EntscheidungsbereichTabelle und gemeinsames PostfachSpezialisierte SoftwareJodoo-Anwendung
Raumdaten aktuell haltenKapazität und Ausstattung müssen in jeder Raumliste oder Buchungstabelle aktualisiert werden.Prüfen Sie das Raumregister, die Pflege der Pläne und wer Raumeigenschaften ändern darf.Pflegen Sie verknüpfte Raum- und Buchungsdatensätze mit der Kapazität, den Merkmalen und den Vorbereitungsangaben, die Ihre Koordination benötigt.
Eine Buchungsänderung bearbeitenBei einer Reservierungsänderung muss die Koordination Konflikte finden und betroffene Personen informieren.Testen Sie Konfliktregeln, Berechtigungen und Kalenderaktualisierungen mit einer tatsächlich umgeplanten Besprechung.Konfigurieren Sie Anfrage- und Prüfschritte für Änderungen und prüfen Sie die Anbindung externer Kalender.
Zugang und Ausstattung vorbereitenDie Buchung kann bestätigt erscheinen, während Vorbereitungsanweisungen noch in einem Postfach liegen.Fragen Sie, ob Vorbereitungsaufgaben enthalten sind oder in einem anderen Servicewerkzeug bearbeitet werden.Verknüpfen Sie die Buchung mit Vorbereitungsangaben und zugewiesenen Folgeaufgaben, damit die Koordination die Nutzungsbereitschaft vor der Besprechung prüfen kann.
Auslastungsberichte richtig einordnenManuell gezählte Buchungen belegen nicht, wer den Raum tatsächlich genutzt hat.Klären Sie, ob die jeweilige Kennzahl auf Buchungen, Check-ins oder Sensoren beruht und welche Hardware benötigt wird.Berichten Sie über die von Ihrem Team erfassten Reservierungen, Stornierungen und Bereitschaftsdaten. Behandeln Sie diese Einträge nicht als sensorgemessene Belegung.
Eine Buchungsrichtlinie anpassenRichtlinienänderungen müssen über gemeinsam genutzte Dateien hinweg manuell mitgeteilt und durchgesetzt werden.Ändern Sie testweise den zulässigen Buchungsvorlauf, eine Zugangsregel oder eine Kapazitätsvorgabe im angebotenen Tarif.Ein geschulter Administrator kann Anfragefelder und Prüfregeln ändern und anschließend die Auswirkungen auf bestehende Buchungen und rollenbezogene Ansichten testen.
