26%
Tăng hiệu quả kinh doanh tổng thể
28
Số giờ tiết kiệm được mỗi tháng trên mỗi nhân viên
$500,000+
Tiết kiệm chi phí dự án CNTT
CICO, một doanh nghiệp chịu trách nhiệm vận hành hơn 4.000 km đường cao tốc. Với lực lượng lao động hơn 12.000 người và doanh thu hàng năm vượt quá 1 tỷ 4 tỷ 2 tỷ USD, CICO không chỉ đơn thuần là một nhà điều hành đường cao tốc; mà còn là động lực quan trọng cho sự phát triển khu vực và là nhà lãnh đạo quốc gia trong lĩnh vực quản lý giao thông vận tải.
CICO là một công ty tiên phong trong việc áp dụng công nghệ thông minh, từ việc đạt được phạm vi phủ sóng hơn 95% ETC (Thu phí điện tử) đến việc thí điểm các trạm thu phí không người lái. Tuy nhiên, với tư cách là một doanh nghiệp đã trưởng thành, CICO phải đối mặt với một thách thức mới và phức tạp: làm thế nào để chuyển từ vị trí dẫn đầu sang vị trí nhà đổi mới thực sự. Công ty sở hữu lượng dữ liệu khổng lồ, nhưng chúng lại bị mắc kẹt trong các hệ thống rời rạc. Các quy trình của họ đáng tin cậy, nhưng lại chậm và dựa trên giấy tờ. Họ có đội ngũ nhân viên tài năng, nhưng lại thiếu các công cụ kỹ thuật số để khai thác tối đa tiềm năng của họ.
Đây là câu chuyện về cách CICO đón nhận một cách tư duy mới về công nghệ. Thay vì triển khai một dự án CNTT khổng lồ, từ trên xuống dưới, họ đã trao quyền cho chính nhân viên của mình – những người vận hành hệ thống mỗi ngày – trở thành “nhà phát triển nghiệp dư”. Sử dụng nền tảng không cần lập trình, họ đã xây dựng một hệ thống thần kinh kỹ thuật số mới cho công ty, từng ứng dụng một. Kết quả đạt được rất ấn tượng, không chỉ đối với lợi nhuận của công ty mà còn cả văn hóa của tổ chức.
Thách thức: Ba rào cản đối với chuyển đổi số
Đối với một công ty luôn tự hào về hiệu quả hoạt động, CICO nhận thấy rằng các quy trình nội bộ của mình không theo kịp tham vọng. Ban lãnh đạo đã xác định ba rào cản chính đang cản trở công ty đạt được tiềm năng kỹ thuật số tối đa.
Mê cung dữ liệu: Mắc kẹt trong mạng lưới các hệ thống rời rạc
Giống như nhiều tổ chức lớn khác, CICO đã tích lũy một lượng dữ liệu khổng lồ qua nhiều năm. Vấn đề là dữ liệu này bị khóa trong các hệ thống riêng biệt, không liên kết với nhau. Thông tin từ việc thu phí đường bộ, bảo trì đường sá, nhân sự và tài chính đều nằm trong các kho dữ liệu kỹ thuật số riêng lẻ. Điều này tạo ra một mê cung dữ liệu gần như không thể điều hướng.
Nhân viên đã lãng phí vô số giờ để chuyển đổi giữa các hệ thống khác nhau, tìm kiếm thông tin thủ công, rồi sao chép và dán vào bảng tính. Quá trình này chậm chạp, gây khó chịu và đầy lỗi. Việc có được cái nhìn tổng thể, thống nhất về hoạt động kinh doanh là điều không thể. Sự phân mảnh dữ liệu này khiến việc phát hiện xu hướng, xác định rủi ro và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu trở nên khó khăn. Công ty giàu dữ liệu nhưng lại nghèo thông tin.
Kẹt Giấy: Chìm đắm trong các quy trình làm việc thủ công, lặp đi lặp lại
Nhiều hoạt động quan trọng hàng ngày của CICO vẫn còn lạc hậu, phụ thuộc vào các quy trình chậm chạp, dựa trên giấy tờ. Một ví dụ điển hình là báo cáo thu phí đường bộ hàng ngày. Mỗi ngày, tại mỗi trạm thu phí, nhân viên phải tỉ mỉ điền vào một lượng lớn biểu mẫu giấy. Phần lớn thông tin lặp đi lặp lại, nhưng phải được điền bằng tay, mỗi lần đều như vậy. Sau đó, người giám sát sẽ thu thập tất cả các biểu mẫu, kiểm tra lỗi thủ công và tổng hợp chúng thành một báo cáo tóm tắt. Toàn bộ quá trình mất hàng giờ và là nguồn gốc chính gây ra sự bực bội và kiệt sức cho nhân viên.
Tình trạng “tắc nghẽn giấy tờ” này không chỉ kém hiệu quả mà còn tiềm ẩn rủi ro. Nó tạo ra cơ hội cho sai sót, gây khó khăn trong việc theo dõi hiệu suất theo thời gian thực và làm chậm trễ việc truyền tải thông tin tài chính quan trọng về trụ sở chính. Đây là một ví dụ rõ ràng về việc các quy trình lỗi thời đang kìm hãm hiệu suất của công ty.
Khoảng cách về nhân tài: Khó khăn trong việc xây dựng và duy trì phần mềm tùy chỉnh
Ban lãnh đạo của CICO biết rằng công nghệ là câu trả lời, nhưng họ đã từng thất bại với các dự án CNTT truyền thống trong quá khứ. Việc cạnh tranh với các công ty công nghệ tư nhân để thu hút nhân tài CNTT hàng đầu rất khó khăn. Ngay cả khi họ thành công trong việc xây dựng hoặc mua một hệ thống phần mềm mới, nó thường trở thành một "hệ thống ma" - một phần mềm đắt tiền mà không ai sử dụng.
Như một nhà quản lý đã giải thích, những hệ thống được xây dựng riêng này thường thất bại vì các nhà phát triển không thực sự hiểu nhu cầu của doanh nghiệp. Phần mềm phức tạp, thiếu linh hoạt và không phù hợp với cách thức làm việc thực tế của mọi người. Và một khi hệ thống được xây dựng xong, không có ai trong nội bộ công ty có kỹ năng để bảo trì hoặc cập nhật nó. CICO nhận ra rằng họ không thể chỉ dùng tiền để mua chuộc quá trình chuyển đổi số. Họ cần một cách tiếp cận mới—một cách tiếp cận sẽ trao quyền lực của công nghệ trực tiếp vào tay chính nhân viên của họ.
Giải pháp: Xây dựng xa lộ kỹ thuật số, từng ứng dụng một.
Bước đột phá của CICO đến khi họ thay đổi tư duy. Thay vì cố gắng tìm một phần mềm duy nhất, nguyên khối để giải quyết mọi vấn đề, họ đã chọn một nền tảng linh hoạt, không cần lập trình – Jodoo – và giao nó cho nhân viên của mình sử dụng. Họ đã khởi động chương trình “nhà phát triển nghiệp dư”, trao quyền cho những người hiểu rõ hoạt động kinh doanh nhất để xây dựng các giải pháp mà họ cần.
Chiến lược này là phản ứng trực tiếp đối với các vấn đề về nhân tài và sự cứng nhắc, cho phép các chuyên gia kinh doanh xây dựng các ứng dụng phù hợp hoàn hảo với thực tế hoạt động của họ.
Phương pháp tiếp cận từ cơ sở này đã đạt được thành công vang dội. Dưới đây là cách đội ngũ của CICO đã giải quyết ba thách thức lớn nhất của họ.
Xây dựng cây cầu bắc qua mê cung dữ liệu
Để phá vỡ các kho dữ liệu riêng lẻ, CICO đã sử dụng Jodoo để xây dựng một nền tảng dữ liệu thống nhất, tạo ra một nguồn thông tin duy nhất cho toàn bộ tổ chức. Họ đã kết nối tất cả các hệ thống thông tin khác nhau, thu thập dữ liệu từ mọi bộ phận kinh doanh vào một kho dữ liệu trung tâm. Hiện nay, công ty có hơn 110 terabyte dữ liệu được luân chuyển qua trung tâm này.
Với tất cả dữ liệu được tập trung tại một nơi, cuối cùng họ cũng có thể nhìn thấy toàn cảnh. Họ đã xây dựng một loạt "bảng điều khiển quản lý" - các bảng điều khiển tùy chỉnh cho mọi cấp độ trong tổ chức, từ trạm thu phí địa phương đến phòng họp hội đồng quản trị. Những bảng điều khiển này cung cấp cái nhìn tổng quan trực quan, theo thời gian thực về các chỉ số hiệu suất chính, cho phép các nhà quản lý theo dõi mọi thứ, từ lưu lượng giao thông và doanh thu đến bảo trì thiết bị và hiệu suất của nhân viên. Giờ đây, họ có thể phát hiện vấn đề trong thời gian thực, dự đoán xu hướng tương lai và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế, chứ không phải phỏng đoán.
Giải quyết tình trạng kẹt giấy bằng quy trình làm việc kỹ thuật số
Sau khi thiết lập nền tảng dữ liệu, nhóm CICO chuyển sự chú ý sang các quy trình thủ công chậm chạp. Họ bắt đầu với quy trình khó khăn nhất: báo cáo thu phí hàng ngày. Sử dụng Jodoo, họ đã thiết kế lại hoàn toàn quy trình làm việc từ đầu.
Giờ đây, thay vì phải điền vào vô số biểu mẫu giấy, nhân viên chỉ cần mở một ứng dụng. Hệ thống sẽ tự động lấy thông tin nhân viên và dữ liệu liên quan đến ca làm việc của họ. Các biểu mẫu đã được điền sẵn, và nhân viên chỉ cần xác nhận lại thông tin và thêm bất kỳ ghi chú nào. Chỉ với một cú nhấp chuột, báo cáo sẽ được gửi đi. Dữ liệu sẽ ngay lập tức có sẵn trong hệ thống trung tâm, và báo cáo tóm tắt của người giám sát sẽ được tạo tự động. Những gì trước đây là một quy trình nhập liệu thủ công tốn nhiều thời gian và gây mệt mỏi, giờ đây đã trở thành một công việc nhanh chóng và dễ dàng chỉ mất vài phút.
Đây chỉ là bước khởi đầu. Nhóm đã tiếp tục số hóa hàng chục quy trình làm việc khác, từ kiểm tra an toàn và bảo trì thiết bị đến quản lý nhân sự và đánh giá hiệu suất. Họ đã sử dụng các công cụ tự động hóa thông minh của Jodoo để tạo ra 51 loại cảnh báo thông minh khác nhau, đảm bảo rằng các nhiệm vụ không bao giờ bị bỏ sót và các vấn đề quan trọng được chuyển đến đúng người ngay lập tức.
Thu hẹp khoảng cách nhân tài bằng cách trao quyền cho các nhà phát triển nghiệp dư
Thay đổi sâu sắc nhất tại CICO không chỉ là bản thân công nghệ, mà còn là văn hóa đổi mới mà nó tạo ra. Chương trình phát triển ứng dụng dành cho người dùng phổ thông đã đạt được thành công vang dội. Để khuyến khích việc áp dụng và xây dựng kỹ năng, công ty thậm chí còn phát động "Cuộc thi Kỹ năng Công nghệ Thông tin", nơi các nhóm từ các phòng ban khác nhau cạnh tranh để xây dựng các ứng dụng tốt nhất.
Điều này đã giải quyết triệt để vấn đề "hệ thống ma". Vì các ứng dụng được chính người dùng doanh nghiệp xây dựng, chúng hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của họ. Chúng đơn giản, trực quan và hoạt động trơn tru. Và vì nền tảng Jodoo rất dễ sử dụng, các nhóm có thể dễ dàng cập nhật và cải tiến ứng dụng của họ khi nhu cầu thay đổi, mà không cần phải phụ thuộc vào bộ phận CNTT trung tâm.
Như một người quản lý đã nói: “Trước đây, các hệ thống tự thiết kế của chúng tôi thất bại vì chúng không phù hợp với thực tế kinh doanh. Giờ đây, chính những người trải nghiệm thực tế kinh doanh hàng ngày mới là người xây dựng các hệ thống đó. Đó là lý do tại sao nó hoạt động hiệu quả.”
Kết quả: Một lộ trình rõ ràng dẫn đến hiệu suất cao hơn
Việc chuyển sang mô hình phát triển không cần lập trình, do người dùng dẫn dắt đã mang lại lợi ích to lớn cho CICO. Công ty không chỉ tinh gọn hoạt động và cắt giảm chi phí mà còn tạo ra một văn hóa linh hoạt, dựa trên dữ liệu và đổi mới hơn. Các con số đã nói lên tất cả, cho thấy một bức tranh sống động về một công ty đang hoạt động hết công suất.
Việc tăng hiệu quả kinh doanh tổng thể lên 26% là kết quả trực tiếp của việc số hóa và tự động hóa hàng chục quy trình cốt lõi. Việc giảm 20% công việc lặp đi lặp lại và giảm 49% việc sử dụng sổ sách kế toán giấy thủ công đã giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược có giá trị hơn. Điều này đã dẫn đến việc tiết kiệm trực tiếp 28 giờ làm việc mỗi nhân viên mỗi tháng — thời gian hiện đang được tái đầu tư vào việc cải thiện dịch vụ khách hàng và thúc đẩy đổi mới.
Bằng cách trao quyền cho chính đội ngũ của mình để xây dựng giải pháp, CICO cũng đã đạt được những khoản tiết kiệm tài chính đáng kể. Họ ước tính đã tiết kiệm được hơn 1.450.000 đô la chi phí phát triển và bảo trì phần mềm mà lẽ ra phải chi cho các hệ thống truyền thống, được xây dựng tùy chỉnh. Quan trọng hơn, họ đã loại bỏ rủi ro xây dựng các "hệ thống ma" đắt tiền mà không mang lại giá trị.
Ngoài những con số, tác động thực sự có thể thấy rõ trong cách mọi người làm việc. Công ty trở nên gắn kết hơn, hợp tác hơn và phản hồi nhanh nhạy hơn. Dữ liệu không còn là nguồn gây khó chịu; nó là nguồn cung cấp thông tin hữu ích và là chất xúc tác cho hành động.
Triển vọng tương lai: Con đường phía trước là kỷ nguyên số
Đối với CICO, đây chỉ là chặng đầu tiên của một hành trình kỹ thuật số dài và đầy thú vị. Sự thành công của chương trình phát triển ứng dụng dành cho người dùng phổ thông đã tạo ra động lực mạnh mẽ cho sự thay đổi trong toàn bộ tổ chức. Tầm nhìn của công ty là xây dựng trên nền tảng này, tạo ra một hệ sinh thái tích hợp hoàn toàn, dựa trên dữ liệu, tác động đến mọi khía cạnh kinh doanh của họ.
Quá trình chuyển đổi được thúc đẩy bởi một chiến lược rõ ràng, được thực hiện theo từng giai đoạn:
Giai đoạn 1: Bồi dưỡng nhân tài kỹ thuật số
Nhận thấy rằng số hóa là điều không thể thiếu nhân tài, CICO đã tập trung xây dựng một “đội ngũ tinh nhuệ” nội bộ gồm các chuyên gia Jodoo. Mục tiêu là đào tạo một nhóm những người tiên phong trong lĩnh vực số hóa trong vòng một năm—bao gồm cả nhân sự kỹ thuật và kinh doanh—trên toàn tập đoàn.
- Phát triển toàn thể nhân viên: Công ty đã chuyển sang mô hình “Phát triển toàn diện nhân viên”, trong đó nhiệm vụ xây dựng ứng dụng được phân bổ cho nhiều cấp bậc nhân viên khác nhau.
- Học tập có động lực: Để đẩy nhanh quá trình này, CICO đã tổ chức các lớp học và cuộc thi về kỹ năng tin học hóa. Nhân viên được giao nhiệm vụ xây dựng các ứng dụng thực tiễn, chẳng hạn như Phân bổ nhiệm vụ cho thành viên, để giải quyết các vấn đề kinh doanh thực tế, từ đó nuôi dưỡng văn hóa học tập thực hành.
Giai đoạn 2: Xây dựng hệ thống đánh giá khoa học
Để giải quyết sự hoài nghi của ban quản lý, CICO đã tìm cách thiết lập một hệ thống khoa học để đánh giá giá trị của các ứng dụng kỹ thuật số mới của mình.
- Mô hình so sánh chuẩn mực: CICO đã áp dụng “Phương pháp so sánh chuẩn mực”. Tất cả các chi nhánh có thể được so sánh và chấm điểm dựa trên một chuẩn mực đã được chứng minh. Điều này cung cấp một mô hình đơn giản, có cơ sở khoa học để chứng minh giá trị của nền tảng đối với ban lãnh đạo.
- Quản trị dựa trên dữ liệu: Công ty đã thiết lập một khuôn khổ toàn diện, bao gồm nền tảng đám mây và trung tâm dữ liệu. Khuôn khổ này được thiết kế để trở thành điểm truy cập duy nhất, thống nhất cho việc xây dựng kỹ thuật số, quản lý hành chính và kiểm soát hoạt động, đảm bảo tất cả dữ liệu được chuyển vào kho lưu trữ trung tâm để phân tích.
Họ đang tích cực khám phá những cách thức mới để sử dụng dữ liệu của mình, từ bảo trì dự đoán cho thiết bị đến hệ thống quản lý giao thông dựa trên trí tuệ nhân tạo. Họ đang mở rộng chương trình phát triển phần mềm dành cho người dân, với kế hoạch đào tạo một thế hệ “sinh viên xuất sắc” mới, những người sẽ dẫn đầu làn sóng đổi mới tiếp theo. Như một trong những người lãnh đạo chương trình đã nhận xét: “Sự phát triển của công nghệ thông tin không thể tách rời khỏi việc bồi dưỡng nhân tài. Chúng tôi rất vui mừng khi tìm thấy một công cụ phù hợp với tình hình hiện tại của công ty chúng tôi.”
Câu chuyện của CICO là minh chứng mạnh mẽ cho quan điểm rằng chuyển đổi số thực sự không phải là về công nghệ, mà là về con người. Bằng cách tin tưởng nhân viên và cung cấp cho họ các công cụ để tự giải quyết vấn đề, họ đã mở khóa một động lực mới cho sự tăng trưởng và đổi mới. Họ đã chứng minh rằng ngay cả một nhà điều hành khu vực công truyền thống quy mô lớn cũng có thể trở thành một nhà lãnh đạo kỹ thuật số nhanh nhẹn và linh hoạt. CICO không chỉ vận hành những tuyến đường cao tốc hiện tại, mà còn đang xây dựng những tuyến đường cao tốc kỹ thuật số của tương lai.
Bạn đã sẵn sàng trao quyền cho đội ngũ của mình và xây dựng con đường riêng dẫn đến thành công kỹ thuật số chưa?
