Voltek Energy: Làm thế nào tự động hóa không cần lập trình đã kết nối 10 bộ phận và giảm thời gian tuyển dụng tới 60%

Voltek Energy là nhà cung cấp hàng đầu các giải pháp năng lượng mặt trời trọn gói tại Malaysia. Họ thiết kế, phân phối, lắp đặt và bảo trì các hệ thống quang điện mặt trời (PV) cho các khu dân cư, thương mại và công nghiệp. Cam kết giảm thiểu tác động đến môi trường và giảm chi phí điện cho khách hàng, Voltek đảm nhiệm mọi khâu từ kỹ thuật và mua sắm đến tài chính và bảo trì.

Đối mặt với sự phức tạp trong việc quản lý các dự án năng lượng mặt trời dân dụng, thương mại và công nghiệp trải rộng trên 8-10 bộ phận, Voltek đã phải vật lộn với “các kho thông tin riêng lẻ” và những hạn chế của các công cụ cũ kỹ, cứng nhắc. Bằng cách áp dụng nền tảng không cần lập trình có thể tùy chỉnh của Jodoo, Voltek đã số hóa toàn bộ quy trình quản lý dự án dân dụng, xử lý khiếu nại và quản lý nhân sự. Sự chuyển đổi này đã loại bỏ nút thắt cổ chai nhập liệu thủ công “từ WhatsApp sang Excel”, rút ngắn quy trình phê duyệt tuyển dụng từ nhiều ngày xuống còn một ngày và cung cấp cho ban lãnh đạo khả năng hiển thị hoạt động theo thời gian thực. Hành trình của Voltek minh họa cách một chiến lược số hóa “phù hợp tùy chỉnh” có thể giúp một công ty công nghệ xanh mở rộng quy mô hiệu quả trong khi vẫn duy trì các tiêu chuẩn cao nhất về dịch vụ khách hàng và tuân thủ quy định.

Thách thức: Các quy trình thủ công đang hạn chế sự phát triển của một nhà cung cấp năng lượng mặt trời.

Trong thị trường năng lượng tái tạo đang phát triển nhanh chóng của Malaysia, Voltek Energy đã khẳng định vị thế là một nhà cung cấp hàng đầu, mang đến các giải pháp điện mặt trời trọn gói cho khách hàng dân cư, thương mại và công nghiệp (C&I). Tuy nhiên, khi quy mô kinh doanh mở rộng, “sự cản trở về mặt hành chính” của các phương pháp quản lý truyền thống bắt đầu cản trở sự phát triển, khiến việc quản lý các hoạt động phức tạp ngày càng trở nên khó khăn.

Để cung cấp một giải pháp năng lượng mặt trời hoàn chỉnh, Voltek Energy cần sự phối hợp nhịp nhàng giữa 8 đến 10 bộ phận khác nhau, bao gồm Bán hàng, Thiết kế, Tài chính, Quản lý dự án và Vận hành & Bảo trì. Tuy nhiên, các quy trình nội bộ của họ lại phụ thuộc rất nhiều vào các phương pháp thủ công.

Nhóm phụ thuộc vào các nhóm WhatsApp để thu thập thông tin khách hàng tiềm năng, theo dõi tiến độ dự án và liên lạc giữa các phòng ban. Thông tin được chia sẻ trên WhatsApp sau đó phải được nhập thủ công và tổng hợp vào bảng tính Excel. Cách tiếp cận rời rạc này đã tạo ra một số vấn đề lớn:

• Cạm bẫy của việc "Chuyển đổi WhatsApp sang Excel" thủ công: Khách hàng tiềm năng từ trang web được nhận qua WhatsApp, sau đó được nhập thủ công vào bảng tính Excel. Quá trình này không chỉ chậm mà còn dễ xảy ra lỗi do con người và hiểu lầm. “Trước đây, chúng tôi chỉ sử dụng WhatsApp rồi chuyển đổi sang Excel”, một trong những nhà phát triển nhớ lại. “Rất khó để mọi người cùng nắm được thông tin, và hiểu lầm là một rủi ro thường trực”.
• Các bộ phận riêng lẻ bị phân mảnh: Với 8 đến 10 bộ phận—bao gồm Bán hàng, Thiết kế, Tài chính, Quản lý Dự án và Vận hành & Bảo trì—cần cộng tác trong một dự án duy nhất, thông tin thường bị thất lạc trong quá trình chuyển giao. “Chúng tôi đã cố gắng thống nhất tất cả các bộ phận trên một nền tảng và đưa mọi thứ vào một quy trình duy nhất, nhưng dường như các hệ thống khác không thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu của chúng tôi,” Kevin, Trợ lý Quản trị viên tại Voltek, cho biết.
• Phân công nhiệm vụ tốn nhiều thời gianViệc quản lý khiếu nại của khách hàng và phiếu yêu cầu vận hành được thực hiện hoàn toàn thủ công. Khi khách hàng gửi email, nhóm phải trích xuất thông tin chi tiết, nhập vào Excel và phân công nhiệm vụ cho người giám sát một cách thủ công. Đến khi bảng tính được cập nhật, thông tin thường đã lỗi thời.

Voltek Energy nhận ra họ cần một hệ thống để tập trung hóa dữ liệu và tự động hóa quy trình làm việc. Họ đã tìm hiểu các công cụ như Google Forms và Thứ hai, Nhưng họ nhận thấy rằng các nền tảng này không thể tùy chỉnh đủ sâu để phù hợp với các quy trình đa phòng ban rất đặc thù của Voltek. Họ cần một giải pháp có thể thích ứng với quy trình làm việc kinh doanh độc đáo của mình.

Giải pháp: Một hệ sinh thái kỹ thuật số “được thiết kế riêng”

Giám đốc điều hành của Voltek Energy đã biết đến Jodoo thông qua lời giới thiệu từ người sáng lập một công ty khác. Ấn tượng bởi tiềm năng của nền tảng này, công ty đã quyết định thử nghiệm. Họ nhanh chóng nhận ra rằng Jodoo cung cấp chính xác những gì họ còn thiếu: tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh cực cao.

Lựa chọn công cụ phù hợp: Jodoo so với Excel, Google Forms và Monday.com

Voltek đã xem xét một số lựa chọn kỹ thuật số trước khi quyết định chọn một đối tác lâu dài:

Excel và Google Forms: Mặc dù quen thuộc, những công cụ này thiếu tính năng tự động hóa quy trình làm việc và tích hợp giữa các phòng ban cần thiết cho việc quản lý dự án phức tạp.

Monday.com: Mặc dù mạnh mẽ, nhóm nghiên cứu nhận thấy khó khăn trong việc tùy chỉnh nền tảng theo hoạt động cụ thể của họ. Một số hạn chế về cấu trúc không phù hợp với quy trình làm việc độc đáo của Voltek.

Jodoo nổi bật nhờ khả năng tùy chỉnh cao. Voltek nhận thấy rằng Jodoo có thể "phù hợp với họ" chứ không phải ngược lại. Khả năng xây dựng một hệ thống từ "A đến Z" bao quát cả các dự án và hoạt động nội bộ là yếu tố quyết định.

“Ngay cả khi bỏ lỡ khóa đào tạo ban đầu, tôi vẫn thấy hệ thống này dễ sử dụng. Tôi có thể dễ dàng hiểu cách tùy chỉnh nó vì giao diện rất thân thiện với người dùng,” một lập trình viên nội bộ tại Voltek Energy nhận xét.

Các trưởng phòng sẽ cung cấp các mẫu về những gì họ cần, và nhóm của Kevin sẽ lên chiến lược và xây dựng các giải pháp trực tiếp trong Jodoo. Họ đã sử dụng Jodoo để xây dựng các ứng dụng liên kết với nhau, giải quyết những vấn đề cấp bách nhất trong quy trình làm việc của họ.

Triển khai: Xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật số

Quản lý dự án nhà ở trọn gói

Voltek đã số hóa hoàn toàn quy trình làm việc cho các dự án năng lượng mặt trời dân dụng. Giờ đây, khi khách hàng quan tâm, họ chỉ cần điền vào biểu mẫu Jodoo bên ngoài được liên kết trên trang web. Thông tin khách hàng tiềm năng này sẽ tự động được chuyển đến bộ phận Bán hàng. Sau khi khách hàng xác nhận, quy trình sẽ tự động chuyển dự án đến bộ phận Thiết kế để tạo ra các thông số kỹ thuật hệ thống. Sau đó, dự án được chuyển trở lại bộ phận Bán hàng để xác nhận cuối cùng, đồng thời thông báo cho bộ phận Tài chính để xử lý khoản thanh toán đặt cọc. Chỉ sau khi tất cả các phê duyệt được đáp ứng, dự án mới chuyển sang giai đoạn thực hiện. Trưởng các bộ phận giờ đây có thể giao nhiệm vụ trực tiếp trong hệ thống và tất cả các thành viên trong nhóm đều có quyền truy cập thông tin khách hàng theo thời gian thực, giúp giảm thiểu đáng kể sự hiểu lầm.

Hệ thống quản lý phiếu vận hành và bảo trì (O&M) tự động.

Để xử lý khiếu nại của khách hàng và yêu cầu bảo trì, Voltek đã thay thế quy trình email-to-Excel rườm rà trước đây bằng hệ thống quản lý yêu cầu Jodoo được tối ưu hóa. Khi có khiếu nại được gửi, một yêu cầu sẽ được tạo ngay lập tức. Trưởng bộ phận có thể trực tiếp chỉ định yêu cầu đó cho người giám sát trong Jodoo. Tất cả các báo cáo và cập nhật tiến độ tiếp theo đều được ghi lại trong cùng một hệ thống. Họ cũng đã xây dựng một bảng điều khiển đơn giản để theo dõi các yêu cầu đang chờ xử lý và đã hoàn thành theo thời gian thực.

Quy trình tuyển dụng và phỏng vấn được tối ưu hóa.

Voltek cũng sử dụng Jodoo để cải tổ quy trình tuyển dụng của bộ phận nhân sự. Trước đây, ứng viên gửi sơ yếu lý lịch qua email, và bộ phận nhân sự mất nhiều ngày để trao đổi qua lại với các trưởng bộ phận để giải thích về kinh nghiệm của ứng viên và lên lịch phỏng vấn. Giờ đây, ứng viên gửi thông tin trực tiếp thông qua biểu mẫu Jodoo. Hệ thống tự động thông báo cho trưởng bộ phận liên quan, người có thể xem xét hồ sơ của ứng viên và đưa ra quyết định trực tiếp trong ứng dụng.

Quy trình phê duyệt tuyển dụng đã được rút ngắn từ 2-3 ngày trao đổi email qua lại xuống chỉ còn một ngày. Một trong những nhà phát triển nhận xét: “Điều này đã cải thiện đáng kể hiệu quả làm việc của chúng tôi. Thông báo tự động có nghĩa là tôi không cần phải liên tục theo dõi với các quản lý nữa”.“

Kết quả: Tuyển dụng nhanh hơn, đội ngũ gắn kết hơn và tỷ lệ áp dụng cao.

Bằng việc triển khai Jodoo, Voltek Energy đã thành công trong việc điều phối các bộ phận khác nhau và loại bỏ sự hỗn loạn của việc theo dõi thủ công. Tính chất dễ tùy chỉnh của nền tảng này có nghĩa là các ứng dụng phù hợp hoàn hảo với các quy trình hiện có của Voltek.

“Jodoo phù hợp với bạn, chứ không phải bạn phải thay đổi bản thân để phù hợp với Jodoo.” Một trong những nhà phát triển đã nhận xét.

Cách tiếp cận được tùy chỉnh này đã dẫn đến tỷ lệ người dùng sử dụng cực kỳ cao. Hiện tại, Voltek có 70 người dùng hoạt động trên nền tảng này, sử dụng nó hàng ngày cho việc quản lý dự án và nội bộ. Bằng cách tự động hóa luồng thông tin, Voltek Energy không chỉ tiết kiệm được hàng giờ làm việc hành chính thủ công mà còn cải thiện độ chính xác của dữ liệu và tốc độ phục vụ khách hàng năng lượng mặt trời của họ.

Chỉ số hiệu suất chính	Trước Jodoo	Sau Jodoo
Thời gian của quy trình tuyển dụng	2 đến 3 ngày	Chưa đầy 1 ngày
Tự động hóa quy trình làm việc	0% (Hướng dẫn sử dụng Excel/WhatsApp)	Các quy trình làm việc dân dụng từ 80% đến 90% được tự động hóa.
Khả năng hiển thị dữ liệu	Rải rác khắp các cuộc trò chuyện	Bảng điều khiển thời gian thực tập trung

(Lưu ý: Chỉ số tự động hóa từ 80% đến 90% dựa trên ước tính của khách hàng về quy trình công việc dự án nhà ở đã hoàn thành của họ.)

Triển vọng tương lai: Mở rộng số hóa trên toàn doanh nghiệp

Voltek Energy đã tối ưu hóa thành công hoạt động lắp đặt điện mặt trời dân dụng, nhưng họ không dừng lại ở đó. Hiện tại, họ đang phát triển quy trình làm việc để tích hợp các dự án thương mại và công nghiệp (C&I) cũng như các dự án xây dựng vào hệ thống Jodoo.

Nhóm cũng đang lên kế hoạch xây dựng các bảng điều khiển dữ liệu tiên tiến hơn, chẳng hạn như phân tích nguồn khách hàng cho đội ngũ bán hàng và bảng theo dõi chi phí cho bộ phận tài chính. Họ thậm chí còn đang tìm hiểu cách sử dụng các tính năng liên kết ngoài của Jodoo để cung cấp cho khách hàng quyền truy cập tự phục vụ theo thời gian thực vào tiến độ cài đặt dự án của họ.

Thông qua sự hợp tác với Jodoo, Voltek Energy đã chứng minh rằng với các công cụ không cần lập trình phù hợp, một nhóm nội bộ nhỏ có thể thúc đẩy quá trình chuyển đổi kỹ thuật số mạnh mẽ, nắm quyền kiểm soát hoàn toàn vận hành của mình.

Bạn đã sẵn sàng trao quyền cho người dùng doanh nghiệp và đạt được lợi tức đầu tư nhanh chóng chưa?

[Yêu cầu bản dùng thử Jodoo]