzes auf andere Abteilungen, wie beispielsweise Umwelt-, Gesundheits- und Arbeitsschutz (EHS), erfordert zwar noch weitere interne Überzeugungsarbeit, die Grundlage dafür ist jedoch gelegt.

Datwyler hat bewiesen, dass wahre operative Exzellenz nicht nur durch fortschrittliche Fertigungstechnologien erreicht wird, sondern auch durch die Bereitstellung der richtigen digitalen Werkzeuge für die Mitarbeiter in der Produktion. Mit Jodoo ist Datwyler bestens gerüstet, den Weg der kontinuierlichen Verbesserung fortzusetzen und sicherzustellen, dass jede gute Idee erfasst, verfolgt und in konkreten Geschäftswert umgewandelt wird.

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