Ganti arsip perorangan dengan sistem dokumen bersama
Mulai dari dokumen, penanggung jawab, pekerjaan jatuh tempo, dan izin yang dibutuhkan tim saat ini; tambahkan bidang, alur, dan tampilan ketika proses semakin matang.
Mulai dari dokumen harian yang sulit ditemukan atau ditindaklanjuti. Perjelas salinan terkini, penanggung jawab, izin, dan tindakan berikutnya sebelum menambah kerumitan.
Mulai dengan paket Gratis Jodoo untuk hingga lima pengguna. Tanpa kartu kredit.
- Indeks dokumen minimum yang berguna
- Antrean penanggung jawab dan persetujuan yang sederhana
- Perubahan yang dapat dilakukan administrator bisnis terlatih
Mulai dengan lima keputusan—bukan daftar seratus fitur
Tim kecil mendapat manfaat ketika setiap dokumen dapat menjawab pertanyaan berikut dengan cepat.
- 1
Apa dokumen ini?
Gunakan judul dan jenis yang jelas, pelanggan atau proyek terkait, serta ID catatan otomatis.
- 2
Di mana filenya?
Lampirkan file atau catat lokasi resmi; jangan membuat duplikat tanpa penjelasan.
- 3
Siapa yang bertanggung jawab?
Tetapkan satu penanggung jawab dan tampilkan tindakan wajib berikutnya beserta tenggat.
- 4
Siapa yang dapat melihatnya?
Gunakan izin berdasarkan peran dan catatan untuk dokumen sensitif, pelanggan, keuangan, atau karyawan.
- 5
Apa yang terjadi selanjutnya?
Tampilkan peninjauan, persetujuan, perpanjangan, konfirmasi, atau penutupan tanpa spreadsheet lain.
Pindahkan satu proses dokumen pada satu waktu
Peluncuran kecil harus membuktikan kegunaan model sebelum lebih banyak folder dan file dimigrasikan.
- Minggu 1
Pilih satu dokumen berulang
Pilih proses dengan penanggung jawab jelas dan keterlambatan terlihat, seperti persetujuan pelanggan, file karyawan, atau prosedur operasional.
- Minggu 2
Muat kasus yang mewakili
Sertakan catatan normal, tidak lengkap, dikembalikan, terlambat, disetujui, dan ditutup.
- Minggu 3
Jalankan pekerjaan di Jodoo
Uji catatan siklus hidup, antrean penanggung jawab, riwayat peninjauan, tampilan izin, tindakan pengecualian, dan penelusuran dasbor.
- Minggu 4
Perbaiki model dan perluas
Biarkan administrator terlatih mengubah pilihan, bidang, aturan, tampilan, atau metrik yang tidak jelas sebelum menambah jenis dokumen lain.
Pilih kontrol yang cukup tanpa membuat proyek administrasi perangkat lunak
Pilihan terbaik bagi usaha kecil adalah yang dapat dipelihara tim setelah peluncuran.
Temukan dokumen
Disiplin penamaan dan folder
Metadata terstruktur ditambah lampiran atau lokasi file resmi
Pencarian repositori, pengindeksan, dan layanan konten
Ketahui siapa yang bertindak berikutnya
Catatan dan pesan manual
Antrean penanggung jawab, status siklus hidup, tindakan pengecualian, dan dasbor
Fitur alur kerja dan tugas khusus produk
Ubah proses
Mudah tetapi menghasilkan salinan tanpa kontrol
Bidang, pilihan, aturan, tampilan, dan alur kerja oleh administrator bisnis
Konfigurasi dan administrasi berbeda menurut platform
Tata kelola mendalam
Terbatas
Uji izin dan kebutuhan audit dengan cermat
Sering lebih cocok untuk arsip, retensi, dan tata kelola konten lanjutan
Beli untuk pekerjaan yang benar-benar dapat dipelihara tim
Sistem sederhana hanya berguna jika mempertahankan tanggung jawab dan dapat berkembang secara terarah.
Apa sistem manajemen dokumen terbaik untuk usaha kecil?
Pilihan terbaik bergantung pada kebutuhan utama: kolaborasi file, pelacakan dan persetujuan sederhana, atau repositori khusus dan tata kelola mendalam. Uji dokumen dan pengecualian yang sama pada setiap opsi serius.
Bisakah kami mulai dengan spreadsheet?
Bisa, untuk daftar terbatas dengan satu penanggung jawab dan alur kerja sederhana. Beralihlah ke aplikasi terhubung saat pembaruan bersamaan, izin, pengingat, riwayat persetujuan, tampilan peran, atau penelusuran dasbor menjadi penting.
Bisakah staf mengubah aplikasi Jodoo tanpa pengembang?
Administrator bisnis terlatih dapat mengubah formulir, pilihan, rumus, peran, alur kerja, tampilan, dan dasbor. Perubahan penting tetap harus diuji dan dikendalikan.
Berapa jenis dokumen yang sebaiknya diluncurkan lebih dulu?
Mulai dengan satu proses berulang dan pengecualian yang mewakili. Tambahkan jenis berikutnya hanya setelah tanggung jawab, pencarian, izin, dan ritme kerja jenis pertama berjalan baik.
Buktikan satu proses dokumen sebelum memigrasikan seluruh pustaka
Buka ruang kerja, muat contoh nyata, dan pastikan orang dapat menemukan dokumen serta mengetahui langkah berikutnya tanpa bertanya kepada pengelola sistem.