現有庫存
明確數量與存放地點，並決定可否照常使用、在切換前用罄、返工、退回，或依核准程序另行處理。若仍在等待供應商答覆，畫面應清楚顯示這項決策尚未完成。
如果某批料件仍需作出處置決定，就不能填寫“不適用”。指示必須具體到負責處理庫存的人能夠照此執行。
工程變更單範本
把已接受的變更轉化為執行計畫：逐項明確受影響版次，決定庫存與未完工工作的處置方式，並紀錄變更實際生效的時間。
登入後即可在 Jodoo 中查看範例；頁面所示皆為虛構的製造紀錄。
一張變更單，為每個受影響品項分別提供執行指示
更換供應商可能不只影響採購零件。在下面的虛構範例中，支架規格需要變更，組裝作業指導書也要增加替代供應商檢驗步驟。把兩者放在同一張變更單中便於協調，同時分別保留各自的版次變化，避免含義混淆。
| 受影響品項 | 版次變化 | 現有料件或在製工作 | 待作決定 |
|---|---|---|---|
| BRK-104 支架 | B → C | 庫存 40 個支架；在製品 12 件。 | 採購確認現有庫存的用罄方案；製造部門則決定 12 件在製品的返工方式。 |
| WI-208 組裝作業指導書 | Rev 04 → Rev 05 | 作業指導書本身沒有實物庫存數量。 | 供應商通過資格審查後，加入供應商專屬檢驗步驟，並清楚傳達適用的生產切換範圍。 |
這裡的已發行版次欄位留空是有意義的：這些仍是擬議變更，不能證明生產已經切換。作出發行決定前，目前版次必須始終清晰明確。
不要把庫存和在製品決定藏在含糊備註中
在製品
明確已經開始的工作，以及變更會在哪道製程產生影響。說明這些工作是按舊版完成、需要返工，還是必須等待技術決定。
庫存用罄與在製品返工是兩項不同的工作，往往由不同人員負責。完成其中一項，不應讓另一項從紀錄中消失。
寫出下一班次也能照做的切換說明
| 含糊的說明 | 更可執行的說明 | 仍需確認 |
|---|---|---|
| “下週開始使用新版次。” | 註明工廠、受影響工作或批次、計畫日期，以及確認準備情況的負責人。 | 邊界時點前已經開始的工作和剩餘庫存應如何處理？ |
| “更新圖面。” | 明確受控圖面及其版次，以及必須同步變更的指導書或檢驗方法。 | 由誰確認作廢副本已停止使用？ |
| “訓練已完成。” | 紀錄受影響職務、作業指導書版次，以及必要宣導或資格訓練的佐證。 | 實際執行人員能否找到並正確使用目前生效的指導書？ |
計畫生效與實際發行是兩回事。此 App 紀錄的是經審查且已生效的發行；它不會安排未來版次自動啟用，也無法保證多筆產品紀錄同時進行原子式切換。
需要一份檔案輔助規劃討論？
工程變更單活頁簿
四張可編輯工作表涵蓋變更單、受影響品項、影響審查和實施。可利用範例紀錄、下拉式選單與公式，規劃一項變更及其涉及的版次。
XLSX · 30 KB。所有決定均需手動輸入；活頁簿不會流轉核准，也不會與App 同步。
變更單需要在多人之間流轉時，請使用 App
審查影響
把各部門評估關聯到同一張變更單，紀錄結論並透過原生任務作出審查決策，讓協調人清楚掌握還有哪些事項尚未解決。
驗證執行結果
指派執行工作，並區分發行前必須完成的關鍵事項與其他後續工作。完成依據應進入審查任務，而不是隻留下一個未經核驗的“已完成”標籤。
保留發行歷史
經過審查的發行確認會更新所選受控料件。受影響品項紀錄會保留原版次和發行版次，而不是覆蓋變更前後的對照關係。
業務管理員可以依程序調整變更單欄位、必要審查數量、任務分派和視圖。但審查人員仍須確認所有必要部門都已提供意見；只看已完成評估的數量，無法證明每個必要專業都核准了變更。
工程變更單常見問題
每份工程變更單都應包含什麼？
紀錄已接受的申請、變更範圍、每個受影響料件及版次、影響決定、現有庫存與在製品處置、實施職責和發行邊界。僅有目標日期並不能構成完整的切換指令。
Excel 範本能發起核准嗎？
不能。活頁簿只會保存團隊輸入的資料與決策，共有四個工作表：變更單、受影響料件、影響審查和執行工作。它不會分派原生審查任務、套用成員權限，也不會與 Jodoo App 同步。
同一 ECO 中的不同料件可以分別發行嗎？
App 會為每個受影響料件分別保留發行確認紀錄。採用此方式前，應先釐清實際變更是否必須一次整批發行。本範例不提供跨多筆產品紀錄的原子式發行交易。
沒有序列號時，如何描述生效範圍？
選擇營運團隊可以執行的邊界，例如生產批次、工單、工廠和指定日期的切換點，並說明已經開工的產品如何處理。日期可以作為邊界，但不能讓兩個班次對同一庫存產生不同理解。
設定未來生效日期後，系統會自動切換版次嗎？
不會。未來切換應寫入執行計畫；發行確認紀錄的是已經生效的切換，而不是排程未來自動啟用產品主檔。