Voltek Energy: ระบบอัตโนมัติแบบไม่ต้องเขียนโค้ดช่วยผสาน 10 แผนกเข้าด้วยกันและลดเวลาการสรรหาบุคลากรได้ถึง 601,000 ตัน

Voltek Energy เป็นผู้ให้บริการชั้นนำด้านโซลูชันพลังงานแสงอาทิตย์แบบครบวงจรในมาเลเซีย บริษัทออกแบบ จัดจำหน่าย ติดตั้ง และบำรุงรักษาระบบเซลล์แสงอาทิตย์ (PV) สำหรับที่อยู่อาศัย อาคารพาณิชย์ และโรงงานอุตสาหกรรม ด้วยความมุ่งมั่นที่จะลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมและลดค่าใช้จ่ายด้านสาธารณูปโภคให้กับลูกค้า Voltek จึงดูแลทุกอย่างตั้งแต่ด้านวิศวกรรมและการจัดซื้อ ไปจนถึงด้านการเงินและการบำรุงรักษา.

เนื่องจากความซับซ้อนของการบริหารจัดการโครงการพลังงานแสงอาทิตย์สำหรับที่อยู่อาศัย พาณิชย์ และอุตสาหกรรม ซึ่งครอบคลุม 8-10 แผนก Voltek จึงประสบปัญหา “การแยกส่วนข้อมูล” และข้อจำกัดของเครื่องมือแบบเดิมที่ไม่ยืดหยุ่น ด้วยการนำแพลตฟอร์มแบบไม่ต้องเขียนโค้ดที่ปรับแต่งได้ของ Jodoo มาใช้ Voltek จึงสามารถเปลี่ยนกระบวนการบริหารจัดการโครงการที่อยู่อาศัย การจัดการข้อร้องเรียน และกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลให้เป็นระบบดิจิทัลได้ การเปลี่ยนแปลงนี้ช่วยขจัดปัญหาคอขวดของการป้อนข้อมูลด้วยตนเองจาก “WhatsApp ไปยัง Excel” ลดขั้นตอนการอนุมัติการรับสมัครงานจากหลายวันเหลือเพียงวันเดียว และช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมการดำเนินงานแบบเรียลไทม์ เรื่องราวของ Voltek แสดงให้เห็นว่ากลยุทธ์ดิจิทัลที่ “ปรับแต่งให้เหมาะสม” สามารถช่วยให้บริษัทเทคโนโลยีสีเขียวขยายธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในขณะที่ยังคงรักษามาตรฐานสูงสุดของการบริการลูกค้าและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ.

ความท้าทาย: กระบวนการทำงานแบบใช้แรงงานคนเป็นอุปสรรคต่อการเติบโตของผู้ให้บริการพลังงานแสงอาทิตย์

ในตลาดพลังงานหมุนเวียนที่เติบโตอย่างรวดเร็วของมาเลเซีย Voltek Energy ได้สร้างชื่อเสียงในฐานะผู้เล่นหลัก โดยนำเสนอโซลูชันพลังงานแสงอาทิตย์แบบครบวงจรสำหรับลูกค้าที่อยู่อาศัย ลูกค้าเชิงพาณิชย์ และลูกค้าอุตสาหกรรม (C&I) อย่างไรก็ตาม เมื่อธุรกิจขยายตัว “อุปสรรคทางด้านการบริหาร” ของวิธีการจัดการแบบดั้งเดิมเริ่มเป็นอุปสรรคต่อการเติบโต ทำให้การจัดการการดำเนินงานที่ซับซ้อนยากขึ้นเรื่อยๆ.

เพื่อให้การส่งมอบโซลูชันพลังงานแสงอาทิตย์ที่สมบูรณ์แบบ Voltek Energy จำเป็นต้องมีการประสานงานอย่างราบรื่นระหว่างแผนกต่างๆ 8-10 แผนก รวมถึงฝ่ายขาย ฝ่ายออกแบบ ฝ่ายการเงิน ฝ่ายบริหารโครงการ และฝ่ายปฏิบัติการและบำรุงรักษา อย่างไรก็ตาม กระบวนการภายในของพวกเขายังคงพึ่งพาการทำงานด้วยมือเป็นอย่างมาก.

ทีมงานใช้กลุ่ม WhatsApp ในการรวบรวมข้อมูลลูกค้า ติดตามความคืบหน้าของโครงการ และสื่อสารระหว่างแผนกต่างๆ ข้อมูลที่แชร์ใน WhatsApp จะต้องถูกป้อนและรวบรวมลงในสเปรดชีต Excel ด้วยตนเอง วิธีการที่กระจัดกระจายเช่นนี้ทำให้เกิดปัญหาใหญ่หลายประการ:

• กับดักการเขียนโค้ดแบบแมนนวลสำหรับ "การแปลง WhatsApp เป็น Excel": ข้อมูลลูกค้าที่ติดต่อเข้ามาจากเว็บไซต์จะถูกส่งผ่าน WhatsApp จากนั้นจึงนำมาบันทึกในสเปรดชีต Excel ด้วยตนเอง กระบวนการนี้ไม่เพียงแต่ช้าเท่านั้น แต่ยังเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดจากมนุษย์และการสื่อสารที่ผิดพลาดอีกด้วย “ก่อนหน้านี้ เราใช้ WhatsApp แล้วแปลงเป็น Excel” หนึ่งในนักพัฒนาเล่า “มันยากมากที่จะทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน และการสื่อสารที่ผิดพลาดก็เป็นความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง”.
• การแบ่งส่วนงานภายในองค์กรที่ไม่เป็นระบบ: เนื่องจากมีแผนกต่างๆ ถึง 8-10 แผนก—รวมถึงฝ่ายขาย ฝ่ายออกแบบ ฝ่ายการเงิน ฝ่ายบริหารโครงการ และฝ่ายปฏิบัติการและบำรุงรักษา—ที่ต้องทำงานร่วมกันในโครงการเดียว ข้อมูลจึงมักสูญหายระหว่างการส่งต่อ “เราพยายามที่จะรวมทุกแผนกไว้บนแพลตฟอร์มเดียวและดึงทุกอย่างเข้าสู่กระบวนการเดียว แต่ดูเหมือนว่าระบบอื่นๆ จะไม่สามารถตอบสนองความต้องการของเราได้อย่างสมบูรณ์” เควิน ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายบริหารของ Voltek กล่าว.
• การมอบหมายงานที่ใช้เวลานานการจัดการข้อร้องเรียนของลูกค้าและตั๋วแจ้งปัญหาต่างๆ นั้นทำด้วยมือทั้งหมด เมื่อลูกค้าส่งอีเมลมา ทีมงานต้องดึงรายละเอียดออกมา พิมพ์ลงใน Excel และมอบหมายงานให้หัวหน้างานด้วยตนเอง ซึ่งกว่าจะอัปเดตข้อมูลในสเปรดชีตเสร็จ ข้อมูลก็มักจะล้าสมัยไปแล้ว.

บริษัท Voltek Energy ตระหนักว่าพวกเขาต้องการระบบเพื่อรวมศูนย์ข้อมูลและทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติ พวกเขาจึงสำรวจเครื่องมือต่างๆ เช่น Google Forms และ วันจันทร์, แต่พบว่าแพลตฟอร์มเหล่านี้ไม่สามารถปรับแต่งได้อย่างลึกซึ้งเพียงพอที่จะให้เข้ากับขั้นตอนการทำงานที่เฉพาะเจาะจงและครอบคลุมหลายแผนกของ Voltek พวกเขาต้องการโซลูชันที่สามารถปรับให้เข้ากับขั้นตอนการทำงานทางธุรกิจที่เป็นเอกลักษณ์ของพวกเขาได้.

ทางออก: ระบบนิเวศดิจิทัลที่ "ปรับแต่งให้เหมาะสม"

ซีอีโอของ Voltek Energy ค้นพบ Jodoo ผ่านคำแนะนำจากผู้ก่อตั้งบริษัทอื่น ด้วยความสนใจในศักยภาพของมัน บริษัทจึงตัดสินใจทดลองใช้แพลตฟอร์ม และพบว่า Jodoo มอบสิ่งที่พวกเขาขาดไปอย่างแท้จริง นั่นคือ ความยืดหยุ่นและการปรับแต่งที่เหนือกว่า.

การเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสม: Jodoo เทียบกับ Excel, Google Forms และ Monday.com

Voltek ได้สำรวจตัวเลือกดิจิทัลหลายอย่างก่อนที่จะตัดสินใจเลือกพันธมิตรระยะยาว:

Excel และ Google Forms: แม้ว่าเครื่องมือเหล่านี้จะเป็นที่คุ้นเคย แต่ก็ขาดระบบอัตโนมัติในการทำงานและการบูรณาการข้ามแผนกที่จำเป็นสำหรับการจัดการโครงการที่ซับซ้อน.

Monday.com: แม้ว่าแพลตฟอร์มจะมีประสิทธิภาพสูง แต่ทีมงานพบว่าการปรับแต่งแพลตฟอร์มให้เข้ากับการดำเนินงานเฉพาะของตนนั้นทำได้ยาก ข้อจำกัดเชิงโครงสร้างบางประการไม่สอดคล้องกับขั้นตอนการทำงานที่เป็นเอกลักษณ์ของ Voltek.

สิ่งที่ทำให้ Jodoo โดดเด่นคือความสามารถในการปรับแต่งได้อย่างหลากหลาย Voltek พบว่า Jodoo สามารถ "ปรับให้เข้ากับพวกเขา" ได้มากกว่าที่พวกเขาจะต้องปรับตัวให้เข้ากับ Jodoo ความสามารถในการสร้างระบบตั้งแต่ "ต้นจนจบ" ที่ครอบคลุมทั้งด้านโครงการและการดำเนินงานภายในเป็นปัจจัยสำคัญในการตัดสินใจเลือกใช้.

“ถึงแม้จะไม่ได้เข้ารับการฝึกอบรมเบื้องต้น แต่ผมก็ยังพบว่าระบบใช้งานง่าย ผมเข้าใจวิธีการปรับแต่งได้ค่อนข้างง่าย เพราะมันเป็นมิตรกับผู้ใช้มาก” นักพัฒนาภายในของ Voltek Energy กล่าว.

หัวหน้าแผนกจะจัดเตรียมแม่แบบสิ่งที่พวกเขาต้องการ และทีมของเควินจะวางกลยุทธ์และสร้างโซลูชันโดยตรงใน Jodoo พวกเขาใช้ Jodoo ในการสร้างแอปพลิเคชันที่เชื่อมต่อกันซึ่งช่วยแก้ปัญหาขั้นตอนการทำงานที่สำคัญที่สุดของพวกเขา.

การนำไปปฏิบัติ: การสร้างโครงสร้างพื้นฐานดิจิทัล

การบริหารจัดการโครงการที่อยู่อาศัยแบบครบวงจร

Voltek ได้เปลี่ยนกระบวนการทำงานโครงการโซลาร์เซลล์สำหรับที่อยู่อาศัยให้เป็นระบบดิจิทัลอย่างสมบูรณ์แล้ว ตอนนี้ เมื่อลูกค้าสนใจ พวกเขาจะกรอกแบบฟอร์ม Jodoo ภายนอกที่เชื่อมโยงอยู่บนเว็บไซต์ ข้อมูลลูกค้าจะถูกส่งต่อไปยังฝ่ายขายโดยอัตโนมัติ เมื่อลูกค้ายืนยันแล้ว กระบวนการทำงานจะส่งโครงการไปยังฝ่ายออกแบบเพื่อสร้างรายละเอียดของระบบ จากนั้นจะส่งกลับไปยังฝ่ายขายเพื่อยืนยันขั้นสุดท้าย พร้อมทั้งแจ้งฝ่ายการเงินให้ดำเนินการชำระเงิน โครงการจะเข้าสู่ขั้นตอนการดำเนินการก็ต่อเมื่อได้รับการอนุมัติทั้งหมดแล้วเท่านั้น หัวหน้าฝ่ายต่างๆ สามารถมอบหมายงานได้โดยตรงภายในระบบ และสมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงรายละเอียดของลูกค้าได้แบบเรียลไทม์ ช่วยลดความเข้าใจผิดได้อย่างมาก.

ระบบออกตั๋วสำหรับการปฏิบัติงานและการบำรุงรักษา (O&M) แบบอัตโนมัติ

เพื่อจัดการกับข้อร้องเรียนของลูกค้าและคำขอซ่อมบำรุง Voltek ได้เปลี่ยนกระบวนการส่งอีเมลไปยัง Excel ที่ยุ่งยากซับซ้อนด้วยระบบออกตั๋ว Jodoo ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อมีการส่งข้อร้องเรียน ระบบจะสร้างตั๋วขึ้นทันที หัวหน้าแผนกสามารถมอบหมายให้หัวหน้างานได้โดยตรงภายใน Jodoo การรายงานและการอัปเดตความคืบหน้าทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในระบบเดียวกัน นอกจากนี้ พวกเขายังสร้างแดชบอร์ดอย่างง่ายเพื่อตรวจสอบตั๋วที่รอการดำเนินการและตั๋วที่เสร็จสมบูรณ์แบบเรียลไทม์.

การจัดการกระบวนการสรรหาและสัมภาษณ์ที่คล่องตัวยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ Voltek ยังใช้ Jodoo ในการปรับปรุงกระบวนการสรรหาบุคลากรของฝ่ายทรัพยากรบุคคล ก่อนหน้านี้ ผู้สมัครส่งประวัติย่อทางอีเมล และฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องใช้เวลาหลายวันในการส่งอีเมลไปมากับหัวหน้าฝ่ายต่างๆ เพื่ออธิบายประวัติของผู้สมัครและนัดสัมภาษณ์ แต่ตอนนี้ ผู้สมัครสามารถส่งข้อมูลโดยตรงผ่านแบบฟอร์มของ Jodoo ระบบจะแจ้งเตือนหัวหน้าฝ่ายที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ซึ่งสามารถตรวจสอบโปรไฟล์ของผู้สมัครและตัดสินใจได้โดยตรงภายในแอป.

กระบวนการอนุมัติการรับสมัครงานลดลงจาก 2-3 วันของการส่งอีเมลไปมาเหลือเพียงวันเดียว “มันช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเราได้อย่างมาก” หนึ่งในนักพัฒนาซอฟต์แวร์กล่าว “การแจ้งเตือนอัตโนมัติทำให้ฉันไม่ต้องคอยติดตามกับผู้จัดการอีกต่อไป”

ผลลัพธ์: การสรรหาบุคลากรที่รวดเร็วขึ้น ทีมงานที่เป็นหนึ่งเดียว และการใช้งานที่สูงขึ้น

ด้วยการนำ Jodoo มาใช้ Voltek Energy สามารถประสานงานแผนกต่างๆ ที่หลากหลายได้อย่างมีประสิทธิภาพ และขจัดความยุ่งเหยิงจากการติดตามงานด้วยตนเอง ลักษณะที่ปรับแต่งได้สูงของแพลตฟอร์มทำให้แอปพลิเคชันต่างๆ เข้ากับขั้นตอนการทำงานที่มีอยู่ของ Voltek ได้อย่างลงตัว.

“Jodoo จะปรับให้เข้ากับคุณ ไม่ใช่คุณต้องเปลี่ยนแปลงตัวเองเพื่อให้เข้ากับ Jodoo” หนึ่งในนักพัฒนาได้กล่าวไว้.

แนวทางที่ปรับให้เหมาะสมนี้ส่งผลให้ผู้ใช้งานยอมรับและใช้งานแพลตฟอร์มนี้อย่างแพร่หลาย ปัจจุบัน Voltek มีผู้ใช้งานที่ใช้งานอยู่เป็นประจำ 70 ราย โดยใช้แพลตฟอร์มนี้ทุกวันสำหรับการจัดการโครงการและการจัดการภายใน ด้วยการทำให้การไหลเวียนของข้อมูลเป็นไปโดยอัตโนมัติ Voltek Energy ไม่เพียงแต่ประหยัดเวลาในการทำงานด้านธุรการด้วยตนเองหลายชั่วโมงเท่านั้น แต่ยังช่วยปรับปรุงความถูกต้องของข้อมูลและความเร็วในการให้บริการลูกค้าพลังงานแสงอาทิตย์อีกด้วย

ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก	ก่อนโจดู	หลังจากโจดู
ระยะเวลาของกระบวนการจ้างงาน	2-3 วัน	น้อยกว่า 1 วัน
การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์	0% (คู่มือ Excel/WhatsApp)	ขั้นตอนการทำงานของระบบที่อยู่อาศัยตั้งแต่ 80% ถึง 90% เป็นแบบอัตโนมัติ
การมองเห็นข้อมูล	กระจัดกระจายอยู่ในแชทต่างๆ	แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ส่วนกลาง

(หมายเหตุ: ตัวชี้วัดระบบอัตโนมัติ 80% ถึง 90% อ้างอิงจากการประมาณการของลูกค้าเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานของโครงการที่อยู่อาศัยที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว)

แนวโน้มในอนาคต: การขยายการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลทั่วทั้งองค์กร

Voltek Energy ประสบความสำเร็จในการปรับปรุงกระบวนการทำงานด้านพลังงานแสงอาทิตย์สำหรับที่อยู่อาศัยให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น แต่พวกเขายังไม่หยุดอยู่แค่นั้น ปัจจุบันพวกเขากำลังพัฒนากระบวนการทำงานเพื่อนำโครงการเชิงพาณิชย์และอุตสาหกรรม (C&I) และโครงการก่อสร้างเข้ามาอยู่ในระบบ Jodoo ด้วยเช่นกัน.

ทีมงานยังวางแผนที่จะสร้างแดชบอร์ดข้อมูลขั้นสูงเพิ่มเติม เช่น การวิเคราะห์แหล่งที่มาของลูกค้าสำหรับทีมขาย และบอร์ดติดตามต้นทุนสำหรับฝ่ายการเงิน นอกจากนี้ พวกเขายังกำลังสำรวจวิธีการใช้คุณสมบัติลิงก์ภายนอกของ Jodoo เพื่อให้ลูกค้าสามารถเข้าถึงความคืบหน้าการติดตั้งโครงการได้แบบเรียลไทม์ด้วยตนเอง.

จากการร่วมมือกับ Jodoo ทำให้ Voltek Energy พิสูจน์ให้เห็นว่า ด้วยเครื่องมือแบบไม่ต้องเขียนโค้ดที่เหมาะสม ทีมงานภายในขนาดเล็กสามารถขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลครั้งใหญ่ และควบคุมทิศทางการดำเนินงานได้อย่างเต็มที่.

พร้อมที่จะเสริมศักยภาพผู้ใช้งานในธุรกิจของคุณและบรรลุผลตอบแทนจากการลงทุนที่รวดเร็วแล้วหรือยัง?

[ขอทดลองใช้งาน Jodoo]