Voltek Energy: Bagaimana Otomatisasi Tanpa Kode Menyatukan 10 Departemen dan Memangkas Waktu Perekrutan hingga 60%

Voltek Energy adalah penyedia solusi energi surya terintegrasi terkemuka di Malaysia. Mereka merancang, mendistribusikan, memasang, dan memelihara sistem fotovoltaik (PV) surya untuk properti perumahan, komersial, dan industri. Berkomitmen untuk meminimalkan dampak lingkungan dan menurunkan tagihan listrik bagi pelanggan mereka, Voltek menangani semuanya, mulai dari rekayasa dan pengadaan hingga keuangan dan pemeliharaan.

Menghadapi kompleksitas pengelolaan proyek tenaga surya perumahan, komersial, dan industri di 8-10 departemen, Voltek kesulitan dengan "silo informasi" dan keterbatasan alat-alat lama yang kaku. Dengan mengadopsi platform tanpa kode yang dapat disesuaikan dari Jodoo, Voltek mendigitalisasi manajemen proyek perumahan ujung-ke-ujung, tiket pengaduan, dan proses SDM. Transformasi ini menghilangkan hambatan entri data manual "WhatsApp-ke-Excel", mengurangi proses persetujuan rekrutmen dari beberapa hari menjadi satu hari, dan memberikan visibilitas operasional secara real-time kepada manajemen. Perjalanan Voltek menggambarkan bagaimana strategi digital yang "disesuaikan" dapat memberdayakan perusahaan teknologi hijau untuk berkembang secara efisien sambil mempertahankan standar layanan pelanggan dan kepatuhan tertinggi.

Tantangan: Proses Manual Membatasi Pertumbuhan Penyedia Energi Surya

Di pasar energi terbarukan Malaysia yang berkembang pesat, Voltek Energy memantapkan posisinya sebagai pemain kunci, menawarkan solusi PV surya ujung-ke-ujung untuk klien perumahan, komersial & industri (C&I). Namun, seiring dengan pertumbuhan bisnis, "gesekan administratif" dari metode manajemen tradisional mulai menghambat pertumbuhan, membuat pengelolaan operasi yang kompleks menjadi semakin sulit.

Untuk menghadirkan solusi tenaga surya yang lengkap, Voltek Energy membutuhkan koordinasi yang lancar di 8 hingga 10 departemen berbeda, termasuk Penjualan, Desain, Keuangan, Manajemen Proyek, dan Operasi & Pemeliharaan. Namun, proses internal mereka sangat bergantung pada metode manual.

Tim tersebut bergantung pada grup WhatsApp untuk mengumpulkan prospek pelanggan, melacak kemajuan proyek, dan berkomunikasi antar departemen. Informasi yang dibagikan di WhatsApp kemudian harus dimasukkan secara manual dan dikompilasi ke dalam spreadsheet Excel. Pendekatan yang terfragmentasi ini menimbulkan beberapa masalah besar:

• Jebakan Manual “WhatsApp-ke-Excel”: Prospek pelanggan dari situs web diterima melalui WhatsApp, kemudian ditranskripsikan secara manual ke dalam spreadsheet Excel. Proses ini tidak hanya lambat tetapi juga rentan terhadap kesalahan manusia dan miskomunikasi. “Sebelumnya, kami hanya menggunakan WhatsApp dan kemudian mengonversinya ke Excel,” kenang salah satu pengembang. “Sangat sulit untuk menjaga agar semua orang memiliki pemahaman yang sama, dan miskomunikasi merupakan risiko yang selalu ada”.
• Sekat-sekat departemen yang terfragmentasi: Dengan 8 hingga 10 departemen—termasuk Penjualan, Desain, Keuangan, Manajemen Proyek, dan Operasi & Pemeliharaan—yang perlu berkolaborasi dalam satu proyek, informasi sering kali hilang selama proses transisi. “Kami mencoba menyelaraskan semua departemen pada satu platform dan menyatukan semuanya dalam satu proses, tetapi tampaknya sistem lain tidak sepenuhnya dapat memenuhi kebutuhan kami,” kata Kevin, Asisten Manajer Administrasi di Voltek.
• Penugasan Tugas yang Memakan WaktuMengelola keluhan pelanggan dan tiket operasional sepenuhnya dilakukan secara manual. Ketika pelanggan mengirim email, tim harus mengekstrak detailnya, mengetiknya ke dalam Excel, dan secara manual menugaskan tugas tersebut kepada seorang supervisor. Pada saat spreadsheet diperbarui, informasi tersebut seringkali sudah usang.

Voltek Energy menyadari bahwa mereka membutuhkan sistem untuk memusatkan data dan mengotomatiskan alur kerja mereka. Mereka mengeksplorasi berbagai alat seperti Google Forms dan Senin, Namun, mereka menemukan bahwa platform-platform tersebut tidak dapat dikustomisasi secara mendalam agar sesuai dengan prosedur Voltek yang sangat spesifik dan melibatkan berbagai departemen. Mereka membutuhkan solusi yang dapat beradaptasi dengan alur kerja bisnis mereka yang unik.

Solusinya: Ekosistem Digital yang "Disesuaikan"

CEO Voltek Energy menemukan Jodoo melalui rekomendasi dari pendiri perusahaan lain. Tertarik dengan potensinya, perusahaan tersebut memutuskan untuk menguji platform tersebut. Mereka dengan cepat menemukan bahwa Jodoo menawarkan apa yang selama ini mereka butuhkan: fleksibilitas dan kustomisasi yang luar biasa.

Memilih Alat yang Tepat: Jodoo vs. Excel, Google Forms, dan Monday.com

Voltek menjajaki beberapa opsi digital sebelum akhirnya memilih mitra jangka panjang:

Excel & Google Forms: Meskipun sudah familiar, alat-alat ini kurang memiliki otomatisasi alur kerja dan integrasi lintas departemen yang dibutuhkan untuk manajemen proyek yang kompleks.

Monday.com: Meskipun mumpuni, tim tersebut kesulitan menyesuaikan platform sesuai dengan operasional spesifik mereka. Beberapa batasan struktural tidak sesuai dengan alur kerja unik Voltek.

Jodoo menonjol karena tingkat kustomisasinya yang tinggi. Voltek menemukan bahwa Jodoo dapat "menyesuaikan diri" dengan kebutuhan mereka, bukan sebaliknya. Kemampuan untuk membangun sistem dari "A sampai Z" yang mencakup operasi proyek dan internal menjadi faktor penentu.

“Meskipun tidak mengikuti pelatihan awal, saya tetap merasa sistem ini mudah digunakan. Saya dapat dengan mudah memahami cara menyesuaikannya karena sangat ramah pengguna,” kata seorang pengembang internal di Voltek Energy.

Para kepala departemen akan menyediakan templat tentang apa yang mereka butuhkan, dan tim Kevin akan menyusun strategi dan membangun solusi langsung di Jodoo. Mereka menggunakan Jodoo untuk membangun aplikasi yang saling terhubung yang memecahkan masalah alur kerja mereka yang paling mendesak.

Implementasi: Membangun Infrastruktur Digital Utama

Manajemen Proyek Perumahan Terpadu (End-to-End)

Voltek sepenuhnya mendigitalisasi alur kerja proyek tenaga surya perumahan mereka. Sekarang, ketika pelanggan tertarik, mereka mengisi formulir Jodoo eksternal yang terhubung di situs web. Prospek ini secara otomatis diarahkan ke departemen Penjualan. Setelah pelanggan mengkonfirmasi, alur kerja secara otomatis meneruskan proyek ke departemen Desain untuk membuat spesifikasi sistem. Kemudian kembali ke departemen Penjualan untuk konfirmasi akhir, sekaligus memberi tahu departemen Keuangan untuk memproses pembayaran pemesanan. Hanya setelah semua persetujuan terpenuhi, proyek beralih ke fase eksekusi. Kepala departemen sekarang dapat menetapkan tugas langsung di dalam sistem, dan semua anggota tim memiliki akses real-time ke detail pelanggan, sehingga secara drastis mengurangi miskomunikasi.

Sistem Tiket Operasi & Pemeliharaan (O&M) Otomatis

Untuk menangani keluhan pelanggan dan permintaan pemeliharaan, Voltek mengganti proses email-ke-Excel yang rumit dengan sistem tiket Jodoo yang lebih efisien. Saat keluhan diajukan, tiket akan langsung dibuat. Kepala Departemen dapat menugaskannya kepada supervisor langsung di dalam Jodoo. Semua pelaporan dan pembaruan kemajuan selanjutnya dicatat dalam sistem yang sama. Mereka juga membangun dasbor sederhana untuk memantau tiket yang tertunda dan yang telah selesai secara real-time.

Proses Perekrutan dan Manajemen Wawancara yang Efisien

Voltek juga menggunakan Jodoo untuk merombak proses perekrutan departemen SDM. Sebelumnya, kandidat mengirimkan resume mereka melalui email, dan departemen SDM menghabiskan waktu berhari-hari untuk saling berkirim email dengan kepala departemen guna menjelaskan latar belakang kandidat dan menjadwalkan wawancara. Sekarang, kandidat mengirimkan informasi mereka langsung melalui formulir Jodoo. Sistem secara otomatis memberi tahu kepala departemen yang bersangkutan, yang dapat meninjau profil kandidat dan membuat keputusan langsung di dalam aplikasi.

Proses persetujuan rekrutmen dipersingkat dari 2-3 hari saling berbalas email menjadi hanya satu hari. “Ini sangat meningkatkan efisiensi kami,” kata salah satu pengembang. “Notifikasi otomatis berarti saya tidak perlu terus-menerus menindaklanjuti dengan manajer.”

Hasilnya: Perekrutan Lebih Cepat, Tim yang Terpadu, dan Tingkat Adopsi yang Tinggi

Dengan menerapkan Jodoo, Voltek Energy berhasil menyelaraskan berbagai departemennya dan menghilangkan kekacauan pelacakan manual. Sifat platform yang sangat mudah disesuaikan berarti bahwa aplikasi tersebut sangat sesuai dengan prosedur yang ada di Voltek.

“Jodoo cocok untukmu, bukan kamu yang mengubah dirimu agar sesuai dengan Jodoo.” Salah satu pengembang mencatat.

Pendekatan yang disesuaikan ini menghasilkan tingkat adopsi pengguna yang sangat tinggi. Saat ini Voltek memiliki 70 pengguna aktif di platform tersebut, yang menggunakannya setiap hari untuk manajemen proyek dan internal. Dengan mengotomatiskan alur informasi, Voltek Energy tidak hanya menghemat waktu kerja administratif manual, tetapi juga meningkatkan akurasi data mereka dan kecepatan dalam melayani pelanggan energi surya mereka:

Indikator Kinerja Utama	Sebelum Jodoo	Setelah Jodoo
Durasi Proses Perekrutan	2 hingga 3 Hari	Kurang dari 1 Hari
Otomatisasi Alur Kerja	0% (Manual Excel/WhatsApp)	Alur kerja perumahan 80% hingga 90% diotomatisasi.
Visibilitas Data	Terfragmentasi di berbagai obrolan	Dasbor terpusat waktu nyata

(Catatan: Metrik otomatisasi 80% hingga 90% didasarkan pada perkiraan pelanggan tentang alur kerja proyek perumahan mereka yang telah selesai.)

Prospek Masa Depan: Memperluas Digitalisasi di Seluruh Perusahaan

Voltek Energy telah berhasil merampingkan operasi tenaga surya perumahan mereka, tetapi mereka tidak berhenti sampai di situ. Saat ini mereka sedang mengembangkan alur kerja untuk mengintegrasikan proyek Komersial & Industri (C&I) dan Konstruksi mereka ke dalam Jodoo juga.

Tim tersebut juga berencana untuk membangun dasbor data yang lebih canggih, seperti analisis sumber klien untuk tim penjualan dan papan pelacakan biaya untuk keuangan. Mereka bahkan sedang menjajaki cara untuk menggunakan fitur tautan eksternal Jodoo untuk memberikan klien akses layanan mandiri secara real-time ke kemajuan instalasi proyek mereka.

Melalui kemitraan mereka dengan Jodoo, Voltek Energy telah membuktikan bahwa dengan alat tanpa kode yang tepat, tim internal kecil dapat mendorong transformasi digital besar-besaran, mengambil kendali penuh atas masa depan operasional mereka.

Siap memberdayakan pengguna bisnis Anda dan mencapai ROI yang cepat?

[Minta Demo Jodoo]