Voltek Energy: Wie No-Code-Automatisierung 10 Abteilungen vereinte und die Einstellungszeit um 601 TP3T verkürzte

Voltek Energy ist ein führender Anbieter von Komplettlösungen für Solarenergie in Malaysia. Das Unternehmen plant, vertreibt, installiert und wartet Photovoltaikanlagen für Wohn-, Gewerbe- und Industriegebäude. Voltek hat sich dem Ziel verschrieben, die Umweltbelastung zu minimieren und die Energiekosten seiner Kunden zu senken. Daher übernimmt Voltek alle Leistungen von der Planung und Beschaffung bis hin zu Finanzierung und Wartung.

Angesichts der komplexen Herausforderungen bei der Verwaltung von Solaranlagenprojekten im Wohn-, Gewerbe- und Industriebereich, die sich über 8–10 Abteilungen erstrecken, kämpfte Voltek mit Informationssilos und den Einschränkungen veralteter, unflexibler Tools. Durch die Einführung der anpassbaren No-Code-Plattform von Jodoo digitalisierte Voltek seine gesamten Prozesse im Bereich Projektmanagement für Wohnbauprojekte, Beschwerdemanagement und Personalwesen. Diese Transformation beseitigte den Engpass der manuellen Dateneingabe (“WhatsApp-zu-Excel”), verkürzte den Genehmigungsprozess für Neueinstellungen von mehreren Tagen auf einen Tag und ermöglichte der Führungsebene operative Transparenz in Echtzeit. Volteks Erfolgsgeschichte zeigt, wie eine maßgeschneiderte Digitalstrategie ein Green-Tech-Unternehmen befähigen kann, effizient zu wachsen und gleichzeitig höchste Standards in Kundenservice und Compliance zu gewährleisten.

Die Herausforderung: Manuelle Prozesse schränken einen wachsenden Solarenergieanbieter ein

Im schnell wachsenden Markt für erneuerbare Energien in Malaysia etablierte sich Voltek Energy als wichtiger Akteur und bot umfassende Photovoltaik-Lösungen für Privatkunden sowie Gewerbe- und Industriekunden an. Mit zunehmender Größe des Unternehmens begannen jedoch die administrativen Hürden traditioneller Managementmethoden das Wachstum zu hemmen und die Steuerung komplexer Abläufe zunehmend zu erschweren.

Um eine umfassende Solarlösung zu realisieren, benötigt Voltek Energy eine reibungslose Koordination zwischen 8 bis 10 verschiedenen Abteilungen, darunter Vertrieb, Planung, Finanzen, Projektmanagement sowie Betrieb und Wartung. Ihre internen Prozesse basierten jedoch größtenteils auf manuellen Methoden.

Das Team nutzte WhatsApp-Gruppen, um Kundenkontakte zu generieren, den Projektfortschritt zu verfolgen und abteilungsübergreifend zu kommunizieren. Die über WhatsApp geteilten Informationen mussten anschließend manuell in Excel-Tabellen eingegeben und zusammengeführt werden. Dieser fragmentierte Ansatz führte zu mehreren gravierenden Problemen:

• Die “WhatsApp-zu-Excel”-Handbuchfalle: Kundenanfragen von der Website wurden über WhatsApp empfangen und anschließend manuell in Excel-Tabellen übertragen. Dieser Prozess war nicht nur langsam, sondern auch fehleranfällig und führte zu Missverständnissen. “Früher haben wir einfach WhatsApp genutzt und die Daten dann in Excel übertragen”, erinnerte sich einer der Entwickler. “Es war sehr schwierig, alle auf dem gleichen Stand zu halten, und Missverständnisse waren ein ständiges Risiko.”.
• Zersplitterte Abteilungsstrukturen: Da acht bis zehn Abteilungen – darunter Vertrieb, Design, Finanzen, Projektmanagement und Betrieb & Instandhaltung – an einem einzigen Projekt zusammenarbeiten mussten, gingen im Prozessablauf oft Informationen verloren. “Wir haben versucht, alle Abteilungen auf einer Plattform zusammenzuführen und alles in einen einzigen Prozess zu integrieren, aber andere Systeme schienen unsere Anforderungen nicht vollständig zu erfüllen”, bemerkte Kevin, stellvertretender Verwaltungsleiter bei Voltek.
• Zeitaufwändige AufgabenzuweisungDie Bearbeitung von Kundenbeschwerden und Support-Tickets erfolgte ausschließlich manuell. Sobald ein Kunde eine E-Mail schickte, musste das Team die Details extrahieren, in Excel eingeben und die Aufgabe manuell einem Vorgesetzten zuweisen. Bis die Tabelle aktualisiert war, waren die Informationen oft schon veraltet.

Voltek Energy erkannte, dass sie ein System benötigten, um ihre Daten zu zentralisieren und ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren. Sie untersuchten Tools wie Google Forms und Montag, Sie stellten jedoch fest, dass diese Plattformen nicht ausreichend an die hochspezifischen, abteilungsübergreifenden Abläufe von Voltek angepasst werden konnten. Sie benötigten eine Lösung, die sich an ihre individuellen Geschäftsprozesse anpassen würde.

Die Lösung: Ein maßgeschneidertes digitales Ökosystem

Der CEO von Voltek Energy entdeckte Jodoo durch die Empfehlung eines anderen Firmengründers. Fasziniert von dessen Potenzial, beschloss das Unternehmen, die Plattform zu testen. Schnell stellte sich heraus, dass Jodoo genau das bot, was ihnen gefehlt hatte: extreme Flexibilität und Anpassbarkeit.

Das richtige Tool auswählen: Jodoo vs. Excel, Google Forms und Monday.com

Voltek prüfte verschiedene digitale Optionen, bevor man sich für einen langfristigen Partner entschied:

Excel- und Google-Formulare: Diese Tools waren zwar vertraut, boten aber nicht die für ein komplexes Projektmanagement erforderliche Workflow-Automatisierung und abteilungsübergreifende Integration.

Monday.com: Obwohl die Plattform leistungsstark war, empfand das Team es als schwierig, sie an ihre spezifischen Arbeitsabläufe anzupassen. Bestimmte strukturelle Einschränkungen waren mit dem einzigartigen Workflow von Voltek nicht vereinbar.

Jodoo zeichnete sich durch seine hohe Anpassbarkeit aus. Voltek stellte fest, dass Jodoo sich ihren Bedürfnissen anpasste, anstatt umgekehrt. Die Möglichkeit, ein System von A bis Z zu erstellen, das sowohl projektbezogene als auch interne Abläufe abdeckte, war der ausschlaggebende Faktor.

“Obwohl ich die anfängliche Schulung verpasst hatte, fand ich das System dennoch einfach zu bedienen. Ich konnte recht schnell verstehen, wie man es anpasst, weil es sehr benutzerfreundlich ist”, bemerkte ein interner Entwickler bei Voltek Energy.

Die Abteilungsleiter stellten Vorlagen für ihre Anforderungen bereit, und Kevins Team entwickelte Strategien und implementierte die Lösungen direkt in Jodoo. Mithilfe von Jodoo erstellten sie vernetzte Anwendungen, die ihre dringendsten Workflow-Probleme lösten.

Umsetzung: Aufbau des digitalen Rückgrats

Komplettes Projektmanagement für Wohnbauprojekte

Voltek hat seinen Workflow für Solaranlagenprojekte im Privatkundenbereich vollständig digitalisiert. Interessierte Kunden füllen nun ein externes Jodoo-Formular aus, das auf der Website verlinkt ist. Diese Anfrage wird automatisch an den Vertrieb weitergeleitet. Nach der Bestätigung durch den Kunden übergibt der Workflow das Projekt automatisch an die Planungsabteilung zur Erstellung der Systemspezifikationen. Anschließend geht es zur finalen Bestätigung zurück an den Vertrieb, während gleichzeitig die Finanzabteilung über die Buchung informiert wird. Erst nach Erhalt aller Genehmigungen geht das Projekt in die Ausführungsphase über. Abteilungsleiter können Aufgaben direkt im System zuweisen, und alle Teammitglieder haben in Echtzeit Zugriff auf die Kundendaten, wodurch Missverständnisse deutlich reduziert werden.

Ticketing für automatisierten Betrieb und Wartung (O&M)

Um Kundenbeschwerden und Wartungsanfragen zu bearbeiten, ersetzte Voltek seinen umständlichen E-Mail-zu-Excel-Prozess durch ein optimiertes Jodoo-Ticketsystem. Bei Eingang einer Beschwerde wird sofort ein Ticket erstellt. Der Abteilungsleiter kann dieses direkt in Jodoo einem Vorgesetzten zuweisen. Alle nachfolgenden Berichte und Statusaktualisierungen werden im selben System protokolliert. Zusätzlich wurde ein übersichtliches Dashboard entwickelt, um offene und abgeschlossene Tickets in Echtzeit zu überwachen.

Optimiertes Einstellungs- und Interviewmanagement

Voltek nutzte Jodoo auch, um den Einstellungsprozess der Personalabteilung grundlegend zu verändern. Früher schickten Bewerber ihre Lebensläufe per E-Mail, und die Personalabteilung verbrachte Tage damit, mit den Abteilungsleitern hin und her zu kommunizieren, um den Hintergrund der Bewerber zu erläutern und Vorstellungsgespräche zu vereinbaren. Jetzt übermitteln Bewerber ihre Informationen direkt über ein Jodoo-Formular. Das System benachrichtigt automatisch den zuständigen Abteilungsleiter, der das Profil des Bewerbers einsehen und direkt in der App eine Entscheidung treffen kann.

Der Genehmigungsprozess für Neueinstellungen wurde von zwei bis drei Tagen mit E-Mail-Verkehr auf nur einen Tag verkürzt. “Das hat unsere Effizienz deutlich gesteigert”, bemerkte einer der Entwickler. “Dank der automatischen Benachrichtigungen muss ich nicht mehr ständig bei den Managern nachhaken.”

Die Ergebnisse: Schnellere Einstellungsprozesse, einheitliche Teams und hohe Akzeptanz.

Durch die Implementierung von Jodoo konnte Voltek Energy seine verschiedenen Abteilungen erfolgreich zusammenführen und das Chaos der manuellen Datenerfassung beseitigen. Dank der hohen Anpassbarkeit der Plattform fügten sich die Anwendungen perfekt in die bestehenden Prozesse von Voltek ein.

“Jodoo passt zu dir, anstatt dass du dich veränderst, um zu Jodoo zu passen.” Einer der Entwickler merkte an.

Dieser maßgeschneiderte Ansatz führte zu einer außerordentlich hohen Nutzerakzeptanz. Voltek verzeichnet aktuell 70 aktive Nutzer auf der Plattform, die diese täglich für Projekt- und internes Management einsetzen. Durch die Automatisierung des Informationsflusses sparte Voltek Energy nicht nur Stunden manueller Verwaltungsarbeit ein, sondern verbesserte auch die Datengenauigkeit und die Geschwindigkeit, mit der das Unternehmen seine Solarkunden betreuen kann.

Leistungskennzahl	Vor Jodoo	Nach Jodoo
Dauer des Einstellungsprozesses	2 bis 3 Tage	Weniger als 1 Tag
Workflow-Automatisierung	0% (Manuell Excel/WhatsApp)	Die Arbeitsabläufe für Wohngebäude von 80% bis 90% sind automatisiert.
Datensichtbarkeit	Über verschiedene Chats verteilt	Zentralisierte Echtzeit-Dashboards

(Hinweis: Die Automatisierungskennzahl 80% zu 90% basiert auf der Einschätzung des Kunden hinsichtlich seiner abgeschlossenen Arbeitsabläufe in Wohnbauprojekten.)

Zukunftsaussichten: Ausweitung der Digitalisierung im gesamten Unternehmen

Voltek Energy hat seine Abläufe im Bereich privater Solaranlagen erfolgreich optimiert, ruht sich aber nicht darauf aus. Derzeit entwickelt das Unternehmen Arbeitsabläufe, um auch seine Projekte im Gewerbe- und Industriebereich sowie im Baugewerbe in Jodoo zu integrieren.

Das Team plant außerdem die Entwicklung fortschrittlicherer Daten-Dashboards, beispielsweise zur Kundenquellenanalyse für den Vertrieb und zur Kostenverfolgung für die Finanzabteilung. Sie prüfen sogar Möglichkeiten, die externen Linkfunktionen von Jodoo zu nutzen, um Kunden in Echtzeit und per Self-Service den Installationsfortschritt ihres Projekts anzuzeigen.

Durch ihre Partnerschaft mit Jodoo hat Voltek Energy bewiesen, dass ein kleines internes Team mit den richtigen No-Code-Tools eine massive digitale Transformation vorantreiben und die volle Kontrolle über seine operative Zukunft übernehmen kann.

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