ระบุงานของผู้ใช้
อธิบายว่าอะไรเป็นจุดเริ่มงาน มีข้อมูลและบทบาทใดเกี่ยวข้อง การตัดสินใจใดสำคัญ และเงื่อนไขใดถือว่างานเสร็จ
ใช้สมุดงานเป็นหลักฐานว่ากระบวนการทำงานอย่างไรในปัจจุบัน แล้วออกแบบข้อมูล บทบาท และการตัดสินใจให้เป็นระเบียบขึ้นก่อนนำเข้าข้อมูลจริง
การย้ายสมุดงานเข้าแอปเปลี่ยนวิธีที่ผู้คนรับผิดชอบข้อมูล การตัดสินใจ และข้อยกเว้น หน้าจอสร้างได้เร็ว แต่ข้อมูลที่เชื่อถือได้ สิทธิ์ และการยอมรับของผู้ใช้ยังต้องได้รับการตรวจสอบอย่างรอบคอบ
ใช้ฟรีได้สูงสุด 5 คน โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
ปรับฟิลด์ เวิร์กโฟลว์ และแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด สำรวจเทมเพลตแอปและกรณีใช้งานกว่า 1,000 รายการ
อย่าปล่อยให้คอลัมน์ที่มีอยู่กำหนดรูปแบบของระบบใหม่ทั้งหมด
อธิบายว่าอะไรเป็นจุดเริ่มงาน มีข้อมูลและบทบาทใดเกี่ยวข้อง การตัดสินใจใดสำคัญ และเงื่อนไขใดถือว่างานเสร็จ
รวบรวมไฟล์ ชีต เจ้าของ จำนวนแถว สูตร ไฟล์แนบ ช่วงข้อมูลที่ซ่อน มาโคร และรายงานปลายทาง
ค้นหาข้อมูลซ้ำ ค่าว่าง ชนิดข้อมูลปะปน คีย์ที่ไม่เสถียร ป้ายกำกับที่ไม่สอดคล้อง และข้อมูลอ้างอิงที่คัดลอกไว้
คงความหมายของข้อมูลไว้ พร้อมตัดรูปแบบจากสมุดงานที่ไม่จำเป็นออก
เก็บคีย์เดิมที่คงทนไว้สำหรับการกระทบยอด และกำหนดตัวระบุใหม่ในแอปเมื่อสมุดงานไม่มีคีย์
แยกข้อมูลอ้างอิงที่นำกลับมาใช้ได้ ธุรกรรม รายการย่อยที่เกิดซ้ำ และการตัดสินใจออกจากกัน
ให้ผู้ส่งเรื่อง ผู้ปฏิบัติงาน ผู้ตรวจทาน และผู้จัดการเห็นฟิลด์และการดำเนินการที่จำเป็นต่อหน้าที่ของตน
แยกระบบอัตโนมัติเบื้องหลังออกจากการอนุมัติ การส่งกลับ และการให้อำนาจโดยบุคคล
ข้อมูลที่ผ่านเส้นทางปกติอย่างราบรื่นเพียงรายการเดียว ยังไม่ใช่หลักฐานเพียงพอที่จะเลิกใช้สมุดงาน
เปรียบเทียบจำนวนข้อมูลต้นทาง ข้อมูลที่รับ ข้อมูลที่ปฏิเสธ และผลลัพธ์หลังนำเข้าแยกตามรอบ
ดำเนินการหนึ่งรายการตั้งแต่รับเรื่องจนได้ผลลัพธ์สุดท้าย
ใช้กรณีข้อมูลซ้ำ ข้อมูลขาดหาย เกินกำหนด ความสัมพันธ์ไม่ถูกต้อง และงานที่ถูกส่งกลับ
ยืนยันว่าแต่ละบทบาทเห็นและแก้ไขได้เฉพาะข้อมูลกับฟิลด์ที่เหมาะสม
เปิดดูข้อมูลเบื้องหลังยอดรวมสำคัญทุกรายการบนแดชบอร์ด
บันทึกสิ่งกีดขวาง ผู้ตรวจทาน ผลการตัดสินใจ แหล่งข้อมูลที่จัดเก็บ เจ้าของ และแผนย้อนกลับ
การย้ายระบบจะสะดุดเมื่อโยนการตัดสินใจด้านข้อมูล กระบวนการ และเทคนิคให้กับทีมโครงการแบบกว้าง ๆ ควรระบุให้ชัดว่าใครเป็นผู้ส่งหลักฐานและใครเป็นผู้รับรองผล
| ขั้นตอน | บทบาทที่รับผิดชอบ | หลักฐานก่อนส่งมอบ |
|---|---|---|
| ตรวจสอบแหล่งข้อมูล | เจ้าของกระบวนการ | ยืนยันไฟล์ ความเชื่อมโยง ผู้ใช้งานจริง และความจำเป็นในการเก็บรักษาข้อมูลแล้ว |
| ออกแบบข้อมูล | ผู้ดูแลระบบฝ่ายธุรกิจ | ตรวจทานตัวระบุ ชนิดฟิลด์ ความสัมพันธ์ และกฎการเข้าถึงแล้ว |
| ย้ายข้อมูลทดลอง | หัวหน้าการย้ายระบบ | จำนวนในแต่ละรอบ แถวที่ถูกปฏิเสธ และการแมปที่แก้ไขแล้วกระทบยอดตรงกัน |
| ยอมรับเวิร์กโฟลว์ | ตัวแทนแต่ละบทบาท | กรณีปกติ ถูกส่งกลับ เกินกำหนด และเสร็จสิ้นให้ผลลัพธ์ตามที่คาด |
| เปลี่ยนระบบ | เจ้าของระบบ | บันทึกการอนุมัติ การจัดเก็บ แผนย้อนกลับ การสนับสนุน และเจ้าของการเปลี่ยนแปลงครั้งแรกแล้ว |
คู่มือนี้ช่วยย้ายงานร่วมกันมาไว้ในแอป พร้อมคงงานวิเคราะห์และงานเฉพาะทางไว้ในเครื่องมือที่เหมาะสม
เก็บแหล่งข้อมูลฉบับสุดท้ายพร้อมค่า checksum หรือวันที่ไว้ เพื่อให้ยังสามารถกระทบยอดได้
กำหนดระบบหลักสำหรับเก็บข้อมูลระบบใหม่ และทำให้การเชื่อมต่อที่ยังเหลืออยู่มีเจตนาและเจ้าของที่ชัดเจน
หลังเปิดใช้งาน ให้ผู้ดูแลที่ผ่านการฝึกอบรมปรับฟิลด์หรือมุมมองอย่างปลอดภัยหนึ่งครั้ง เพื่อยืนยันว่าทีมดูแลแอปต่อได้
ได้ แต่ควรตรวจสอบคีย์ ชนิดข้อมูล ความสัมพันธ์ และสูตรก่อน เพื่อไม่ให้รูปแบบการนำเข้ากลายเป็นแบบจำลองข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ
พิจารณาว่าแต่ละแท็บเป็นข้อมูลอ้างอิง ธุรกรรม รายการย่อย บันทึกการตัดสินใจ หรือรายงาน ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนทุกแท็บเป็นตาราง
สร้างกฎธุรกิจที่คงที่ขึ้นใหม่เป็นสูตรหรือระบบอัตโนมัติในแอปหลังตรวจสอบความถูกต้องแล้ว ส่วนการวิเคราะห์เฉพาะกิจให้ทำต่อในสเปรดชีตหรือเครื่องมือวิเคราะห์
กระทบยอดจำนวนในแต่ละรอบและคีย์จากแหล่งข้อมูล แล้วทดสอบสถานะปกติ รอดำเนินการ เกินกำหนด มีข้อยกเว้น และเสร็จสิ้นด้วยบทบาทจริง
หลังอนุมัติการเปลี่ยนระบบ กระทบยอดข้อมูล ทดสอบบทบาทและเวิร์กโฟลว์ สำรองหรือส่งออกข้อมูล เตรียมผู้ใช้ให้พร้อม และมีแนวทางกู้คืนที่บันทึกไว้แล้ว
เปิดพื้นที่ทำงานตัวอย่างสำหรับย้ายระบบ แล้วนำคู่มือนี้ไปใช้กับแหล่งข้อมูลจริงหนึ่งชุดก่อนขยายไปยังสเปรดชีตอื่น
เปิดพื้นที่ทำงานย้ายข้อมูล