FOSUN PHARMA: Làm thế nào một công ty hàng đầu thế giới trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe đã rút ngắn chu kỳ báo cáo 3 tuần xuống còn 5 phút nhờ công nghệ không cần lập trình.

Fosun Pharma, một tập đoàn công nghiệp chăm sóc sức khỏe toàn cầu định hướng đổi mới, là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực dược phẩm toàn cầu. Được thành lập vào năm 1994, tập đoàn này đã phát triển thành một doanh nghiệp toàn diện với sự hiện diện trong các lĩnh vực dược phẩm, thiết bị y tế, chẩn đoán và dịch vụ chăm sóc sức khỏe, sử dụng hơn 40.557 chuyên gia trên toàn thế giới và tạo ra doanh thu 5,9 tỷ USD vào năm 2024.

Thử thách: Làm thế nào một công ty dược phẩm hàng đầu toàn cầu đã phá vỡ nút thắt cổ chai của các quy trình thủ công

Thành công của Tập đoàn bắt nguồn từ các thương vụ mua lại chiến lược, cam kết về chất lượng và sứ mệnh bền vững “Mang lại sức khỏe tốt hơn cho các gia đình trên toàn thế giới”. Tuy nhiên, khi chương trình phát triển thuốc thay đổi mạnh mẽ, biên lợi nhuận thu hẹp và nhu cầu đầu tư đáng kể vào nghiên cứu và phát triển thuốc đột phá ngày càng trở nên cấp thiết. Thực tế thị trường này đã buộc Fosun Pharma phải chuyển hướng chiến lược: từ tập trung vào “mở rộng quy mô” sang “đột phá tinh gọn”.

Bộ phận Vận hành Tinh gọn của Tập đoàn, giám sát hơn 40 doanh nghiệp thành viên, được giao nhiệm vụ thúc đẩy hiệu quả này. Tuy nhiên, chính những quy trình được thiết kế để thực thi quản lý tinh gọn lại là nguồn gốc của sự kém hiệu quả nghiêm trọng, tạo ra nút thắt cổ chai đáng kể ở cấp độ vận hành.

Nghịch lý giấy tờ: Các quy trình thủ công cản trở tham vọng số hóa

Giống như nhiều tập đoàn đa ngành lớn khác, Fosun Pharma phải đối mặt với "nghịch lý giấy tờ". Mặc dù Tập đoàn sở hữu một đội ngũ CNTT nội bộ chuyên nghiệp và các hệ thống kinh doanh cốt lõi tự phát triển (ERP, BI), nhưng các quy trình hàng ngày, không thuộc hoạt động cốt lõi - "chặng cuối" của quản lý vận hành - vẫn còn vướng mắc trong các phương pháp thủ công, tốn nhiều thời gian.

Điểm khó khăn quan trọng nhất tập trung vào... Báo cáo hàng tháng về chất lượng và thiết bị. Là một công ty dược phẩm, chất lượng là tiêu chuẩn tuyệt đối, và Tập đoàn yêu cầu dữ liệu chính xác và kịp thời từ nhiều doanh nghiệp thành viên.

“Việc thu thập dữ liệu chất lượng hàng tháng từ hơn 40 doanh nghiệp là một cơn ác mộng,” ông Liu, một chuyên gia CNTT chủ chốt tại một trong những công ty thành viên, ERYE Pharmaceutical, nhớ lại. “Quy trình dựa trên việc các công ty thành viên gửi tài liệu Excel hoặc PowerPoint qua email. Sau đó, chúng tôi phải tự tay tổng hợp, làm sạch và hợp nhất các báo cáo này vào một tập tin chính với hơn 200 trường dữ liệu. Chất lượng dữ liệu thấp, một số sử dụng số, một số sử dụng ký tự, và cách diễn giải các trường dữ liệu rất khác nhau.”

Sự hỗn loạn do thao tác thủ công này đã dẫn đến ba vấn đề chính ảnh hưởng trực tiếp đến sáng kiến tinh gọn:

• Độ trễ nghiêm trọngHơn 40 công ty con thu thập dữ liệu và gửi qua email, thường là dưới dạng các tệp Excel hoặc PowerPoint riêng lẻ. Thời gian từ khi gửi dữ liệu đến khi báo cáo cuối cùng sẵn sàng để ban quản lý xem xét là... hai đến ba tuần. Sự chậm trễ nghiêm trọng này dẫn đến việc các quyết định quản lý dựa trên dữ liệu lỗi thời, khiến việc can thiệp chủ động trở nên bất khả thi.

• Chi phí lao động cao và tỷ lệ sai sót caoMột nhóm chuyên trách tại trụ sở chính sẽ dành nhiều tuần để thu thập, làm sạch và xác thực dữ liệu thủ công. Họ cần phải Tìm kiếm các báo cáo bị thiếu, làm sạch dữ liệu không nhất quán, chuẩn hóa định dạng và tính toán thủ công các tổng có trọng số.. Công việc tốn nhiều công sức này rất dễ xảy ra lỗi do con người, tiêu tốn hàng nghìn giờ công mỗi năm và làm lãng phí các nguồn lực quý giá lẽ ra có thể được sử dụng cho các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.

• Các rào cản kỹ thuật số và sự tương tác thấpCác báo cáo cuối cùng thường là những tài liệu tĩnh, khó chia sẻ với các cấp độ truy cập khác nhau và gần như không thể tích hợp với hệ thống Business Intelligence (BI) của Tập đoàn trong thời gian thực. Hơn nữa, nhân viên tuyến đầu không có cách thức kỹ thuật số dễ dàng nào để gửi ý tưởng hoặc tham gia vào quy trình tinh gọn.
  

Hành trình tìm kiếm công cụ phù hợp: Một bài học đắt giá về sự cứng nhắc

Đến năm 2019, Fosun Pharma đã sở hữu một cơ sở hạ tầng CNTT hoàn thiện, với các hệ thống kinh doanh cốt lõi—như ERP, bán hàng và hậu cần—được phát triển nội bộ hoặc mua lại dưới dạng các giải pháp tốt nhất trong ngành. Tuy nhiên, mặc dù mạnh mẽ, các hệ thống này lại hoạt động như những “khối” riêng lẻ trên “mặt phẳng” thông tin kinh doanh.

Ông Lin, Giám đốc Kỹ thuật số của Fosun Pharma, đã nêu rõ thách thức: Tập đoàn cần một giải pháp có thể kết nối "chặng cuối" giữa chức năng CNTT tập trung và nhu cầu năng động, luôn thay đổi của doanh nghiệp cũng như người dùng tuyến đầu.

Những nỗ lực trước đây nhằm giải quyết thách thức này bằng các hệ thống được lập trình tùy chỉnh đều không thành công. Một sáng kiến lớn được khởi động vào năm 2019, đòi hỏi đầu tư đáng kể và chu kỳ phát triển dài, cuối cùng được đánh giá là quá cứng nhắc:

“Chúng tôi có một hệ thống BI mà sau một năm triển khai vẫn không cung cấp được các báo cáo cần thiết một cách hiệu quả. Chi phí bảo trì và phát triển mã tùy chỉnh đơn giản là không bền vững đối với sự đa dạng của các quy trình trên khắp các công ty con của chúng tôi. Chúng tôi nhận ra rằng nếu muốn thực sự trao quyền cho các đơn vị kinh doanh, chúng tôi cần chuyển giao quyền xây dựng ứng dụng khỏi nhóm CNTT trung tâm..“
— Một người dùng từ Phòng Quản lý Tinh gọn

Fosun Pharma nhận ra rằng để thực sự đạt được sự chuyển đổi “tinh gọn kỹ thuật số”, họ cần một nền tảng có tính linh hoạt để thích ứng với nhu cầu riêng biệt của từng công ty thành viên và hiệu quả trong việc triển khai các ứng dụng mới chỉ trong vài ngày, chứ không phải vài tháng.

Giải pháp: Trao quyền cho người dùng doanh nghiệp với hệ sinh thái không cần lập trình

Năm 2021, Fosun Pharma giới thiệu Jodoo, một nền tảng phát triển không cần lập trình, để giải quyết những thiếu sót quan trọng này. Quyết định này mang tính chiến lược: Tập đoàn quyết định trao quyền cho người dùng kinh doanh tự xây dựng và cải tiến ứng dụng, giải phóng đội ngũ CNTT trung tâm khỏi gánh nặng của các yêu cầu thay đổi liên tục.

Hệ thống báo cáo chất lượng: Từ nhiều tuần xuống còn vài phút

Ứng dụng đầu tiên và có tầm ảnh hưởng lớn nhất được phát triển trên Jodoo là Hệ thống Báo cáo Hàng tháng về Chất lượng và Thiết bị Y tế mới.

Các tính năng chính của giải pháp:

• Nhập liệu ưu tiên thiết bị di độngHệ thống này được tích hợp với công cụ giao tiếp nội bộ của Tập đoàn (Teams), cho phép nhân viên kiểm soát chất lượng tại các công ty thành viên điền vào các biểu mẫu báo cáo trực tiếp trên thiết bị di động của họ.

• Tích hợp chức năng kiểm tra và tính toán dữ liệu.Các biểu mẫu Jodoo tích hợp sẵn các công thức tính toán và quy tắc kiểm tra dữ liệu. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu tính toán thủ công và đảm bảo dữ liệu được nhập theo định dạng chuẩn, ngăn ngừa các vấn đề trước đây về định dạng không nhất quán (số so với văn bản) và hiểu sai các trường thông tin.

• Tổng hợp tự động và đồng bộ hóa BINgay sau khi một công ty thành viên gửi báo cáo, dữ liệu sẽ được tổng hợp ngay lập tức ở cấp độ Tập đoàn. Dữ liệu thời gian thực này sau đó được tự động đồng bộ hóa với hệ thống BI cốt lõi của Tập đoàn, giúp loại bỏ hoàn toàn quy trình làm sạch và tổng hợp dữ liệu thủ công.
• Bảng điều khiển độngCác báo cáo tĩnh, thủ công đã được thay thế bằng bảng điều khiển động mà các nhà quản lý có thể truy cập trên điện thoại di động của họ, cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về tình trạng chất lượng của tất cả các công ty thành viên.

Câu chuyện thành công của Báo cáo Chất lượng cũng đã thiết lập một thực tiễn tốt nội bộ quan trọng: “Trước tiên hãy đạt được kết quả tốt”. Người dùng tiên phong, đối mặt với sự hoài nghi ban đầu từ ban lãnh đạo:

“Quản lý của tôi thích dùng Excel hơn, mặc dù mất 2-3 tuần. Bởi vì ông ấy tin rằng một khi nhân viên thành thạo, quy trình có thể rút ngắn xuống còn 1 tuần. Nhưng tôi đã kiên quyết thuyết phục ông ấy thử Jodoo. Giờ đây, ông ấy rất thích và tự hào chia sẻ Jodoo như một ví dụ về quy trình làm việc tiên tiến của chúng tôi.“
— Một người dùng từ Phòng Quản lý Tinh gọn

Hệ sinh thái quản lý tinh gọn: Thúc đẩy đổi mới từ cấp cơ sở

ERYE Pharmaceutical, một doanh nghiệp thành viên chủ chốt, đã trở thành hình mẫu tiêu biểu cho tiềm năng của nền tảng này, phát triển hơn 20 ứng dụng và 60 quy trình trên Jodoo. Trọng tâm của họ là tạo ra một Nền tảng Quản lý Tinh gọn Kỹ thuật số toàn diện để thúc đẩy cải tiến liên tục từ gốc rễ.

“”Jodoo đã thay đổi căn bản cách chúng tôi xây dựng hệ thống thông tin,“ ông Wan, Giám đốc CNTT tại ERYE, cho biết. “Giờ đây, chúng tôi có thể ủy quyền cho các phòng ban kinh doanh hoặc bộ phận CNTT của các công ty thành viên xây dựng ứng dụng, cho phép chúng tôi tập trung hơn vào tối ưu hóa kinh doanh thay vì dành năng lượng cho việc phát triển mã nguồn.”.“

Nền tảng này đã giải quyết ba thách thức cốt lõi của quản lý tinh gọn truyền thống:

Điểm đau truyền thống	Giải pháp Jodoo	Chức năng	Giá trị
Mức độ gắn kết của nhân viên thấp (Góp ý bằng văn bản, không có phản hồi)	“Bài dự thi ”Ý tưởng vàng”	Các nhân viên tuyến đầu gửi đề xuất cải tiến (văn bản, hình ảnh, video) qua điện thoại di động. Hệ thống tự động phân loại và chuyển ý tưởng đến bộ phận chịu trách nhiệm để đánh giá.	Khuyến khích sự đổi mới từ cấp cơ sở và cung cấp một vòng phản hồi rõ ràng.
Độ minh bạch của việc theo dõi dự án (Theo dõi thủ công, khó định lượng kết quả)	Quản lý dự án toàn diện	Quản lý trực tuyến toàn diện các quy trình cho các ý tưởng đã được phê duyệt, bao gồm phê duyệt dự án, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và nghiệm thu/kết thúc cuối cùng.	Đảm bảo tính minh bạch và cung cấp hồ sơ rõ ràng, có thể định lượng về kết quả cải tiến.
Thiếu động lực (Phụ thuộc vào các chỉ số KPI bắt buộc)	“Hệ thống khuyến mãi ”Points Mall”	Nỗ lực của nhân viên trong các hoạt động tinh gọn sẽ tự động được quy đổi thành điểm, với bảng xếp hạng cá nhân và nhóm do hệ thống tạo ra. Điểm có thể được quy đổi thành phần thưởng.	Biến quản lý tinh gọn thành một hoạt động tự vận động, mang tính trò chơi hóa, đảm bảo sự tham gia bền vững.

Các ứng dụng quan trọng khác

Thành công của các dự án ban đầu đã dẫn đến sự mở rộng nhanh chóng trên toàn Tập đoàn, với hơn 10 doanh nghiệp thành viên đã áp dụng nền tảng này.

Các ứng dụng quan trọng khác bao gồm:

• Nền tảng HRISQuản lý nhân sự trực tuyến toàn diện, tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường sự tham gia của nhân viên.

“”Hệ thống đã tự động hóa toàn bộ quy trình nhân sự, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của chúng tôi khoảng 100%,“ bà Jiang Xia, Quản lý Dịch vụ Khách hàng tại Er-Yao, người hiện đang sử dụng hệ thống này để quản lý đơn đặt hàng, cho biết. ’Quan trọng hơn, nó đã phá vỡ rào cản quản lý. Sự tham gia của các phòng ban người dùng vào việc quản lý nhân viên đã tăng lên 70%, vì giờ đây họ có thể trực tiếp phê duyệt thăng chức, đào tạo và xem dữ liệu hiệu suất của nhóm theo thời gian thực.”.“

• Báo cáo dự án kỹ thuật: Sử dụng tính năng luồng dữ liệu và chế độ xem tùy chỉnh của Jodoo để tích hợp thông tin hợp đồng và dự án, cung cấp bảng điều khiển quản lý trực quan, thống nhất cho các dự án xây dựng phức tạp, trị giá hàng triệu đô la.

• Bảng điều khiển chuyến công tác của phòng ban: Một ứng dụng đơn giản nhưng thiết yếu, cung cấp cho các nhà quản lý khả năng theo dõi vị trí và lịch trình của nhóm theo thời gian thực, giúp cải thiện sự phối hợp và quản lý bán hàng.

Kết quả: Lợi tức đầu tư (ROI) có thể định lượng và sự gia tăng mạnh mẽ về mức độ tương tác (70%).

Việc triển khai Jodoo đã mang lại kết quả tức thì, có thể định lượng được, chứng minh lợi tức đầu tư (ROI) nhanh chóng và khẳng định sự chuyển hướng chiến lược của Fosun Pharma. ROI được đo bằng tuần, chứ không phải bằng năm.

Tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí

Kết quả ấn tượng nhất là sự chuyển đổi trong quy trình Báo cáo Chất lượng hàng tháng:

Chỉ số hiệu suất chính	Trước Jodoo	Sau Jodoo	Sự cải tiến
Thời gian chu kỳ báo cáo quan trọng	2-3 tuần	5 phút	Giảm 99,9%
Hiệu quả quy trình nhân sự	Thủ công	Trực tuyến	Tự động
Sự tham gia của nhân viên vào quản lý	16%	86%	70% Tăng

“Nếu chúng ta có thể tiết kiệm 2,8 triệu USD mỗi năm thông qua các cải tiến tinh gọn, thì việc chi $280.000 USD cho một hệ thống không phải là vấn đề, bởi vì lợi ích thu được đủ cao.“
— Một người dùng từ Phòng Quản lý Tinh gọn

Trên thực tế, ERYE Pharmaceutical, một công ty con, đã đạt được giá trị gần $4,2 triệu trong vòng một năm nhờ các sáng kiến quản lý tinh gọn được xây dựng trên nền tảng Jodoo.

Văn hóa tự chủ và trao quyền

Vượt ra ngoài những con số cụ thể, nền tảng này đã thúc đẩy một sự thay đổi văn hóa sâu sắc. Sự gia tăng tham gia của các phòng ban vào quản lý nhân viên tại 70% là kết quả trực tiếp của các công cụ minh bạch, dễ tiếp cận do Hệ sinh thái Quản lý Tinh gọn cung cấp. Nhân viên tuyến đầu, giờ đây được trang bị công cụ đề xuất "Ý tưởng Vàng", cảm thấy được trao quyền đóng góp, chuyển đổi tổ chức từ mô hình do một phòng ban duy nhất lãnh đạo sang mô hình được quản lý hợp tác bởi tất cả nhân viên.

Triển vọng tương lai: Thực sự nắm quyền kiểm soát vận mệnh kỹ thuật số của chúng ta

Hành trình phát triển phần mềm không cần lập trình của Fosun Pharma là minh chứng mạnh mẽ cho giá trị của sự tự chủ trong kinh doanh thời đại kỹ thuật số. Với 28.187 người dùng đang tích cực tham gia trên Jodoo, thành công ban đầu hiện đang được mở rộng trên toàn bộ mạng lưới các doanh nghiệp thành viên bằng cách thiết lập một cơ sở kiến thức toàn diện cho các ứng dụng và tổ chức các hội thảo trực tuyến nội bộ để tạo điều kiện chia sẻ kiến thức.

Ban lãnh đạo Tập đoàn hiện xem nền tảng không cần lập trình (no-code) là chìa khóa để đạt được hệ sinh thái kỹ thuật số bền vững và có khả năng mở rộng. Ông Lin, Trợ lý Chủ tịch kiêm Giám đốc Kỹ thuật số (CDO), tóm tắt tác động chiến lược như sau:

“Sự xuất hiện của nền tảng phát triển không cần mã lập trình đã thu hẹp khoảng cách ‘chặng cuối’ giữa CNTT và kinh doanh, mang lại sự đơn giản và tiện lợi trong phát triển ứng dụng cho người dùng, đồng thời giao trách nhiệm đảm bảo an ninh và độ tin cậy cho bộ phận CNTT trung và hậu cần, tạo nên một hệ sinh thái tích cực. Đây là cách chúng tôi đạt được sự đồng quản trị và đổi mới chia sẻ trong toàn Tập đoàn.”

Fosun Pharma không chỉ đơn thuần theo đuổi quản lý tinh gọn; công ty đang chứng minh rằng quản lý tinh gọn kỹ thuật số là chiến lược thiết yếu để xây dựng một doanh nghiệp dược phẩm toàn cầu bền vững, hiệu quả cao và có khả năng thích ứng với tương lai.

Bạn đã sẵn sàng trao quyền cho người dùng doanh nghiệp và đạt được lợi tức đầu tư nhanh chóng chưa?

Yêu cầu bản dùng thử ngay hôm nay!

、