スケジュールの定義
頻度、次回期限、業務タイプ、既定の担当者、事前通知期間、基準、有効状態。
理由を記録して、スケジュールを一時停止、スキップ、再割り当て、または変更します。定期タスク管理
毎回手作業で作らず、定期業務を確実に実行
定期スケジュールと各回の作業を分け、担当者、日付、リマインダー、阻害要因、証跡、検証を長期にわたり正確に保ちます。
定期タスクは、単なる繰り返し通知ではありません。スケジュール、生成される作業レコード、明確な担当者、例外対応経路、完了証跡、管理履歴が必要です。
- 1つのスケジュールから、担当が明確な複数回の作業を生成
- 基本スケジュールを変えずに例外を表示
- 検証と証跡で業務管理を支援
繰り返し規則と各回のタスクを分離
期限超過タスクを1件編集しても、将来の作業が意図せず変わらないようにします。
生成済みタスク
日付ごとに生成される作業レコード。担当者、ステータス、優先度、阻害要因、次のアクション、元のスケジュールを含みます。
将来の予定日を壊さず、今回分の遅延または再割り当てを処理します。完了と検証
証跡、完了日、レビュー担当者、受入または差し戻しの結果、コメント。
不完全な作業を差し戻し、検証失敗の履歴を保持します。レビュー管理
スケジュール別の未実行頻度、期限超過回、繰り返す差し戻し、定期的な阻害要因。
頻度、担当者、基準、研修、または基礎となるプロセスを変更します。通常のパターンから外れた定期業務に管理者の注意を向ける
正常な定期予定をすべて並べた長いカレンダーより、整理された例外キューの方が実用的です。
未生成
対象になる条件
期限を迎えたスケジュールに対応するタスクが生成されていません。
対応期限
生成ルールを修正するか、不足している作業を作成します。
期限間近
対象になる条件
定期タスクの期限が近づいているのに、進捗も証跡もありません。
対応期限
通知、再割り当て、または想定される阻害要因の表示を行います。
期限を過ぎた定期タスク
対象になる条件
今回の作業が約束を守れませんでした。
対応期限
現在のタスクを立て直し、次のサイクルを守ります。
繰り返す失敗
対象になる条件
同じスケジュールで、期限超過、ブロック、差し戻しが繰り返されています。
対応期限
例外を1件ずつエスカレーションするのではなく、プロセスを改善します。
過去のタスクを書き換えずにスケジュール規則を変更
起きた事実を保持しながら、将来の実行を改善できるようにします。
実行頻度、事前リマインダー、証跡ルール、例外キュー、レビュー指標の追加は、機能が固定された製品や開発の待ち行列では2～10営業日かかることがあります。
トレーニングを受けた管理者なら、この定期業務に絞った変更を通常30分～3時間で設定してテストできます。
- 月次確認を月末最終営業日へ変更
- 期限2日前のリマインダーを追加
- 1つのタスクタイプに写真を必須化
- 2回連続で差し戻されたらエスカレーション
監査可能な定期業務を設計
定期スケジュールとタスクを分ける理由は？
スケジュールは繰り返し規則を定義し、各タスクは特定日に実際に起きたことを記録します。分けて管理することで履歴を残し、1回の例外が将来すべての予定を変えるのを防ぎます。
実行されなかった定期タスクをどう処理すべきですか？
実行されなかった回を未完了のまま残すか、結果を明示してクローズします。原因を記録して次回を守り、繰り返す未実行はスケジュール単位でレビューします。
定期業務に証跡の提出を必須にできますか？
可能です。ファイル、写真、チェックリスト、測定結果、レビュー判断、完了メモなど、タスクに合う証跡と検証方法を設定できます。
Jodooに適した定期タスクは？
業務点検、レビュー、更新、照合、保守調整、フォローアップ、監査、レポートなど、項目、経路、証跡、ダッシュボードの設定が必要な定期業務。
1つのスケジュールを実際に2回運用して検証
タスクを生成し、1回分を変更して完了・検証した後、次回タスクとスケジュール履歴が正しいか確認します。