จุดเริ่มต้น
เหตุการณ์ใดทำให้งานเริ่มขึ้นจริง: มีการส่งข้อมูล ถึงวันที่กำหนด ค่าถึงเกณฑ์ หรือข้อมูลอื่นเปลี่ยนแปลง
ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์สเปรดชีต
ทำเวิร์กโฟลว์สเปรดชีตให้เป็นอัตโนมัติ พร้อมผู้รับผิดชอบและผลลัพธ์ที่ชัดเจน
นำเข้าข้อมูลที่เป็นประโยชน์จากสเปรดชีต แล้วแทนแถวที่คัดลอกและสีสถานะด้วยงานที่มอบหมาย วันครบกำหนด งานตรวจสอบ และผลลัพธ์ที่มองเห็นได้
ทำเฉพาะส่วนที่ทีมกำหนดได้ชัดเจนให้เป็นอัตโนมัติ และแสดงจุดเริ่มต้น ผู้รับผิดชอบปัจจุบัน กำหนดเวลา สถานะติดขัด และขั้นตอนกู้คืนไว้เสมอ
ใช้ฟรีได้สูงสุด 5 คน โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
ปรับฟิลด์ เวิร์กโฟลว์ และแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด สำรวจเทมเพลตแอปและกรณีใช้งานกว่า 1,000 รายการ
- งานที่มอบหมายแทนแถวที่ใช้ร่วมกัน
- เส้นทางส่งกลับและอนุมัติในตัว
- แสดงข้อยกเว้นไว้จนกว่าจะแก้ไขเสร็จ
12คำขอตัวอย่างที่มอบหมายแล้ว4ตัวอย่างงานติดขัดหรือเกินกำหนด1เส้นทางตรวจสอบและส่งกลับในตัว
คงสเปรดชีตไว้ สำหรับการคำนวณและการวิเคราะห์ที่มีเจ้าของคนเดียวย้ายเวิร์กโฟลว์ เมื่องานต้องมีผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลา การตรวจทาน และการกู้คืน
กำหนดองค์ประกอบหกส่วนของระบบอัตโนมัติสำหรับสเปรดชีต
คำถามเหล่านี้ช่วยเปิดเผยงานที่สูตรและมาโครมักปล่อยให้เป็นข้อตกลงโดยนัย
บริบท
ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ไฟล์แนบ และการตัดสินใจก่อนหน้าใดต้องติดไปกับงาน
ผู้รับผิดชอบ
ขณะนี้ใครรับผิดชอบ และบุคคลหรือบทบาทนั้นถูกเลือกอย่างไร
การตัดสินใจ
ผู้รับผิดชอบสามารถอนุมัติ ส่งกลับ ปฏิเสธ มอบหมาย ทำให้เสร็จ หรือยกระดับเรื่องใดได้บ้าง
ข้อยกเว้น
อะไรขัดขวางเส้นทางปกติ ใครเป็นผู้แก้ไข และเมื่อใดจึงถือว่าเกินกำหนด
ผลลัพธ์
ข้อมูลรายการใดจะเปลี่ยน ประวัติใดต้องเก็บไว้ และจะวัดความสำเร็จอย่างไร
ทำการประสานงานรอบข้อมูลให้เป็นอัตโนมัติ
เริ่มจากการประสานงานที่เกิดซ้ำ ไม่ใช่กฎทุกอย่างที่อาจสร้างได้
รับเรื่องและมอบหมาย
ตรวจสอบข้อมูลบังคับ มอบหมายผู้รับผิดชอบที่เหมาะสม และบันทึกวันครบกำหนดครั้งแรก
ตรวจสอบและส่งกลับ
ส่งงานอนุมัติจริงให้ผู้ตรวจสอบ พร้อมเส้นทางส่งกลับที่ชัดเจนโดยไม่ทำให้งานก่อนหน้าสูญหาย
แจ้งเตือนและยกระดับ
ใช้วันครบกำหนด มุมมองงานเกินกำหนด และการแจ้งเตือนที่ตั้งค่าไว้ เพื่อให้งานที่ยังไม่เสร็จยังคงเห็นได้โดยผู้รับผิดชอบ
อัปเดตข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
เมื่อได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง ให้อัปเดตลูกค้า สินทรัพย์ คำขอ หรือโครงการที่ได้รับผลจากการตัดสินใจโดยตรง
แทนสัญญาณที่คุ้นเคยในสเปรดชีตด้วยกลไกควบคุมการทำงานที่มองเห็นได้
ผู้ใช้ควรเข้าใจระบบใหม่ได้โดยไม่ต้องเรียนรู้ข้อตกลงที่ซ่อนอยู่
| ความเคยชินในสเปรดชีต | สิ่งทดแทนในเวิร์กโฟลว์ | หลักฐานสำหรับผู้จัดการ |
|---|---|---|
| เติมสีแดงหมายถึงเกินกำหนด | วันครบกำหนดพร้อมกฎบอกสถานะ | คิวงานเกินกำหนดตามผู้รับผิดชอบ |
| ย้ายไปแท็บอนุมัติแล้ว | ผลการอนุมัติในระบบ | ประวัติการตัดสินใจ |
| @ชื่อในความคิดเห็น | งานที่มอบหมายแล้ว | ผู้รับผิดชอบปัจจุบัน |
| คัดลอกไปยังสมุดงานอื่น | อัปเดตข้อมูลที่เกี่ยวข้อง | เส้นทางข้อมูลหนึ่งสาย |
| ตารางสรุปที่ทำด้วยตนเองทุกสัปดาห์ | แดชบอร์ดที่อัปเดตอยู่เสมอ | ตัวชี้วัดที่เจาะดูรายละเอียดได้ |
แสดงความล้มเหลวและวิธีกู้คืนก่อนทำระบบอัตโนมัติในวงกว้าง
เวิร์กโฟลว์จะเชื่อถือได้ก็ต่อเมื่อผู้ใช้รู้วิธีจัดการงานที่ไม่ครบ เกินกำหนด ถูกปฏิเสธ หรือเกิดข้อผิดพลาดทางเทคนิค
การส่งข้อมูลไม่ครบ
ป้องกันการเปลี่ยนขั้นตอน อธิบายข้อมูลที่ขาด และเก็บฉบับร่างไว้กับผู้รับผิดชอบเดิม แทนการสร้างงานที่นำไปใช้ไม่ได้
การตัดสินใจที่ถูกส่งกลับ
เก็บคำแนะนำของผู้ตรวจสอบ ส่งเรื่องกลับไปยังผู้ที่เหมาะสม และให้ข้อมูลที่แก้ไขแล้วกลับเข้าสู่เส้นทางตรวจสอบที่ควบคุมได้เส้นเดิม
ผู้รับผิดชอบงานเกินกำหนด
แสดงระยะเวลาที่ค้าง กำหนดเวลา และสถานะการยกระดับในคิวที่มีผู้รับผิดชอบ โดยไม่เปลี่ยนผลลัพธ์ทางธุรกิจเบื้องหลังโดยอัตโนมัติ
กฎหรือการเชื่อมต่อทำงานล้มเหลว
เก็บรายการข้อยกเว้นพร้อมบริบทที่เพียงพอให้ลองใหม่อย่างปลอดภัย ตรวจสอบข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และป้องกันการดำเนินการซ้ำในขั้นตอนถัดไป
ทำการตัดสินใจที่คงที่ให้เป็นอัตโนมัติ ไม่ใช่ความไม่แน่นอน
แอปควรทำให้ความรับผิดชอบและผลลัพธ์ชัดเจน และคงการตัดสินใจของมนุษย์ไว้ในจุดที่มีความเสี่ยง ความคลุมเครือ หรือผลกระทบต่อลูกค้า
งานที่เหมาะกับระบบอัตโนมัติ
การมอบหมาย การตรวจสอบข้อมูล การแจ้งเตือน วันครบกำหนด การส่งข้อความ การอัปเดตข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และเส้นทางอนุมัติที่เกิดซ้ำ
คงการตัดสินใจของมนุษย์ไว้
ใช้งานในตัวสำหรับการอนุมัติ การส่งกลับ ข้อยกเว้น และการให้สิทธิ์ แทนการเปลี่ยนสถานะโดยไม่ให้ผู้ใช้เห็น
ทบทวนหลังเปิดใช้งาน
ติดตามงานที่ถูกส่งกลับ งานเกินกำหนด ข้อยกเว้น และเวลาที่ใช้จนเสร็จ เพื่อให้เจ้าของงานธุรกิจปรับปรุงเส้นทางได้เอง
คำถามเกี่ยวกับ ระบบอัตโนมัติสำหรับเวิร์กโฟลว์สเปรดชีต
Jodoo ทำเวิร์กโฟลว์ Excel ให้เป็นอัตโนมัติได้หรือไม่+
Jodoo นำเข้าข้อมูลจากสเปรดชีตและแทนเวิร์กโฟลว์การทำงานด้วยแบบฟอร์ม การมอบหมาย มุมมองตามวันครบกำหนด การแจ้งเตือนที่ตั้งค่าไว้ การอนุมัติในตัว และแดชบอร์ด แต่ไม่ได้เรียกใช้มาโคร Excel ภายในสมุดงาน
ควรเชื่อมต่อสเปรดชีตไว้หรือไม่+
เก็บไว้เป็นเอกสารสำรองหรือแหล่งนำเข้าที่ควบคุมได้ เว้นแต่จำเป็นต้องมีการเชื่อมต่อที่ได้รับการดูแลจริง หลีกเลี่ยงการมีระบบข้อมูลหลักสองระบบที่แก้ไขได้ทั้งคู่
ระบบอัตโนมัติต่างจากเวิร์กโฟลว์อนุมัติอย่างไร+
ระบบอัตโนมัติทำงานตามกฎเบื้องหลัง ส่วนเวิร์กโฟลว์อนุมัติจะมอบหมายการตัดสินใจที่ได้รับการปกป้องให้มนุษย์ และเก็บประวัติงาน การส่งกลับ และผลลัพธ์สุดท้าย
ผู้ใช้ฝ่ายธุรกิจเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ได้หรือไม่+
ผู้ดูแลระบบที่ผ่านการฝึกอบรมปรับฟิลด์ เงื่อนไข เส้นทาง และแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด ภายใต้การควบคุมการเปลี่ยนแปลงขององค์กร
ควรทำอะไรให้เป็นอัตโนมัติก่อน+
เลือกการส่งต่องานที่เกิดบ่อย มีผู้รับผิดชอบ วันครบกำหนด ผลลัพธ์ และเส้นทางจัดการข้อยกเว้นที่ชัดเจน ไม่จำเป็นต้องเป็นกระบวนการที่ใหญ่ที่สุดในบริษัท
ทำการส่งต่องานหนึ่งขั้นตอนให้เป็นอัตโนมัติตั้งแต่ต้นจนจบ
แสดงผู้รับผิดชอบคนถัดไป การตัดสินใจ และกำหนดเวลา
ใช้แอป Jodoo ที่มีข้อมูลตัวอย่างเพื่อทดสอบงานที่มอบหมาย กรณีที่ถูกส่งกลับ ข้อยกเว้นเกินกำหนด และผลลัพธ์ที่อนุมัติ ก่อนย้ายสเปรดชีตทั้งหมด
เปิดแอปที่พร้อมใช้เวิร์กโฟลว์