自動振り分けと、明確な例外の受付先

カテゴリ、拠点、機器情報に基づいて新しい問題を割り当てます。順序付きルールで適用ルールを明示し、不一致や担当者不在の案件はトリアージへ送ります。

サンプルデータで試せます。フィールド、ビュー、ワークフローをチームに合わせて調整してください。

一般的なルールより具体的なルールを先に評価

サンプルアプリのルール評価順
順序一致条件振り分け先結果
10会議室 + すべての拠点職場サポート振り分け先に技術担当者がいない場合は、チケットをトリアージに残します。
20ハードウェア + 東オフィス + ノートPCサービスデスク特定の拠点とデバイスに一致するルールを先に評価します。
30ハードウェア + すべての拠点 + すべての資産サービスデスクより具体的なルールに一致しないデバイスは、広い条件のルールで振り分けます。
一致なしその他の組み合わせトリアージ未割り当てのチケットを見落とさないよう、例外の受付先を明確にします。

条件の一致から、対応できる担当者へ

東オフィスのノートPC

広いハードウェアルールより、拠点指定のノートPCルールを優先します。保存したチケットに、割り当てに使われたルールを記録します。

西オフィスのプリンター

条件の狭いノートPCルールが適用されない場合は、一般的なハードウェアルールで振り分け先を決めます。

担当者不在の会議室の問題

カテゴリは一致しても担当者がいないため、トリアージに送ります。作業を受け取る人がいなければ、カテゴリが一致するだけでは割り当ては成立しません。

ルールで分類できないソフトウェアの問題

新しい組み合わせに一致するルールがありません。チケットは不一致の結果とともに表示され、サポート責任者が割り当てられます。

割り当ての変更を明示的に管理

  1. ルールの評価順を明確に

    有効なルールには、それぞれ異なる順序を設定します。具体的な例外を一般的なルールより前に置き、変更を有効にする前に条件の重複を確認してください。

  2. 手動の担当変更を維持

    チケットの更新に、新しいチーム、技術担当者、変更理由を記録します。振り分けルールの変更は今後の受付に適用し、人が判断した引き継ぎを無断で上書きしないようにします。

  3. 例外として振り分けられた案件を確認

    トリアージキューの増加は、新しいサービスカテゴリ、入力不足、担当者不在の兆候かもしれません。広すぎるルールで隠さず、原因を解消してください。

明示したルールに従って割り当てる仕組みです。AI分類、スキルの推定、負荷分散、ラウンドロビン方式の割り当ては行いません。これらには、別途振り分け方式の設計と受入テストが必要です。

チームの変更に合わせてルールを保守

不一致の案件を定期的に確認します。繰り返し発生するカテゴリには新しいルールが必要かもしれませんが、単発の例外なら手動割り当てで十分な場合もあります。ルール変更前に、受け手の技術担当者が対応可能で、その作業を受け入れることを確認してください。一致するケースと、次のルールに進むべきケースを1つずつ試します。新しいルールは新規申請に適用し、既に対応中のチケットを無断で移動させないようにします。

割り当てルールと例外のよくある質問

2つのルールに一致した場合はどうなりますか?

一致するルールのうち、順序の数値が最も小さいものを適用します。順序を重複させず、具体的な条件と一般的な条件の両方を試し、広いルールが意図した例外を取り込まないことを確認してください。

チケットが未割り当てのままになることはありますか?

はい。ルールに一致しない場合や、振り分け先に技術担当者がいない場合です。このサンプルでは、割り当てが成功したように扱わず、トリアージキューでその状態を明示します。

ルールを変更すると既存チケットも再割り当てされますか?

初回の振り分け処理は新規チケットが対象です。既存案件の担当者を変える場合は、手動の担当変更を記録してください。ルールの編集で現在のキューが変わるとは限りません。

優先度は振り分けにどう影響しますか?

このサンプルは影響と緊急度から優先度を計算し、チケットに保持します。振り分けルールで使うのはカテゴリ、拠点、資産分類です。優先度による振り分け先の追加には、別途ルールの設定とテストが必要です。

AIによるチケット振り分けですか?

いいえ。ルールが明示され、確認できる方式です。組織の割り当て方針を条件として記述できる場合に適しています。分類や負荷の最適化が主な要件なら、専用ツールを検討してください。

トリアージ担当チームの既存ルールから始める

実際の従業員のチケットに割り当て方針を適用する前に、具体的な条件、一般的な条件、不一致、担当者不在のケースを試してください。

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