Kelola dokumen beserta pekerjaan di sekitarnya
Berikan setiap dokumen bisnis catatan yang mudah dicari, penanggung jawab yang jelas, status terkini, riwayat peninjauan, dan tindakan berikutnya—tanpa harus merangkai ulang proses dari folder dan email.
Gunakan Jodoo untuk menghubungkan dokumen dengan formulir, penanggung jawab, peninjauan, pengecualian, dan dasbor. Pertahankan repositori khusus jika retensi, tata kelola arsip, e-discovery, atau pengambilan volume besar menjadi kebutuhan utama.
Mulai dengan paket Gratis Jodoo untuk hingga lima pengguna. Tanpa kartu kredit.
- Metadata yang dapat dicari dan file tertaut
- Status peninjauan, pengembalian, persetujuan, dan rilis
- Antrean dan dasbor yang membuka dokumen di balik setiap indikator
Tentukan apakah masalah tersulit ada pada file, konteksnya, atau proses peninjauan
“Manajemen dokumen” dapat berarti beberapa pekerjaan berbeda. Mulailah dari pekerjaan yang paling perlu diperbaiki tim Anda.
- Temukan dan berkolaborasi
Ruang kerja file
Pilih penyimpanan cloud atau platform konten jika masalah utama adalah penyuntingan, berbagi, pencarian, dan akses file.
- Kendalikan dan simpan
Repositori terkelola
Gunakan perangkat lunak dokumen atau arsip khusus jika retensi, legal hold, penyimpanan tidak dapat diubah, pengambilan tersertifikasi, atau kontrol arsip formal menentukan pembelian.
- Alirkan dan putuskan
Operasional dokumen
Gunakan Jodoo jika kesenjangannya ada pada penerimaan, metadata, tanggung jawab, peninjauan, pengecualian, persetujuan, rilis, konfirmasi, dan visibilitas manajemen.
Ikuti satu dokumen sejak diterima hingga tindak lanjut selesai
Catatan harus menunjukkan siapa yang bertindak berikutnya dan alasannya—bukan hanya lokasi file.
- 01
Catat konteks
Klasifikasikan dokumen, tautkan file, tetapkan penanggung jawab, dan catat objek bisnis yang terkait.
- 02
Periksa kesiapan
Tampilkan metadata yang hilang, versi yang salah, pengajuan ganda, dan bukti tidak lengkap sebelum peninjauan.
- 03
Tinjau dan putuskan
Kirim versi yang tepat kepada peninjau yang tepat; simpan persetujuan, pengembalian, komentar, tanggal, dan delegasi.
- 04
Rilis dan tindak lanjuti
Terbitkan atau serahkan hasil yang disetujui, konfirmasikan penerimaan bila perlu, dan jadwalkan peninjauan berikutnya.
Simpan bidang yang diperlukan untuk mencari, memutuskan, dan bertindak
Satu catatan kerja dapat mengisi antrean penanggung jawab, tampilan peninjau, daftar rilis, dan dasbor manajemen.
Identitas
ID otomatis, judul, jenis, serta pelanggan, aset, karyawan, proyek, atau kebijakan terkait
Apakah ini dokumen dan konteks yang benar?
Versi
Versi terkini, versi sebelumnya, ringkasan perubahan, tanggal berlaku, referensi yang digantikan
Apa yang berlaku saat ini dan apa yang digantikannya?
Pekerjaan
Penanggung jawab, peninjau, pemberi persetujuan, status, tenggat, alasan pengembalian, tindakan berikutnya
Siapa harus melakukan apa berikutnya?
Distribusi
Penerima, saluran, konfirmasi, pelatihan, peninjauan berikutnya
Apakah hasil yang disetujui telah sampai kepada orang yang tepat?
Ubah proses tanpa membuat pelacak lain yang terpisah
Administrator bisnis terlatih dapat memperbarui aplikasi ketika jenis dokumen dan tanggung jawab berkembang.
Tambahkan satu bidang sekali saja
Tambahkan bidang klasifikasi, sensitivitas, bukti, atau peninjauan ke catatan dan tampilkan hanya pada tampilan peran yang relevan.
Ubah satu aturan peninjauan secara transparan
Tambahkan tahap peninjauan, keputusan, alasan pengembalian, aturan tenggat, atau penanggung jawab pengecualian lalu uji pada catatan siklus hidup yang sama.
Gunakan kembali catatan yang sama
Antrean penanggung jawab, daftar peninjauan, tampilan rilis, dan metrik dasbor diperbarui dari sumber yang sama, bukan spreadsheet salinan.
Pahami apa yang perlu ditangani setiap sistem sebelum memilih
Jawaban terbaik bergantung pada pekerjaan dokumen yang ingin diperbaiki tim.
Apa fungsi perangkat lunak manajemen dokumen?
Perangkat lunak ini membantu tim mengambil, menata, menemukan, mengakses, mengalirkan, meninjau, menyetujui, membagikan, dan melacak dokumen. Produk sangat berbeda dalam kedalaman repositori, fleksibilitas alur kerja, tata kelola, pengambilan, kolaborasi, dan manajemen arsip.
Bisakah Jodoo menyimpan file sekaligus metadata dokumen?
Formulir Jodoo dapat memuat lampiran file dan metadata terstruktur. Uji kebutuhan ukuran, volume, pratinjau, penyuntingan, retensi, pencarian, dan integrasi; pertahankan platform file atau arsip khusus jika kemampuan tersebut menjadi inti kebutuhan.
Haruskah kami mengganti SharePoint, Google Drive, Box, atau Dropbox?
Tidak otomatis. Sistem tersebut dapat tetap menjadi ruang file resmi, sedangkan Jodoo mengelola penerimaan, keputusan, pengecualian, penugasan, konfirmasi, dan dasbor di sekitar setiap file.
Bagaimana sebaiknya menguji coba sistem manajemen dokumen?
Jalankan satu dokumen normal, satu pengajuan tidak lengkap, satu revisi yang dikembalikan, satu persetujuan terlambat, dan satu rilis yang memerlukan konfirmasi. Pastikan setiap indikator dasbor membuka catatan dan bukti yang tepat.
Bangun alur kerja pertama di sekitar keputusan nyata
Gunakan dokumen yang selama ini sulit ditinjau atau dirilis tim, lalu uji antrean penanggung jawab, jalur pengembalian, bukti persetujuan, dan penelusuran dari dasbor manajemen.