400+
Tiết kiệm được nhiều giờ trong quy trình thay đổi đơn hàng
100%
Khả năng truy cập hệ thống trên thiết bị di động cho tất cả nhân viên
$10,000+
Tiết kiệm chi phí giấy và in ấn.
Tại thành phố Melbourne đa văn hóa của Úc, hương thơm của bánh mì tươi thu hút nhiều người dân địa phương—đặc biệt là cộng đồng người châu Á đang phát triển mạnh mẽ—đến với The Bakery, một thương hiệu nhượng quyền được yêu thích theo phong cách “Đông Tây giao thoa”. Được thành lập hơn một thập kỷ trước, thương hiệu này đã phát triển từ một cửa hàng duy nhất thành một mạng lưới hơn 30 cửa hàng nhượng quyền, nổi tiếng với sự kết hợp hương vị châu Á cùng kỹ thuật làm bánh phương Tây.
Tuy nhiên, sự tăng trưởng nhanh chóng đã nhanh chóng bộc lộ những hạn chế của việc đặt hàng dựa trên giấy tờ và các công cụ ưu tiên máy tính để bàn. Khi số lượng đơn đặt hàng hàng ngày tăng lên, những thay đổi vào phút cuối đã dẫn đến việc phải làm lại thủ công, cập nhật không nhất quán và hiểu lầm giữa các nhóm. Với hơn 100 nhân viên hỗ trợ hoạt động, doanh nghiệp đang phát triển nhanh chóng—nhưng các quy trình của nó vẫn dựa trên phần mềm lỗi thời, nhập liệu thủ công và một núi giấy tờ.
Đây là câu chuyện về cách đội ngũ tài chính và hành chính của The Bakery, dưới sự dẫn dắt của người quản lý tài chính có tầm nhìn xa, đã đón nhận thách thức chuyển đổi số. Với việc không có bộ phận CNTT chuyên trách và ngân sách hạn chế, họ đã sử dụng nền tảng không cần lập trình để xây dựng một giải pháp tùy chỉnh, giúp cách mạng hóa hoạt động kinh doanh của họ. Họ không chỉ tinh giản hoạt động và cắt giảm chi phí mà còn tạo ra một môi trường làm việc bền vững, hiệu quả và hợp tác hơn cho toàn bộ đội ngũ.
Thử thách: Những khó khăn trong giai đoạn phát triển và những vết cắt nhỏ
Thành công của tiệm bánh là con dao hai lưỡi. Khi công ty phát triển, những điểm yếu trong nền tảng hoạt động bắt đầu lộ rõ. Nhóm nhân viên phải vật lộn với ba thách thức lớn đang kìm hãm sự phát triển của họ.
Hệ thống đặt hàng cồng kềnh, thiếu linh hoạt
Cốt lõi của mô hình kinh doanh B2B của The Bakery chính là hệ thống đặt hàng dành cho các đại lý nhượng quyền. Các đại lý nhượng quyền cần có khả năng dễ dàng đặt hàng nguồn cung cấp bánh mì, bánh ngọt và bánh nướng hàng ngày. Nhưng phần mềm có sẵn mà họ đang sử dụng, một phần mềm ERP nội địa từ một nhà cung cấp của Úc, lại liên tục gây ra sự khó chịu.
- Nó cứng nhắc và chậm chạp. Hệ thống không thể xử lý những tình huống đơn giản, thực tế. Ví dụ, trong những ngày lễ như Giáng sinh, lịch giao hàng của tiệm bánh sẽ thay đổi. Nhưng để cập nhật ngày giao hàng sớm nhất có thể trong hệ thống, họ phải gửi yêu cầu đến nhà cung cấp phần mềm, người sau đó phải tự tay thay đổi mã ở phía máy chủ. Quá trình này cực kỳ chậm, đôi khi mất đến vài tháng để thực hiện một thay đổi đơn giản. “Chúng tôi có một yêu cầu mới, và chúng tôi nói chuyện với họ trong hai tháng, mà vẫn không được thực hiện,” Becky (tên giả), một quản lý tài chính, nhớ lại. “Cuối cùng, chúng tôi đành bỏ cuộc.”
- Nó không thân thiện với thiết bị di động. Hệ thống này không có ứng dụng di động chuyên dụng. Mặc dù các chủ cửa hàng nhượng quyền có thể đặt hàng trên trình duyệt di động, nhưng trải nghiệm này khá rườm rà—gây khó khăn cho việc đặt hàng khi đang di chuyển. Đối với các đội sản xuất và tài xế giao hàng, việc truy cập và xử lý các cập nhật theo thời gian thực là không thực tế.
Sự đổ vỡ trong giao tiếp: Một cơn bão tin nhắn và cuộc gọi điện thoại
Trong nhịp sống hối hả của một tiệm bánh mỗi ngày, mọi thứ đều thay đổi. Mỗi ngày, khoảng 101 đơn đặt hàng của gần 100 cửa hàng nhượng quyền cần được điều chỉnh. Với hệ thống cũ, một thay đổi đơn hàng đơn giản cũng có thể gây ra một chuỗi thông tin hỗn loạn và kém hiệu quả.
Đầu tiên, nhóm quản trị phải cập nhật đơn hàng trong phần mềm ERP nội bộ. Sau đó, họ phải đăng một tin nhắn trong nhóm nhắn tin toàn công ty, gắn thẻ tất cả những người cần biết – nhóm sản xuất, nhóm đóng gói, tài xế giao hàng và tất cả các giám sát viên của họ. Nếu ai đó không thấy tin nhắn hoặc không trả lời, nhóm quản trị phải gọi điện thoại để đảm bảo thay đổi đã được ghi nhận.
Trong khi đó, tất cả mọi người trong nhà máy đều làm việc dựa trên các bản sao đơn đặt hàng in trên giấy. Khi có sự thay đổi, họ phải tìm bản sao giấy của mình và tự tay gạch bỏ thông tin cũ và viết thông tin mới vào. Đó là một hệ thống dễ xảy ra lỗi do con người, tạo ra tình trạng nhầm lẫn và chậm trễ thông tin thường xuyên.
Núi giấy: Một thực tiễn không hiệu quả và không bền vững.
Việc phụ thuộc vào giấy tờ là một vấn đề lớn. Mỗi bộ phận đều in ra bộ đơn đặt hàng riêng mỗi ngày. Điều này không chỉ tạo ra lượng giấy thải khổng lồ mà còn có nghĩa là không ai có thể nắm được kế hoạch sản xuất trong ngày theo thời gian thực. Các tài xế giao hàng sẽ rời nhà máy với một chồng giấy, và nếu đơn đặt hàng bị thay đổi sau khi họ rời đi, họ sẽ không có cách nào biết được.
“Các tài xế không có cách nào kiểm tra dữ liệu thời gian thực,” Becky nói. “Họ chỉ có thể sử dụng các phiếu in để giao hàng.”
Công ty đang ngập trong giấy tờ, và các quy trình thủ công đang làm tiêu tốn thời gian và tiền bạc quý báu của họ. Họ biết mình cần thay đổi, nhưng vì không có bộ phận IT, họ không chắc nên bắt đầu từ đâu.
Giải pháp: Công thức thành công, được tìm thấy trên các công cụ AI
Trong quá trình tìm kiếm các giải pháp thay thế (bao gồm cả nghiên cứu có sự hỗ trợ của AI), nhóm đã phát hiện ra Jodoo. Họ lựa chọn nó vì tính linh hoạt, tốc độ triển khai nhanh và khả năng cho phép các nhóm kinh doanh thử nghiệm và cải tiến mà không cần bộ phận CNTT chuyên trách.
Quyết định cuối cùng được đưa ra dựa trên các giải pháp linh hoạt và khả năng triển khai nhanh chóng của nền tảng. Trên nền tảng không cần lập trình, nhóm do Becky dẫn đầu đã xây dựng một bộ ứng dụng tùy chỉnh giải quyết trực tiếp những khó khăn lớn nhất của họ.
Một hệ thống đặt hàng linh hoạt, ưu tiên thiết bị di động
Bước đầu tiên và quan trọng nhất là thay thế phần mềm ERP cục bộ cồng kềnh của họ. Trên nền tảng không cần lập trình, họ đã xây dựng một cổng đặt hàng dành cho các đại lý nhượng quyền hoàn toàn mới. Hệ thống mới này đã tạo ra một bước ngoặt:
- Nó hoàn toàn linh hoạt. Một chuyên gia tài chính không chuyên về kỹ thuật giờ đây có thể đảm nhận việc thiết kế và cải tiến hệ thống. Nhóm có thể ngay lập tức thay đổi lịch giao hàng, thêm sản phẩm mới và tự sửa đổi các quy tắc đặt hàng mà không cần viết một dòng mã nào. “Với Jodoo, nó rất linh hoạt,” chuyên gia tài chính cho biết. “Chúng tôi có thể tự thay đổi mọi thứ. Nếu tôi muốn nghỉ lễ, tôi chỉ cần vào Jodoo và tự thay đổi.”
- Nó được thiết kế ưu tiên cho thiết bị di động. Hệ thống mới hoạt động mượt mà trên mọi thiết bị—điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính. Các chủ cửa hàng nhượng quyền giờ đây có thể đặt hàng từ bất cứ đâu, bất cứ lúc nào. Và quan trọng hơn cả, đội ngũ sản xuất và tài xế giao hàng giờ đây có thể truy cập thông tin đơn hàng trực tiếp, theo thời gian thực trên điện thoại của họ khi đang ở trong nhà máy hoặc trên đường.
Giao tiếp và cộng tác thời gian thực
Với hệ thống Jodoo mới, sự hỗn loạn của tin nhắn và cuộc gọi điện thoại đã được thay thế bằng quy trình làm việc bình tĩnh và hiệu quả. Khi đơn hàng được thay đổi, hệ thống chỉ cần cập nhật một lần và tất cả những người liên quan sẽ tự động thấy phiên bản mới nhất. Không cần phải theo dõi thủ công hay gọi điện thoại gấp gáp nữa.
Điều này đã tạo ra một nguồn thông tin duy nhất đáng tin cậy cho toàn bộ công ty. Giờ đây, mọi người đều đang làm việc dựa trên cùng một nguồn thông tin cập nhật nhất, điều này đã giảm đáng kể lỗi và cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận.
Quy trình làm việc không giấy tờ, bền vững
Việc chuyển sang hệ thống ưu tiên thiết bị di động đã cho phép tiệm bánh hoàn toàn không sử dụng giấy. Không còn phải in hàng loạt đơn đặt hàng mỗi ngày. Không còn phải đánh dấu thủ công và gạch bỏ những dòng không cần thiết. Điều này không chỉ tiết kiệm được một khoản tiền đáng kể cho chi phí giấy và in ấn, mà còn giúp công ty trở thành một doanh nghiệp bền vững và thân thiện hơn với môi trường.
“Chúng tôi không cần in đơn đặt hàng nữa,” Becky tự hào nói. “Việc này đã tiết kiệm được rất nhiều giấy A4!”
Kết quả: Một doanh nghiệp tinh gọn hơn, thân thiện với môi trường hơn và linh hoạt hơn.
Tác động của hệ thống Jodoo mới đã được cảm nhận trên toàn bộ tổ chức. Bằng cách thay thế quy trình làm việc lỗi thời, dựa trên giấy tờ bằng một nền tảng kỹ thuật số tích hợp duy nhất, The Bakery đã đạt được những cải tiến đáng kể về hiệu quả, tính bền vững và sự hài lòng của nhân viên. Kết quả đã nói lên tất cả.
| Chỉ số hiệu suất chính | Trước Jodoo | Sau Jodoo |
| Quy trình thay đổi đơn hàng | Cuộc gọi và tin nhắn thủ công, ghi chú trên giấy | Cập nhật tự động theo thời gian thực |
| Hiển thị thay đổi đơn hàng | Bị trì hoãn, phụ thuộc vào điện thoại/giấy tờ. | Thời gian thực trên thiết bị di động |
| Thời gian dành cho việc thay đổi đơn hàng | Khoảng 1 giờ/ngày | < 15 phút/ngày |
| Tiết kiệm chi phí lao động hàng năm | Không áp dụng | Hơn 400 giờ/năm |
| Tính linh hoạt của hệ thống | Cứng nhắc, phụ thuộc vào nhà cung cấp, mất nhiều tháng để thay đổi. | Linh hoạt, tự phục vụ, thay đổi tức thì |
| Khả năng truy cập trên thiết bị di động | Phiên bản giới hạn (chỉ dùng được trên trình duyệt, không tối ưu cho thiết bị di động) | 100% ưu tiên thiết bị di động |
| Sử dụng giấy | Hàng nghìn tờ giấy mỗi tháng | 0 |
| Tiết kiệm chi phí hàng năm | Không áp dụng | Hơn $10,000 |
Sự cải thiện đáng kể nhất nằm ở cách công ty xử lý các thay đổi đơn hàng. Trước đây, việc xử lý các yêu cầu này mất cả tiếng đồng hồ mỗi ngày với hàng loạt cuộc gọi điện thoại và cập nhật thủ công, nay đã được rút ngắn thành một quy trình gọn gàng, chỉ mất 15 phút. Điều này giúp tiết kiệm hơn 400 giờ làm việc mỗi năm, cho phép đội ngũ hành chính tập trung vào các hoạt động tạo ra giá trị cao hơn.
Việc chuyển sang hệ thống không dùng giấy đã tác động rất lớn đến lợi nhuận và dấu ấn môi trường của công ty. Ước tính công ty có thể tiết kiệm được hơn 10.000 bảng Anh chi phí giấy và in ấn mỗi năm, đồng thời loại bỏ hoàn toàn sự lãng phí và kém hiệu quả của hệ thống sử dụng giấy cũ.
Lợi ích không chỉ dừng lại ở thời gian và tiền bạc. Hệ thống mới đã trao quyền cho nhóm và giúp cuộc sống công việc của họ dễ dàng hơn. Tính linh hoạt của nền tảng Jodoo có nghĩa là họ không còn phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm chậm chạp và thiếu phản hồi nữa. Họ nắm quyền kiểm soát vận mệnh của chính mình, có thể thích ứng và phát triển hệ thống khi nhu cầu kinh doanh thay đổi.
Đối với các chủ cửa hàng nhượng quyền, hệ thống đặt hàng ưu tiên thiết bị di động mới là một sự thay đổi đáng hoan nghênh. Họ không còn bị hạn chế bởi trải nghiệm đặt hàng ưu tiên máy tính để bàn và không thân thiện với thiết bị di động, và họ có cái nhìn rõ ràng và minh bạch hơn nhiều về toàn bộ quy trình. Mặc dù ban đầu có một số phản đối đối với sự thay đổi - như thường thấy với bất kỳ hệ thống mới nào - nhưng đội ngũ đã nhanh chóng thích nghi và đón nhận cách làm việc mới.
Triển vọng tương lai: Một nền tảng cho sự cải tiến liên tục
Đối với The Bakery, hành trình chuyển đổi số chỉ mới bắt đầu. Sự thành công của hệ thống đặt hàng mới đã mang lại cho họ một nền tảng mạnh mẽ và tư duy mới để liên tục cải tiến. Bộ phận tài chính cũng đang tìm kiếm những cách thức mới để tận dụng nền tảng Jodoo nhằm giải quyết các thách thức kinh doanh khác.
Một trong những dự án lớn tiếp theo trong kế hoạch là nghiên cứu sâu hơn các quy trình nội bộ khác—chẳng hạn như các nhiệm vụ hành chính và hoạt động sản xuất—để xác định thêm các cơ hội tối ưu hóa và tiêu chuẩn hóa bằng cách sử dụng nền tảng không cần lập trình.
Câu chuyện về tiệm bánh The Bakery Bakery là minh chứng mạnh mẽ cho sức mạnh của phát triển cộng đồng. Nó cho thấy rằng bạn không cần một bộ phận CNTT lớn hay ngân sách khổng lồ để đạt được chuyển đổi số. Với những công cụ phù hợp và thái độ tích cực, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể làm chủ công nghệ của mình và xây dựng một tương lai tốt đẹp hơn, hiệu quả hơn và bền vững hơn.
Như Becky nói, “Lúc đầu, tôi là người giới thiệu và hướng dẫn mọi người cách sử dụng. Nhưng giờ thì mọi người đều dùng rồi, nên không còn nhiều vấn đề nữa. Nó hoạt động trơn tru và tôi nghĩ không cần bảo trì nhiều.”
Đó chính là sức mạnh của một nền tảng không cần lập trình thực sự. Nó không chỉ đơn thuần là xây dựng ứng dụng; mà còn là xây dựng một văn hóa trao quyền và cải tiến liên tục. Và đối với The Bakery, đó là kết quả ngọt ngào nhất.
Bạn đã sẵn sàng bắt đầu hành trình chuyển đổi số của riêng mình chưa?
