สมุดบันทึกของหายและของที่พบในโรงแรม พร้อมประวัติการส่งมอบและผู้ดูแลที่ตรวจสอบได้
เก็บข้อมูลผู้พบสิ่งของ สถานที่เก็บรักษา การเปลี่ยนผู้ดูแลทุกครั้ง วิธีตรวจสอบความเป็นเจ้าของ และผู้อนุมัติส่งมอบสิ่งของออกจากการดูแล
ทะเบียนตัวอย่างมีทั้งคำขอรับคืนกระเป๋าสตางค์ที่ปิดผนึกไว้ เอกสารประจำตัวที่ส่งมอบให้เจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจ คำขอรับคืนที่ชาร์จ และการคืนโทรศัพท์ที่ตรวจสอบยืนยันแล้ว
ใช้ฟรีได้สูงสุด 5 คน โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
ปรับฟิลด์ เวิร์กโฟลว์ และแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด สำรวจเทมเพลตแอปและกรณีใช้งานกว่า 1,000 รายการ
ตัวอย่างเหล่านี้ใช้เรคคอร์ดข้อมูลโรงแรมที่สมมติขึ้น เปิดมุมมองใดก็ได้เพื่อดูฟิลด์ การเปลี่ยนสถานะ และการตัดสินใจเกี่ยวกับงาน ก่อนปรับแอปให้เหมาะกับโรงแรมของคุณ
บันทึกการเปลี่ยนผู้ดูแลทุกครั้งและการส่งคืนขั้นสุดท้าย
อย่าเปิดเผยรายละเอียดที่ใช้ระบุทรัพย์สินแก่ผู้ติดต่อขอรับคืนที่ยังไม่ผ่านการตรวจสอบ ให้ผู้ติดต่ออธิบายทรัพย์สินก่อน แล้วจึงเทียบหลักฐานกับบันทึกที่จำกัดการเข้าถึง ปฏิบัติตามนโยบายโรงแรมและข้อกำหนดในพื้นที่ที่เกี่ยวข้องกับการเก็บรักษาและการจำหน่ายทรัพย์สินออก
| เหตุการณ์ | ตัวอย่างบันทึก | สิ่งที่ต้องตรวจสอบ |
|---|---|---|
| พบทรัพย์สิน | 10:20 · ห้อง 322 · Amara พบกระเป๋าสตางค์สีดำ หมายเลขซีล SEC-8801 | บันทึกรายละเอียดสิ่งของภายในโดยจำกัดการเข้าถึง ระบุสถานที่พบ และเก็บทรัพย์สินให้ปลอดภัย |
| ส่งมอบเพื่อจัดเก็บ | 10:35 · Amara ส่งมอบทรัพย์สินที่ปิดซีล SEC-8801 ให้ Casey ผู้ดูแลจากฝ่ายรักษาความปลอดภัย จัดเก็บที่ชั้น B2 ในตู้นิรภัย | ทั้งสองคนตรวจทรัพย์สินและซีล พร้อมบันทึกสถานที่จัดเก็บใหม่ |
| รับคำขอรับคืน | 11:40 · แขกอธิบายลักษณะกระเป๋าสตางค์และบัตรที่มีลักษณะเฉพาะได้โดยไม่มีการบอกใบ้ | บันทึกหลักฐาน ชื่อหรือหมายเลขห้องเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอที่จะอนุมัติคืนทรัพย์สิน |
| พิจารณาคืนทรัพย์สิน | 12:00 · ผู้ตรวจสอบตรวจหลักฐานความเป็นเจ้าของและอนุมัติให้รับคืน | แยกการอนุมัติออกจากการส่งมอบทรัพย์สินจริง |
| ส่งมอบทรัพย์สินจริง | 12:15 · Casey ตรวจสอบวิธีรับคืน บันทึกการยืนยันรับมอบ และส่งมอบทรัพย์สินที่ปิดซีล SEC-8801 | บันทึกว่าใครส่งมอบให้ใคร เมื่อไร และด้วยวิธีใด พร้อมเก็บประวัติเหตุการณ์ที่เชื่อมโยงกันไว้ |
| ทรัพย์สินที่ไม่มีผู้ติดต่อรับคืน | ถึงกำหนดทบทวนการเก็บรักษาแล้ว ยังคงเก็บทรัพย์สินไว้อย่างปลอดภัยจนกว่าจะได้รับอนุมัติวิธีจัดการ | บันทึกนโยบายที่ใช้อ้างอิงและผลการดำเนินการจริง แทนการลบบันทึกเดิม |
ให้การส่งมอบทุกครั้งมีที่มาที่ไปชัดเจน
บันทึกควรแสดงว่าสิ่งของอยู่ที่ใดและใครรับผิดชอบในแต่ละช่วง ไม่ใช่แค่สถานะสุดท้าย
แยกรายละเอียดสิ่งของออกจากหลักฐานความเป็นเจ้าของ
รายละเอียดสิ่งของที่ชัดเจนช่วยจับคู่กับของที่แจ้งหาย ส่วนหลักฐานของผู้ขอรับคืนแสดงเหตุผลที่โรงแรมมั่นใจว่าส่งคืนได้ถูกคน
เพิ่มมาตรการดูแลตามระดับความเสี่ยง
เอกสารประจำตัว กุญแจ ยา และสิ่งของมูลค่าสูงอาจต้องเก็บในพื้นที่จำกัดการเข้าถึง หรือส่งมอบให้เจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจ
บันทึกการส่งมอบครั้งสุดท้าย
ระบุวิธีส่งมอบ พนักงานผู้ได้รับอนุญาต เวลา และการยืนยันรับ เพื่อให้ประวัติการดูแลและส่งมอบครบถ้วน
ใช้ความเสี่ยงและหลักฐานประกอบการตัดสินใจดูแลทรัพย์สินในขั้นต่อไป
กำหนดมาตรการดูแลตามประเภทสิ่งของและความน่าเชื่อถือของหลักฐานการขอรับคืน ไม่ใช่อาศัยดุลยพินิจของพนักงานเพียงอย่างเดียว
| สิ่งที่เปลี่ยนแปลง | สิ่งที่ทีมต้องรู้ | การตัดสินใจถัดไป |
|---|---|---|
| มีผู้โทรมาขอรับกระเป๋าสตางค์คืน | ผู้ขอรับคืนบอกรายละเอียดบัตรและอักษรย่อชื่อได้ แต่ยังไม่ได้ตรวจเอกสารประจำตัวที่มีรูปถ่าย | เก็บไว้ในสภาพปิดผนึก และให้ยืนยันตัวตนเมื่อมารับ |
| หนังสือเดินทางยังไม่มีผู้ติดต่อขอรับคืน | เอกสารยืนยันตัวตนเก็บอยู่ในตู้นิรภัยของผู้จัดการเวร | ส่งมอบให้ผู้มีอำนาจตามขั้นตอนของโรงแรม และเก็บหลักฐานการรับมอบไว้ |
| เจ้าของโทรศัพท์มาติดต่อรับคืน | เจ้าของปลดล็อกโทรศัพท์และระบุสายที่โทรเข้าหรือโทรออกเมื่อไม่นานมานี้ได้ | บันทึกผลการตรวจเอกสารยืนยันตัวตน ลายเซ็น และพนักงานผู้ส่งมอบคืน |
- 01
บันทึกเมื่อพบสิ่งของ
บันทึกเวลา สถานที่ ผู้พบ และรายละเอียดที่ช่วยระบุสิ่งของได้
- 02
จัดระดับความเสี่ยง
แยกวิธีดูแลสิ่งของทั่วไปออกจากเอกสารประจำตัว บัตรชำระเงิน ยา กุญแจ และทรัพย์สินมูลค่าสูง
- 03
จัดเก็บอย่างปลอดภัย
กำหนดผนึกปิดสิ่งของ สถานที่เก็บ และผู้ดูแลปัจจุบัน
- 04
ตรวจสอบผู้ขอรับคืน
บันทึกหลักฐานความเป็นเจ้าของโดยไม่เปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลเกินจำเป็น
- 05
ส่งมอบหรือจำหน่ายออก
เก็บข้อมูลการอนุมัติ วิธีดำเนินการ เวลา และหลักฐานประกอบการตัดสินใจขั้นสุดท้าย
ดูแลทั้งแขกและโรงแรมไปพร้อมกัน
การส่งคืนที่รวดเร็วจะมีคุณค่าก็ต่อเมื่อสิ่งของถึงมือคนที่ถูกต้องผ่านขั้นตอนที่มีการควบคุม
รับคำขอรับคืนแล้ว ไม่ได้หมายความว่าอนุมัติแล้ว
แยกขั้นตอนยืนยันตัวตนหรือความเป็นเจ้าของออกจากการติดต่อครั้งแรก
การเก็บรักษาต้องมีกำหนดสิ้นสุด
หลักเกณฑ์การส่งคืนและการจำหน่ายออกควรเป็นไปตามนโยบายโรงแรมและข้อกำหนดในพื้นที่
จำกัดการเข้าถึงข้อมูลอ่อนไหว
เก็บเฉพาะหลักฐานที่จำเป็นต่อการดูแลและส่งมอบสิ่งของ พร้อมกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงให้เหมาะกับสิ่งของนั้น
ปกป้องทั้งทรัพย์สินและข้อมูลของผู้ติดต่อขอรับคืน
ใช้ทะเบียนที่จำกัดสิทธิ์เข้าถึงเพื่อบันทึกการพบทรัพย์สิน การจัดเก็บ การขอรับคืน และการจัดการขั้นสุดท้าย บันทึกการเปลี่ยนผู้ดูแลแต่ละครั้งแยกกัน แทนการเปลี่ยนชื่อทับจนประวัติการส่งมอบก่อนหน้าหายไป
ใช้นโยบายการส่งมอบคืนของโรงแรมคุณ
ตัวอย่างนี้ไม่ใช่นโยบายการเก็บรักษาตามกฎหมายหรือบริการยืนยันตัวตน ควรตกลงให้ชัดเจนว่าต้องใช้หลักฐานใด ใครมีสิทธิ์ตรวจสอบ และต้องใช้กฎการเก็บรักษาใดในพื้นที่ ก่อนใช้ข้อมูลแขกจริง
กำหนดกฎการดูแลทรัพย์สินให้ตรงกับนโยบายโรงแรม
Jodoo ช่วยให้โรงแรมเพิ่มระดับความเสี่ยง ระยะเวลาเก็บรักษา และเงื่อนไขควบคุมการส่งมอบคืนได้ โดยไม่ต้องพัฒนาระบบทะเบียนของหายขึ้นมาเฉพาะ
ทีมรักษาความปลอดภัยและทีมปฏิบัติการปรับขั้นตอนการทำงานได้รวดเร็ว โดยยังบันทึกข้อมูลเป็นมาตรฐานเดียวกัน- 01เพิ่มคำแนะนำในการจัดเก็บทรัพย์สินแต่ละประเภท
- 02กำหนดให้ตรวจสอบอีกครั้งก่อนส่งมอบคืนทรัพย์สินที่มีความเสี่ยงสูง
- 03ตั้งเวลาแจ้งเตือนตามกำหนดเก็บรักษาและจำหน่ายทรัพย์สินออก
- 04สร้างมุมมองสำหรับทรัพย์สินที่ยังไม่มีผู้ติดต่อรับคืน ทรัพย์สินที่มีความเสี่ยงสูง และทรัพย์สินที่เกินกำหนด
คำถามเกี่ยวกับ สมุดบันทึกของหายและของที่พบในโรงแรม
จำกัดการเข้าถึงข้อมูลของหายที่มีความอ่อนไหวได้หรือไม่?
ได้ คุณกำหนดสิทธิ์การดูข้อมูลผู้ติดต่อขอรับคืน รายละเอียดการจัดเก็บ ทรัพย์สินที่มีความเสี่ยงสูง และหลักฐานการส่งมอบคืนขั้นสุดท้ายได้ พร้อมเก็บประวัติการดูแลทรัพย์สินที่ตรวจสอบผู้รับผิดชอบย้อนหลังได้
โรงแรมปรับกฎการเก็บรักษาและการส่งมอบคืนโดยไม่ต้องเขียนโค้ดได้หรือไม่?
ได้ ทีมที่ได้รับสิทธิ์สามารถปรับระดับความเสี่ยง การแจ้งเตือน รายการที่ต้องตรวจสอบ คำแนะนำในการจัดเก็บ และขั้นตอนจัดการทรัพย์สินให้สอดคล้องกับนโยบายโรงแรมที่เปลี่ยนไป
ทะเบียนของหายในโรงแรมควรมีข้อมูลอะไรบ้าง?
บันทึกวันเวลาและสถานที่พบ ผู้พบ รายละเอียดที่ช่วยระบุทรัพย์สิน ระดับความเสี่ยง หมายเลขซีลหรือถุง สถานที่จัดเก็บ ผู้ดูแลปัจจุบัน รายละเอียดการขอรับคืน หลักฐานความเป็นเจ้าของ การอนุมัติส่งมอบคืน และหลักฐานการคืนหรือการจำหน่ายทรัพย์สินออกขั้นสุดท้าย
โรงแรมควรจัดการหนังสือเดินทาง กุญแจ หรือยาอย่างไร?
จัดเป็นทรัพย์สินที่มีความเสี่ยงสูงกว่าทั่วไป เก็บในพื้นที่จำกัดการเข้าถึง ให้สิทธิ์เฉพาะผู้เกี่ยวข้อง และกำหนดขั้นตอนเฉพาะสำหรับส่งเรื่องให้ผู้รับผิดชอบระดับสูงหรือส่งมอบให้ผู้มีอำนาจ ตามนโยบายโรงแรมและข้อกำหนดในพื้นที่
เก็บของหายให้ปลอดภัย ค้นหาได้ง่าย และพร้อมส่งคืน
เปิดทะเบียนการดูแลทรัพย์สินที่มีข้อมูลตัวอย่าง แล้วดูบันทึกการพบทรัพย์สิน การขอรับคืน การตรวจสอบตัวตน และหลักฐานการส่งมอบคืนขั้นสุดท้าย
เปิดแอปจัดการทรัพย์สินสูญหาย