建設業の在庫管理ガイド
建設業の在庫管理 実務ガイド
在庫数量の根拠となる判断と入出庫処理を整理してから、倉庫、資材置場、作業エリアで必要な最小限のフォーム、役割、ビューを設定します。
ログインすると、データ入りのアプリを確認できます。その後、サンプルデータとともにインストールし、記録、関連付け、ワークフロー、ダッシュボードを試せます。
設計の基本ルール
信頼できる建設資材の在庫管理では、現物数量、利用可能数量、プロジェクト・場所ごとの管理責任を分けて把握します。受入、検査、払出、移動、返品・返却、施工、棚卸、修正の記録から、それぞれの変化を説明できることが必要です。
- ダッシュボードより先に、記録のつながりを設計
- 資材・プロジェクト・場所をそれぞれ識別
- 実務に即したサンプルデータで、通常時と問題発生時の処理を確認
設計の手順
業務の土台となる管理から順番に整備
IDが曖昧だったり入出庫記録が欠けていたりする問題は、ダッシュボードでは解消できません。
資材を識別する情報を定義
承認済みコード、品名・説明、仕様、単位、使用可否などの状態、代替品のルールを決めます。
プロジェクトと場所を識別する情報を定義
資材が所属する工事と、倉庫、資材置場、車両、階、区画、作業エリアを分けて管理します。
在庫の状態を定義
発注残、手持在庫、利用可能、保留、不合格、施工済、完了の意味を関係者でそろえます。
数量が変わる処理を整理
受入、検査、払出、施工、移動、返品・返却、在庫除却、棚卸、修正を整理します。
判断・処理の権限を割り当て
申請、承認、受入、保留解除、所属プロジェクトの変更、在庫修正を行える担当者を決めます。
導入前に問題発生時の処理を確認
納入遅延、入荷不足、資材の受入不合格、移動の差止め、棚卸差異の事例で確認します。
最低限必要な関連記録
運用しやすい規模で、信頼できる記録をそろえる
それぞれの記録には異なる役割があります。すべてをひとつの巨大な表にまとめないようにします。
資材カタログ
どの資材が承認され、単位・仕様・代替品のルールはどう定められているか？
プロジェクト・建設現場
資材需要、受入場所、責任者、完了条件は、どの工事区分に紐づくか？
受入・検査
どの発注・納入確約に対して何が届き、状態はどうで、どのような裏付け資料があるか？
在庫状況
プロジェクト・場所ごとの在庫数量はいくつで、利用可能・施工済・保留の数量はそれぞれいくつか？
資材の入出庫
いつ、どこからどこへ、どれだけの資材を、何のために、誰の責任で移動したか？
課題
何が問題で、どのプロジェクトに影響し、誰がリカバリーを担当し、何をもって解決とするか？
サンプルで確認できる内容
サンプルデータ入りのシステムで、画面だけでなく管理方法も確認
このガイドのサンプルには、相互に関連する9つのフォーム、判断に役立つ4つのダッシュボード、Jodoo標準の資材申請承認フロー、通常時と問題発生時の各状態を示すデータが含まれています。
入力・承認
資材申請では、プロジェクト、承認済み資材、数量、場所、日付、添付資料、承認者の判断を記録し、修正のための差戻しにも対応します。
日々の業務管理
発注・納入確約、マイルストーン、入荷記録、在庫状況、入出庫、不足の記録を通じて、ガイドで説明した業務間の引継ぎを維持します。
判断に役立つ画面
資材の準備状況、調達、受入、課題の各ダッシュボードから、指標の根拠となる業務記録を開けます。
試行で確認すること
自社の役割分担とIDを使い、合格、保留、不合格、数量不足、遅延、移動、棚卸、返品・返却、修正のケースを実施します。
実務でよくある質問
設定を始める前に決めたいこと
入出庫の管理責任、棚卸、コード読み取り、正本となるシステム、実務を十分に確認できる最小限の試行範囲を決めましょう。
建設資材の在庫管理では、コード読み取りをどこで活用できますか？
資材、場所、入荷記録、入出庫記録を固定ラベルで識別できる箇所に、Jodooのバーコード・QRコード項目を使います。先に記録すべき処理を定義してください。コードを読み取るだけで、単位、数量、移動先、処置の管理を省略することはできません。
会計上の在庫と現物在庫は、どのシステムで管理すべきですか？
会計上の在庫と正式な発注は、その処理を計上するシステムで管理します。Jodooで作業エリアや現場の詳細を管理する場合は、固定IDと定義済みの集計値を連携させ、根拠のわからない2つの在庫残高を持たないようにします。
在庫数量の正本は、何を基準に決めますか？
判断に必要な粒度で正式な入出庫記録を保持するシステムを選びます。ERPの会計上の在庫とJodooの現場別在庫・入出庫を照合する運用も可能ですが、数量の変更ごとに管理責任者をひとり明確にする必要があります。
建設資材の棚卸は、どのくらいの頻度で行うべきですか？
リスクに応じて頻度を決めます。重要資材、高額資材、入出庫の多い資材、差異が生じやすい資材は、より頻繁に確認します。場所、日時、棚卸担当者、帳簿数量、実地数量、差異、修正の処置を記録に残します。
最小限で効果のある導入範囲はどの程度ですか？
ひとつの現場、ひとつの受入場所、ひとつの管理対象資材群に絞り、受入から利用可否の判断、払出、課題対応、在庫照合までを一通り実施します。問題なく処理できるケースだけでなく、処理できないケースも含めます。
実務に沿った導入
ひとつの資材群と現場で試行してから拡大
対象を絞って実際に運用すると、大規模なデータ移行から始めるよりも、現場や業務フローの問題を早く見つけられます。
| 試行の週 | 実施すること | 合格の確認基準 |
|---|---|---|
| 第1週：定義の確認 | コード、単位、場所、状態、役割、現在の正本データの所在を確認 | 2人が同じ事例を同じ区分に分類できる |
| 第2週：受入 | 受入合格、保留、不合格、数量不足のケースを実施 | 合格した数量だけが利用可能になる |
| 第3週：入出庫 | 対象資材の払出、移動、返品・返却、施工、棚卸を実施 | 在庫残高の変更を、原因となった申請・入荷記録・入出庫記録までたどれる |
| 第4週：課題対応 | 遅延、保留、不合格、数量差異の案件を担当者に割り当て、解決まで進める | 担当者と裏付け資料を引き続き確認できる |
| 第5週：対象の拡大 | 次のプロジェクトや資材群を追加し、ビューを調整 | 業務管理者がIDの整合性を保ったまま項目を変更できる |
実際の記録で設計を確かめる
自社の場所・状態・役割を設定する前に、サンプルを確認
サンプルデータ入りのアプリで、このガイドの内容をフォーム、入出庫処理、承認手順、対応一覧、ダッシュボードとして確認できます。現場を絞った試行で評価してください。