ควรใช้สเปรดชีตต่อเมื่อ
- ไฟล์นี้ใช้หลักๆ สำหรับการวิเคราะห์ การทำโมเดล หรือการรายงานแบบครั้งคราว
- มีเพียงหนึ่งหรือสองคนที่แก้ไข และไม่มีการส่งต่องานเพื่อขออนุมัติ
- ข้อมูลไม่จำเป็นต้องมีการเข้าถึงตามบทบาท การแจ้งเตือน หรือประวัติการตรวจสอบ
สเปรดชีตเป็นแอป
เปลี่ยนสเปรดชีตให้เป็นแอปเวิร์กโฟลว์
เปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ที่ทำซ้ำใน Excel หรือ Google Sheets ให้เป็นแอป Jodoo AI พร้อมฟอร์มแบบมีโครงสร้าง สิทธิ์การเข้าถึง การอนุมัติ แดชบอร์ด และการแจ้งเตือน
เมื่อถึงเวลาที่ชีตต้องกลายเป็นแอป
- คำขอต้องมีเจ้าของงาน การอนุมัติ และกำหนดส่ง
- ฟิลด์หรือการตัดสินใจที่มีความละเอียดอ่อนต้องควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง
- การอัปเดตสถานะต้องมองเห็นได้ชัดโดยไม่ต้องคอยติดตามงานด้วยตนเอง
คู่มือการตัดสินใจ
รู้ว่าเมื่อไรควรใช้ชีตต่อ และเมื่อไรควรสร้างแอป
ควรสร้างแอปเมื่อ
- ชีตนี้ใช้รวบรวมคำขอที่เกิดซ้ำจากหลายคน
- แต่ละแถวต้องมีเจ้าของงาน กำหนดส่ง การตัดสินใจอนุมัติ ไฟล์ หรือข้อยกเว้น
- ทีมต่างๆ ต้องคอยถามสถานะอยู่เสมอ เพราะชีตไม่ได้ช่วยขับเคลื่อนการติดตามงาน
โครงสร้างแอป
สเปรดชีตของคุณจะได้อะไรเมื่อเป็นแอป
ฟอร์มแบบมีโครงสร้าง
แทนที่แถวข้อมูลแบบปลายเปิดด้วยฟอร์มที่เก็บข้อมูลผู้ขอ รายการ จำนวนเงิน เจ้าของงาน กำหนดส่ง ไฟล์ และสถานะได้อย่างสม่ำเสมอ
การส่งต่อในเวิร์กโฟลว์
ย้ายเรคคอร์ดผ่านการตรวจสอบ การอนุมัติ การมอบหมายงาน การจัดการข้อยกเว้น และการติดตามงาน โดยไม่ต้องสร้างบริบทใหม่
มุมมองและแดชบอร์ด
ให้แต่ละทีมมีมุมมองที่กรองแล้วสำหรับงานที่เปิดอยู่ รายการที่เกินกำหนด เจ้าของงาน ข้อยกเว้น และเรคคอร์ดที่เสร็จสิ้น
สิทธิ์การเข้าถึงและประวัติการตรวจสอบ
เก็บฟิลด์ที่มีความละเอียดอ่อน การตัดสินใจอนุมัติ และประวัติการอัปเดตไว้ในแอปที่ควบคุมตามบทบาทได้
แนวทางการเปลี่ยน
เลือกรูปแบบแอปที่เหมาะกับสเปรดชีตของคุณ
01
เริ่มจากหน้าที่ของสเปรดชีต
ระบุว่าชีตนี้ใช้รวบรวมคำขอ ติดตามการอนุมัติ ตรวจสอบสต็อก จัดการผู้ขาย หรือติดตามงาน
01ฟอร์มคำขอจัดซื้อรวบรวมรายละเอียดคำขอจัดซื้อ สเปกรายการ บริบทงบประมาณ ผู้อนุมัติ และวันที่ต้องการใช้ ก่อนเริ่มงานจัดหา หรือ POเปิดเทมเพลต02ฟอร์มคำขอวัสดุรวบรวมรายการวัสดุ จำนวน วันที่ต้องการใช้ งานหรือไซต์ ผู้อนุมัติ และสถานะคลังสินค้า ก่อนจ่ายสต็อกหรือส่งต่อกรณีขาดแคลนเปิดเทมเพลต03ฟอร์มคำขอด้านสถานที่เก็บรายละเอียดคำขอด้านสถานที่ ส่งต่อแต่ละคำขอไปยังเจ้าของงานที่เหมาะสม และทำให้สถานะมองเห็นได้ตั้งแต่การรับคำขอไปจนถึงการติดตามงานในเวิร์กโฟลว์ที่มีโครงสร้างเดียวเปิดเทมเพลต04ฟอร์มเริ่มต้นใช้งานผู้ขายรวบรวมแบบฟอร์มภาษีของผู้ขาย รายละเอียดบัญชีธนาคาร ผู้ติดต่อ ใบรับรอง และสถานะการตรวจสอบ ก่อนตั้งค่าซัพพลายเออร์หรืออนุมัติการชำระเงินเปิดเทมเพลต
02
เลือกรูปแบบแอปที่ใกล้เคียงที่สุด
เปิดเทมเพลตที่ตรงกับประเภทเรคคอร์ดอยู่แล้ว จากนั้นปรับฟิลด์ มุมมอง สถานะ และระบบอัตโนมัติให้สอดคล้องกับคอลัมน์ในชีตของคุณ
01ตัวติดตามใบสั่งซื้อติดตามใบสั่งซื้อที่ออกแล้วหลังการอนุมัติ พร้อมการยืนยันจากซัพพลายเออร์ วันที่คาดว่าจะส่งมอบ สถานะค้างนาน และขั้นตอนถัดไปในตัวติดตามแบบเรียลไทม์เดียวเปิดเทมเพลต02ฟอร์มจัดการสินค้าคงคลังบันทึกการอัปเดตสินค้าคงคลังพร้อมเหตุผลในการปรับ รายละเอียดของสินค้า และการเปลี่ยนแปลงจำนวน เพื่อให้ผู้ตรวจสอบอนุมัติการเปลี่ยนแปลงสต็อกได้ด้วยข้อมูลครบถ้วนเปิดเทมเพลต03ตัวติดตามงานเจ้าหนี้การค้าติดตามใบแจ้งหนี้ AP ตามผู้ขาย หมายเลขใบแจ้งหนี้ ยอดเงิน วันครบกำหนด สถานะการลงรหัส เหตุผลการพักรายการ เจ้าของงานข้อยกเว้น และความพร้อมสำหรับรอบการจ่ายเงินเปิดเทมเพลต04ตัวติดตามการเริ่มงานของพนักงานใหม่ติดตามงานเริ่มงานของพนักงานใหม่ด้วยเจ้าของงาน วันที่ครบกำหนด สถานะเอกสาร ความพร้อมของอุปกรณ์ การส่งต่องานที่ติดขัด และความเสี่ยงต่อวันเริ่มงานเปิดเทมเพลต
03
เพิ่มการส่งต่อและการมองเห็น
เปลี่ยนคอลัมน์สถานะในสเปรดชีตให้เป็นคิวเจ้าของงาน ขั้นตอนการอนุมัติ การแจ้งเตือน แดชบอร์ด และประวัติที่ค้นหาได้
01การอนุมัติใบสั่งซื้อควบคุมการลงนามอนุมัติใบสั่งซื้อด้วยลำดับขั้นผู้อนุมัติ ข้อยกเว้นด้านงบใช้จ่าย และเงื่อนไขบล็อกการปล่อย PO ก่อนออกให้ซัพพลายเออร์เปิดเทมเพลต02เวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ APส่งต่อใบแจ้งหนี้จากผู้ขายผ่านการตรวจสอบการลงบัญชี สถานะการอนุมัติ เหตุผลการพักรายการ ผู้รับผิดชอบกรณียกเว้น ประวัติการตรวจสอบ และความพร้อมก่อนปล่อยเข้ารอบการชำระเงินเปิดเทมเพลต03เวิร์กโฟลว์การอนุมัติงบประมาณสร้างเวิร์กโฟลว์อนุมัติงบประมาณแบบใช้งานจริง พร้อมการรับคำขอ การตรวจสอบวงเงิน การทบทวนความคลาดเคลื่อน การส่งต่อผู้อนุมัติ และการติดตามสถานะที่พร้อมสำหรับการตรวจสอบเปิดเทมเพลต04เวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบลงเวลาส่งต่อใบลงเวลาผ่านการอนุมัติของผู้จัดการ การตรวจสอบชั่วโมงที่ขาดหาย คำขอแก้ไข การตรวจเช็กวันตัดรอบเงินเดือน และการติดตามข้อยกเว้นเปิดเทมเพลต
สเปรดชีต vs แอป
เมื่อแอปตอบโจทย์มากกว่าสเปรดชีตทั่วไป
รูปแบบสเปรดชีตรูปแบบแอป Jodoo
ตารางเดียวรวมทั้งการรับคำขอ การตรวจสอบ บันทึกของเจ้าของงาน และสถานะไว้ด้วยกันฟอร์ม คิว มุมมองรายละเอียด และแดชบอร์ดที่แยกกันช่วยให้งานแต่ละรายการชัดเจน
การอนุมัติมักอยู่ในรูปของคอลัมน์ คอมเมนต์ หรือข้อความนอกชีตการตัดสินใจของผู้อนุมัติ เหตุผลที่ตีกลับ ไฟล์ และประวัติการตรวจสอบจะอยู่ในเรคคอร์ดเดียวกัน
ทุกคนเห็นตารางเดียวกัน เว้นแต่จะจัดการแท็บและสิทธิ์ด้วยตนเองผู้ขอ ผู้ตรวจสอบ ผู้จัดการ และทีมปฏิบัติงาน ต่างทำงานจากมุมมองที่เหมาะกับบทบาทของตนได้
การติดตามงานขึ้นอยู่กับการที่ใครสักคนต้องคอยตรวจชีตซ้ำๆการแจ้งเตือน คิวเจ้าของงาน และแดชบอร์ดสถานะจะแสดงงานค้างสะสมโดยอัตโนมัติ
คลังเทมเพลต
เปรียบเทียบจุดเริ่มต้นสำหรับเวิร์กโฟลว์สเปรดชีตที่ใช้บ่อย
24 templates
เทมเพลตฟอร์มสำหรับธุรกิจ
เลือกดูเทมเพลตฟอร์มสำหรับธุรกิจสำหรับคำขอ การรับคำขอ การอนุมัติ งานปฏิบัติการ HR จัดซื้อ การเงิน และการติดตามงานภายใน
20 templatesเทมเพลตเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ
สำรวจเทมเพลตเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสำหรับคำขอซื้อ ใบแจ้งหนี้ งบประมาณ สัญญา คำขอ HR และการอนุมัติทางธุรกิจอื่นๆ
16 templatesเทมเพลตใบสั่งซื้อ
ใช้เทมเพลตใบสั่งซื้อสำหรับคำขอ PO การอนุมัติ รายละเอียดผู้ขาย การติดตามคำสั่งซื้อ และการส่งต่องานในเวิร์กโฟลว์จัดซื้อ
23 templatesเทมเพลตการจัดการสินค้าคงคลัง
เลือกดูเทมเพลตสินค้าคงคลังสำหรับการควบคุมสต็อก สินค้าคงคลังในคลังสินค้า ฟอร์มเบิกสินค้า การคืนสินค้า การเติมสต็อก และการติดตามการเคลื่อนไหวของสินค้า
23 templatesเทมเพลตเวิร์กโฟลว์สำหรับงานจัดซื้อ
เปรียบเทียบเทมเพลตงานจัดซื้อสำหรับการรับคำขอซื้อ ใบขอซื้อ การอนุมัติ การควบคุมสัญญา และการติดตามงานจัดหา
18 templatesเทมเพลตคลังสินค้าและสินค้าคงคลัง
เลือกดูเทมเพลตคลังสินค้าและสินค้าคงคลังสำหรับการเคลื่อนไหวสต็อก การเติมสินค้า การตรวจรับสินค้า การตรวจนับ และการควบคุมสินค้าใกล้หมด
20 templatesเทมเพลตการอนุมัติด้านการเงิน
เริ่มต้นที่นี่สำหรับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติงบประมาณ ค่าใช้จ่าย ใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน เครดิต และรายการบัญชีที่ต้องการการควบคุมที่เข้มงวดยิ่งขึ้น
12 templatesเทมเพลตคำขอพนักงานสำหรับ HR
เลือกดูเทมเพลต HR สำหรับคำขอลางาน งาน onboarding การอนุมัติ timesheet การฝึกอบรมพนักงาน การเบิกค่าใช้จ่าย และการติดตามงานพนักงาน
คู่มือเวิร์กโฟลว์
วางแผนกระบวนการก่อนเลือกเทมเพลต
คู่มือ
คู่มือเวิร์กโฟลว์และการอนุมัติคำขอซื้อ
วางแผนฟิลด์ ขั้นตอนการอนุมัติ และการส่งต่องานที่อยู่เบื้องหลังเวิร์กโฟลว์คำขอซื้อ ก่อนเปิดใช้เทมเพลตจัดซื้อ
คู่มือคู่มือการอนุมัติและติดตามใบสั่งซื้อ
วางแผนฟิลด์สำหรับการอนุมัติ การส่งต่องานให้ทีมจัดซื้อ การยืนยันจากซัพพลายเออร์ การจัดส่ง และการเปลี่ยนแปลง ที่อยู่เบื้องหลังเวิร์กโฟลว์ติดตามใบสั่งซื้อ
คู่มือคู่มือเวิร์กโฟลว์คำขอวัสดุและการเบิกจ่ายสินค้าคงคลัง
วางแผนฟิลด์สำหรับคำขอวัสดุ การเบิกจ่ายสต็อก การอนุมัติ สินค้าขาด และการคืนสินค้า ก่อนเปิดใช้เทมเพลตเวิร์กโฟลว์สินค้าคงคลัง
คู่มือคู่มือเช็กลิสต์การอนุมัติใบแจ้งหนี้และเจ้าหนี้การค้า
วางแผนฟิลด์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ ขั้นตอนการตรวจสอบของ AP เหตุผลในการพักรายการ หลักฐานการลงรหัส และความพร้อมในการชำระเงินก่อนเปิดใช้เทมเพลต
คำถามที่พบบ่อย
คำถามเกี่ยวกับการเปลี่ยนสเปรดชีตเป็นแอป
Jodoo เปลี่ยนสเปรดชีต Excel ให้เป็นแอปโดยอัตโนมัติได้ไหม?
Jodoo AI สามารถช่วยร่างโครงสร้างแอปจากแนวคิดเวิร์กโฟลว์ได้ หน้านี้แสดงรูปแบบแอปที่มักใช้แทนงานบนสเปรดชีต เช่น ฟอร์ม มุมมอง การอนุมัติ แดชบอร์ด และการแจ้งเตือน
สเปรดชีตทุกไฟล์ควรถูกเปลี่ยนเป็นแอปหรือไม่?
ไม่เสมอไป สเปรดชีตยังเหมาะสำหรับการวิเคราะห์แบบง่ายๆ แต่แอปคุ้มค่ากว่าเมื่อชีตนั้นถูกใช้สำหรับการรับคำขอซ้ำๆ การอนุมัติ การกำหนดเจ้าของงาน การแจ้งเตือน การติดตามสถานะ หรือการส่งต่องานระหว่างทีม
ถ้าฉันมี Google Sheet อยู่แล้ว ควรเริ่มจากตรงไหน?
เริ่มจากตั้งชื่อเรคคอร์ดทางธุรกิจในชีต เช่น คำขอจัดซื้อ รายการสต็อก ผู้ขาย ใบแจ้งหนี้ คำขอของพนักงาน หรือใบสั่งงาน จากนั้นเปิดเทมเพลต Jodoo ที่ใกล้เคียงที่สุดและปรับฟิลด์ สถานะ และมุมมองให้เหมาะกับงานของคุณ
ขั้นตอนถัดไป
ดูตัวอย่างแอปที่ใช้งานได้จริงก่อนเปลี่ยนชีตของคุณเป็นแอป
เริ่มจากเทมเพลตที่มีทั้งฟอร์ม มุมมอง และสถานะเวิร์กโฟลว์อยู่แล้ว จากนั้นปรับให้เข้ากับคอลัมน์และการส่งต่องานในสเปรดชีตปัจจุบันของคุณ